1、首先形成整體印象
 上一篇時間管理的文章，從拖延的成因來分析，在整體上提到了一些導(dǎo)致拖延的心理問題，比較偏理論。我知道很多人是不滿足的，多半會覺得看了也不太管用。
沒關(guān)系，時間管理本來就是個宏大的選題?？纯词忻嫔嫌心敲炊嚓P(guān)于時間管理的書就知道了，說明這個選題大到不僅能寫一本書，還能讓好多人寫。
那么，對于時間管理在職場工作方面的這一塊呢，我這里推薦一本《零秒工作》的書。這是在麥肯錫工作過、后來自己創(chuàng)業(yè)的日本人赤羽雄二寫的。
麥肯錫是出了名的高效運轉(zhuǎn)的公司，每個人像陀螺一樣運轉(zhuǎn)在各自的崗位，創(chuàng)業(yè)人士，更是有數(shù)不清的問題需要解決，所以，在職場時間管理這塊，赤羽雄二可以說是非常有話語權(quán)的。
但是，恰恰因為他這個身份，所以也有一定的局限性，因為他太優(yōu)秀了，優(yōu)秀的人往往很難理解普通人為什么會做不到。不過，就算普通人很難學(xué)到那么優(yōu)秀，也還是可以學(xué)一點是一點。
事實上，羅馬不是一天建成的，時間管理也不是一朝一夕的工夫，需要我們循序漸進(jìn)地一點一點提高。
我們先來看看在《零秒工作》這本書里是如何主張時間管理的。 
首先，赤羽雄二提出了以下幾條工作進(jìn)展緩慢的原因：
這些原因，幾乎揭露了職場上所有效率低下的問題點。
那么，赤羽雄二的解決方法是什么呢？他列出了以下這些提升工作速度的8個原則：
我以我的理解來解釋一下這些原則：
1、首先形成整體印象 每個人的工作大體內(nèi)容是差不多的，有規(guī)律的。比如說： 會計，每個月差不多會在固定時間做賬、報賬。 人事，每個月會有招聘計劃、考評、管理等固定工作。 業(yè)務(wù)，每天跟蹤訂單、處理訂單，每月統(tǒng)計業(yè)績。 …… 形成整體印象，就是以一個較長的時間段來看待自己的工作，知道每年、每季度、每月的重要節(jié)點在哪里，自己重要的工作是什么，分清輕重緩急。這是必須首先形成的一個印象，所謂全局觀。沒有這個全局觀，容易顧此失彼、丟三落四。
2、工作不要過于細(xì)致 很多做事拖延的人，實際上是因為太追求完美，太追求細(xì)致。這樣，速度自然就提不上去。然而，速度在工作上是非常重要的，它代表了效率。
同樣一張統(tǒng)計表，一份有很多設(shè)計，需要3天完成；一份簡單明了，只需1天完成。前提條件數(shù)據(jù)都沒有錯誤的情況下，老板更希望能在1天內(nèi)看到統(tǒng)計結(jié)果。
所以，先完成、再優(yōu)化，一定是做事的正確步驟。
3、掌握工作的要領(lǐng) 這個原則是說，針對一件任務(wù)，我們在實施之前，就要清楚這件事需要哪些步驟、溝通哪些部門，整個環(huán)節(jié)中必不可少的因素是什么。
這就是工作的要領(lǐng)。所以說，為什么工作會越做越順，就是因為剛開始掌握不了要領(lǐng)，慢慢的就知道該怎么做了，這就是熟能生巧，效率變高的過程。
那么，同理，在第一次做一件事情時，首先要把這個大致過程給搞明白，這樣就不必等到做到一半才發(fā)現(xiàn)還要等另一個部門出數(shù)據(jù)才能接著往下做，這個等的過程自然屬于浪費時間，效率低下。
4、形成良性循環(huán) 上面也提到了，工作會越做越順，這就是進(jìn)入良性循環(huán)之后的效果。
每個崗位大致工作內(nèi)容是固定的，那么，工作之前，該搜集的資料、該溝通的部門等等，這些準(zhǔn)備工作都可以在工作過程中逐步改進(jìn)，提高效率。比如，知道這個部門需要3天才出結(jié)果，那我們就提前4、5天就去溝通。以此來形成良性循環(huán)。
5、對改善方法本身做改善 我們自己工作的時候，所謂積累經(jīng)驗，也就是提高工作的熟練度，提高效率。這是熟悉工作的過程。但是，只看自己是不夠的。
在自己原有的工作方法上提高效率叫改善，對改善方法本身做改善，我的理解就是，要向別人取經(jīng)，用別人的高效方法啟發(fā)自己做改善。
