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歸檔文件分類 檔案行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)則》2015版中的分類，是指全宗內(nèi)歸檔文件的分類，即將歸檔文件按其來源、時間、內(nèi)容和形式等方面的特征，分為若干類別，并將各類別按照層級關(guān)系組合為一個有機整體的過程。分類包括選擇分類方法、制定分類方案、文件歸類等具體內(nèi)容。  1.保持歸檔文件之間的有機聯(lián)系，為今后查找和利用提供便利。 2.為歸檔文件的編目、保管打下良好的基礎(chǔ)。 對歸檔文件進行合理的分類，不但能有效揭示歸檔文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，使全宗成為一個有機整體，便于系統(tǒng)地提供利用，而且對歸檔文件排列、編目、排架等都有著重要意義。因此，《規(guī)則》雖然對歸檔文件整理工作的許多環(huán)節(jié)進行了簡化，但分類仍然作為必不可少的基本步驟保留了下來。 《歸檔文件整理規(guī)則》提供了年度、保管期限、機構(gòu)(問題)3種分類方法，在實際工作中，常用的分類方案有： 年度—保管期限分類法；保管期限—年度分類法（簡稱為兩級分類法）； 保管期限—年度—機構(gòu)分類法；年度—機構(gòu)—保管期限分類法；問題—年度—保管期限分類法等（簡稱為三級分類法）。 即先將歸檔文件按年度分類,再在年度下面按保管期限分開。這種分類方法特別適用于內(nèi)部機構(gòu)設置簡單的中小機關(guān),或者每年形成文件數(shù)量不是太多的機關(guān),以及小型的事業(yè)單位。“件號”的編制方法為每年一個保管期限一個流水號，即保管期限為永久、30年、10年的檔案各有1個流水件號），例如：· 2008年：永久：(1、2、3、4、5、6---件號從1編到n） · 30年：(1、2、3、4、5、6---件號從1編到n） · 10年：(1、2、3、4、5、6---件號從1編到n） 即先將歸檔文件按保管期限分類,再在保管期限下面按年度分類。這種分類方法同樣適用于內(nèi)部機構(gòu)設置簡單的市、縣（區(qū)）直、鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān),或者每年形成的文件數(shù)量少的機關(guān)單位。此時分類方案為: 即先將歸檔文件按保管期限分類,每個保管期限下按年度分類,再在年度下面按機構(gòu)分類。這種分類方法同樣適用于內(nèi)部機構(gòu)雖有變化但不復雜的立檔單位。如中直機關(guān)、省直機關(guān)、及市（縣）區(qū)大中型機關(guān)或形成文件數(shù)量多的機關(guān)，此時分類、排列方法為: 企業(yè)或大的事業(yè)單位采用此分類法，要先按黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理各類分開，在每個類別里，把每一年度的按永久、30年、10年分類。
各單位在選定分類方法上，要根據(jù)各自單位文件的多少，內(nèi)部機構(gòu)的多少來決定文件的分類方法。應當注意的是，在文件分類前，單位文檔人員應根據(jù)實際情況編號制分類方案。它的作用就是在確立分類法的基礎(chǔ)上，標列各級類目名稱，固定全宗分類體系的分類綱要。各機關(guān)單位都必須編制切合實際的分類方案，并且保持相對穩(wěn)定。   |
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