不同性質(zhì)的企業(yè)，不同的單位，不同的組織機構(gòu)，不同的環(huán)境，尤其是民營企業(yè)取決于主要領(lǐng)導(dǎo)人的思想理念，其行政管理所轄的具體工作內(nèi)容是不同的，通常包括：日常辦公事務(wù)管理、人事行政管理、文書檔案管理、會議管理、財產(chǎn)管理、生活福利管理及安全、后勤保障管理等，具體包括：相關(guān)制度的制定和執(zhí)行推動、日常辦公事務(wù)管理、辦公物品管理、文書資料管理、檔案管理、會議管理、涉外事務(wù)管理、生活、福利、車輛、安全、保衛(wèi)、衛(wèi)生等。

但實際上，許多的企業(yè)行政管理人員都是從其他崗位上調(diào)過來的，或者是從社會及高校畢業(yè)生中招聘過來的，專業(yè)性不強，缺乏專業(yè)的行政管理工作經(jīng)驗，甚至是固化的傳統(tǒng)的管理辦法，管理效率低，成本高。行政管理的工作性質(zhì)決定了，日常工作中，流程固化程度較高，存在大量重復(fù)作業(yè)，絕大多數(shù)是事務(wù)型的工作，相對來說比較瑣碎和繁雜。所以必須實行傳統(tǒng)的行政管理模式與信息化的行政管理和辦公模式相結(jié)合方式，使行政管理人員更簡單明確的清晰流程，實現(xiàn)精確管理和科學(xué)規(guī)劃，按照標(biāo)準(zhǔn)化的要求，用現(xiàn)代化的方法，不斷改善和提升行政管理工作職能，更好地服務(wù)于企業(yè)發(fā)展大局。

傳統(tǒng)的行政管理模式想必大家都比較熟悉，在這里不作闡述，下面著重闡述一下企業(yè)信息化行政管理的設(shè)想。

一、企業(yè)開展信息化行政管理的必然趨勢

經(jīng)濟效益是企業(yè)一切活動的根本出發(fā)點，采用現(xiàn)代管理方法、提高經(jīng)營管理水平是提高企業(yè)經(jīng)濟效益的主要辦法，科學(xué)管理也是現(xiàn)代企業(yè)制度的主要內(nèi)容。新時代企業(yè)之間的競爭，不僅僅是戰(zhàn)略格局、科學(xué)技術(shù)、人才發(fā)展方面的競爭，更是行政管理工作的競爭。企業(yè)只有重視行政管理的基礎(chǔ)架構(gòu)作用，利用科學(xué)技術(shù)，變革傳統(tǒng)的管理思維模式，創(chuàng)新管理方法，逐步提高企業(yè)行政管理水平，才能提升企業(yè)在市場經(jīng)濟體制下的影響力與競爭力。

二、企業(yè)信息化管理的實施方案

   （一）檔案管理

檔案收集整編作為行政辦公檔案管理的核心業(yè)務(wù)，人工整理存在大量重復(fù)工作，且由于數(shù)量較多、類型繁雜，后期查找多有不便。此時可充分發(fā)揮電子檔案和檔案信息化優(yōu)勢，在檔案整理、利用、存儲過程中通過技術(shù)手段，例如通過在公文系統(tǒng)流轉(zhuǎn)中加入二維碼信息，建設(shè)公文二維碼系統(tǒng)，每份發(fā)文生成唯一二維碼，二維碼包含ID、文號、標(biāo)題、文種、發(fā)文單位、擬稿人、印章等信息。達到簡化歸檔信息，減少檔案重復(fù)錄入工作，并優(yōu)化簡化整編流程的目的，實現(xiàn)檔案排序、編號、組卷、裝盒等基礎(chǔ)過程自動化，提升檔案收集整編的核心業(yè)務(wù)功能。

（二）公文管理

根據(jù)公文管理流程，提煉可精簡、可自動化處理的場景及步驟，分類別建立流程審批工作流，實現(xiàn)公文管理流程智能化，建設(shè)文件智能關(guān)聯(lián)、推薦、智能輔助引導(dǎo)、收文輔助擬辦，規(guī)范公文辦理流程，實現(xiàn)公文超時提醒，以及超期文件自動辦畢，通過線上程序流轉(zhuǎn)，提升發(fā)文、核稿及收文擬辦效率。

