第一講 歸檔文件的收集
一、收集概述
歸檔文件的收集是指按照國家有關(guān)規(guī)定，對(duì)國家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事公務(wù)活動(dòng)所形成的各種方字、圖表、聲像、實(shí)物等文件材料進(jìn)行收集的過程。
收集工作是檔案整理、保管、利用的基礎(chǔ)，是其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的前提條件，是貫徹檔案工作基本原則、維護(hù)歷史真實(shí)面貌的基本途徑，是衡量檔案室工作的重要標(biāo)尺。
二、收集文件
收集文件總的原則是齊全完整。所謂齊全完整是指要把單位各科、室、股所應(yīng)該歸檔的全部文字材料、圖表、聲像、實(shí)物等各種門類、各種載體的材料收集起來，個(gè)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料也在收集的范圍，特別要注意對(duì)單位會(huì)議記錄的收集。收集方法上要注意兩點(diǎn)：
一是注意平時(shí)收集，即平時(shí)將某次會(huì)議或處理某件事、解決某個(gè)問題所形成的文字材料收集起來；平時(shí)注意將單位領(lǐng)導(dǎo)或同志外出開會(huì)、出差、商定事項(xiàng)所帶回的文件、材料收集起來；平時(shí)注意將報(bào)刊雜志直接反映本單位人和事的篇目剪輯收集起來。二是注意年終收集，即年終要把本單位收發(fā)文本上作了登記的全部文件材料收集起來；年終還要注意把那些雖沒作收發(fā)文登記，但仍屬本單位形成的文件、材料、圖表、聲像、實(shí)物全部收集起來；年終還要做好財(cái)會(huì)、基建等專門檔案和科技檔案的收集。
第二講 歸檔文件的價(jià)值鑒定
歸檔文件的價(jià)值鑒定是整個(gè)檔案鑒定工作的首要環(huán)節(jié)，這一環(huán)節(jié)包括兩個(gè)方面。
第一， 凡屬機(jī)關(guān)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)檔案工作的部門移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。在機(jī)關(guān)文件歸檔時(shí)，對(duì)文件能否轉(zhuǎn)化為檔案進(jìn)行“資格審定”，確定其是否屬于歸檔的范圍，同時(shí)剔除沒有保存價(jià)值的文件材料和重份文件，作勿需歸檔處理，按規(guī)定手續(xù)予以銷毀，防止有文必檔現(xiàn)象發(fā)生。按照2006年國家檔案局發(fā)布的第8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》， 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍是：
（一）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；
（二）機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；
（三）本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；
（四）其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。
機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍是：
（一）上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；
（二）本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；
（三）同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；
（四）下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。
第二，對(duì)進(jìn)入歸檔范圍的文件材料，根據(jù)其價(jià)值不同確定保管期限。檔案保管期限的劃分，按照2006年國家檔案局發(fā)布的第8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，文書檔案的保管期限分為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。
永久保管的文書檔案主要包括：
(一)本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；
(二)本機(jī)關(guān)召開重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料；
(三)本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；
