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《搞定：無壓工作的藝術(shù)》這本書，是一本時間管理指南，教你在繁重的工作壓力之下，通過有效的時間管理技術(shù)解除精神負擔，保持大腦的良好狀態(tài)，從而輕松高效地完成工作。時間管理領(lǐng)域的經(jīng)典名作，首創(chuàng) GTD 時間管理理論并提供可行方法，幫助你解除精神負擔，保持大腦良好狀態(tài)，輕松高效完成工作。本書作者戴維·艾倫，美國著名的管理思想家，時間管理領(lǐng)域的世界級權(quán)威，GTD 時間管理方法的創(chuàng)始人。我們在工作中基本都會遇到工作量繁重，但是時間、精力又有限的情況，這給我們帶來很大壓力。你可能一天要寫上百封電子郵件，也可能同時在幾十個微信群里回復信息，在這種狀態(tài)下，你的工作狀態(tài)很難達到最好，還會影響生活的幸福感，所以，越來越多的職場人需要學會時間管理方法。在社會運轉(zhuǎn)速度越來越快的情況下，人們面臨的工作壓力越來越大，也越來越普遍，這才產(chǎn)生了對于時間管理技術(shù)的迫切需求。不過，人們進行時間管理的基本工具仍然是備忘錄、時間表、日程表、工作計劃這些東西，很多現(xiàn)代的時間管理學流派，也就將注意力集中在了工作計劃上，將時間管理的目標設(shè)定為更好地制定工作計劃，通過組織整理、統(tǒng)籌優(yōu)化或是選擇優(yōu)先事項等具體方法，讓你的日程變得條理清晰，然后妥善執(zhí)行計劃，達到避免遺漏、提高工作效率和質(zhì)量的目標。對于人類大腦的這個特性，用電腦來打個比方就更清楚了。電腦用于運算的核心部件是中央處理器，也就是 CPU，然后有個部件和 CPU 相連，叫做隨機存儲器。需要運算的數(shù)據(jù)在輸入 CPU 之前，以及運算結(jié)果從 CPU 輸出之后，都需要在隨機存儲器里短期存儲一下。但是，隨機存儲器不能堆積太多的數(shù)據(jù)，如果它被填滿了，CPU 的運算能力就會急劇下降。手機的情況和電腦是相似的，而人類大腦也是如此，昨天的任務(wù)沒有處理完，明天的任務(wù)需要明確細節(jié)，這些占用記憶資源的內(nèi)容如果堆積過多，就會嚴重影響大腦的思考能力。戴維·艾倫最初提出 GTD 方法的時候，電腦技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還不發(fā)達，所以他在建立工作計劃系統(tǒng)的時候，主要還是依靠紙質(zhì)文件夾或是小本本，如今技術(shù)日新月異，你可以用電腦軟件、用 iPad 和手機的 App，更加方便地整理工作計劃。不過，無論是小本本還是 App，它們承擔的角色并沒有發(fā)生本質(zhì)變化。對于大腦來說，不同載體不同形式的工作計劃系統(tǒng)，就相當于你的外腦，外腦承擔記憶功能，就能將你的大腦解放出來，讓你擺脫壓力和焦慮，輕松而專注地處理眼前的工作。衡量這樣的一個工作計劃系統(tǒng)是否成功，并不在于載體和形式，最先進的 App 不一定比最原始的小本本有效果，其中的關(guān)鍵是，將工作任務(wù)整理到這個系統(tǒng)里去之后，你是否真的可以在大腦里擺脫它們。如何才能擺脫呢？有兩點要注意。第一，昨天的工作任務(wù)一定要按計劃完成，除了那些自己不能控制的特殊情況之外，不應(yīng)該留下尾巴。昨天的工作留下尾巴，在腦海里揮之不去，就會影響今天的狀態(tài)。而且，工作留尾巴還有另外一層危害：我們大腦的狀態(tài)會受到情緒的影響，你在制定工作計劃、給每一項工作排定完成時間的時候，就相當于在做一個自我承諾，工作沒有按計劃完成，就相當于自我承諾沒有實現(xiàn)，雖然沒有外人來懲罰，但這種自我承諾的落空也會導致內(nèi)心的挫折感，這種挫折情緒會進一步增加你的精神負擔，影響你的大腦狀態(tài)。