解決之道：借助強大靈活的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)考勤工時的集中和標準化，同時追求更加精細的管控。

很少有企業(yè)不使用考勤工具的，但通過上面的診斷我們發(fā)現(xiàn)，如果系統(tǒng)沒有強大的實時性和自動化處理能力，很難實現(xiàn)大規(guī)?？熹N品企業(yè)勞動力的集中和標準化管控，更不能通過一些精細的假勤、加班、工時等管理幫助公司優(yōu)化人工成本。

考勤專員張慧說：“我認為一個好的考勤管理系統(tǒng)，要能夠?qū)崿F(xiàn)一些精細和復(fù)雜計算的自動化處理，同時信息能夠及時反饋。 下面這些規(guī)則如果手工做或者工具落后，處理起來真是費時費力?！?/p>

在經(jīng)過人力資源部門的會議討論后，王欣對精細化考勤寄予了期望：“時間管理是企業(yè)內(nèi)部管理的聚寶盆 ，考勤不僅僅是為了算薪資，它其實還關(guān)系到很多被我們漠視了的，甚至是熟視無睹的時間浪費，考勤管理是否精細、執(zhí)行是否到位，是可以幫助公司省不少錢的?！?/p>

車間經(jīng)理劉敬補充道：“排班不好造成過多或過少的原因，一是沒有很好的結(jié)合實際生產(chǎn)的需要和變化；二是對員工技能、崗位匹配和時間可用性了解不夠。但是，如果排班工時不足，生產(chǎn)就難以保障，只能以大量的計劃外加班來彌補，勢必造成員工疲勞，也存在質(zhì)量和安全隱患；而當(dāng)排班工時過量時，人員浪費是肯定的，這時員工要么閑著拿工時工資，企業(yè)承擔(dān)不必要的成本，要么我們讓員工放假回家，他們也不高興?！?/p>

解決之道：通過靈活排班實現(xiàn)生產(chǎn)和用工的平衡

生產(chǎn)企業(yè)往往會制定一些固定的班次和輪轉(zhuǎn)模式，比如兩班倒或者四班三運轉(zhuǎn)等等，員工依照自己某個周期內(nèi)所屬的班次打卡出勤。在生產(chǎn)比較穩(wěn)定的情形下，這樣的排班簡單有效；但正如前述的分析，快銷品企業(yè)多數(shù)情況是在較短的周期內(nèi)生產(chǎn)變化頻繁的品種和數(shù)量，如果排班一成不變就只能實現(xiàn)大約70-80%的匹配。

IE經(jīng)理杜飛說：“我參觀過一家非常有名的生產(chǎn)休閑食品的大企業(yè)，他們在排班和勞動力資源調(diào)配方面總結(jié)出很好的一套方法及模型，咱們是可以借鑒的。”

首先，導(dǎo)出生產(chǎn)系統(tǒng)中細化到每個SKU的生產(chǎn)計劃， 再結(jié)合設(shè)備和人力配備標準，提前一周估算出每天、產(chǎn)線、班組所需人工量，如下表：

為了充分利用員工的時間，同時也能夠發(fā)揮員工特長及優(yōu)勢，他們實行多技能管理，即員工除了主崗位技能外還掌握第二甚至第三技能，根據(jù)需要可以被靈活調(diào)用，如下圖：

每周五生產(chǎn)部會根據(jù)產(chǎn)量和人員需求進行排班，首先考慮員工所在班次當(dāng)周的時間匹配，當(dāng)所在班次人員不足時，優(yōu)先考慮將中班員工拆班（8小時的班次拆成12小時班次）進行支持，其次考慮借調(diào)其他班次員工。在進行班次和崗位匹配的同時需要遵循勞動法規(guī)和員工排班規(guī)則，例如每周的最多排班天數(shù)，每日最長工作小時數(shù)，技能證書的匹配等。在人力成本最優(yōu)化匹配的同時，嚴格遵循勞動法以及排班規(guī)則，并考慮員工已工作時長，加班情況，假期余額，是否需要休息等因素。

生產(chǎn)總監(jiān)符強說道：“明白了，一個好的排班要實現(xiàn)三個方面的均衡：滿足客戶要求（按時按質(zhì)完成生產(chǎn)交貨）、滿足公司人工成本最優(yōu)（人工使用率和效率的最大化）、提高員工滿意度（合理的工作和休息，個人價值發(fā)揮）。我認為這是未來我們改進的方向?！?/p>