(四)本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；
(五)本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；
(六)本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；
(七)上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；
(八)同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。
定期保管的文書檔案主要包括：
（一）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；
（二）本機(jī)關(guān)召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；
（三）本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；
（五）本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。
第三講 歸檔文件的裝訂
歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行裝訂。一般以每份文件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖表等一冊(cè)(本)為一件，來文與復(fù)文可為一件。
歸檔文件在裝訂前對(duì)不符合要求的歸檔文件進(jìn)行必要的修整，如：對(duì)破損文件的修裱，對(duì)字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制，對(duì)超大紙張的折疊，去除易銹蝕的金屬物等。
歸檔文件裝訂前必須按順序進(jìn)行排列。一般順序如下：正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來文在后；漢文本在前，少數(shù)民族文字本在后。不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文本在前，外文本在后。有文件處理單的，可放在最前面，這樣可以作為首頁加蓋歸檔章，從而更好地保護(hù)正本的原始面貌。
裝訂時(shí)應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對(duì)齊，采用左上角裝訂的，將左、上側(cè)對(duì)齊；采用左側(cè)裝訂的應(yīng)將左、下側(cè)對(duì)齊。裝訂材料采用符合檔案保護(hù)要求的不銹鋼訂書針，較厚的文件也可采用鋼夾、塑料夾或線進(jìn)行裝訂。采用不銹鋼訂書針裝訂的，一般只訂一顆針。
第四講 歸檔文件的分類
《規(guī)則》中的分類，是指全宗內(nèi)歸檔文件的實(shí)體分類，即將歸檔文件按其來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有機(jī)體系的過程。分類包括選擇分類方法、制定分類方案、文件歸類等具體內(nèi)容?！兑?guī)則》雖然對(duì)歸檔文件整理工作的許多環(huán)節(jié)進(jìn)行了簡(jiǎn)化，但分類仍然作為必不可少的基本步驟留了下來。
一、分類方法
分類方法也稱為“分類標(biāo)準(zhǔn)”、“分類特征”或“分類原則”?！兑?guī)則》選擇年度、組織機(jī)構(gòu)(問題)和保管期限作為通用的分類方法，這三種分類方法在各級(jí)單位檔案部門使用率最高，并且反映了檔案管理的基本規(guī)律和要求。
(一) 年度分類法
年度分類法，就是根據(jù)形成和處理文件的年度對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。年度分類法是運(yùn)用得最廣泛的分類方法。
運(yùn)用年度分類法時(shí)，正確地判定文件的日期并歸入相應(yīng)年度，是決定分類質(zhì)量的關(guān)鍵。這里有幾種情況需要注意：
1、文件有多個(gè)時(shí)間特征
一份文件往往有多個(gè)時(shí)間特征，包括成文日期、簽發(fā)日期、批準(zhǔn)日期、會(huì)議通過日期、公布日期、發(fā)文和收文日期等。分年度時(shí)，一般來說應(yīng)以文件簽發(fā)日期(即落款日期)為準(zhǔn),據(jù)以判定文件所屬年度。對(duì)于計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一規(guī)定為按文件簽發(fā)日期(即落款日期)判定文件所屬年度。例如：1995年形成的《1996—2000年工作規(guī)劃》，應(yīng)歸入1995年度；1997年形成的《1996年機(jī)關(guān)工作總結(jié)》，應(yīng)歸入1997年；1998年制定，1999年生效的法律法規(guī)，應(yīng)歸入1998年。
