今天我們來談一下企業(yè)內(nèi)控制度的存貨管理。存貨管理是對生產(chǎn)經(jīng)營過程中全部的原材料、產(chǎn)成品、備品備件及其他物料進行管理和控制，以保證適當?shù)膸齑媪績?。存貨作為易變現(xiàn)的流動資產(chǎn)，相關(guān)管理做好了，可以降低企業(yè)成本，減少資金占用，加速企業(yè)資金流動。所以，企業(yè)存貨管理流程的建設至關(guān)重要。

存貨管理流程可分為存貨入庫管理流程、存貨出庫管理流程、存貨存放地點移動管理流程、存貨盤點管理、存貨報告管理。除上述管理流程外，存貨管理還涉及物料編碼的管理，所謂物料編碼，就是將企業(yè)采購的物資按類別進行編碼，物料編碼作為存貨管理的工具，對于一個物料繁多的企業(yè)，尤其是集團型企業(yè)顯得格外重要。物料的入庫、領用、盤點、存儲等工作極為繁瑣，借助物料編碼，可以方便物料的信息化管理，提高工作效率，增強物料數(shù)據(jù)的準確性。物料編碼要遵循簡單易記性、分類展開性、同類唯一性、持續(xù)性、可延展性等的原則，采用阿拉伯數(shù)字、英文字母或者兩者混合的方式進行編碼，并且由專人來完成物料編碼的維護工作。原則上一個企業(yè)的所有物料都應進行編碼。下面正式開始對存貨內(nèi)控管理的一些要點進行詳細講解。

入庫管理流程

1. 采購入庫管理流程：所有物資的采購都必須驗收合格后方能入庫，驗收不合格的，要進行退換貨處理。那么該如何驗收呢？驗收應由采購員先進行初步驗收并填寫電子《驗收收貨單》，連同發(fā)票（如有）上傳至OA（辦公自動化軟件，下同）自由審批流程并關(guān)聯(lián)《采購申請單》、《合同評審單》，需要過秤的由秤房過秤后在OA審批確認，庫管員或?qū)嶋H使用部門對物料的外觀、數(shù)量及相關(guān)合格證書進行驗收并在OA審批確認（合格證、說明書等紙質(zhì)文件應由庫管妥善保管或轉(zhuǎn)交相關(guān)部門，如轉(zhuǎn)交相關(guān)部門，需要雙方通過微信確認原件交接），生產(chǎn)原料、成品采購、生產(chǎn)輔料等需要化驗的，化驗部要在規(guī)定天數(shù)內(nèi)給出物料質(zhì)量的驗收結(jié)果并在OA審批確認。驗收合格后，由采購員通過ERP（企業(yè)資源計劃信息系統(tǒng)，下同）《采購訂單》生成《收料通知單》，庫管員在ERP中核對《收料通知單》經(jīng)庫房主管（該審批流各企業(yè)可以根據(jù)自身的業(yè)務情況進行設定，下同）審批后生成《采購入庫單》，完成入庫。

2. 產(chǎn)成品入庫管理流程-生產(chǎn)文員在ERP中打開《生產(chǎn)訂單列表》，選中相應的《生產(chǎn)訂單》生成《生產(chǎn)匯報單》，匯報當前生產(chǎn)的合格產(chǎn)成品的數(shù)據(jù)，生產(chǎn)主管審核《生產(chǎn)匯報單》并生成《生產(chǎn)入庫單》，庫管員核實實際入庫產(chǎn)成品，審核《生產(chǎn)入庫單》，經(jīng)庫房主管審批后在ERP中完成入庫操作。

3. 生產(chǎn)退料管理流程-由生產(chǎn)部文員在ERP中發(fā)起退料申請，經(jīng)生產(chǎn)主管和生產(chǎn)廠長批準后，由庫房接收退料，在實物退回原料倉庫并安排妥當之后，庫房管理員應及時更新ERP中數(shù)據(jù)。

4. 銷售退貨入庫管理流程：業(yè)務員確認退貨產(chǎn)品信息及退貨原因，通過OA填寫《退貨申請單》并獲得銷售主管、銷售總監(jiān)、銷售副總或總經(jīng)理的批準，同時抄送銷售內(nèi)勤、銷售會計、庫房、品控等相關(guān)人員。銷售內(nèi)勤根據(jù)相應的《銷售出庫單》在ERP中做《退貨通知單》。退貨產(chǎn)品由倉庫辦理接收，庫管員核實實際退回的產(chǎn)品與《退貨通知單》是否一致，根據(jù)《退貨通知單》在ERP中生成《銷售退貨單》，完成銷售退貨。退貨產(chǎn)品存至退貨倉位，懸掛黃色標志，等待待檢，并按規(guī)定保管。

