一、采購(gòu)流程說明（職責(zé)與責(zé)任）

（一）銷售部

1、銷售部經(jīng)理或銷售員提出產(chǎn)品銷售需求和要求，由客戶服務(wù)中心匯總和填報(bào)銷售需求計(jì)劃，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后交生產(chǎn)部執(zhí)行。

2、新產(chǎn)品的銷售需求由銷售部經(jīng)理配合開發(fā)部，共同協(xié)商后提出新產(chǎn)品需求計(jì)劃，由客戶服務(wù)中心填報(bào)計(jì)劃，銷售部經(jīng)理審核，總經(jīng)理簽批后交生產(chǎn)部執(zhí)行。

3、對(duì)新產(chǎn)品的包裝性能（如承重、抗壓、成型、印刷等提出要求，交開發(fā)部匯總后轉(zhuǎn)采購(gòu)部、質(zhì)量部進(jìn)行樣品提供與確定。

4、參與新產(chǎn)品、促銷物品或更改包裝首次到貨后的檢查與驗(yàn)收。

5、促銷物品由銷售部經(jīng)理或銷售員需求，由客戶服務(wù)中心匯總填報(bào)需求計(jì)劃，銷售部經(jīng)理審核，總經(jīng)理簽批后交采購(gòu)部執(zhí)行。

6、合格物資按物資管理規(guī)定手續(xù)辦理后才能領(lǐng)用出庫，并做好物資使用管理，對(duì)使用中發(fā)現(xiàn)的不合格物資按規(guī)定手續(xù)辦理質(zhì)量確認(rèn)及退庫手續(xù)。

（二）開發(fā)部

1、按新產(chǎn)品開發(fā)與設(shè)計(jì)需要書面提出物料要求或設(shè)備設(shè)施需求，與銷售部協(xié)商銷售需求計(jì)劃。

2、配合采購(gòu)部、質(zhì)量部共同對(duì)提供的物料樣品進(jìn)行驗(yàn)收與確認(rèn)。

3、向采購(gòu)部（含已確定印制對(duì)象的供應(yīng)商）、質(zhì)量部提供按銷售部需求撰寫和定稿的文字資料復(fù)印件，并核查供應(yīng)商報(bào)送樣品的文字內(nèi)容，簽定樣稿。

4、新供應(yīng)商物料樣品確認(rèn)，以及物料尋求替代品和可做讓步接收時(shí)參與商定與確認(rèn)。

4、參與新產(chǎn)品、促銷資料或更改物料首次采購(gòu)到貨后的檢查與驗(yàn)收。

5、與采購(gòu)部直接聯(lián)系所需物資到貨相關(guān)事項(xiàng)，并督促采購(gòu)部按要求到貨，不得與供應(yīng)商進(jìn)行直接聯(lián)系到貨與收貨事項(xiàng)。

6、合格物資按物資管理規(guī)定手續(xù)辦理后才能領(lǐng)用出庫，并做好物資使用管理，對(duì)使用中發(fā)現(xiàn)的不合格物資按規(guī)定手續(xù)辦理質(zhì)量確認(rèn)及退庫手續(xù)。

（三）生產(chǎn)部

1、按銷售計(jì)劃進(jìn)行生產(chǎn)計(jì)劃編制，制定物料需求計(jì)劃，交物料部進(jìn)行庫存核實(shí)，按生產(chǎn)需求緊急程度進(jìn)行調(diào)整后提出明確的到貨時(shí)間，再交采購(gòu)部進(jìn)行執(zhí)行。

2、根據(jù)銷售需求，檢查生產(chǎn)設(shè)備及設(shè)施狀況，制定設(shè)備設(shè)施及零配件需求計(jì)劃，交物料部進(jìn)行庫存核實(shí)，按檢修緊急程度進(jìn)行調(diào)整后提出明確的到貨時(shí)間，再交采購(gòu)部進(jìn)行執(zhí)行。

3、對(duì)于大宗物資、貴重物資、設(shè)備設(shè)施及零配件等超出部門審批額度的必須報(bào)總經(jīng)理進(jìn)行審批后再執(zhí)行后期程序。

4、與采購(gòu)部直接聯(lián)系所需物資到貨相關(guān)事項(xiàng)，并督促采購(gòu)部按要求到貨，不得與供應(yīng)商進(jìn)行直接聯(lián)系到貨與收貨事項(xiàng)。

5、合格物資按物資管理規(guī)定手續(xù)辦理后才能領(lǐng)用出庫，并做好物資使用管理，對(duì)使用中發(fā)現(xiàn)的不合格物資按規(guī)定手續(xù)辦理質(zhì)量確認(rèn)及退庫手續(xù)。

