【原】職場寫作：會議紀(jì)要的寫作技巧

亦然花開 2022-07-17 發(fā)布于山西

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會議在日常工作中十分常見，人在職場，難免要參加各種各樣的會議。

參加會議，一方面要認(rèn)真做好會議記錄，另一方面作為會議的組織者，還要根據(jù)會議內(nèi)容和精神寫出會議紀(jì)要，以便大家學(xué)習(xí)、貫徹和落實(shí)。

會議紀(jì)要，顧名思義就是對會議的記錄、總結(jié)、提煉，是一種記載、傳達(dá)會議內(nèi)容和精神的文種，在政府部門和企業(yè)中常常被使用。作為職場新人，學(xué)會寫會議紀(jì)要至關(guān)重要。

一、會議紀(jì)要的基本要求

會議紀(jì)要是在會議記錄的基礎(chǔ)上概括、總結(jié)、提煉而成的，目的在于反映會議的開展情況，傳達(dá)會議的內(nèi)容、精神和要求。

會議紀(jì)要既包括向上級匯報(bào)工作落實(shí)和進(jìn)展情況，也包括向下級布置工作，還可以作為開展某項(xiàng)工作的重要依據(jù)，同時(shí)還可以存檔備查。

會議紀(jì)要的受眾可以是上級，也可以是下級。如果是上級，主要想通過會議紀(jì)要，了解下級單位和部門的工作進(jìn)展情況，以及下級單位和部門對某些問題的看法和意見。如果是需要執(zhí)行會議要求的平級或下級，除了想要了解某些事項(xiàng)的進(jìn)展外，還需進(jìn)一步明確下一步的工作計(jì)劃和要求。

在構(gòu)思時(shí)，一定要根據(jù)會議召開的實(shí)際情況，認(rèn)真總結(jié)每一位參會者的主要觀點(diǎn)和意見，列出會議議定的事項(xiàng)，作出的重要決定和決議。

在組織素材上，會議紀(jì)要需要明確會議召開的時(shí)間、地點(diǎn)、召集人、參加人員，還要記錄每位與會者的重要觀點(diǎn)和意見，會議達(dá)成的共識，會議明確的具體要求，會議作出的重要決定等。

二、會議紀(jì)要的特點(diǎn)

在撰寫和修改會議紀(jì)要時(shí)，要把握好會議紀(jì)要的幾個重要特點(diǎn)：

一是紀(jì)實(shí)性。會議紀(jì)要必須忠實(shí)記錄會議的宗旨、內(nèi)容和決議，不能修改會議內(nèi)容，也不能將自己的觀點(diǎn)、意見和主觀情緒帶進(jìn)會議紀(jì)要，不能在會議紀(jì)要中評論觀點(diǎn)的正確與否。

二是真實(shí)性，會議紀(jì)要必須如實(shí)記錄每個人的觀點(diǎn)，不能只記錄某一方觀點(diǎn)，或者只記錄對自己有利的觀點(diǎn)。

三是紀(jì)要性，會議紀(jì)要必須在原始會議記錄的基礎(chǔ)上，經(jīng)過加工整理、歸納總結(jié)、提煉凝結(jié)而成，只列出主要觀點(diǎn)，不記錄具體細(xì)節(jié)。這是會議紀(jì)要與會議記錄的最大區(qū)別。

四是強(qiáng)制性。會議紀(jì)要形成的決議，包括對某個問題的看法、對某項(xiàng)工作的安排等，能夠指導(dǎo)實(shí)際工作，必須強(qiáng)制執(zhí)行，嚴(yán)格貫徹落實(shí)。

三、會議紀(jì)要的撰寫

1.會議前的準(zhǔn)備。召開會議前，一定要搞清楚會議召開的時(shí)間、地點(diǎn)、人員、主題和流程，初步了解與會人員的發(fā)言內(nèi)容，做到心中有數(shù)。

2.開會時(shí)一定要做好會議記錄。詳細(xì)、準(zhǔn)確、完整地記錄每個人發(fā)言的觀點(diǎn)，可以用錄音筆進(jìn)行錄音，以便原汁原味地記錄會議內(nèi)容。還可以用思維導(dǎo)圖將同類觀點(diǎn)記錄在一起，方便總結(jié)重點(diǎn)內(nèi)容，快速形成各個議題內(nèi)容。