2、跨年度形成的文件
如召開會(huì)議、處理案件等等，可能會(huì)跨年度形成文件，分類時(shí)歸入辦結(jié)年度。如跨年度的會(huì)議文件材料，統(tǒng)一在閉幕年歸檔；跨年度處理的案件形成的文件材料，統(tǒng)一在結(jié)案年歸檔。
3、幾份文件作為一件時(shí)，“件”的日期
按照《規(guī)則》規(guī)定，不只是單份文件可作為一件，正本與定稿、原件與復(fù)制件、來文復(fù)文等也可作為一件，這時(shí)判定“件”的日期，應(yīng)以裝訂時(shí)排在前面的文件的日期為準(zhǔn)。具體地說，正本與定稿為一件，以正本為準(zhǔn)；正文與附件為一件，以正文為準(zhǔn)；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，以轉(zhuǎn)發(fā)文為準(zhǔn)；來文與復(fù)文為一件，以復(fù)文為準(zhǔn)。
4、文件沒有標(biāo)注日期
文件沒有標(biāo)注日期的，需要分析文件內(nèi)容、制成材料、格式、字體以及各種標(biāo)識(shí)，通過對(duì)照等手段來考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期，并據(jù)以按年度合理歸類。
5、有專門年度的分類方法
如果立檔單位相當(dāng)一部分工作是按照專門年度進(jìn)行的，如教學(xué)年度等，采用年度分類法時(shí)，對(duì)這部分工作中形成的文件，就應(yīng)按照專門年度進(jìn)行分類。例如，學(xué)校以學(xué)年為單位進(jìn)行工作，形成的文件應(yīng)按教學(xué)年度分類，其他文件仍按一般年度分類。綜合管理時(shí)可將這兩種年度的文件有規(guī)律地組織起來，依次劃分年度類別，如1995年與1995—1996學(xué)年歸入同一類。
(二)、機(jī)構(gòu)(問題)分類法
1、機(jī)構(gòu)分類法：
采用機(jī)構(gòu)分類法時(shí)，一般來說，有一個(gè)機(jī)構(gòu)就設(shè)置一個(gè)類，機(jī)構(gòu)名稱就是類名。各類的次序可按照本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)序列表的規(guī)定或習(xí)慣上的順序來排列。一般是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、綜合機(jī)構(gòu)排在最前面，再依次排列各業(yè)務(wù)部門。例如，先排辦公室，后排業(yè)務(wù)處(室)、后勤部門等。
采用機(jī)構(gòu)分類法，原則上以哪個(gè)機(jī)構(gòu)名義發(fā)文的文件就歸入哪個(gè)機(jī)構(gòu)的類中。有些文件是由幾個(gè)機(jī)構(gòu)共同處理的，如何歸類則須視具體情況而定，有主辦者的一般歸入主辦機(jī)構(gòu)；以機(jī)關(guān)名義發(fā)出的文件，歸入有關(guān)機(jī)構(gòu)類中。業(yè)務(wù)部門起草，以機(jī)關(guān)或辦公(室)名義發(fā)出的，如果內(nèi)容屬該部門職責(zé)或業(yè)務(wù)，應(yīng)歸入負(fù)責(zé)起草文件的機(jī)構(gòu)類，否則歸入負(fù)責(zé)發(fā)文的綜合機(jī)構(gòu)內(nèi)。
機(jī)關(guān)單位內(nèi)設(shè)置的臨時(shí)機(jī)構(gòu)，應(yīng)和其他機(jī)構(gòu)一樣設(shè)類，形成的歸類文件歸入該類保存。如臨時(shí)機(jī)構(gòu)是與該立檔單位某一內(nèi)部機(jī)構(gòu)合署辦公，并以該機(jī)構(gòu)為常設(shè)機(jī)構(gòu)，那么形成的文件應(yīng)歸入該內(nèi)部機(jī)構(gòu)類；如果臨時(shí)機(jī)構(gòu)涉及兩個(gè)以上的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，應(yīng)根據(jù)其主要職能以及形成的文件內(nèi)容、數(shù)量多少等，由這些機(jī)構(gòu)協(xié)商后確定分類方法。
2、問題分類法
問題分類就是按照文件內(nèi)容所說明的問題對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。運(yùn)用問題分類法的立檔單位，大多參照本單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的職能性質(zhì)來設(shè)置類別，例如，將黨委、工會(huì)、共青團(tuán)等機(jī)構(gòu)形成的歸檔文件劃為“黨群類”，業(yè)務(wù)部門形成的歸檔文件劃為“業(yè)務(wù)類”，行政后勤部門形成的歸檔文件劃為“行政類”等等。文件歸類應(yīng)按其主要內(nèi)容有規(guī)律地進(jìn)行，并保持連續(xù)性，某個(gè)內(nèi)容的歸檔文件在去年放入哪類中，今年應(yīng)歸入同一類中。
