派駐國外工作期間，團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)參加一次主題為“高效而不帶性別色彩的會(huì)議”的管理思路培訓(xùn)，帶回一套名叫“弗萊克整合法”（Flecks’ Synergy）的開會(huì)方法，并在團(tuán)隊(duì)內(nèi)推廣使用，收到了很好的效果。這里將該方法的使用流程、要點(diǎn)稍作整理，推介給大家，或可對控制會(huì)議時(shí)間、提高會(huì)議效率有所裨益。

會(huì)議議程由愿望清單、主題講者、每個(gè)主題所占用時(shí)間構(gòu)成。議程設(shè)置階段的主要任務(wù)是：

（一）確定主持人，負(fù)責(zé)收集主題、主持會(huì)議等，確定會(huì)議召開時(shí)間點(diǎn)、時(shí)長和地點(diǎn)。

（二）列明愿望清單，用Excel表格將下周或下兩周重點(diǎn)工作列出，在會(huì)前一天或前一周末準(zhǔn)備好，并在團(tuán)隊(duì)中共享。例行的主題，可每周單獨(dú)報(bào)，也可列為固定項(xiàng)目（仍需預(yù)估議程所需時(shí)間）。

（三）預(yù)估愿望清單中每個(gè)主題所占用時(shí)間，由主題講者提出，不受整個(gè)會(huì)議預(yù)計(jì)時(shí)長的約束。每個(gè)主題講者發(fā)言之后，其他同事需要補(bǔ)充的，也占用該主題時(shí)間。

（四）酌情預(yù)留主題之間切換所需的時(shí)間，以及整個(gè)會(huì)議結(jié)束前總體回顧或強(qiáng)調(diào)個(gè)別任務(wù)的時(shí)間。如有主題開展的特殊形式，比如采訪、頭腦風(fēng)暴等，也需事先考慮好時(shí)間安排。

（五）設(shè)計(jì)制作好議程列表，以便開會(huì)時(shí)對照控制。表頭結(jié)構(gòu)依次為“主題，主題講者姓名， 預(yù)估時(shí)間”。

正式召開會(huì)議階段，會(huì)議控制工作的主要任務(wù)是：

（一）會(huì)議開始前，比較會(huì)議總時(shí)長與主題預(yù)估時(shí)間之和，預(yù)估超時(shí)的話要詢問主題講者是否愿意調(diào)整時(shí)長，調(diào)整后統(tǒng)一會(huì)議時(shí)長，視為不可打破的“契約”。

（二）會(huì)議開始，主持人引導(dǎo)主題講者有序發(fā)言。發(fā)言順序形式較靈活，最重要的主題或者領(lǐng)導(dǎo)作為講者的主題并不一定放在開頭或作為壓軸。

（三）會(huì)議推進(jìn)過程中，與會(huì)人員高效協(xié)作。除主題講者外，其他與會(huì)者都是講者可用的“幫手資源”，講者可向其他人員發(fā)問、請查資料等。

（四）發(fā)言時(shí)間控制與“還有最后一分鐘”提醒。發(fā)言期間，主題講者可自己計(jì)時(shí)，也可請幫手提醒。

（五）會(huì)議時(shí)長實(shí)行總額控制。講者發(fā)言后，每個(gè)主題預(yù)估占用時(shí)間旁邊，寫上實(shí)際使用時(shí)間，本主題用時(shí)超出的時(shí)間需從其他主題騰挪，保證會(huì)議總時(shí)長控制在預(yù)定范圍內(nèi)。

會(huì)議結(jié)束前，團(tuán)隊(duì)成員自愿提議擔(dān)任下次會(huì)議的主持人，負(fù)責(zé)收集主題，做好相關(guān)預(yù)告。散會(huì)后，主持人將本次會(huì)議議程進(jìn)行掃描，與團(tuán)隊(duì)成員共享，并更新愿望清單Excel表格（主要是記錄每個(gè)主題實(shí)際所用時(shí)間和會(huì)議總時(shí)長），會(huì)議資料歸檔作為團(tuán)隊(duì)工作的重要?dú)v史記錄。

“弗萊克整合法”的精髓在于預(yù)先搭好框架、結(jié)成“契約”，通過把議程事先落實(shí)到紙面、各主題之間在總時(shí)長內(nèi)挪用時(shí)間資源、對每個(gè)主題發(fā)言進(jìn)行計(jì)時(shí)并作預(yù)估、實(shí)際用時(shí)的比較記錄等手段，不斷提醒乃至強(qiáng)迫與會(huì)者和會(huì)議主持人提前做好準(zhǔn)備、注意發(fā)言用時(shí)、提高發(fā)言質(zhì)量，從而避免日常開會(huì)時(shí)跑題、要事小事混著說、與會(huì)者評論不受限等問題。