作為廣東中博汽車零部件有限公司的項(xiàng)目主管，陳文擔(dān)任著成本主管、ERP實(shí)施顧問(wèn)和OA項(xiàng)目主管等多個(gè)職務(wù)，他對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)在企業(yè)管理中的實(shí)踐應(yīng)用頗有心得。日前，他在網(wǎng)易博客上分享了自己通過(guò)華天動(dòng)力OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理的成功經(jīng)驗(yàn)。

　　在陳文看來(lái)，雖然公司實(shí)行預(yù)算管理已經(jīng)2年多，可是2012年的預(yù)算管理簡(jiǎn)直“慘不忍睹”，主要有以下原因：

　　沒(méi)有預(yù)算號(hào)管理，每年的同一部門(mén)、同一支出類型，預(yù)算號(hào)居然不一樣，這樣如何做跨年度預(yù)算分析呢?

　　預(yù)算內(nèi)容沒(méi)有公開(kāi)，很多部門(mén)在使用時(shí)，不知道預(yù)算號(hào)或預(yù)算內(nèi)容，甚至當(dāng)時(shí)預(yù)算金額有多少都不記得了。這也難怪，預(yù)算是每年初編制，每個(gè)人哪記得這么多。所以造成使用預(yù)算時(shí)，天天打電話問(wèn)財(cái)務(wù)，一個(gè)字，暈。。。

　　預(yù)算編制、修改、發(fā)布、使用這些環(huán)節(jié)，流程制度文件根本就沒(méi)有，遇到問(wèn)題財(cái)務(wù)想怎么解釋就行，這怎么行呢?

　　預(yù)算分析數(shù)據(jù)嚴(yán)重滯后。中博公司從預(yù)算申請(qǐng)到財(cái)務(wù)付款，有兩個(gè)月以上的時(shí)間差，結(jié)果當(dāng)發(fā)現(xiàn)預(yù)算超支時(shí)，很難去追溯兩個(gè)月前的申請(qǐng)，因?yàn)楦鞑块T(mén)主管幾乎都想不起來(lái)了，所以很難做好預(yù)算控制和分析。

　　預(yù)算控制不到位，因?yàn)闆](méi)有審批權(quán)限，全靠財(cái)務(wù)一個(gè)人監(jiān)督，經(jīng)常發(fā)生預(yù)算號(hào)填錯(cuò)的情況。而且因?yàn)闀r(shí)間差的原因，經(jīng)常在預(yù)算審批時(shí)沒(méi)發(fā)現(xiàn)超支，在付款時(shí)發(fā)現(xiàn)超支而不能支付，這時(shí)候還需要再走一個(gè)預(yù)算外流程，搞得個(gè)個(gè)怨聲載道。

　　鑒于這種情況，2013年陳文主動(dòng)請(qǐng)纓，主持對(duì)預(yù)算管理制度和流程的規(guī)范工作，而保障這項(xiàng)工作落實(shí)的平臺(tái)，就是公司應(yīng)用的華天動(dòng)力OA系統(tǒng)。陳文只用了一個(gè)多月時(shí)間，就達(dá)到了很好的效果。

　　陳文將OA預(yù)算管理體系劃分為四個(gè)環(huán)節(jié)：

　　1、預(yù)算號(hào)管理：

　　預(yù)算號(hào)是一列8位數(shù)字和字母，第1-2位表示職能，第3位表示日常性預(yù)算或資本性預(yù)算，第4-8位表示流水號(hào)。陳文規(guī)定預(yù)算號(hào)必須與會(huì)計(jì)科目一一對(duì)應(yīng)，以保證會(huì)計(jì)做賬的快捷性、一致性和準(zhǔn)確性。

　　陳文要求各部門(mén)在編制預(yù)算前，先查看OA系統(tǒng)中的《預(yù)算號(hào)清單》報(bào)表，看預(yù)算號(hào)是否足夠使用，若不夠則由管理員新增，否則不能申請(qǐng)預(yù)算。陳文還規(guī)定每個(gè)部門(mén)只能有一個(gè)預(yù)算號(hào)，這樣就可以實(shí)現(xiàn)預(yù)算的跨年度自動(dòng)分析對(duì)比。

　　2、 預(yù)算編制及批準(zhǔn)：

　　首先由業(yè)務(wù)部門(mén)編制《銷售預(yù)算表》，批準(zhǔn)生效后，其他部門(mén)直接在OA系統(tǒng)中申請(qǐng)相應(yīng)的金額即可，如下圖示：

　　3、 預(yù)算申請(qǐng)使用：

　　陳文要求所有預(yù)算的使用申請(qǐng)，都必須通過(guò)OA系統(tǒng)進(jìn)行審批，由財(cái)務(wù)部門(mén)把關(guān)。為此，陳文在OA系統(tǒng)中建立了十幾個(gè)表單和流程，如：項(xiàng)目采購(gòu)申請(qǐng)單、入庫(kù)單、不合格品評(píng)審單、返工訂單、差旅報(bào)銷單等。

　　由于所有的申請(qǐng)都通過(guò)OA系統(tǒng)進(jìn)行流轉(zhuǎn)，所以可以全程監(jiān)控和保存業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，為日后的報(bào)表統(tǒng)計(jì)與分析提供了可能。

　　4、 預(yù)算實(shí)時(shí)分析與控制：

　　陳文在OA系統(tǒng)中設(shè)計(jì)了多種預(yù)算分析報(bào)表，所有的預(yù)算金額與實(shí)際發(fā)生額全部納入OA系統(tǒng)。這些報(bào)表內(nèi)的數(shù)據(jù)是實(shí)時(shí)更新的，只要預(yù)算申請(qǐng)通過(guò)，預(yù)算金額就會(huì)自動(dòng)扣減。