找到最適合你的任務(wù)管理工具

Jason_Cheng3hi 2023-06-19 發(fā)布于江蘇

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當(dāng)你接手一個項目時，首先要做的是選擇一款適合你在項目中所扮演角色的任務(wù)管理工具。當(dāng)你登錄到 Office 365 門戶網(wǎng)站時，你會發(fā)現(xiàn)，Microsoft 已經(jīng)提供了多款任務(wù)管理應(yīng)用。那么，問題來了，該怎樣選擇最適合當(dāng)前工作的一款應(yīng)用呢？

你可以選擇哪些任務(wù)管理工具

首先要明確的是，Microsoft 提供的這些任務(wù)管理應(yīng)用都是針對不同應(yīng)用場景而設(shè)計和開發(fā)的。因此，你首先要區(qū)分每個任務(wù)管理應(yīng)用分別具有什么樣的用途及其適用于哪種應(yīng)用場景？

Microsoft Project

它是由 Microsoft 開發(fā)和銷售的項目管理解決方案，允許項目經(jīng)理將大型的復(fù)雜項目分解為相對更易于管理的任務(wù)，也稱為工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）；它負(fù)責(zé)維護(hù)項目資源清單，并將資源（包括工作人員）及其成本信息分配給任務(wù)；它還允許項目經(jīng)理跟蹤進(jìn)度、管理預(yù)算、分析工作量以及生成項目狀態(tài)和進(jìn)度報告。對于一個企業(yè)級的 Project 項目計劃而言，其中的一個任務(wù)可能就需要一個團(tuán)隊來完成。Project 通常應(yīng)用于規(guī)模較大、復(fù)雜程度較高的企業(yè)級項目或項目組合。

Microsoft Planner

它是一個基于 Web 端且支持移動訪問的輕量級團(tuán)隊工作計劃管理應(yīng)用。你和你的團(tuán)隊可以在 Planner 中快速創(chuàng)建團(tuán)隊工作計劃、分配任務(wù)、就任務(wù)進(jìn)行聊天以及查看團(tuán)隊工作進(jìn)度圖表。另外，你還可以直接在 Microsoft Teams 和 SharePoint 中使用 Planner 團(tuán)隊工作計劃。它的特點是無需專職的項目經(jīng)理，使用看板來跟蹤任務(wù)，并為每個任務(wù)給出豐富的信息。站在個人視角，每個人都可以跨組、跨計劃查看自己的全部 Planner 任務(wù)。

Microsoft Lists

它是 SharePoint 列表在功能和界面上的重大升級成果，但它是以獨立應(yīng)用的形式出現(xiàn)的。由于列表可以包含任何自定義列，因此，你可以通過自定義的方式來適應(yīng)任務(wù)跟蹤需求，例如，你可以為這個列表添加一些常見的任務(wù)屬性：任務(wù)名稱、任務(wù)說明、任務(wù)成本、開始日期、截止日期、分配對象和進(jìn)度…

Tasks in Teams

它是一個 Teams 應(yīng)用，實際上是“To Do + Planner”的綜合體，同時顯示 To Do 中的個人任務(wù)和 Planner 中的團(tuán)隊任務(wù)，這樣，你就能夠直接在 Teams 中同時跟蹤個人和團(tuán)隊整體的工作進(jìn)展情況。

Microsoft To Do

這個最容易理解，它用于列出你自己負(fù)責(zé)完成的所有任務(wù)，主要用于個人任務(wù)管理。同時，你在 Planner 團(tuán)隊計劃中被分配的個人任務(wù)也會出現(xiàn)在 To Do 中。

不同的任務(wù)管理工具針對不同的應(yīng)用場景

當(dāng)公司接手一項業(yè)務(wù)時，你可以按照這項業(yè)務(wù)的規(guī)模及其覆蓋范圍，將其劃分到企業(yè)項目、團(tuán)隊計劃和個人任務(wù)這三個層面上。每個層面都有相應(yīng)的任務(wù)管理工具可供選用，如下圖所示。

注：

To Do 自身并未提供日歷視圖，但是，你可以在 Outlook 中顯示 To Do 任務(wù)。為此，在 Outlook 中，打開 To Do 窗格，并從中將任務(wù)拖放到 Outlook 日歷，由此添加的任務(wù)將會成為 Outlook 日歷中的全天任務(wù)。

“僅適用于共享計劃”是指當(dāng)前功能僅適用于 Tasks in Teams 中顯示的 Planner 計劃，而不適用于 Tasks in Teams 中顯示的 To Do 任務(wù)。

在企業(yè)項目層面上

推薦使用 Microsoft Project。因為它的項目管理功能最為豐富，這一點不用多說。但是，Project 不包含在 Microsoft 365 訂閱內(nèi)，你需要單獨購買許可證。

在團(tuán)隊計劃層面上

推薦使用 Microsoft Planner 或 Microsoft Lists。那么，你該如何在這二者之間做出選擇呢？

Planner 計劃和 Lists 列表之間存在很多功能上的重疊，你在 Planner 中創(chuàng)建的任何一個團(tuán)隊計劃都可以使用 Lists 列表來重建，但是，反過來卻不一定，因為 Lists 列表的可定制性要強于 Planner 計劃。