(三) 保管期限分類法
保管期限分類法，就是根據(jù)劃定的不同保管期限對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。采用保管期限分類法，能夠?qū)⒉煌瑑r(jià)值的歸檔文件從實(shí)體上區(qū)分開來，使檔案部門能夠有針對(duì)性地采取整理和保護(hù)措施，同時(shí)為庫房排架管理、檔案移交進(jìn)館和到期檔案鑒定等管理工作提供便利。
二、復(fù)式分類與分類方案
復(fù)式分類法也稱組合分類法，就是將年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)三種分類方法組合運(yùn)用的分類方法。在機(jī)關(guān)檔案室檔案整理中使用較多。如“年度－機(jī)構(gòu)(問題)—保管期限”或“保管期限－年度－機(jī)構(gòu)(問題)”分類法等。下面列舉幾種常用的復(fù)式分類法，并對(duì)相應(yīng)的分類方案加以說明。
(一) 年度——機(jī)構(gòu)——保管期限分類法
即先將歸檔文件按年度分類，每個(gè)年度下按機(jī)構(gòu)分類，再在組織機(jī)構(gòu)下面按保管期限分類。這種分類方法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)雖有變化但不復(fù)雜的立檔單位。
(二) 保管期限——年度——機(jī)構(gòu)分類法
即先將歸檔文件按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類，再在年度下面按機(jī)構(gòu)分類。這種分類方法同樣適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)雖有變化但不復(fù)雜的立檔單位。
(三) 機(jī)構(gòu)——年度——保管期限分類法
即先將歸檔文件按機(jī)構(gòu)分類，每個(gè)機(jī)構(gòu)下按年度分類，再在年度下面按保管期限分類。這種分類方法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)基本固定或少有變化的立檔單位以及撤銷機(jī)關(guān)的文件整理歸檔工作。
(四) 年度——問題——保管期限分類法
即先將歸檔文件按年度分類，每個(gè)年度下按問題分類，再在問題下面按保管期限分類。這種分類方法多用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)變化復(fù)雜，或由于機(jī)構(gòu)之間分工不明確，文書工作不正規(guī)等原因難以區(qū)分文件所屬機(jī)構(gòu)，以及沒有內(nèi)部機(jī)構(gòu)或內(nèi)部機(jī)構(gòu)非常簡(jiǎn)單等情況。
(五) 保管期限——年度——問題分類法
即先將歸檔文件按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類，再在年度下面按問題分類。
與此類似的還有保管期限——問題——年度分類法。
(六) 問題——年度——保管期限分類法
即先將歸檔文件按問題分類，每個(gè)問題下按年度分類，再在年度下面按保管期限分類。此方法適用于撤銷機(jī)關(guān)的文件整理歸檔工作或歷史檔案整理工作。
與此類似的還有問題——保管期限——年度分類。
(七) 年度——保管期限分類法
即先將歸檔文件按年度分類，再在年度下面按保管期限分類。這種分類方法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置簡(jiǎn)單的基層單位或小機(jī)關(guān)，或者每年形成文件數(shù)量少的機(jī)關(guān)。
(八) 保管期限——年度分類法
即先將歸檔文件按保管期限分類，再在保管期限下面按年度分類。這種分類方法同樣適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置簡(jiǎn)單的基層單位或小機(jī)關(guān)，或者每年形成的文件數(shù)量少的機(jī)關(guān)。
第五講 歸檔文件的排列
歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。
一、 排列方法
排列的實(shí)際操作體現(xiàn)為兩步，即先按照事由原則，將屬于同一事由的文件按一定順序排列在一起，再采用一定的方法對(duì)不同事由的文件進(jìn)行排列。
(一) 同一事由內(nèi)的歸檔文件排列
同一事由內(nèi)歸檔文件的排列，最簡(jiǎn)單的方法是按文件形成時(shí)間的先后順序，先產(chǎn)生的排列在前，后產(chǎn)生的排列在后；或者按文件的重要程度排列，相對(duì)重要的文件放在前面，其他的文件放在后面。
(二) 不同事由間的歸檔文件排列
不同事由歸檔文件的排列可以有多種方法，包括時(shí)間、重要程度等。
1、 按不同事由形成時(shí)間的先后順序排列