（四）使用部門

1、按部門工作需求進(jìn)行采購(gòu)需求編制，制定辦公設(shè)備及用品需求計(jì)劃，交物料部進(jìn)行庫存核實(shí)，按辦公需求緊急程度進(jìn)行調(diào)整后提出明確的到貨時(shí)間，報(bào)行政部審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后再交采購(gòu)部進(jìn)行執(zhí)行。

2、配合采購(gòu)部對(duì)本部門請(qǐng)購(gòu)的物資進(jìn)行樣品確認(rèn)，以及到貨檢查和驗(yàn)收，并簽字確認(rèn)。

3、與采購(gòu)部直接聯(lián)系所需物資到貨相關(guān)事項(xiàng)，并督促采購(gòu)部按要求到貨，不得與供應(yīng)商進(jìn)行直接聯(lián)系到貨與收貨事項(xiàng)。

4、合格物資按物資管理規(guī)定手續(xù)辦理后才能領(lǐng)用出庫，并做好物資使用管理，對(duì)使用中發(fā)現(xiàn)的不合格物資按規(guī)定手續(xù)辦理質(zhì)量確認(rèn)及退庫手續(xù)。

（五）質(zhì)量部

1、按部門工作需求進(jìn)行采購(gòu)需求編制，制定辦公設(shè)備及用品需求計(jì)劃，交物料部進(jìn)行庫存核實(shí)，按辦公需求緊急程度進(jìn)行調(diào)整后提出明確的到貨時(shí)間，報(bào)行政部審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后再交采購(gòu)部進(jìn)行執(zhí)行。

2、配合采購(gòu)部對(duì)本部門請(qǐng)購(gòu)的物資進(jìn)行樣品確認(rèn)，以及到貨檢查和驗(yàn)收，并簽字確認(rèn)。

3、與采購(gòu)部直接聯(lián)系所需物資到貨相關(guān)事項(xiàng)，并督促采購(gòu)部按要求到貨，不得與供應(yīng)商進(jìn)行直接聯(lián)系到貨與收貨事項(xiàng)。

4、加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通，完善檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和樣品留樣，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)所有物料的及時(shí)檢驗(yàn)和監(jiān)督，提供有效的檢驗(yàn)報(bào)告，并配合采購(gòu)部加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的評(píng)估。

5、合格物資按物資管理規(guī)定手續(xù)辦理后才能領(lǐng)用出庫，并做好物資使用管理，對(duì)使用中發(fā)現(xiàn)的不合格物資按規(guī)定手續(xù)辦理質(zhì)量確認(rèn)及退庫手續(xù)。

6、質(zhì)量部所需的設(shè)備、儀器與器具，以及化學(xué)試劑等按生產(chǎn)部的采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)與配合要求進(jìn)行辦理，報(bào)生產(chǎn)質(zhì)量部經(jīng)理審核。

（六）采購(gòu)部

1、根據(jù)已按程序?qū)徟?，同意進(jìn)行采購(gòu)的物料需求計(jì)劃或請(qǐng)購(gòu)單執(zhí)行采購(gòu)的供應(yīng)商選擇與評(píng)估、樣品收集、詢價(jià)、比價(jià)、下單和到貨跟蹤等事項(xiàng)。同時(shí)對(duì)于超出規(guī)定價(jià)格額度審批權(quán)限的物資確定需上報(bào)總經(jīng)理進(jìn)行審批，不得私自進(jìn)行確定。

2、對(duì)未按要求辦理手續(xù)的采購(gòu)需求不得進(jìn)行采購(gòu)，必須督促使用部門完善手續(xù)后才能按審批意見進(jìn)行采購(gòu)，若未堅(jiān)持此原則導(dǎo)致物資流失或損失等事故，由采購(gòu)人承擔(dān)全部責(zé)任和損失。

3、采購(gòu)事項(xiàng)執(zhí)行按審批單辦理，若有臨時(shí)調(diào)整，必須向部門負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理匯報(bào)，經(jīng)同意后才能執(zhí)行，若未經(jīng)同意就執(zhí)行由采購(gòu)人承擔(dān)全部責(zé)任，同時(shí)必須在采購(gòu)工作完成12小時(shí)內(nèi)與對(duì)應(yīng)責(zé)任人完善相應(yīng)的手續(xù)。

4、做好供應(yīng)商的管理與協(xié)調(diào)事項(xiàng)，特別是對(duì)不合格物資的退貨處理事項(xiàng)。在以“物資質(zhì)量為第一，供求雙方精誠(chéng)合作”的基礎(chǔ)上處理好各項(xiàng)采購(gòu)協(xié)調(diào)工作。同時(shí)公司采購(gòu)員不得以供應(yīng)商的困難為由降低公司質(zhì)量要求，為供應(yīng)商尋找質(zhì)量理由。