比如說，人家是怎么快速回復(fù)郵件的，原本需要用1小時回復(fù)所有郵件，你跟他學(xué)了那個方法就可以縮短至半小時，那這就是一個改善。
6、凡事提前 這是指把工作提前完成的意思，也就是說，領(lǐng)導(dǎo)讓你月底完成的工作，你提前一周完成。每件事都提前那么一點點，你在領(lǐng)導(dǎo)心目中的印象就加深一點點。
你的工作效率上去了，自然會有更多的時間用來做自己的事情。
有的人可能會說，那我做得快，領(lǐng)導(dǎo)拼命塞我活，把別人的活也塞給我做怎么辦呢？這得分情況來考慮，如果領(lǐng)導(dǎo)是存在考驗的意思，那肯定值得多做，有可能導(dǎo)向升職加薪。尤其是一些對你來說比較有挑戰(zhàn)性的工作，而不是那些瑣碎沒有技術(shù)含量只是單純耗時的工作，那么，我認(rèn)為還是值得去做的，不管前景如何。
如果只是瑣碎工作，那么可以委婉拒絕，或者想辦法交給別人做?；蛘?，也可以就試著做一次，看看老板和同事們的反應(yīng)如何。如果團(tuán)隊確實糟糕，那么，只要你能力上去了，你就值得去更好的地方。
7、凡事先行一步 比如老板分配幾個人干一件事，那么，誰先行動誰就會占優(yōu)勢。當(dāng)然，有些時候，在人家后邊做，可以參考人家的經(jīng)驗，可能會完成得更好。但是，總體來說，先行動的人確實會占優(yōu)勢。
在我做自由職業(yè)后，對這一點也感觸很深。比如說，有編輯會跟幾個人同時約書評，在質(zhì)量保證的前提下，誰先交，誰就更容易被大號轉(zhuǎn)載，獲得引流的機(jī)會。
8、盡量避免返工 返工是最耽誤事情的，相當(dāng)于做兩遍、三遍……甚至n遍活。設(shè)計方面可能遇到返工的機(jī)會是最多的，網(wǎng)上隨處可見設(shè)計了N遍的段子。鑒于設(shè)計本身屬性，確實難以避免返工的機(jī)會。
但是，不論是設(shè)計也好，還是其它職業(yè)，也是有辦法盡量避免返工的。那就是在實際工作之前，確認(rèn)好工作的目的和標(biāo)準(zhǔn)。如果上司無法給出明確指示，那只能自己揣摩之后，把揣摩的結(jié)果跟上司確認(rèn)討論，并且注重中間匯報，切忌悶頭不發(fā)干完才匯報。
在以上這些大原則的指導(dǎo)下，工作就能進(jìn)展得更加高效?？焖俚赝瓿晒ぷ髦螅嘤嗟臅r間，我們就可以動腦筋干些自己的事情了呀。比方說學(xué)習(xí)、閱讀——當(dāng)然是跟職場有關(guān)的事情，增進(jìn)自己能力的事情，絕不是教你偷懶哦，否則，想一想老板雇你來是做什么的呢？ 
那么，在大原則之下，還有一些提高效率的小技巧，就當(dāng)作改善方法，也是在這個主題下可以學(xué)習(xí)的。
1. 養(yǎng)成工作筆記習(xí)慣，幫助自己列工作計劃，防止工作遺漏
2. 做事無法下手時，先用A4紙做草稿，理思路，思路清晰，行動才快速
3. 制作資料、文件時，關(guān)閉非必要聯(lián)絡(luò)窗口，專注工作、提高效率
4. 學(xué)習(xí)EXCEL技能，多運用公式，達(dá)到高效辦公
5. 常用網(wǎng)頁、app等設(shè)置收藏等等快捷方式，可以隨手打開
6. 收藏郵件模板，發(fā)郵件時可以快速寫郵件。同理，保存文件模板，同類文件只需修改更新信息
7. 統(tǒng)計、修改表格時，記得備份，防止數(shù)據(jù)出錯全盤崩潰
8. 自己做的工作文件，按名稱、日期等分門別類保存，做到隨時查看，方便重復(fù)工作時參考用
以上是我工作中運用過的高效辦法，在《零秒工作》中也有提及。
學(xué)海無邊，就職場上的時間管理這一條，改善起來就沒有止境。高效率就意味著高能力，所以，這種學(xué)習(xí)都是值得的。  預(yù)告 關(guān)于時間管理，這篇是這個系列的第二篇。 下面還有兩篇：業(yè)余時間管理和時間管理手帳篇…… 敬請期待~ |
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