排版長文檔是學(xué)生整理畢業(yè)論文及辦公人員處理辦公文檔時必須面對的問題。內(nèi)容多、序號多、章節(jié)多、標(biāo)題多、圖表多、頁碼要求多、頁眉頁碼要求多，還有難以搞定的目錄和參考文獻，總之就是要求多！多！多！感覺就是難！難！難！煩！煩！煩！

不論原因是Word能力不足還是排版技能缺失，都會讓人頭疼不已。在排版長文檔時，你是否遇到過下面的問題。

問題1：設(shè)置標(biāo)題和正文的字體及段落樣式，之后使用格式刷，從頭至尾刷幾遍，偶爾有幾處還刷不正確。格式設(shè)置錯或要求改了，之前的努力白費。

問題2：圖片、圖表多，題注手動添加，序號記不住，格式不好改，也是個大麻煩，費了九牛二虎之力改完了，結(jié)果發(fā)現(xiàn)有缺失或多余的圖片。

問題3：編號和多級列表總搞不定，想用的時候出不來；編號有了，格式不正確；不想用，又結(jié)束不掉，困難重重。

問題4：使用空格將內(nèi)容分頁后，最怕添加或刪除內(nèi)容。還得重來一遍。

問題5：參考文獻、頁眉、目錄……，這些才是大老虎，不多說了 ，說多了都是淚?。?/span>

…………

問題這么多？不要擔(dān)心，下面介紹神奇的長文檔排版七步法，逐個擊破這些難題。

第1步：準(zhǔn)備工作

正式排版前，可根據(jù)情況再結(jié)合高手排版七步法制定個適合自己的排版流程。

⑴ 根據(jù)論文排版規(guī)范，設(shè)置頁面，并將論文分節(jié)。需要注意各節(jié)頁碼是否連貫、一致。

⑵ 根據(jù)排版規(guī)范，設(shè)置樣式，修改標(biāo)題、正文樣式。

⑶ 制定論文大綱、并撰寫論文，為標(biāo)題、正文設(shè)置樣式。

⑷ 插入圖片、表格、圖表等內(nèi)容并編號。

⑸ 設(shè)置參考文獻。

⑹ 插入頁眉、頁碼并提取目錄。

⑺ 進一步排版美化，完成后打印輸出。

第2步：文檔結(jié)構(gòu)及整體規(guī)劃

一、文檔結(jié)構(gòu)

對于畢業(yè)論文類長文檔的結(jié)構(gòu)通常包含10個類別，可以將這10個類別分為3大部分，分別是開篇部分，包括有封面（包含標(biāo)題）、版權(quán)聲明、中英文摘要、關(guān)鍵詞、目錄；主體部分，包括有正文、參考文件、致謝；結(jié)尾部分，包括有注釋、附錄。

二、整體規(guī)劃

在撰寫論文之前，就可以先錄入各部分標(biāo)題，然后通過插入分節(jié)符、分頁符，將整篇文檔的結(jié)構(gòu)規(guī)劃好，原則如下。

⑴ 在需要設(shè)置不同頁眉、頁腳的部分插入分節(jié)符。

⑵ 在需要另起一頁的部分插入分頁符。

第3步：文檔的頁面、封面

一、文檔的頁面

設(shè)置文檔頁面就是設(shè)置紙張大小、頁邊距、頁眉和頁腳距邊界位置等。通常在【布局】選項卡下【頁面設(shè)置】選項組中即可將這些問題全部搞定！

二、封面

論文封面內(nèi)容不多，看似操作簡單，但也會讓很多人抓狂，為什么？添加的下劃線總是對不齊，多個空格長一點，刪個空格短一點，有什么辦法讓添加的下劃線整齊、長度一致？

第4步：段落樣式和多級列表

段落樣式和多級列表是長文檔排版中常用的操作，只需要一次設(shè)置，就能反復(fù)使用。在撰寫長文檔正文時，可以先設(shè)置好標(biāo)題樣式及正文樣式，然后再根據(jù)內(nèi)容增加其他樣式。

多級列表是Word提供的實現(xiàn)多級編號功能，與編號功能不同，多級列表可以實現(xiàn)不同級別間的嵌套。使用多級列表最大的優(yōu)勢在于，更改標(biāo)題的位置后，編號會自動更新，而手動輸入的編號則需要重新修改。

第5步：頁眉和頁碼

在論文排版中，頁眉和頁碼是比較難以搞定的難題，要么一改全改，要么改不了。下面就來介紹頁眉頁碼的高級設(shè)置方法，讓你輕松搞定。

一、頁眉

插入頁眉的操作比較簡單，關(guān)鍵是如何設(shè)置頁眉。如設(shè)置首頁不顯示頁眉、奇偶頁不同頁眉以及不同節(jié)顯示不同頁眉等，這些問題都可以在【頁眉和頁腳工具】【設(shè)計】選項卡下輕松搞定。

二、頁碼

頁碼和頁眉相似，插入頁碼的操作比較簡單，關(guān)鍵在于頁碼的設(shè)置，如設(shè)置奇偶頁不同的頁碼、不同節(jié)顯示不同的頁碼格式、自定義頁碼從第n頁顯示以及不同節(jié)頁碼的連續(xù)。

我們可以在【頁眉和頁腳工具】【設(shè)計】選項卡設(shè)置奇偶頁不同的頁碼。

在【頁碼格式】對話框中設(shè)置不同節(jié)顯示不同的頁碼格式、自定義頁碼從第n頁顯示以及不同節(jié)頁碼的連續(xù)。

第6步：參考文獻的制作和引用

參考文獻采用實引方式，在正文中使用上標(biāo)形式（[1][2]……）標(biāo)注，并且在文檔末尾的參考文獻形成一一對應(yīng)關(guān)系。

一、參考文獻的制作

快速生成參考文獻的方法有三種。

方法一：搜索并打開“中國知網(wǎng)”，在【文獻檢索】中通過關(guān)鍵詞搜索，選擇與正文接近的參考文獻，將其導(dǎo)出，之后復(fù)制并粘貼至Word文檔中即可。

方法二：使用谷歌學(xué)術(shù)、百度學(xué)術(shù)直接搜索并導(dǎo)出標(biāo)準(zhǔn)的參考文獻格式。

方法三：在網(wǎng)絡(luò)中搜索“參考文獻格式生成器”，根據(jù)提示填入相關(guān)內(nèi)容，即可生成標(biāo)準(zhǔn)格式的參考文獻。

二、參考文獻的插入

插入?yún)⒖嘉墨I的方法有兩種：一種是使用交叉引用插入；另一種是使用尾注插入。

第7步：添加目錄

目錄通常放置在正文前，可以在排版時在正文前預(yù)留空白頁。