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之前的下屬最近剛做了主管，聊天的時候向我吐槽： “自從當上主管后，我怎么變得越來越忙了，感覺每天時間不夠用啊。”因為角色的這種轉(zhuǎn)變，你的下屬、平級部門，上級對你越來越高的要求和期望等等往往會需要花費更多的時間。
而評價一個管理者是否有效的標準之一，是他的時間管理能力。企業(yè)提拔你做管理者，其實是想讓你在有限的時間里，為他創(chuàng)造更多的價值。但對于時間足夠重視及如何有效管理，往往是很多管理者容易忽視的。銷售總監(jiān)M，每天的工作總讓她疲憊不堪。 1、為完成年度銷售目標需要將大部分的時間去服務于客戶，這是立身之本； 并且當你帶2個下屬，和你管理10個人團隊時，你個人可掌握的時間就會越少。職位越高，管理幅度越大的管理者，越容易感覺時間不夠用。 “請您列舉一下占用您時間最多的三項工作是什么，分別占用了您多少時間？”。很多人當時都無法作答，需要停下來好好思考一下，因為他們真的不記得自己的時間花在哪了。更可怕的是，他們不僅不知道時間花在哪了，甚至會覺得這不重要。不知道時間花在哪了，甚至發(fā)現(xiàn)自己的很多時間如果大多浪費在了一些毫無價值的工作上，你自然就有心理上的這種焦慮。企業(yè)招一個高層，一定是希望他在最短的時間里帶來價值，這個時候時間的緊迫性自然會增加他的壓力。并且隨著組織對管理崗位有不斷更高的要求，對其時間的要求就會加大。陳春花在《管理的常識》一書中提到，一般“有效的管理者”的第一個特征就是會對時間進行有效管理。所謂的“時間的有效管理”即確定重要的事，確定優(yōu)先順序，每件事情都有時間的設定，都能合理地解決。
而《卓有成效的管理者》書中，德魯克大師給到我們關于時間管理，有兩項重要的方法：
醫(yī)生給病人看病，不會一上來就給病人開藥，而是會問他“你哪里不舒服，今天都吃了些什么，出現(xiàn)這個癥狀有多長時間了”等等。管理工作也是如此。如果完全靠記憶，恐怕說不清楚自己的時間是怎么打發(fā)的，也就無從診斷。有效診斷的方法之一，就是記錄你的工作時間，以此判斷你時間的實際運用情況是否良性。有段時間覺得自己工作效率低下，我就開始嘗試堅持每天記錄下來自己今天做了哪些事情，分別花了多長時間。- 1/3的時間是在處理那些突發(fā)的、臨時發(fā)起的一些工作上；
- 公司級、部門級重點工作竟然只分到可憐的1/3，而原則上要占到至少2/3的時間才對。
從那時開始，我會在第二天上班之前對照前一天的工作記錄進行復盤：- 有沒有聚焦在重要的事情上，目前做的這些動作是不是圍繞大目標在進行；
- 今天哪些任務時間浪費的有點多、由此分析一下哪些是可以取消的、哪些是可以授權的、哪些又是可以向公司提出改善意見的，從而盡量地減少無謂的時間浪費。
通過對時間的診斷，找出哪些是有價值的和無效的，從而發(fā)現(xiàn)和改善時間管理上的問題，做可以掌控時間的主人，讓時間運用的更有效。當我通過診斷發(fā)現(xiàn)，有很多時間是浪費在日常的會議上，而讓人苦惱的是，有些會議因為是公司的規(guī)定，或集團的安排，你不得不參加。這就是規(guī)模大的企業(yè)會存在因組織臃腫，或組織不健全、信息未共享、團隊內(nèi)部人員過多等等導致你不得不浪費掉很多時間。所以，時間管理的第一要訣“找到浪費時間的活動，盡可能消除它”： 1、分清楚哪些是浪費時間的活動，對組織效益無益的活動；2、在自己可調(diào)整的范圍內(nèi)盡可能的消除這些活動；3、如果是你暫時無法改變的，也應及時提報給公司，做整體的慢慢改善。 很多管理者都是因為個人業(yè)績出色而被提拔，當他剛做管理者時，會習慣于自己做，覺得自己做更放心，效率也更高。 就會導致他被事務性工作所束縛，很多事情都等著他親力親為，就會淪為被時間推著走的人。大膽減少自己的時間，把可由別人做的事情交付給他人，這樣才能做真正應由自己做的事；培養(yǎng)“信任”文化，讓你相信團隊可以，團隊才會真的可以；“授權”在時間上的管理，是管理者有效性的一大改進。有一次，我特意觀察了一下，我們老板有一天早晨，自他進入辦公室那一刻開始，到當天下班的時間，一共有6位員工去找他，他主動叫進去的有兩次，而剩余的四次全是各部門的部門長去找他匯報和請示工作。當時間被分割成許多段時，就等于沒有時間。而如果時間能集中，即使只有一個工作日的1/4，也足以辦理幾件大事。反之，零零碎碎的時間，縱然總數(shù)有3/4個工作日，對關鍵工作起到的作用也會很小。首先，會把一些可以短時間就能完成的工作，且性質(zhì)類似的工作放在一起做。比如每天早上，在上班的途中，我就會把今天需要和團隊，和其他部門溝通協(xié)調(diào)的事情在路上花個十幾分鐘處理掉。這種安排的好處，一是會更好地提醒他們每天的重要工作，以及“我關注的工作”，團隊才會把他們的時間聚焦在你安排的任務上，幫助你去達成你的工作目標。提前和其他部門溝通，等于也是先爭取到他們的時間，時間就是資源，先把資源占到，再安排接下來的事情，就會更從容有效。如果遇到下屬或跨部門來溝通時，我一般不會馬上回應及行動，而是會先問一下“我需要先處理手頭一個急事，你的這個事情我xx分鐘后幫你解決或再和你溝通可以嗎？”。一是避免被習慣性打斷，或被不那么重要而緊急的事情所消耗；同時，別人找你并不真的就一定需要你的幫助，有的時候只是習慣了找別人更方便。- 把同類性質(zhì)的、簡單零碎的工作進行集中處理；
- 每天留出專門的時段專注于你自己的工作，尤其是重點工作。
當一個管理者，職位越高，其不能自行支配的時間也就越多，所以，如何通過各種有效的辦法系統(tǒng)管理你的時間就變得尤為重要。你會發(fā)現(xiàn)，一個有效的管理者通常并不是一開始就著手工作，而往往會從時間安排上著手。他們不是以計劃為起點，而是清楚自己的時間用在什么地方才是起點，然后管理好自己的時間，為自己為企業(yè)創(chuàng)造更多的價值。
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