第一章 總則

     第一條 為加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷(xiāo)毀工作，根據(jù)財(cái)政部、國(guó)家檔案局頒布的“會(huì)計(jì)檔案管理辦法”及本公司的實(shí)際情況，特制定本辦法。

     第二條 本辦法適用股份公司本部及所屬分店（分公司）、全資子公司、控股公司及所屬市場(chǎng)部（辦事處）等的各種財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料。

     第三條 本制度規(guī)范的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、銀行對(duì)帳單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、會(huì)計(jì)軟盤(pán)、內(nèi)外部財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、審計(jì)規(guī)章制度、預(yù)算、財(cái)務(wù)分析報(bào)告及其他會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)資料等。

     1、會(huì)計(jì)憑證。包括原始憑證和記帳憑證。原始憑證包括外來(lái)及自制的各種原始憑證及原始憑證匯總單（表）。

     2、會(huì)計(jì)帳簿。包括總分類(lèi)帳、明細(xì)分類(lèi)帳、日記帳及各種輔助帳簿（包括應(yīng)收票據(jù)貼現(xiàn)登記簿、股份公司股東登記簿等）。

     3、會(huì)計(jì)報(bào)表。包括月份、季度、年度會(huì)計(jì)報(bào)表，會(huì)計(jì)報(bào)表的編制說(shuō)明和所屬子公司、分公司、控股公司、市場(chǎng)部（辦事處）等上報(bào)及對(duì)外公布的各種報(bào)表及報(bào)表說(shuō)明、財(cái)務(wù)分析等。

4、 統(tǒng)計(jì)、稅務(wù)報(bào)表及勞動(dòng)工資報(bào)表。

     5、其他資料：包括銀行對(duì)帳單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表，各種財(cái)產(chǎn)物資清查盤(pán)點(diǎn)表、清產(chǎn)核資或公司改制材料，各種抵押、質(zhì)押、擔(dān)保、保函、借款、長(zhǎng)期投資立項(xiàng)審批文件、財(cái)產(chǎn)物資產(chǎn)權(quán)及使用權(quán)文件、企業(yè)購(gòu)并（合資）及項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告及實(shí)施方案、工商稅務(wù)（企業(yè)代碼證書(shū)）等的年檢資料、臨時(shí)公告、重大公告、上市輔導(dǎo)及申報(bào)材料（包括驗(yàn)收材料）、招股（增發(fā)、配股）說(shuō)明書(shū)、發(fā)行公司債券（可轉(zhuǎn)換債券）說(shuō)明書(shū)、證管辦及證監(jiān)會(huì)巡檢材料、股東大會(huì)、董事會(huì)、經(jīng)理會(huì)會(huì)議決議、盈利分配及虧損彌補(bǔ)方案、股東及股份變動(dòng)明細(xì)情況表、審計(jì)報(bào)告（包括盈利預(yù)測(cè)審核報(bào)告、內(nèi)部控制制度評(píng)價(jià)報(bào)告及管理建議書(shū)）、券商巡檢專(zhuān)項(xiàng)意見(jiàn)、財(cái)務(wù)顧問(wèn)公司的專(zhuān)項(xiàng)意見(jiàn)、法律意見(jiàn)書(shū)、會(huì)計(jì)崗位交接清冊(cè)、檔案保管、銷(xiāo)毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)軟盤(pán)、國(guó)家財(cái)稅證券等方面的法律法規(guī)及公司內(nèi)部財(cái)務(wù)規(guī)章制度、財(cái)務(wù)系統(tǒng)發(fā)文以及其他具有保存價(jià)值的有關(guān)會(huì)計(jì)核算資料。

第二章 會(huì)計(jì)檔案的整理立卷

     第四條 會(huì)計(jì)憑證：檔案保管員必須忠于職守、嚴(yán)守公司的保密制度，維護(hù)會(huì)計(jì)檔案的完整和安全。在每月初結(jié)帳后15天內(nèi)，檔案保管員應(yīng)將記帳憑證連同所附原始憑證和原始憑證匯總表（單）、科目匯總表按記帳憑證號(hào)前后順序加以整理，并加具封面、封底、裝訂成冊(cè)。在封面上注明所附記帳憑證的日期、編號(hào)，同時(shí)在原始憑證上注明“附件另訂”，隨同記帳憑證一并保管，會(huì)計(jì)憑證一旦裝訂成冊(cè)，不得任意撤頁(yè)、換頁(yè)、加頁(yè)或涂改，以防舞弊的產(chǎn)生。

