項目集與項目組合管理

之前學(xué)習(xí)的 PMP 相關(guān)的項目管理知識，其實都是針對一個項目的管理過程。但是，在一個組織企業(yè)中，往往不止一個項目，可能會有多個相關(guān)聯(lián)的項目，這種情況就叫做項目集。另外，多個項目一起完成一個戰(zhàn)略目標(biāo)的這種情況，則叫做項目組合。今天，我們就來看一看項目集和項目組合管理相關(guān)的內(nèi)容。

項目集管理

項目管理協(xié)會 PMI 將項目集定義為：經(jīng)過協(xié)商管理以獲取單獨管理所無法取得的收益的一組相關(guān)聯(lián)的項目、子項目集和項目集活動。項目集內(nèi)的所有項目通過共同的目標(biāo)相關(guān)聯(lián)，也就是說項目集中的項目是彼此相互依賴的。

如果項目集各干系人有不同的目標(biāo)，并且這些目標(biāo)不具有有協(xié)調(diào)收益的交付特征，只是在資金、技能、干系人等方面存在關(guān)聯(lián)，則這些最好通過項目組合，而不是使用項目集方法來對這些組件進行管理。

項目集管理的標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容包括以下幾個概念：

• 其他工作：是指若干面向項目集活動，由項目集經(jīng)理履行，但不直接屬于任何項目集內(nèi)單個子項目集或項目的活動。

• 組件：指項目集中一個或多個工作內(nèi)容，如單個項目、子項目集、其他工作。

• 項目集活動：在項目期間執(zhí)行的、清晰的、已安排好的工作組成部分。

• 子項目集：作為一個項目集的組成部分而被管理的一個項目集。

項目集管理中涉及到的角色包括：項目經(jīng)理、項目集經(jīng)理、項目集管理團隊成員、項目組合經(jīng)理、干系人、發(fā)起人和受益人。

項目集管理的過程域包括項目集管理績效域與項目集管理支持域。項目集管理績效域中包含有項目集戰(zhàn)略一致性管理；項目集收益管理；項目集干系人管理；項目集治理；項目集生命周期管理。項目集管理支持域包含的就是 PMP 中的十大知識領(lǐng)域，也就是整體、范圍、進度、成本、質(zhì)量、人力資源、干系人、溝通、風(fēng)險、采購相關(guān)的內(nèi)容。下面我們集中看一看項目集管理中的管理過程，其中項目集治理和項目集生命周期管理我們會單獨說，其它的則包含在項目集管理的小節(jié)中。

項目集管理過程

在項目集管理過程中，我們主要關(guān)注三個方面的內(nèi)容，分別是項目集與組織戰(zhàn)略的一致性、項目集愿景和計劃、項目集路線圖。

項目集與組織戰(zhàn)略一致性指的就是項目集的商業(yè)論證，即對項目集的可行性研究。它的輸入包括：市場機遇、客戶或合作伙伴需求、股東建議、政府規(guī)章、競爭對手的行動、組織內(nèi)部的戰(zhàn)略發(fā)展的需求、事業(yè)環(huán)境因素。它的工具與技術(shù)包括：市場的比較優(yōu)勢分析、組織內(nèi)外部的可行性分析、SWOT分析、假設(shè)分析、歷史信息。最后是它的輸出有：項目集初始方案、對初始方案進行調(diào)整后組建項目集、拒絕項目集的初始方案以及要求相關(guān)人員和組織提供更詳細的方案。

項目集愿景和計劃指的是在項目集的生命周期不斷演進的過程中，計劃會滾動式地演進發(fā)展。這個過程的輸入包括有：項目集商業(yè)論證及評審意見、組織戰(zhàn)略、重要干系人需求、相關(guān)合同、合作協(xié)議、前期項目集文件、事業(yè)環(huán)境因素、項目集資源儲備、國家政策和市場變化、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范、相關(guān)歷史信息。它的工具與技術(shù)包括：項目集管理信息系統(tǒng)、專家判斷、焦點小組、引導(dǎo)技術(shù)、意見領(lǐng)袖、情景分析、頭腦風(fēng)暴、進度和成本的參考模型等。最后它的輸出就是項目集整體計劃和各子計劃。

項目路線圖是按照時間順序以圖形化的方式展現(xiàn)項目集預(yù)期發(fā)展方向，并在每個時間順序事件建立系列的文檔化標(biāo)準(zhǔn)，同時建立了項目集活動與預(yù)期收益之間的關(guān)系，以及項目集里程碑之間的關(guān)鍵依賴，傳遞業(yè)務(wù)戰(zhàn)略與規(guī)劃的優(yōu)先級之間的連接。它與項目集進度計劃類似，勾勒出項目集事件，也可以看作是項目集關(guān)鍵里程碑計劃。

