會議轉(zhuǎn)場時間短，怎樣組織更高效？

仿佛牽動 2019-12-11

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會議轉(zhuǎn)場是會務(wù)人員經(jīng)常遇到的一項(xiàng)具體工作。由于每次轉(zhuǎn)場時間緊、任務(wù)重，很容易造成會場“忙亂”，影響會議實(shí)效。因此，做好會議轉(zhuǎn)場，對提高會議質(zhì)量至關(guān)重要。實(shí)踐中，我們總結(jié)了“一推演、二分工、三實(shí)操”的經(jīng)驗(yàn)做法，與大家交流探討。

以省委辦組織的“一報告兩評議”會議和傳達(dá)學(xué)習(xí)貫徹全國兩會精神會議的具體組織工作為例。這兩個會議參會人員范圍廣、重疊多，主席臺就座的領(lǐng)導(dǎo)變化較大，在第一個會議結(jié)束后，重新布置會場、組織會議轉(zhuǎn)場，是會務(wù)工作的難點(diǎn)所在。特別是需要10分鐘之內(nèi)，在排間距約80cm的狹窄空間中，迅速完成第一個會議上190余人的桌簽回收、材料清退和第二個會議240余人的桌簽擺放、材料分發(fā)，還需要更換參會人員水杯。同時，需要重新布置主席臺，包括擺放材料、調(diào)整桌椅、調(diào)試話筒等工作。如何在短時間內(nèi)精準(zhǔn)高效完成以上會議轉(zhuǎn)場任務(wù)，是會務(wù)人員面臨的難題。

為做好會議轉(zhuǎn)場，會前我們對參會人員結(jié)構(gòu)及兩次會議間會場人員流動情況進(jìn)行了分析。

首先，參會人員可分為僅參加第一個會議的、僅參加第二個會議的、兩個會議都參加的共三類。根據(jù)人員結(jié)構(gòu)，在第一個會議前需要做好以下三件事：

一是在兩個會議都參加的人員座位上擺放第二個會議的座次圖，明確具體座次。二是在會場通過PPT播放第二個會議參會通知，提醒按時參會。三是在會場外安排會議休息區(qū)，供僅參加第二個會議的人員臨時休息，便于后續(xù)統(tǒng)一組織入場。做好這三件事，可以縮短會議轉(zhuǎn)場時間，提高會議轉(zhuǎn)場效率。

其次，兩次會議銜接期間，會場內(nèi)有五類人員在流動。若協(xié)調(diào)配合不好，會影響轉(zhuǎn)場效率。

一是參會人員。第一個會議參會人員陸續(xù)離場，第二個會議參會人員接續(xù)入場。二是會務(wù)人員。負(fù)責(zé)會場桌簽重新擺放，檢查參會人員是否有遺落物品。三是組織部工作人員。負(fù)責(zé)第一個會議材料回收、評議票整理、票箱撤出。四是服務(wù)人員。負(fù)責(zé)會場水杯更換，主席臺座椅調(diào)整、話筒調(diào)試。五是分發(fā)材料人員。負(fù)責(zé)擺放第二個會議材料。

針對以上分析，我們做了三項(xiàng)工作：

一是推演設(shè)計。分管領(lǐng)導(dǎo)召開協(xié)調(diào)會，結(jié)合會議實(shí)際，推演轉(zhuǎn)場情景，設(shè)計轉(zhuǎn)場環(huán)節(jié)，制定轉(zhuǎn)場初步方案。之后，在征求會務(wù)人員意見建議基礎(chǔ)上，進(jìn)一步修改完善，形成最終方案。

二是精準(zhǔn)分工。根據(jù)轉(zhuǎn)場方案，精準(zhǔn)安排任務(wù)分工，依據(jù)每個人的特點(diǎn)和能力，安排合適的任務(wù)，確保人盡其才、才盡其用，各司其職、各盡其責(zé)。

三是實(shí)景演練。會前根據(jù)轉(zhuǎn)場方案和任務(wù)分工，召集全體人員反復(fù)進(jìn)行實(shí)景演練。把整個轉(zhuǎn)場過程向每個參與人員交代清楚，讓大家心中有大局；把每個人所需要完成的任務(wù)要求及每個環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)交代清楚，讓大家明白應(yīng)該怎么辦；把桌簽、材料、水杯、桌椅的位置及話筒音量交代清楚，讓大家明白做到什么程度。每個參與者不越位、不缺位、不錯位，相互補(bǔ)臺、相互提醒，確保各項(xiàng)工作一步到位。

實(shí)踐證明，我們的做法是行之有效的，會議轉(zhuǎn)場忙中有序、整齊劃一，大家在各自空間內(nèi)認(rèn)真履職盡責(zé)，在規(guī)定時間內(nèi)圓滿完成任務(wù)，展示了會務(wù)人員良好形象，保證了第二個會議按時召開。總結(jié)轉(zhuǎn)場經(jīng)驗(yàn)，有以下三點(diǎn)感悟：

前瞻性謀劃。提前謀劃和周密考慮會議轉(zhuǎn)場的各個環(huán)節(jié)，把可能出現(xiàn)的問題想全面，把解決問題的對策制定好。我們提前摸清參會人員結(jié)構(gòu)，提前擺放第二次會議座次圖，提前播放第二個會議參會通知，提前準(zhǔn)備會場外參會人員休息區(qū)，提前針對會議銜接期間的人員流動科學(xué)安排實(shí)景演練，等等，這些都是前瞻性的工作，只有提前準(zhǔn)備，把服務(wù)做細(xì)做精做實(shí)，各種問題才會迎刃而解，會議轉(zhuǎn)場才能有條不紊。

精準(zhǔn)化分工。任務(wù)分工要人適其崗、人盡其才，使每個接受任務(wù)的同志，都能在會場“一片忙亂”的情況下，不受外界因素干擾，在短時間內(nèi)精準(zhǔn)高效完成好自己的任務(wù)。這次轉(zhuǎn)場過程，雖然看著千頭萬緒，但是大家都在自己的“責(zé)任田”井井有條地精耕細(xì)作，誰也沒有受到外界和彼此的干擾，都獨(dú)立完成好自己的任務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)“1+1>2”的效果。

全要素落實(shí)。按照會議要素法，科學(xué)制定會議轉(zhuǎn)場方案，把會議中牽涉到的所有要素分解到事、落實(shí)到人，做到事接事、人對人，形成閉環(huán)，確保指令明確、任務(wù)具體、操作性強(qiáng)。比如這次轉(zhuǎn)場，主席臺椅子如何搬，會場水杯如何換，每排桌簽如何撤如何擺，會場材料如何回收如何發(fā)放，票箱何時搬出會場、放到哪里，等等，都在會前有序安排，在實(shí)景演練中和實(shí)戰(zhàn)中有序落實(shí)。

（作者單位：山西省委辦公廳會務(wù)處）

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