事由的形成時(shí)間即事由的辦結(jié)時(shí)間。這種方法只要求將不同事由的文件，按其辦結(jié)時(shí)間的先后順序排列，而不必考慮其他因素。這種方法比較簡(jiǎn)單，更適用于實(shí)行“隨辦隨歸”的機(jī)關(guān)。一般同一事由的文件辦理完畢后，就可以將相關(guān)文件整理完畢歸檔保存。這樣，不同事由的歸檔文件自然就按照形成時(shí)間的先后排列起來。采用年終集中整理的機(jī)關(guān)，也可以按事由辦結(jié)時(shí)間排列不同事由的文件。
2、按事由的重要程度排列
將主要職能或重要活動(dòng)形成的文件排在前面。其他工作形成的文件材料排在后面，或?qū)⒕C合性工作排在前面，具體業(yè)務(wù)工作排在后面。例如，某局法規(guī)處，可將本年度通過的各項(xiàng)法規(guī)文件的相關(guān)材料排在前面，然后再排監(jiān)督檢查等其他工作形成的文件材料。
3、按事由具有的共同屬性分別集中排列
(1) 按責(zé)任者或承辦部門分別集中排列。例如設(shè)處的機(jī)關(guān)，一般以處為單位整理歸檔，不同事由的歸檔文件進(jìn)行排列時(shí)，可以將不同科(室)形成的文件分別集中排列。
(2) 按照不同問題分別集中排列。采用此方法，一般都是為了在手工管理?xiàng)l件下為檢索提供更多的方便。這里的問題是指小問題，與文書立卷時(shí)分類方案中的細(xì)類比較相似，比如同一機(jī)構(gòu)的不同職能。此類問題相對(duì)固定時(shí)，機(jī)關(guān)檔案部門可事先規(guī)定各問題間排列的先后順序。例如，機(jī)關(guān)人事部門，可以將干部調(diào)配、職稱評(píng)定、出國審查等問題所屬的不同事由形成的文件分別集中排列。
會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。
第六講 歸檔文件的編號(hào)
歸檔文件編號(hào)是指將歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識(shí)為符號(hào)，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。通過編號(hào)，使歸檔文件在全宗中的位置得以確定，并為后面的編目工作及將來查找利用時(shí)的實(shí)體存取提供條件。
件號(hào)即文件排列順序號(hào)，分為室編件號(hào)和館編件號(hào)兩種。室編件號(hào)應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)按文件排列順序從“１”開始標(biāo)注。
蓋章：要以歸檔章的形式逐件標(biāo)識(shí)在每一件歸檔文件上，以明確歸檔文件在全宗中的位置。
歸檔章的項(xiàng)目包括全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)或問題、室編件號(hào)、頁數(shù)、館編件號(hào)、盒號(hào)等項(xiàng)目。 歸檔章式樣如圖：
歸檔章一般應(yīng)加蓋在歸檔文件首頁上端居中空白位置，如果機(jī)關(guān)發(fā)文有文件簽發(fā)單的，或收文有文件處理單的，也放在前面作為首頁加蓋歸檔章。文件首頁確無蓋章位置或重要文件須保持原貌的，可另附紙頁在文件前面加蓋歸檔章。歸檔章盡量不要壓住文件字跡，也不宜與批示文件和收文章等交叉。
第七講 歸檔文件的編目
編目是指編制歸檔文件目錄，即應(yīng)按照分類、排列的結(jié)果，逐類、逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地揭示歸檔文件的原貌。
編目應(yīng)以“件”為單位進(jìn)行，在目錄中一件也只體現(xiàn)為一條條目。如來文與復(fù)文作為一件時(shí)，在歸檔文件目錄中只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目，通過檢索復(fù)文來實(shí)現(xiàn)對(duì)相應(yīng)來文的查找。
一、歸檔文件目錄的項(xiàng)目填寫
歸檔文件目錄包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)和備注等項(xiàng)目。
1、件號(hào)：指室編件號(hào)。
2、責(zé)任者：指制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者，可以是一個(gè)機(jī)關(guān)或機(jī)關(guān)內(nèi)部的一個(gè)機(jī)構(gòu)，也可以是幾個(gè)機(jī)關(guān)，或者一個(gè)人或若干人。填寫時(shí)，一般應(yīng)使用全稱或通用簡(jiǎn)稱，不能使用“本部”、“本局”等含義不明，難以判斷的簡(jiǎn)稱；也不能打點(diǎn)或用“同前”、“同上”等字樣代替。聯(lián)合發(fā)文，責(zé)任者過多時(shí)可以省略，但立檔單位是責(zé)任者的必須抄錄。對(duì)白頭文件，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容、形式等特征加以考證并填寫。