項目集治理

項目集治理涵蓋了由發(fā)起組織對項目集戰(zhàn)略進行定義、授權(quán)、監(jiān)督和支持的體系和方法，是項目集發(fā)起組織確保項目集被有效和持續(xù)管理而執(zhí)行的實踐和流程。對于項目集的治理，具體包括：

• 項目集指導(dǎo)委員會的建立

• 項目集指導(dǎo)委員會的職責(zé)界定

• 項目集治理和項目集管理之間的關(guān)系

• 與項目集治理相關(guān)的個人角色

• 項目集作為治理主體——項目集組件治理

• 其他支持項目集管理的治理活動

項目集指導(dǎo)委員會也稱為項目集治理委員會、項目集董事會、監(jiān)督委員會，其職責(zé)主要是負責(zé)定義并執(zhí)行恰當(dāng)?shù)捻椖考卫眢w系和方法，保證項目集執(zhí)行與組織的戰(zhàn)略目標(biāo)保持一致，并為指導(dǎo)項目集的正常管理提供支持。項目集指導(dǎo)委員會成員通常由決策層干系人組成，能夠為實現(xiàn)項目集目標(biāo)收益提供足夠的資源。特定項目可以建立多個指導(dǎo)委員會。項目集指導(dǎo)委員會的角色包括：項目集發(fā)起人、項目集治理委員會成員、項目集經(jīng)理、組件經(jīng)理、項目集團隊成員。項目管理委員會的職責(zé)有：

• 保證項目集與組織愿景和目標(biāo)的一致性

• 項目集批準(zhǔn)和啟動

• 確保項目集獲得必要的資金支持

除了項目集指導(dǎo)委員會外，項目集治理還包括一些其他活動：

• 項目管理辦公室（PMO）：項目集一般規(guī)模較大，管理工作繁雜，所以會成立項目管理辦公室來承擔(dān)相關(guān)的管理職能?？梢杂姓交蚍钦降?PMO ，也可以建立多個 PMO ?？赡茇撚邢蚰骋豁椖拷M合內(nèi)不同的項目集提供集中的、一致的項目集管理專業(yè)知識的任務(wù)。PMO 可能僅僅負責(zé)實施某一個或多個關(guān)鍵的項目集任務(wù)，如關(guān)于技術(shù)方面的任務(wù)，關(guān)于溝通協(xié)調(diào)方面的任務(wù)。

• 項目集管理信息系統(tǒng)。

• 項目集知識管理：包括跨項目集的知識收集與共享、掌握項目集具體知識內(nèi)容的個人和主題專家知識的挖掘和整理、存儲收集項目集知識和項目集構(gòu)件的項目管理信息系統(tǒng)建設(shè)。

• 項目集管理審計：內(nèi)外部人員審計均可。

• 項目集管理資源池。

• 項目集管理教育和培訓(xùn)。

項目集生命周期管理

根據(jù)項目集收益的實現(xiàn)情況將項目集生命周期劃分為項目集定義階段、項目集收益交付階段和項目集收尾階段。一般情況下，項目集開始于資金被批準(zhǔn)或項目集經(jīng)理得到任命，該過程及在該過程之前進行的大量相關(guān)前期準(zhǔn)備工作屬于項目集的定義階段。項目集收益交付階段則主要是指組件得到批準(zhǔn)、計劃和執(zhí)行的過程，在該過程中項目集相關(guān)收益也得以交付。在期望收益實現(xiàn)時，或者由于其他原因?qū)е马椖考跋嚓P(guān)組件關(guān)閉時，則進入項目集收尾階段。

項目集定義階段實際上就是項目的立項、啟動和準(zhǔn)備階段。它包括：

• 構(gòu)建項目集：獲得項目集資金；進行范圍、資源和成本的初始研究和估算；進行項目集初始風(fēng)險評估；開發(fā)項目集章程及項目集路線圖。

• 項目集準(zhǔn)備：建立項目集治理結(jié)構(gòu)、組件初始的項目集組織、制訂項目集管理計劃。

項目集收益交付階段，主要就是組件的一些管理過程，包括：組件規(guī)劃和授權(quán)、組件監(jiān)管和整合、組件移交和收尾。

項目集收尾階段則是對所有內(nèi)部組件的收尾，包括項目集移交和項目集關(guān)閉兩個操作。

項目組合管理

項目組合是將項目、項目集，以及其他方面的工作內(nèi)容組合起來進行有效管理，以保證滿足組織的戰(zhàn)略性的業(yè)務(wù)目標(biāo)。這些組件是可量化的，也就是說可以被度量、排序以及分優(yōu)先級。