存貨出庫管理流程

1. 生產(chǎn)領料管理流程-由計劃部或類似功能的部門通過ERP生產(chǎn)計劃模塊安排生產(chǎn)計劃，經(jīng)生產(chǎn)部、庫房、采購部、銷售部確認總經(jīng)理審批后（ERP無生產(chǎn)計劃模塊的企業(yè)建議建立微信群，由計劃部牽頭，征求生產(chǎn)部、庫房、采購部、銷售部意見后通過OA自由審批流程完成生產(chǎn)計劃的審批）抄送生產(chǎn)文員，由生產(chǎn)文員根據(jù)批準的生產(chǎn)計劃在ERP里錄入《生產(chǎn)訂單》，生產(chǎn)主管和生產(chǎn)廠長在ERP中/聯(lián)動OA審批。根據(jù)設定好的BOM(所謂BOM即物料清單，是企業(yè)所生產(chǎn)的產(chǎn)品所需的各種物料組成清單，通俗點講就是產(chǎn)品配方)，生產(chǎn)文員直接由審批后的《生產(chǎn)訂單》生成《生產(chǎn)用料清單》，生產(chǎn)主管和生產(chǎn)廠長在ERP中審批《生產(chǎn)用料清單》，確認生產(chǎn)用料，生產(chǎn)文員通過《生產(chǎn)訂單》生成《直接調(diào)撥單》，由生產(chǎn)人員到庫房領料，倉管員根據(jù)ERP信息安排實物出料并完成ERP的審核，經(jīng)庫房主管審批后實現(xiàn)由 “材料倉”（實際的存貨保管倉）到“車間倉”（車間生產(chǎn)過渡倉）的領料。生產(chǎn)文員根據(jù)每日實際生產(chǎn)用料，由經(jīng)審批的《生產(chǎn)訂單》生成《生產(chǎn)領料單》，完成從“車間倉”的領料。

2. 產(chǎn)成品出庫流程-由銷售員提起OA發(fā)貨申請（可通過OA自由審批流程），經(jīng)銷售會計審批（銷售會計應復核該申請是否有對應的銷售合同，銷售合同是否已經(jīng)通過OA審批且已經(jīng)加蓋印章，款項是否已經(jīng)到賬或是否滿足賒銷條件,這些條件都具備后，銷售會計應更新銷售合同管理臺賬），銷售負責人審批后抄送銷售內(nèi)勤、物流、庫管員、司秤等相關(guān)人員。銷售內(nèi)勤根據(jù)OA審批后的發(fā)貨申請錄入ERP《銷售訂單》，并通過ERP提交由銷售主管或銷售總監(jiān)批準后，生成《發(fā)貨通知單》。物流根據(jù)《發(fā)貨通知單》組織車輛裝運工作并在ERP《發(fā)貨通知單》中錄入車輛信息。庫管員根據(jù)《發(fā)貨通知單》組織發(fā)貨，并在ERP中由《發(fā)貨通知單》生成《銷售出庫單》，裝車后到秤房過秤并由秤房核實發(fā)貨申請數(shù)量與過秤數(shù)量，秤房人員在ERP《銷售出庫單》中維護過秤信息并審核打印后由提貨人簽字，提貨人憑借銷售出庫單一聯(lián)做為出廠的憑證，門衛(wèi)要負責檢查。簽字后的《銷售出庫單》由司秤人員每天定時返回銷售會計手中。

存貨存放地點移動管理流程

存貨應按照不同類別、性能、特點和用途分倉庫保管 ，同類別的存貨也要按照入庫批次不同分開保管。而在實操業(yè)務中，會因各種原因產(chǎn)生存貨存放地點的移動，如因某一地區(qū)倉庫庫存不足需要從其他倉庫進行的存貨調(diào)撥行為。存貨存放地點的移動只是存貨在企業(yè)內(nèi)部發(fā)生地點的轉(zhuǎn)移，仍需作為企業(yè)的一項資產(chǎn)進行管理。存貨存放地點移動管理的流程分兩種，具體如下：