3、文號(hào)：填寫文號(hào)時(shí)應(yīng)照實(shí)抄錄，字號(hào)齊全。
4、題名：即文件標(biāo)題，完整的題名由責(zé)任者、問題、文種3個(gè)部份組成，例《市檔案局關(guān)于加強(qiáng)檔案安全保管的通知》，也有的直接由問題和文種組成。
一般情況下，文件只有一個(gè)標(biāo)題，填寫時(shí)照實(shí)抄錄，有的文件還有副題名或并列題名，正題名能夠反映文件內(nèi)容時(shí)，副題名一般無需抄錄，并列題名需要時(shí)與正題名一并抄錄。
有的文件沒有題名，或題名含義不清，不能揭示或不能全面揭示文件內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫和補(bǔ)充標(biāo)題。
些歸檔文件的附件獨(dú)立性強(qiáng)，也可在正件題名后抄錄附件題名，外加“( )”號(hào)，例“關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)我市城市建設(shè)的意見(附：城市建設(shè)管理規(guī)劃)”
5、日期： 即文件的形成時(shí)間，填寫時(shí)應(yīng)以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，如： 2001年3月24日，標(biāo)注為 20010324， 也可填成兩行（ ）。 對(duì)未注明日期或日期不清的， 應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容加以考證填寫。
6、頁數(shù)：填寫一件文件的總頁數(shù)，用以統(tǒng)計(jì)和核對(duì)。
7、備注：用于填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說明的情況，包括密級(jí)、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等，如需要說明的條目太多時(shí)可在備注欄中加注“＊”，將具體內(nèi)容填入備考表中。
在表格右上方設(shè)置有歸檔文件所屬“機(jī)構(gòu)(問題)”和“盒號(hào)”，便于準(zhǔn)確查找和歸位。
歸檔文件目錄的式樣、填寫參見附件1。
填寫歸檔文件目錄項(xiàng)目時(shí)應(yīng)采用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料(碳素墨水或藍(lán)黑墨水)。已采用計(jì)算機(jī)檔案管理的單位，可直接錄入計(jì)算機(jī)，使用檔案管理軟件自動(dòng)生成并打印出目錄。
二、歸檔文件目錄裝訂
歸檔文件目錄應(yīng)單獨(dú)裝訂成冊(cè)并編制封面，一式二份。
歸檔文件目錄裝訂可以按機(jī)構(gòu)(問題)、年度、保管期限等分類裝訂，并用口取紙或文字注明，以便管理、查找利用。
第八講 歸檔文件裝盒
裝盒是歸檔文件整理工作中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，它包括將歸檔文件按件號(hào)順序裝入檔案盒、填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊等工作內(nèi)容。
歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照排列編制好的件號(hào)先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中的相應(yīng)條目排列順序完全一致，保證檢索到文件條目后能對(duì)應(yīng)地查找到文件實(shí)體，當(dāng)利用完畢后能及時(shí)準(zhǔn)確放回原位。否則，該文件就可能成為“死檔”。
裝盒時(shí)，應(yīng)按照分類方法的不同，將不同類別的歸檔文件裝入不同的檔案盒中。如果不同類別的歸檔文件混裝在同一盒中，必然會(huì)造成盒脊項(xiàng)目設(shè)置的混亂，同一欄目填寫時(shí)內(nèi)容也會(huì)雜亂不堪。
裝盒的具體要求是：不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；分機(jī)構(gòu)(問題)的情況下，不同機(jī)構(gòu)(問題)形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。
裝盒時(shí)應(yīng)注意以下問題：應(yīng)視文件的厚度選擇適宜的檔案盒，盡量做到文件裝盒后與檔案盒形成一個(gè)整體，站立放置時(shí)不至于使文件彎曲受損；依次裝盒，一盒裝滿后，順次裝入下一盒即可。