第二，明天的工作任務(wù)在整理到工作計劃系統(tǒng)中的時候，一定要清晰、明確、富有條理、信息充分。整理工作計劃的一方面功能，就是幫你的大腦做備忘錄。所謂的備忘，意思就是說，你的大腦即使忘了也沒關(guān)系，因為整理到外腦里的信息是充分的，等到需要的時候，看一眼就可以動手干活。但是很多時候，人們整理工作計劃并不認真，甚至只是寫一兩個字，代表對某件工作的提示，結(jié)果時過境遷，再看到這一兩個字的時候，并不能回憶起工作的完整內(nèi)容。一旦這種情況成了習慣，大腦也會有所保留，即使整理出了工作計劃，也不敢放心大膽地將工作任務(wù)從腦子里趕出去，結(jié)果也就始終不能擺脫緊張和焦慮了。整理妥當?shù)墓ぷ饔媱澮欢ㄒ唧w到行動，當你拿起計劃，馬上就可以執(zhí)行。像“某某產(chǎn)品市場營銷方案”這樣的名詞性表述，并不是合格的計劃內(nèi)容，只有“協(xié)同某某部門討論確定某某產(chǎn)品市場營銷方案”這樣的動詞性表述，才能說清楚你要采取行動的具體內(nèi)容。GTD 方法將工作流程劃分為五個獨立的階段，五個階段循序漸進，構(gòu)成了高效完成時間管理、推進工作進程的橫向管理系統(tǒng)。五個階段的步驟依次包括：第一，收集，要收集一切與工作相關(guān)的事務(wù)與信息；第二，理清，要理清每個項目的意義和相關(guān)措施；第三，整理，要組織整理形成工作清單，提出選項；第四，回顧，要進行思考回顧，保障系統(tǒng)的有效運行；第五，執(zhí)行，要著手行動，全身心地投入工作中。這五個步驟并不復雜，你在每天日常的工作和生活中，可能已經(jīng)不自覺地運用了這套方法。設(shè)想這樣一種情形，朋友前來拜訪，你準備給他做頓飯，而這個時候廚房里一團糟，你會怎么處理呢？首先，你要確定所有需要妥善放置的東西，食材、調(diào)料、廚具、垃圾，這一步是收集；然后，你決定哪些要扔掉，哪些要留在原處，哪些應(yīng)當重新擺放，這一步是理清；接下來，你根據(jù)要做的菜，將不用的東西放回冰箱和柜子，要用的東西擺放在順手的地方，青菜放在水池中清洗，垃圾扔進垃圾桶，這一步是整理；然后你核對一下準備的食譜，看看手頭材料和工具是否齊備，這一步是回顧；最后，點火，起鍋，開始做飯，這一步就是執(zhí)行。縱向管理方法也分為五個步驟，第一步是定義目標和原則，既要弄清楚這個工作項目所要達到的目標，也要明確在處理這項工作項目的過程中，你所遵循的原則和價值觀。第二步是展望結(jié)果，描繪前景。工作項目成功之后，將會是一幅什么樣的景象，你應(yīng)當在大腦里清楚勾勒出來，而且能用語言清晰描述出來。第三步是頭腦風暴。有了目標，有了關(guān)于未來成功的景象，在足夠放松的狀態(tài)下，你的大腦就開始自動運轉(zhuǎn)，產(chǎn)生一個一個的想法，這就是頭腦風暴。人們發(fā)明了很多技巧和工具，幫助大腦在頭腦風暴中更好地捕捉創(chuàng)意思維的成果，比如這幾年我們耳熟能詳?shù)乃季S導圖。不過，比選擇工具更重要的，是你在頭腦風暴的過程中應(yīng)當足夠放松，給思維延展留下充分的空間。一開始主要追求數(shù)量，不要太在意質(zhì)量，不要對自己的想法過早給予評判和質(zhì)疑，要努力打破常規(guī)和思維定式，至于對想法的評價、分析和組織，留給下一步就好了，也就是第四步，組織整理。在第四步組織整理這個階段，你要明確項目的關(guān)鍵，將推動項目成功所需的條件整理分類，然后上一階段不是頭腦風暴了嗎？再把獲得的成果分類填空，在每一類別內(nèi)部進行評估，形成最佳方案。最后一步，也就是第五步，采取行動。你要根據(jù)確定的方案，妥善分配資源，堅持不懈，直到成功。
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