5、大力尋找和評(píng)估合格的供應(yīng)商作為備用，以防市場(chǎng)變化導(dǎo)致物料斷貨或供應(yīng)量不足，或者獨(dú)家壟斷式降低質(zhì)量供應(yīng)等情況發(fā)生，如果發(fā)生則直接追究采購(gòu)部及對(duì)應(yīng)人員的責(zé)任。

6、對(duì)所需采購(gòu)的物資提供替換建議時(shí)，必須經(jīng)相關(guān)部門共同驗(yàn)證、協(xié)商達(dá)成一致，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后才能執(zhí)行，不得私自進(jìn)行所需物資供應(yīng)質(zhì)量的更換。

7、所有采購(gòu)到貨的物資都必須按物資管理規(guī)定辦理入庫手續(xù)，同時(shí)將相應(yīng)的有效單據(jù)準(zhǔn)備齊全才能進(jìn)行報(bào)銷。

8、所有供應(yīng)商的貨款支付必須由采購(gòu)部提供付款計(jì)劃，或者是按照雙方簽訂的采購(gòu)合同，由采購(gòu)員協(xié)助供應(yīng)商按公司規(guī)定辦理好相關(guān)手續(xù)后才能進(jìn)行支付。

（七）物料部

1、接到物料需求單時(shí)，配合生產(chǎn)部進(jìn)行物料庫存實(shí)物核查；接到使用部門請(qǐng)購(gòu)單時(shí)，配合使用部門進(jìn)行對(duì)應(yīng)的物資實(shí)物核查；核查實(shí)物數(shù)據(jù)標(biāo)注在指定位置，最后必須進(jìn)行簽字確認(rèn)。

2、接到領(lǐng)料或出庫單時(shí)，按單與領(lǐng)料部門進(jìn)行驗(yàn)單、物資點(diǎn)驗(yàn)出庫，并簽字確認(rèn)。

3、接到送貨單時(shí)，按送貨單或?qū)嵨锱c供應(yīng)單位進(jìn)行填單、物資點(diǎn)驗(yàn)入庫，并簽字確認(rèn)。

4、接到不合格物料退庫時(shí)，按退庫單進(jìn)行點(diǎn)驗(yàn)入庫，另存和上報(bào)質(zhì)量部，并協(xié)助進(jìn)行處理。

二、采購(gòu)控制流程圖

三、責(zé)任崗位、人員及考核

1、研發(fā)用物料質(zhì)量控制工作由研發(fā)部負(fù)責(zé)人及分管人員同時(shí)負(fù)責(zé)；生產(chǎn)用物料質(zhì)量控制工作由生產(chǎn)質(zhì)量部負(fù)責(zé)人及分管人員同時(shí)負(fù)責(zé)；非生產(chǎn)物料質(zhì)量控制工作由使用部門負(fù)責(zé)人及分管人員同時(shí)負(fù)責(zé)；分管人員缺崗時(shí)由部門負(fù)責(zé)人指定的人員負(fù)責(zé)。

2、研發(fā)用物料需求計(jì)劃和新產(chǎn)品上市前三個(gè)月（三個(gè)月后轉(zhuǎn)入客戶服務(wù)中心統(tǒng)一進(jìn)行）銷售需求計(jì)劃必須報(bào)總經(jīng)理審批后才能執(zhí)行對(duì)應(yīng)的物資采購(gòu)；對(duì)采購(gòu)大宗物資、貴重物資等額度超部門審批權(quán)限的必須報(bào)總經(jīng)理審批后才能執(zhí)行。沒有請(qǐng)購(gòu)單或未按要求進(jìn)行審批的采購(gòu)需求，采購(gòu)部有權(quán)且必須拒絕采購(gòu)，不承擔(dān)因物料未到位產(chǎn)生的損失和責(zé)任，由未按要求辦理的部門負(fù)責(zé)人和當(dāng)事人共同承擔(dān)。

3、所有的物資必須有生產(chǎn)物料需求單或使用部門的請(qǐng)購(gòu)單、送貨單或發(fā)票或收據(jù)（即財(cái)務(wù)認(rèn)可的有效票據(jù)）、入庫單才能進(jìn)行采購(gòu)報(bào)銷，否則采購(gòu)行為視為無效；所有的物資必須有出庫單才能出庫，否則出庫行為視為無效。

4、有關(guān)采購(gòu)事項(xiàng)必須履行簽字確認(rèn)手續(xù)且高效率完成；拖沓、推諉或不負(fù)責(zé)任造成采購(gòu)延誤、手續(xù)不齊全，甚至物資流失與損壞事故，結(jié)合崗位目標(biāo)責(zé)任書有關(guān)條款實(shí)施處罰，并附加損失賠償事項(xiàng)。

5、本流程及相關(guān)部門協(xié)作事項(xiàng)由采購(gòu)部經(jīng)理負(fù)責(zé)召集、組織和協(xié)調(diào)。