（三）督辦管理

線上實現(xiàn)督察督辦，通過信息化管理平臺提供督辦立項、督辦通知下發(fā)、督辦修訂、督辦計劃、督辦反饋、督辦變更、督辦結(jié)束申請、督辦報告、會議材料管理、月度計劃等功能，實現(xiàn)督辦任務(wù)的全景展示和任務(wù)交辦、計劃制定、督辦反饋、督辦結(jié)束（變更）的全過程網(wǎng)上流轉(zhuǎn)和閉環(huán)管理。

（四）會議管理

實現(xiàn)智能化組織會議，會議系統(tǒng)根據(jù)會議人員、時間等需求實現(xiàn)會場和會標(biāo)自定義、會議座位區(qū)域自定義、列排容量自定義、排列優(yōu)先級自定義、列號排號自定義、參會人員自定義、個體群體排列自由選擇，并根據(jù)指定的排序條件進行會場座次方案自動生成，可靈活應(yīng)對會場臨時性調(diào)整，并進行相關(guān)人員會議電子工作流通知提醒。

（五）后勤管理

通過信息化平臺搜集整合一線班組、各業(yè)務(wù)部室的生產(chǎn)、工作需求，匹配開展物資購置及后續(xù)分配下發(fā)工作。線上需求反饋渠道簡明快捷，按需分配，財、物數(shù)據(jù)流向明確，減少人力核算成本，切實做到服務(wù)生產(chǎn)，保障生產(chǎn)工作順利開展，保障生產(chǎn)所需的都能及時配給到位，系統(tǒng)做好庫存登記并自動提醒需要補給的物資，如勞保、資產(chǎn)用品等，避免因配備不全或不及時而影響到一線生產(chǎn)。

（六）值班管理 

信息化值班管理通過線上實現(xiàn)重大事項請示報告、重要會議和活動的參會組織、節(jié)假日和重要時段值班安排、領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動安排、外出請假報告辦理、通訊錄網(wǎng)上更新和查詢、值班體系內(nèi)部工作交流等，線上工作流自動提示相關(guān)人員日程安排，工作過程中即完成了系統(tǒng)錄入歸檔，大大減少了后期相關(guān)歸檔備案工作。

三、企業(yè)信息化行政管理的效益分析  

在新時代下的企業(yè)行政管理中，各企業(yè)單位工作標(biāo)準(zhǔn)不斷提高、節(jié)奏不斷加快，對信息化支撐現(xiàn)代化辦公提出了知識化、智能化要求。通過企業(yè)信息化行政管理，建成智能的一體化行政辦公平臺，在原有高效、整合的基礎(chǔ)上，有以下幾個方面效益：

（一）工作強度降低，成果質(zhì)量提升 

行政工作具有較大的重復(fù)性，工作人員在實際工作中不僅需要花費大量的時間，還很難維持持續(xù)性的工作熱情，且由于工作范圍廣、任務(wù)量大，在行政傳達、文件執(zhí)行上也容易出現(xiàn)失誤。

行政管理信息化辦公系統(tǒng)，重點提升流程辦理的時間。通過智能辦公系統(tǒng)，將重點降低員工辦理業(yè)務(wù)過程中信息處理的復(fù)雜度，提高業(yè)務(wù)辦理效率和質(zhì)量，并進行流程跟蹤、監(jiān)督，縮短業(yè)務(wù)申請材料準(zhǔn)備時間、提高工作成果審核一次通過率。此外，系統(tǒng)還可以通過更廣泛的數(shù)據(jù)感知能力，提供自動化的數(shù)據(jù)采集，減少員工日常辦公中的，手工處理業(yè)務(wù)領(lǐng)域，尤其是手工數(shù)據(jù)錄入工作量。并實時在線統(tǒng)計分析業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)過程數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)應(yīng)用質(zhì)量數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)辦理效率數(shù)據(jù)及用戶行為數(shù)據(jù)，建立監(jiān)控指標(biāo)體系，按多個維度統(tǒng)計分析公文、簽報運轉(zhuǎn)效率、質(zhì)量，監(jiān)控關(guān)鍵流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)及指標(biāo)包括辦理時長（超期統(tǒng)計）、發(fā)文數(shù)量、辦理意見等情況，實現(xiàn)收文、發(fā)文、簽報流程環(huán)節(jié)監(jiān)控和數(shù)據(jù)的提取，并按照需求導(dǎo)出分析報告。通過對統(tǒng)計數(shù)據(jù)的應(yīng)用分析和可視化展現(xiàn)，向管理者提供決策的支撐數(shù)據(jù)。