檔案盒封面填寫。封面上應(yīng)在已有的雙橫線上填寫全宗名稱，即立檔單位機(jī)構(gòu)名稱，全宗名稱必須是立檔單位的全稱或規(guī)范、通用的簡(jiǎn)稱。
檔案盒盒脊項(xiàng)目填寫。檔案盒盒脊應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置各檢索項(xiàng)，包括全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)、起止件號(hào)和盒號(hào)等。采用豎式和橫式兩種檔案盒時(shí)，豎式與橫式格式基本一致。盒脊式樣及盒脊上各項(xiàng)的位置及欄目見附件3。
各項(xiàng)目的填寫要求整齊、劃一。具體填寫要求如下：
全宗號(hào) 全宗號(hào)欄內(nèi)按同級(jí)檔案館給定的全宗號(hào)填寫；暫未給定的可先空置；檔案無需移交的可不填寫。
年度 年度欄內(nèi)填寫盒內(nèi)文件的形成年度(4位數(shù)字橫排)。
保管期限 保管期限欄填寫盒內(nèi)文件所屬保管期限，一般以漢字全稱表示，如“永久”、“定期”。
機(jī)構(gòu)(問題) 機(jī)構(gòu)(問題)欄填寫分類方案中相應(yīng)機(jī)構(gòu)(問題)的類目名稱；不按機(jī)構(gòu)(問題)分類的單位，盒脊上可以不填寫機(jī)構(gòu)(問題)項(xiàng)。
起止件號(hào) 起止件號(hào)欄填寫盒內(nèi)排列最前和排列最后的歸檔文件的件號(hào)，其間用“—”號(hào)連接，如“16—32”。起止件號(hào)分為室編和館編兩欄，單位在歸檔文件整理階段只須填寫室編件號(hào)。
盒號(hào) 盒號(hào)是指檔案盒的排列順序號(hào)，在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制。機(jī)關(guān)檔案室原則上不編寫盒號(hào)，若為便于統(tǒng)計(jì)、管理需要，也只能用鉛筆編寫。
備考表填寫 備考表印在檔案盒封三上，用以對(duì)盒內(nèi)歸檔文件進(jìn)行必要的注釋說明。備考表上設(shè)置的項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期，各項(xiàng)的填寫要求如下：
1、盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)歸檔文件需要說明的情況，包括文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況(如字跡模糊、缺損)等，整理工作完畢后歸檔文件如有修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況，應(yīng)在備考表中加以說明。進(jìn)行歸檔文件整理工作時(shí)，如某份文件須說明的內(nèi)容較復(fù)雜，目錄備注項(xiàng)中填寫不下，也可在備考表中詳細(xì)說明，并在目錄相關(guān)條目的備注項(xiàng)中加“*”號(hào)標(biāo)示。
2、整理人：填寫負(fù)責(zé)整理該盒歸檔文件的人員姓名，誰整理就填誰，以明確責(zé)任。
3、檢查人：填寫負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名，以示對(duì)整理質(zhì)量的監(jiān)督檢查。
4、日期：填寫歸檔文件整理完畢的日期?？梢允侨繗w檔文件整理完畢的日期，也可以是該盒歸檔文件整理完畢的日期。
備考表的樣式及表中各項(xiàng)目的具體位置(見附件2)。
歸檔文件在機(jī)關(guān)檔案部門保存階段內(nèi)如有變動(dòng)情況，檔案工作人員應(yīng)隨時(shí)在備考表中注明，以使后續(xù)管理以及檔案移交進(jìn)館等工作得以正常進(jìn)行。
第九講 檔案計(jì)算機(jī)管理
一、檔案現(xiàn)代化管理
信息時(shí)代，人們要求全面、迅速、準(zhǔn)確地獲取信息，那種傳統(tǒng)的、手工的、落后的檔案管理方法，已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。制定推行《規(guī)則》，改革歸檔文件整理方法，是國家檔案行政管理部門的應(yīng)對(duì)措施之一。
(一) 為以計(jì)算機(jī)技術(shù)為中心的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在檔案管理工作中的有效應(yīng)用鋪平道路。諸如計(jì)算機(jī)一次輸入、多次輸出，隨機(jī)生成各類目錄，強(qiáng)大的文件級(jí)檢索功能，全文掃描，網(wǎng)絡(luò)檢索、復(fù)印、縮微等提供利用的技術(shù)手段帶來了種種便利。
(二) 促進(jìn)機(jī)關(guān)文檔一體化管理的實(shí)現(xiàn)。文檔一體化的目的，是理順文書處理和檔案管理兩個(gè)環(huán)節(jié)之間的關(guān)系，充分利用文書處理取得的成果，簡(jiǎn)化文件整理歸檔工作，提高工作效率。逐步實(shí)現(xiàn)“隨辦隨歸”。