會(huì)計(jì)帳簿。按年立卷，在辦完年終決算后一個(gè)月內(nèi)將手工帳簿或所打印的各種帳簿，按種類(lèi)立卷。

     第五條 會(huì)計(jì)帳冊(cè)：

     1、總分類(lèi)帳、現(xiàn)金日記帳、銀行存款、銀行借款日記帳、債權(quán)債務(wù)明細(xì)帳、長(zhǎng)期投資明細(xì)帳等帳簿,應(yīng)把帳簿首頁(yè)、封底各項(xiàng)填齊、印簽和蓋章齊全。銀行對(duì)帳單應(yīng)與銀行存款余額調(diào)節(jié)表一起歸檔。

     2、各種活頁(yè)帳簿、卡片帳，除了按會(huì)計(jì)制度規(guī)定可以跨年度繼續(xù)              使用的以外，都應(yīng)歸檔，并應(yīng)撤出空白帳頁(yè)，并將最后一頁(yè)未用完的欄目劃掉封死，分類(lèi)編寫(xiě)連續(xù)頁(yè)號(hào)，裝訂成冊(cè)，每本帳簿要加具封面及目錄表。在封面上注明企業(yè)名稱、帳簿名稱、所屬期限、分冊(cè)號(hào)和共計(jì)本數(shù)及其總頁(yè)數(shù)、會(huì)計(jì)主管及經(jīng)管人員簽章，在目錄表上按會(huì)計(jì)科目的順序號(hào)寫(xiě)明會(huì)計(jì)科目和起止              頁(yè)數(shù)。

3、 有關(guān)的輔助帳、登記簿也應(yīng)按規(guī)定整理裝訂、編制清單、統(tǒng)一歸檔。

      第六條 會(huì)計(jì)報(bào)表：會(huì)計(jì)報(bào)表按年立卷，年度報(bào)表與季度、月份報(bào)表要分別組卷。全資子公司、控股公司、股份有限公司或一、二級(jí)市場(chǎng)部等上報(bào)的各種會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)分別裝訂或合訂成卷。各種報(bào)表裝訂時(shí)都應(yīng)加上封面，注明年、季、月，蓋好有關(guān)人員名章。在目錄表內(nèi)要逐項(xiàng)寫(xiě)清報(bào)表名稱、起訖頁(yè)數(shù)。會(huì)計(jì)報(bào)表說(shuō)明應(yīng)與會(huì)計(jì)報(bào)表一起組卷歸檔保管。

      第七條 其他會(huì)計(jì)核算材料。對(duì)其他如有保存與參考價(jià)值的會(huì)計(jì)資料如：財(cái)產(chǎn)物資產(chǎn)權(quán)及使用權(quán)文件、抵押、質(zhì)押、擔(dān)保、保函、借款、長(zhǎng)期投資立項(xiàng)及審批文件、各種內(nèi)外部財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)及審計(jì)規(guī)章制度、財(cái)務(wù)系統(tǒng)發(fā)文等分別種類(lèi)、按年整理，加具封面，按要求填寫(xiě) 卷內(nèi)資料目錄、統(tǒng)一編號(hào)、歸檔保管。財(cái)務(wù)人員工作調(diào)動(dòng)或崗位變動(dòng)時(shí)，其工作交接清單按單編號(hào)裝訂、歸檔。

第三章 會(huì)計(jì)檔案的保管

      第八條 會(huì)計(jì)檔案按期歸檔時(shí)，由經(jīng)辦人將應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)資料填寫(xiě)歸檔清單一式兩份，一份由經(jīng)辦人存查，一份隨案卷交財(cái)會(huì)檔案保管員審查點(diǎn)數(shù)無(wú)誤后要求填列會(huì)計(jì)檔案保管登記簿，進(jìn)行歸檔保管。

      第九條 財(cái)務(wù)部應(yīng)在通風(fēng)并保持一定溫度、干濕度的地方設(shè)置獨(dú)立的檔案室。檔案室內(nèi)存放檔案的箱柜應(yīng)是鐵柜。要對(duì)各類(lèi)檔案定期進(jìn)行檢查，做到不散、不亂、不丟、不壞，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)匯報(bào)、認(rèn)真處理。檔案室內(nèi)要配備必要的防盜、防火設(shè)備。

      第十條 為便于了解會(huì)計(jì)檔案的存放及查閱，要對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)歸類(lèi)。歸檔的會(huì)計(jì)資料登記后，即應(yīng)固定位置并及時(shí)填寫(xiě)檔案保管標(biāo)簽，貼在存放檔案的箱柜上，做到存放整齊，系統(tǒng)排列。

