數(shù)字化給企業(yè)帶來(lái)的價(jià)值是顯而易見,但是由于IT投入的金額大,CIO仍然常常面臨很多具有挑戰(zhàn)性的問(wèn)題,怎么又來(lái)要錢了?IT建設(shè)和開支有沒有計(jì)劃性?IT不是掙錢的部門,為什么花錢這么大手大腳,一個(gè)項(xiàng)目1000多萬(wàn)?能不能壓縮?為什么今年IT預(yù)算要5000萬(wàn)?這個(gè)ERP項(xiàng)目已經(jīng)超支預(yù)算50%,怎么搞的? 這些問(wèn)題涉及了公司IT投資管理的方方面面,從IT預(yù)算管理的視角來(lái)看,上述問(wèn)題實(shí)質(zhì)上包含了以下內(nèi)容:企業(yè)有沒有IT預(yù)算?IT預(yù)算應(yīng)該如何編制?IT預(yù)算金額多少是合理的?IT預(yù)算需要如何進(jìn)行控制?
從IT預(yù)算的價(jià)值來(lái)看,首先CIO可以通過(guò)IT預(yù)算全面掌握各項(xiàng)IT業(yè)務(wù),為IT支出提供詳細(xì)的合理性論證;其次,IT預(yù)算是IT專業(yè)人員和非專業(yè)的管理層溝通的橋梁;然后,通過(guò)對(duì)IT預(yù)算的執(zhí)行監(jiān)控可以控制IT支出;最后,通過(guò)對(duì)IT預(yù)算執(zhí)行結(jié)果的結(jié)構(gòu)、比率等的分析,可以評(píng)價(jià)目前IT系統(tǒng)業(yè)務(wù)分布的合理性,預(yù)測(cè)未來(lái)的變化。IT預(yù)算管理具有很強(qiáng)的決策相關(guān)性和有效性。此外,IT預(yù)算也為財(cái)務(wù)部門進(jìn)一步編制現(xiàn)金預(yù)算和融資提供依據(jù)。IT預(yù)算編制過(guò)程中的關(guān)鍵要素IT預(yù)算要和公司的戰(zhàn)略目標(biāo)保持一致編制IT預(yù)算前要及時(shí)掌握公司來(lái)年的總體戰(zhàn)略和其他業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)規(guī)劃,比如公司產(chǎn)品戰(zhàn)略、市場(chǎng)布局、營(yíng)銷戰(zhàn)略、商務(wù)模式、生產(chǎn)模式、供應(yīng)鏈戰(zhàn)略等,了解公司面臨的整體經(jīng)濟(jì)環(huán)境、機(jī)遇和風(fēng)險(xiǎn),銷售預(yù)測(cè),市場(chǎng)份額,目標(biāo)利潤(rùn)等信息。明確IT要支持公司重點(diǎn)發(fā)展的領(lǐng)域,按照公司戰(zhàn)略和IT建設(shè)自身規(guī)律來(lái)調(diào)整和安排IT業(yè)務(wù)活動(dòng)的優(yōu)先級(jí),控制IT項(xiàng)目的目標(biāo)和范圍,安排資金。IT預(yù)算可能稍稍滯后于各業(yè)務(wù)部門編制業(yè)務(wù)規(guī)劃和預(yù)算的時(shí)間點(diǎn)。但是IT預(yù)算并不是必然和企業(yè)銷售額預(yù)期呈正相關(guān)關(guān)系。深度考慮IT技術(shù)對(duì)于IT預(yù)算的影響IT預(yù)算和IT規(guī)劃是密切聯(lián)系的,IT預(yù)算是IT規(guī)劃的構(gòu)成,也是IT規(guī)劃在價(jià)值上的體現(xiàn)。
IT技術(shù)包括底層的IT基礎(chǔ)設(shè)施架構(gòu)、技術(shù)架構(gòu)、開發(fā)技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn),也包括各類軟硬件的具體技術(shù)。各類架構(gòu)之間彼此影響,關(guān)系密切,對(duì)財(cái)務(wù)預(yù)算的影響巨大且深遠(yuǎn),各類軟硬件技術(shù)特點(diǎn)對(duì)預(yù)算影響是很具體的。IT架構(gòu)的設(shè)計(jì)受到企業(yè)所處行業(yè)、規(guī)模、業(yè)務(wù)成長(zhǎng)、發(fā)展速度、業(yè)務(wù)變化靈活性等綜合影響。在應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)項(xiàng)目中,項(xiàng)目經(jīng)理需要憑借深厚的技術(shù)功底和經(jīng)驗(yàn)掌握開發(fā)所需工作量的投入,估測(cè)項(xiàng)目實(shí)施費(fèi)用。更深一層,目前IT技術(shù)更新速度非?？煳⒎?wù)、云原生、DevOps各種技術(shù)理念、產(chǎn)品、解決方案令人目不暇接,其宣傳的亮點(diǎn)之一就是從長(zhǎng)期來(lái)看可以降低IT運(yùn)營(yíng)的總成本(TOC),但同時(shí)不可避免帶來(lái)短期內(nèi)搭建新的平臺(tái)和遷移的高額轉(zhuǎn)換成本, CIO需要權(quán)衡長(zhǎng)期和短期投資,從IT預(yù)算上全面考慮。編制IT預(yù)算需全面盤點(diǎn)IT現(xiàn)有資源- 編制IT預(yù)算,首先要盤點(diǎn)清楚目前開展的IT業(yè)務(wù)活動(dòng)和擁有的資源,保障維護(hù)目前的IT業(yè)務(wù)所需要的資金。