從上圖中可以看出，項目組合是包含項目集、項目、項目組合子集以及日常運作業(yè)務(wù)的，其目的在于通過組合管理的方式來實現(xiàn)組織的戰(zhàn)略目標(biāo)。下面這個表的內(nèi)容大家可以詳細地了解一下。

項目組合管理就是對一組或多組項目組合進行管理，以達成組織的戰(zhàn)略目標(biāo)的過程。

項目組合管理與組織級項目管理和組織戰(zhàn)略的關(guān)系

組織級項目管理是一種戰(zhàn)略執(zhí)行方案，它借助于項目組合管理、項目集管理、項目管理以及其他管理實踐途徑，以持續(xù)的、可預(yù)測的方式執(zhí)行組織戰(zhàn)略，以便獲得更好的績效、更好的結(jié)果以及可持續(xù)的競爭優(yōu)勢。在組織級項目管理中，要求項目組合、項目集及項目與組織的戰(zhàn)略方向保持一致；另一方面，三者為實現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)所做出的貢獻又各有不同。

項目組合通過選擇正確的項目集和項目、設(shè)定工作的優(yōu)先級別并提供必需的資源的方式來促成組織的戰(zhàn)略實現(xiàn)；項目集管理則是對所包括的項目子集和項目的依賴關(guān)系進行有效管理，從而實現(xiàn)項目集的特定利益；項目管理通過制定和實施集合來完成特定的工作范圍，支持項目集和項目組合目標(biāo)的實現(xiàn)，最終確保組織戰(zhàn)略得以實現(xiàn)。

項目組合計劃與組織戰(zhàn)略環(huán)境的關(guān)系可以參考下面這張圖。

組織的戰(zhàn)略目標(biāo)向下就是項目組合的管理，反過來說，項目組合管理實際上就是實現(xiàn)組織戰(zhàn)略目標(biāo)的一種工具與技術(shù)。項目組合計劃在以下六個方面與組織戰(zhàn)略高度相關(guān)：

• 維護項目組合與戰(zhàn)略的一致性

• 分配財務(wù)資源

• 分配人力資源

• 分配物料或設(shè)備資源

• 度量項目組合中的模塊績效

• 管理風(fēng)險

項目組合組件

項目組合組件包括項目集管理、項目管理、日常運作管理（運營）、項目組合治理。其中項目組合治理的管理過程又包括：

• 制訂項目組合治理計劃

• 定義項目組合

• 優(yōu)化項目組合

• 批準(zhǔn)項目組合

• 執(zhí)行項目組合監(jiān)督

項目組合管理過程實施

項目組合管理過程實施主要包括：評估項目組合管理過程的當(dāng)前狀態(tài)；定義項目組合管理的愿景和計劃；實施項目組合管理過程；改進項目組合管理過程這四個方面。項目組合管理是一個持續(xù)的過程（不像項目或項目集管理有計劃好的開始和結(jié)束），某些活動可能循環(huán)發(fā)生，真正有效的項目組合管理必須是一個動態(tài)、反復(fù)、交互的系統(tǒng)。

項目組合管理過程組

從上表中可以看出，項目組合管理的過程組有三個，分別是定義、調(diào)整、授權(quán)與控制三個過程組。其中包含的過程有戰(zhàn)略、治理、績效、溝通、風(fēng)險管理五個方面。

這張圖展示的是項目組合管理過程組和組織戰(zhàn)略與目標(biāo)的關(guān)系，以及能夠影響項目組合管理環(huán)境的組織過程。大家了解一下即可。在項目組合管理過程的五個過程中，使用到的很多工具與技術(shù)都是我們之前學(xué)習(xí)過的工具，比如在風(fēng)險管理中會用到風(fēng)險評估（概率與影響矩陣）等等。在這里我們還要注意的是，單個項目是自下而上的管理方式，而項目組合管理是自上而下的管理方式。

最后我們再來看一下項目組合管理的作用主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

• 在組織內(nèi)引進統(tǒng)一的項目評估與選擇機制

• 實現(xiàn)項目的財務(wù)和非財務(wù)收益，保持競爭優(yōu)勢

• 對組織中所有的項目平衡

• 在組織范圍內(nèi)為項目分配資源，保證高優(yōu)先項目的資源分配

總結(jié)

今天我們主要學(xué)習(xí)的就是項目集和項目組合管理相關(guān)的知識，可以看出，它們都是單個項目管理的上級應(yīng)用。重點內(nèi)容在于要搞清楚項目集管理、項目組合管理相關(guān)的概念、區(qū)別。另外就是這些相關(guān)管理中的一些過程、工具相關(guān)的概念。這一塊其實非常容易搞混，大家要注意區(qū)分哦！

參考資料：

《信息系統(tǒng)項目管理師教程》

《某機構(gòu)培訓(xùn)資料》

《項目管理知識體系指南 PMBOK》第六版