      第十一條 機(jī)構(gòu)變動(dòng)或檔案人員調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原檔案保管員編制移交清冊(cè)，將全部案卷逐一點(diǎn)交，并由監(jiān)交人、移交人、接交人簽字并蓋章。

      第十二條 各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)其特點(diǎn)，分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限分為3、5、10、15、25年5種。各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后第一天算起。具體期限見(jiàn)附表。

 第十三條 會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷(xiāo)毀時(shí)，由會(huì)計(jì)檔案管理人員提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審查，總經(jīng)理批準(zhǔn)，報(bào)上級(jí)有關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)后執(zhí)行。由會(huì)計(jì)檔案管理人員編制編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)有審計(jì)部和財(cái)務(wù)部有關(guān)人員參加，并在銷(xiāo)毀單上簽名或蓋章。

      第十四條 會(huì)計(jì)檔案保管期滿銷(xiāo)毀：

      1、由財(cái)務(wù)檔案保管員提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，由財(cái)務(wù)部同公司審計(jì)部、檔案部門(mén)、辦公室共同鑒定，嚴(yán)格審查，編造會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，并寫(xiě)出銷(xiāo)毀書(shū)面申請(qǐng)報(bào)告，說(shuō)明需銷(xiāo)毀的情況和理由，并經(jīng)公司總會(huì)計(jì)師及總經(jīng)理審查，報(bào)董事會(huì)進(jìn)行審批。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的記帳憑證及所附的原始憑證，以及有可能產(chǎn)生或有負(fù)債的財(cái)務(wù)文件，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由財(cái)務(wù)部檔案室保管到結(jié)清債權(quán)、債務(wù)時(shí)為止。

 2、在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀書(shū)面申請(qǐng)報(bào)告批準(zhǔn)后，根據(jù)“銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案審批單”有會(huì)計(jì)檔案保管員負(fù)責(zé)執(zhí)行。銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)由財(cái)務(wù)部、審計(jì)部及辦公室共同派員進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)員在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案以前，應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)。銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)員要在“銷(xiāo)毀清冊(cè)”上注明“已銷(xiāo)毀”字樣和銷(xiāo)毀日期，并在“銷(xiāo)毀清冊(cè)”和“銷(xiāo)毀審批單”上蓋章，一并歸入會(huì)計(jì)檔案?jìng)浒?，并將銷(xiāo)毀情況書(shū)面報(bào)公司財(cái)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)。

第四章 會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱

   第十五條 本單位財(cái)務(wù)人員、分店（分公司）、子公司、控股公司等部門(mén)財(cái)務(wù)人員（應(yīng)持該部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字）及外單位人員（應(yīng)持正式介紹信及身份證等）借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，需先經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員的同意，方可進(jìn)行。辦理借閱時(shí)，應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案借閱登記簿上填寫(xiě)必要的內(nèi)容。會(huì)計(jì)檔案借閱登記簿格式如下：

會(huì)計(jì)檔案借閱登記簿

       第十六條 借閱人員一般不得將檔案的原件攜帶外出，只限室內(nèi)閱覽,以防檔案被撤頁(yè)、換頁(yè)、加頁(yè)或更改后發(fā)生舞弊。特殊情況必須外借使用時(shí)，須經(jīng)財(cái)務(wù)部書(shū)面批準(zhǔn)，填寫(xiě)會(huì)計(jì)檔案借閱登記簿，由借閱人簽字或蓋章。借閱檔案的必須是財(cái)務(wù)人員（檢察院、法院人員、證管辦、證監(jiān)會(huì)例外）并必須做到妥善保管，對(duì)丟失、泄密者應(yīng)追究責(zé)任；歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)無(wú)誤后注銷(xiāo)登記。

       第十七條 外單位人員對(duì)借閱的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行復(fù)制應(yīng)出具證明及持正式介紹信中提出所要復(fù)制的材料名稱、分?jǐn)?shù)、用途，經(jīng)財(cái)務(wù)系統(tǒng)經(jīng)理或財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字后由本公司有關(guān)財(cái)務(wù)人員復(fù)制交外單位人員后方可進(jìn)行。

第七章 附則

第十八條 本制度由公司董事會(huì)負(fù)責(zé)解釋。

第十九條 本制度自發(fā)布之日起施行。

會(huì)計(jì)檔案保管期限表