- IT項(xiàng)目清單提供已經(jīng)立項(xiàng)但是目前尚在建設(shè)中的項(xiàng)目和未來(lái)要建設(shè)的IT項(xiàng)目。
- 固定資產(chǎn)清單提供目前已有的所有歸屬IT部門的固定資產(chǎn),且據(jù)此可以測(cè)算已有固定資產(chǎn)的折舊費(fèi)用;軟件清單提供已有的軟件及相關(guān)信息,據(jù)此測(cè)算是否需要根據(jù)公司發(fā)展追加采購(gòu)。
- 軟件維保清單提供維保費(fèi)用的測(cè)算,軟件投資的同時(shí)需要考慮維保費(fèi)用預(yù)算。
- 網(wǎng)絡(luò)線路清單提供所有網(wǎng)絡(luò)預(yù)算基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。
編制IT預(yù)算時(shí)要注意時(shí)間上的合理分布預(yù)算是對(duì)未來(lái)活動(dòng)的計(jì)劃,必然需要在時(shí)間維度上仔細(xì)斟酌。我們可以觀察以前數(shù)年的IT實(shí)際費(fèi)用分布來(lái)了解預(yù)算時(shí)間分布的規(guī)律,再分析相關(guān)事件的影響。
IT預(yù)算編制和控制大多情況下按照會(huì)計(jì)核算體系來(lái)處理。IT預(yù)算編制人員需要仔細(xì)分析IT業(yè)務(wù)費(fèi)用支出特點(diǎn),熟悉本企業(yè)會(huì)計(jì)政策下的IT業(yè)務(wù)核算所采用的會(huì)計(jì)科目體系,明確每一科目核算具體核算什么IT業(yè)務(wù),每一項(xiàng)IT業(yè)務(wù)支出歸屬哪個(gè)會(huì)計(jì)科目核算,要區(qū)別資本性支出和費(fèi)用性支出;區(qū)別權(quán)責(zé)發(fā)生制下的費(fèi)用和現(xiàn)金流出。此外,要學(xué)會(huì)使用一些財(cái)務(wù)手段,比如適當(dāng)時(shí)候考慮通過(guò)租賃來(lái)替代自建或者所有權(quán)采購(gòu);使用內(nèi)部轉(zhuǎn)移價(jià)格來(lái)計(jì)價(jià),以便明確IT為各業(yè)務(wù)部門提供服務(wù)的成本和收益。編制IT預(yù)算要有彈性冗余,要有應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的考慮,并且要定期修訂,及時(shí)響應(yīng)業(yè)務(wù)的快速變化。
一般來(lái)說(shuō),在信息化建設(shè)期、成長(zhǎng)期和穩(wěn)定成熟期,IT預(yù)算有不同表現(xiàn)。一般在建設(shè)期用于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和新系統(tǒng)建設(shè)設(shè)施的項(xiàng)目預(yù)算占很大比重,用于系統(tǒng)日常維護(hù)的預(yù)算比重較低;在穩(wěn)定成熟期,維護(hù)費(fèi)用占用的比重相對(duì)較大。如果預(yù)算分布和這一特征有悖,需要深入分析差異的合理性。
項(xiàng)目預(yù)算經(jīng)常用于新應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、大規(guī)模基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、重大系統(tǒng)升級(jí)等,涉及硬件、軟件、實(shí)施、培訓(xùn)等投入。對(duì)于信息化建設(shè)期的企業(yè),需要實(shí)施AIS、ERP等系統(tǒng),項(xiàng)目預(yù)算占很大比重,也有很多大型企業(yè)需提升供應(yīng)鏈管理水平或商業(yè)智能水平,實(shí)施SCM、CRM系統(tǒng)或BI,提高供應(yīng)鏈反應(yīng)能力或改變客戶體驗(yàn),上線這些系統(tǒng)需要建立大型數(shù)據(jù)庫(kù)和存儲(chǔ)系統(tǒng),項(xiàng)目預(yù)算也會(huì)非常大,需籌集專門資金,進(jìn)行嚴(yán)格的項(xiàng)目預(yù)算控制。
IT預(yù)算如何獲得業(yè)務(wù)和老板的支持
總而言之,在企業(yè)IT預(yù)算管理中關(guān)注上述關(guān)鍵點(diǎn),可以有效提升預(yù)算管理的效率和效果,真正發(fā)揮IT預(yù)算工具的價(jià)值。通過(guò)技術(shù)的聯(lián)合化、前沿化、集成化和標(biāo)準(zhǔn)化，公司可以優(yōu)化其IT支出，對(duì)技術(shù)的整合也將消除重復(fù)花銷并節(jié)省時(shí)間。同時(shí)，技術(shù)的前沿化將改善公司的整體生產(chǎn)力。優(yōu)化IT預(yù)算的最好方法之一，在于尋找需要關(guān)注的領(lǐng)域，并讓IT預(yù)算和企業(yè)戰(zhàn)略保持同步。對(duì)IT預(yù)算的跟蹤也將幫助企業(yè)獲得更高的回報(bào)率。
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