（二）電子文件管理系統(tǒng)，增加既有資源價值

   1.避免數(shù)據(jù)資產(chǎn)流失，降低管理成本

通過信息化構(gòu)建圖書、文獻等數(shù)據(jù)資產(chǎn)的專業(yè)管理平臺，對圖書文獻類數(shù)據(jù)進行集約化管理，實現(xiàn)對整個公司的圖書、文獻數(shù)據(jù)資產(chǎn)分類、梳理、加工、存儲、分析，達到全面整合業(yè)務(wù)知識的目的，避免數(shù)據(jù)資產(chǎn)零散分布及隱形資產(chǎn)流失，使公司圖書、文獻數(shù)據(jù)資產(chǎn)作用發(fā)揮最大化。同時圖書、文獻類數(shù)據(jù)資產(chǎn)的集中管理可以大大降低整體數(shù)據(jù)的管理費用，可以節(jié)約軟硬件設(shè)備和人員管理的費用。

   2.提升圖書文獻類數(shù)據(jù)價值
  公司內(nèi)部圖書文獻數(shù)據(jù)分散在各部門、各業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)，雖然有存儲但卻沒有利用，數(shù)據(jù)量大但數(shù)據(jù)價值密度低，如何從海量信息中發(fā)掘出有價值的知識是公司面臨的重要挑戰(zhàn)。信息化行政管理平臺，可以利用語義網(wǎng)技術(shù)將圖書、文獻數(shù)據(jù)資產(chǎn)進行知識碎片化和有效的關(guān)聯(lián)應(yīng)用，將隱藏于系統(tǒng)后臺的信息高度聚合，并將隱性知識顯性化的呈現(xiàn)給用戶，對于圖書文獻數(shù)據(jù)價值提升及數(shù)據(jù)資產(chǎn)沉淀將起到重要作用。

 （三）員工線上交互，降低溝通成本

在激烈的市場競爭環(huán)境下，利用信息化平臺，降低溝通成本不失為增加利潤的好方法。

隨著企業(yè)的發(fā)展壯大，不可避免的會創(chuàng)建分公司，各分公司之間溝通協(xié)調(diào)、開會研討是基本的決策需求，如果讓所有人都到總公司，不僅會產(chǎn)生大量的差旅費用，而且效率還低。通過構(gòu)建一個信息化行政辦公互聯(lián)互通的企業(yè)溝通平臺，將員工的聯(lián)系方式在系統(tǒng)中分門別類自動更新信息，增強企業(yè)內(nèi)部的認(rèn)同與交流，通過文字信息、音視頻、文件傳輸?shù)燃磿r通訊功能，使企業(yè)的有效信息可以快速共享，直接降低了異地的溝通成本，也提升企業(yè)的工作效率，保障企業(yè)經(jīng)營策略的有效落實。

  四、企業(yè)信息化行政管理保障措施

  （一）進一步明確和完善行政管理組織機構(gòu)與崗位職責(zé)。作為行政部門就要按崗位職責(zé)明確分工，保證每項工作有人抓。

  （二）加強溝通。溝通包括縱向溝通和橫向溝通?？v向溝通分為與上級溝通和與下級部門溝通。

  （三）注重信息的收集和整理，并及時提供給管理者。信息包括企業(yè)外部信息和內(nèi)部信息。

  （四）加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，并傳播企業(yè)文化。

  （五）踏踏實實地去執(zhí)行。

  （六）督查督辦，對行政管理人員實行即時性考核，能者上庸者下。