3.會議紀(jì)要主要包括標(biāo)題、會議的基本情況、會議的主要內(nèi)容、結(jié)尾、落款和發(fā)送范圍等幾個主要部分。

4.會議紀(jì)要的標(biāo)題要能清楚地反映會議的主要內(nèi)容。一般有單式標(biāo)題和雙式標(biāo)題兩種寫法。單式標(biāo)題一般用“部門名稱+會議名稱+會議紀(jì)要”的形式。如“XX公司項(xiàng)目管理工作會會議紀(jì)要”。雙式標(biāo)題由“主標(biāo)題+副標(biāo)題”構(gòu)成，主標(biāo)題主要用來闡述會議的主要精神，副標(biāo)題主要說明召開會議的部門、內(nèi)容和文種等，如“貫徹落實(shí)職代會精神，推進(jìn)企業(yè)管理再上新臺階——XX公司企業(yè)管理工作座談會會議紀(jì)要”。一般的會議紀(jì)要多采用單式標(biāo)題。

5.會議的基本情況。主要包括會議的時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、出席人員、列席人員、記錄人等。這一部分內(nèi)容，可以放在開頭，也可以放在結(jié)尾，可根據(jù)各單位會議紀(jì)要的常用格式來定。會議的時(shí)間和地點(diǎn)據(jù)實(shí)記錄，時(shí)間精確到具體幾點(diǎn); 主持人一般是指會議的召集人；出席人員指參加會議并有表決權(quán)的人員；列席人員指參會但沒有表決權(quán)的人員；記錄人指從事會議記錄的人員。

6.會議的主要內(nèi)容。這是會議紀(jì)要的核心部分，主要寫清會議研究的問題、討論的意見、形成的決議、布置的任務(wù)、完成的目標(biāo)等主要內(nèi)容，也是各單位會后執(zhí)行的依據(jù)。

根據(jù)會議特點(diǎn)和會議規(guī)模的不同，會議的主要內(nèi)容一般有三種寫法。

第一種是集中概述法。就是將會議討論的問題、與會者的觀點(diǎn)、會議議定的事項(xiàng)進(jìn)行概括、總結(jié)、分類敘述，這種寫法適用于小型會議，討論的主題比較單一，各方意見比較集中統(tǒng)一，便于執(zhí)行。如果會議討論了幾個主題，可以將幾個主題分條進(jìn)行總結(jié)提煉。

第二種是分項(xiàng)敘述法。一般適用于大型會議或會議議題較多的會議。將不同議題分開來寫，先用幾個大標(biāo)題提綱挈領(lǐng)地指出議題，然后再敘述與會者的觀點(diǎn)或形成的決議。這種寫法條理清晰，敘述全面，便于后續(xù)執(zhí)行。

第三種是發(fā)言提要法。將每個人的發(fā)言內(nèi)容進(jìn)行歸納總結(jié)，將意見一致或觀點(diǎn)相同的發(fā)言總結(jié)在一起，并提煉出觀點(diǎn)。這種寫法能夠如實(shí)反映每一位與會者的意見，清楚記錄與會者的主要觀點(diǎn)，在一些討論性的會議上比較適用。

7.會議紀(jì)要的結(jié)尾。在總結(jié)歸納會議的主要內(nèi)容之后，要在結(jié)尾列出會議達(dá)成的共識、形成的決議，提出貫徹落實(shí)的號召與要求，明確落實(shí)責(zé)任和完成任務(wù)的時(shí)間表。

8.落款和發(fā)送范圍。會議紀(jì)要的落款是會議的主辦機(jī)關(guān)或單位，成文日期寫在主辦單位之后。發(fā)送范圍包括抄報(bào)上級部門或上級領(lǐng)導(dǎo)，抄送與會的各個部門和會議涉及的相關(guān)部門，以及需要執(zhí)行會議決議的下級部門。

9.語言文字風(fēng)格。會議紀(jì)要需要忠實(shí)記錄會議的實(shí)際情況和每位與會者的觀點(diǎn)，語言要平實(shí)，文字要精練，以簡練、清晰的敘述為主，文字不宜過于華麗，層次不宜過于復(fù)雜。常用的表達(dá)方式有：“會議議定了……”“會議指出了……”“會議達(dá)成了……”“會議要求……”等陳述性的表達(dá)方式。