如果你想要實現(xiàn)快捷、簡便的團(tuán)隊項目管理體驗，Planner 就是你的首選。它會為每個任務(wù)提供很多現(xiàn)成的屬性，你只需填入相關(guān)信息，就可以很快創(chuàng)建團(tuán)隊計劃中的各項任務(wù)，完全不必親自去定義每個任務(wù)應(yīng)該包含哪些屬性字段。默認(rèn)提供的看板和日歷視圖模式完全能夠滿足大多數(shù)人的查看需求。畢竟，Planner 是專為管理團(tuán)隊工作計劃而設(shè)計的。

如果你想要自定義任務(wù)的每個屬性字段、字段選項、布局方式和視圖模式等，Lists 就是你的首選。創(chuàng)建任務(wù)列表并跟蹤進(jìn)度僅僅是 Lists 列表可以實現(xiàn)的眾多功能之一，它的價值在于能夠創(chuàng)建一切具有列表特征的東西，例如庫存跟蹤、資產(chǎn)管理、事件日程和差旅計劃等。在任務(wù)管理上，Lists 列表允許你在列表視圖或日歷視圖中查看任務(wù)，它甚至提供了一個叫做“工作進(jìn)度跟蹤器”的列表模板來幫助你快速創(chuàng)建一個默認(rèn)包含常用字段的任務(wù)列表。

在個人任務(wù)層面上

推薦使用 Microsoft To Do 或 Tasks in Teams。

如果要在 To Do 和 Tasks in Teams 之間進(jìn)行二選一，可能更傾向于個人在主觀上的感覺。Tasks in Teams 本身只是對 To Do 和 Planner 中現(xiàn)有任務(wù)的一種合并查看手段而已。你在這二者之間的選擇實際上就是在 To Do 和“To Do + Planner”之間的選擇。

如果你只想心無旁騖地聚焦于自己要完成的任務(wù)，就選擇 To Do；相反，如果你還想同時關(guān)注一下其他隊友的工作進(jìn)度，就選擇“To Do + Planner”，也就是 Tasks in Teams。

不同的任務(wù)管理工具之間如何同步數(shù)據(jù)

在每個層面之間，Microsoft 提供的各款任務(wù)管理應(yīng)用又會存在著縱向的任務(wù)數(shù)據(jù)同步關(guān)系。

從企業(yè)項目層面到團(tuán)隊計劃層面

首先，當(dāng)企業(yè)承接一個項目時，企業(yè)項目經(jīng)理會在 Project 中將其細(xì)分為一些列任務(wù)，而在企業(yè)項目層面上的任務(wù)很可能不是一個人就能夠獨立完成的，這時，就要將任務(wù)下放到某個團(tuán)隊（或部門），并由這個團(tuán)隊來將這個任務(wù)細(xì)化成為一份 Planner 團(tuán)隊工作計劃。

為了在 Project 項目中表明某個任務(wù)對應(yīng)于哪個 Planner 團(tuán)隊計劃，你可以將 Project 項目中的這個任務(wù)鏈接到對應(yīng)的 Planner 團(tuán)隊計劃。需要注意的是，這二者之間不存在數(shù)據(jù)同步關(guān)系，它只是使用可視化的鏈接圖標(biāo)來在 Project 任務(wù)列表中標(biāo)明其的一個任務(wù)對應(yīng)于某個 Planner 團(tuán)隊計劃。這樣，當(dāng)企業(yè)項目層面上的項目經(jīng)理需要深入到具體的團(tuán)隊計劃層面上時，就可以通過單擊 Project 任務(wù)旁邊的 Planner 鏈接圖標(biāo)來直接跳轉(zhuǎn)到該任務(wù)所對應(yīng)（或指向）的團(tuán)隊計劃。

從團(tuán)隊計劃層面到個人任務(wù)層面

接下來，當(dāng)團(tuán)隊在 Planner 中制定了本團(tuán)隊的工作計劃并將各項具體任務(wù)分配到各位團(tuán)隊成員之后，每位團(tuán)隊成員都可以在 Planner 中查看包括自己在內(nèi)的所有團(tuán)隊成員的任務(wù)分配和執(zhí)行進(jìn)度。與此同時，已在 Planner 計劃中分配給你的任務(wù)也會同步到你的 To Do。為了獲得更專注于個人工作的任務(wù)管理體驗，你還可以在自己的 To Do 應(yīng)用中僅查看和管理自己已被分配的任務(wù)。

當(dāng)然，你已經(jīng)知道“Tasks in Teams = To Do + Planner”，所以，Planner 和 To Do 中的任務(wù)也會同步到 Tasks in Teams，這樣，你就可以在 Tasks in Teams 中同時看到你所屬團(tuán)隊和你個人的任務(wù)列表。

最后，關(guān)于 Lists 任務(wù)列表需要說明的是，它無法與 Planner、To Do 或 Tasks in Teams 之間實現(xiàn)任務(wù)數(shù)據(jù)同步，它更適合于團(tuán)隊或個人的個性化獨立項目管理。但是，你可以將 Lists 任務(wù)列表作為選項卡添加到 Teams 團(tuán)隊頻道，以供團(tuán)隊成員共同查看和跟蹤團(tuán)隊計劃的執(zhí)行進(jìn)度。