生產(chǎn)總監(jiān)符強順著話音說道：“是的，快銷品企業(yè)生產(chǎn)是有季節(jié)性變化，旺季和淡季的波動很明顯。對此我們有一些措施，比如實行綜合工時、旺季兩班倒、淡季三班倒等等，或者在旺季時補充一些臨時用工，這些辦法用得好確實是可以應(yīng)付生產(chǎn)季節(jié)性波動帶來的人工需求的變化，但由于缺乏有效的系統(tǒng)支持，沒有翔實的勞動力大數(shù)據(jù)智能分析，在勞動力規(guī)劃方面必然存在偏頗，導(dǎo)致了用工浪費?！?/span>

解決之道：利用勞動力大數(shù)據(jù)洞察一線管理，輔助用工規(guī)劃

其實企業(yè)已經(jīng)擁有很多勞動力數(shù)據(jù)，包括考勤、排班、工時、生產(chǎn)等等，但由于這些數(shù)據(jù)大多孤立分散、滯后、不夠細致等，因而對發(fā)現(xiàn)具體問題，分析產(chǎn)生原因和采取針對性辦法幫助有限。

IE經(jīng)理杜飛說：“我參加過一些勞動力管理的研討會，其他企業(yè)分享了他們利用真實數(shù)據(jù)而形成的智能分析報表，的確可以給企業(yè)在勞動力管理方面提供很大的決策幫助?！?/p>

上面圖表有關(guān)加班的分析，可以發(fā)現(xiàn)：

• 在同等生產(chǎn)任務(wù)下，有的工廠加班工時用的多，有的用得少，經(jīng)過溯源鉆取，條件篩選，比如看人數(shù)、工種等是否一致，如果相同，那么加班多的工廠用工管理一定有問題，需要問責(zé)。

• 為什么經(jīng)常加班的總是集中在一部份員工？進一步調(diào)查發(fā)現(xiàn)大多是技能熟練的員工，這未必是好現(xiàn)象。這部分優(yōu)秀員工可能會因為經(jīng)常超時工作過度疲勞而流失，而且從一線管理來講應(yīng)該想辦法提高其他員工的技能，讓大家在工作時間上趨于均衡。

請假和缺勤在企業(yè)管理中是客觀存在的，關(guān)鍵是如何積極應(yīng)對，使它對生產(chǎn)經(jīng)營的影響降至最小。上面圖表的缺勤度分析的價值在于：

• 通過一年的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，發(fā)現(xiàn)每周的第一、四天缺勤總是高于其他日子，那么這就給生產(chǎn)計劃部門信號：在這幾天要考慮人員特別是關(guān)鍵崗位的備份，避免人員缺失造成對產(chǎn)線的影響。

• 而對于那些遲到缺勤明顯高于其他人的員工，則需要針對性做工作幫助改進，或者反過來表彰鼓勵做得好的員工，用先進來促進做得不好的員工。

食品飲料企業(yè)生產(chǎn)季節(jié)性很明顯，如果按高峰配置全職正常員工，企業(yè)負擔(dān)太重，所以會在旺季引入一些外包或者派遣的員工，從事某些簡單的輔助性工作。但是，在哪些時間段使用多少數(shù)量的人員，如果只是憑經(jīng)驗主觀決定，效果一定是不理想的。

如果能利用類似上圖中大數(shù)據(jù)分析提供的參考，結(jié)合生產(chǎn)預(yù)測，在各類工種的使用上就能夠估算出需要的合理的人力預(yù)算。如果再結(jié)合智能排班工具，還能推薦合理班制，比如旺季兩班倒，淡季三班倒等等。

生產(chǎn)運營總經(jīng)理蔣鵬表示：“這個太好了，每次我給管理層匯報人力成本和效率問題，往往缺乏有說服力的數(shù)據(jù)，也很難拿出針對性的解決辦法，我非常需要這些數(shù)據(jù)?！?/p>

本文作者系Kronos勞動力研究院成員、Kronos大中華區(qū)咨詢經(jīng)理李品偉。

本文刊登于HRoot《人力資本管理》。

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