(三) 為設(shè)計(jì)合理的電子文件整理方法打下基礎(chǔ)。
二、計(jì)算機(jī)輔助歸檔文件整理
計(jì)算機(jī)輔助檔案管理是檔案管理現(xiàn)代化的核心。檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)全部或部分依靠計(jì)算機(jī)完成，是計(jì)算機(jī)輔助檔案管理的主要內(nèi)容。由于《規(guī)則》同時(shí)適用于手工管理方式和計(jì)算機(jī)管理方式，使計(jì)算機(jī)全面介入歸檔文件整理工作，提高歸檔文件整理工作的效率。
(一) 計(jì)算機(jī)輔助進(jìn)行歸檔文件整理工作
計(jì)算機(jī)輔助進(jìn)行歸檔文件整理工作的前提是計(jì)算機(jī)能夠處理機(jī)關(guān)全部歸檔文件的自身數(shù)據(jù)。在文檔一體化管理?xiàng)l件下，無論是在收集齊全完整的基礎(chǔ)上進(jìn)行整理，還是在手工整理后全部錄入，都要求計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)對(duì)全部歸檔文件數(shù)據(jù)的管理。
計(jì)算機(jī)輔助歸檔文件整理的實(shí)現(xiàn)可以分為單機(jī)運(yùn)用方式和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用方式。
在網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用的條件下，檔案部門或人員應(yīng)確保能夠以事先預(yù)定的分類方案處理收發(fā)文部門和各業(yè)務(wù)部門形成的歸檔文件信息數(shù)據(jù)。在分類的基礎(chǔ)上，檔案人員應(yīng)通過網(wǎng)絡(luò)，協(xié)助文書、業(yè)務(wù)部門人員或單獨(dú)對(duì)歸檔文件數(shù)據(jù)進(jìn)行排列、編制件號(hào)和編目工作，并隨時(shí)監(jiān)控文書或業(yè)務(wù)部門文件運(yùn)行和整理情況。在進(jìn)行最終整理時(shí)，檔案人員應(yīng)將打印完畢的歸檔文件目錄發(fā)到文書或業(yè)務(wù)部門，然后由文書或業(yè)務(wù)部門人員進(jìn)行歸檔文件實(shí)體整理工作；檔案人員也可以依照歸檔文件目錄獨(dú)自完成加蓋歸檔章、裝盒等工作。
在單機(jī)運(yùn)行的條件下，檔案人員通過使用軟盤進(jìn)行數(shù)據(jù)傳遞，同樣可以實(shí)現(xiàn)上述整理過程。如果計(jì)算機(jī)軟件尚不能做到這一點(diǎn)，檔案人員可以在完成歸檔文件分類、排列、編制件號(hào)等工作后，將歸檔文件數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)，由計(jì)算機(jī)輸出歸檔目錄之后，再進(jìn)行余下的實(shí)體整理工作；或者，檔案人員在計(jì)算機(jī)上完成歸檔文件的分類、排列、編制件號(hào)打印歸檔文件目錄等項(xiàng)工作后，再進(jìn)行余下的實(shí)體整理工作。
總之，除去必要的手工勞動(dòng)，歸檔文件整理的各個(gè)環(huán)節(jié)均可以由計(jì)算機(jī)自動(dòng)或輔助完成。這樣，可以充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的功能，降低檔案人員的手工勞動(dòng)量，提高歸檔文件整理工作的效率，為檔案保管和提供利用打下良好的基礎(chǔ)。同時(shí)，計(jì)算機(jī)輔助歸檔文件整理也是檔案管理現(xiàn)代化的一項(xiàng)重要內(nèi)容。
(二) 建立歸檔文件之間的虛擬關(guān)聯(lián)
雖然歸檔文件以件為單位進(jìn)行整理，在實(shí)體排列時(shí)，仍然強(qiáng)調(diào)屬同一事由的歸檔文件要排列在一起，以方便檔案部門提供利用的工作。然而在使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索時(shí)，由于是文件級(jí)查找，其檢索結(jié)果只能是個(gè)別檔案，若利用者需要某一事由或某一類的全部檔案。這就應(yīng)該在進(jìn)行歸檔文件整理時(shí)，應(yīng)對(duì)已經(jīng)錄入計(jì)算機(jī)的歸檔文件建立事由虛擬關(guān)聯(lián)。建立事由虛擬關(guān)聯(lián)，即建立若干歸檔文件屬于同一事由的特定標(biāo)志，是計(jì)算機(jī)輔助進(jìn)行歸檔文件整理工作中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。建立歸檔文件事由虛擬關(guān)聯(lián)的目的在于保持歸檔文件的歷史聯(lián)系，保證檔案查全率和查準(zhǔn)率。
轉(zhuǎn)載