1. 如果是在同一座倉庫由同一個庫管員管理，庫管員在ERP系統(tǒng)中申請庫存移動，由倉庫主管審批后，庫管員安排對存貨進行實物移動并更新ERP中的數(shù)據(jù)。

2. 如果存貨是在不同的倉庫移動，由調(diào)出倉庫的庫管員通過ERP填寫調(diào)撥單或類似的申請，經(jīng)庫房主管審核，生產(chǎn)廠長、財務負責人在ERP中審批后調(diào)出倉庫，調(diào)入倉庫管理員核對ERP中的信息及對實物確認后，安排庫存實物的存放，并更新ERP數(shù)據(jù)。

存貨盤點管理流程

1. 庫管員應不時對各類存貨進行實地清查和盤點庫（建議最好每天抽查盤點一次），清點核對庫存物資和ERP數(shù)據(jù)，做到賬實相符，保證即實庫存數(shù)據(jù)的準確性，及時發(fā)現(xiàn)并掌握存貨的滅失、損壞、變質(zhì)和長期積壓等情況，對出現(xiàn)的異常情況能及時匯報。

2. 財務部、生產(chǎn)部應聯(lián)合庫房按月對存貨進行盤點。原則上盤點日定在月末的最后一天（各企業(yè)可根據(jù)情況安排，適當提前盤點時間，但必須每月盤點）。盤點由財務部牽頭，事先從ERP中導出相關(guān)存貨數(shù)據(jù)并制作紙質(zhì)盤點表，由生產(chǎn)部、庫房主管一同盤點，最后三方簽字確認。

3. 存貨盤點出現(xiàn)差異時，應由庫房及時查找原因并提供情況說明，由財務出具盤點報告。存貨盤虧時，如屬于人為原因造成的損失，應明確責任人，由責任人承擔相應損失；如非人為原因造成的損失或存貨盤盈，由財務部根據(jù)實際情況出具處理意見，通過OA自由審批流程，經(jīng)財務負責人，總經(jīng)理批準后，及時更新ERP中的存貨數(shù)據(jù)。

存貨報告管理流程

對任何企業(yè)來講，銷售分析也好，存貨控制也好，都離不開存貨報告的支持，而如何能及時準確地掌握企業(yè)存貨數(shù)據(jù)，是大多數(shù)企業(yè)都面臨的困難。其中最大的難點是因企業(yè)系統(tǒng)配置、人員素質(zhì)、企業(yè)管理低下等原因?qū)е碌拇尕洈?shù)據(jù)無法及時錄入或錄入不準確，導致存貨數(shù)據(jù)抓取困難。通過以上管理流程，可形成即時庫存表、存貨收發(fā)存結(jié)存表、存貨盤點報告、銷售明細表、采購明細表等等存貨報告，能幫助公司管理層、財務人員、審計人員等隨時獲取公司存貨信息，并與存貨實物狀態(tài)保持一致。如某一日或某一段時間內(nèi)的采購入庫量金額、銷售出庫量及金額、截止到某日的庫存量等等。

因水、電等的費用只能按月進行成本歸集，且系統(tǒng)成本核算需要存貨核算模塊、生產(chǎn)模塊等業(yè)務模塊關(guān)賬（一月結(jié)賬一次）后才能進行，故企業(yè)成本核算只能按月進行，無法實時取得生產(chǎn)成本數(shù)據(jù)。

結(jié)束語：本文由我和我團隊的劉靜女士共同完成。在企業(yè)存貨管理中，如何保證存貨數(shù)據(jù)的時效性與準確性是管理中的兩大難點，以致企業(yè)成本核算困難，庫存量無法實時監(jiān)控，造成庫存儲備不足或過多，給企業(yè)帶來經(jīng)濟損失。上述存貨管理流程通過OA、ERP兩種信息系統(tǒng)軟件聯(lián)動（許多ERP系統(tǒng)自帶的OA系統(tǒng)不是很好用，所以大多數(shù)企業(yè)還是選擇了通用OA軟件及專業(yè)的ERP軟件兩種不同的軟件，但兩種軟件的集成是未來發(fā)展的趨勢），實現(xiàn)了無紙化辦公，有效減少了因單據(jù)傳遞不及時或丟失產(chǎn)生的問題，提高了數(shù)據(jù)傳遞的有效性，并通過多方控制保證各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)更新的準確性，以實現(xiàn)存貨的合理控制，規(guī)避企業(yè)風險及損失。