壞賬的發(fā)生，不僅會給企業(yè)帶來損失，甚至?xí)绊懙狡髽I(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營活動的進行，而且也會影響單位預(yù)算的執(zhí)行，造成資金的浪費。因此，作為財會人員應(yīng)積極探究壞賬產(chǎn)生的原因，并據(jù)此采取切實可行的應(yīng)對措施，一方面預(yù)防壞賬的發(fā)生，另一方面加強對壞賬的管理和核算，從而確保會計信息的真實和完整。
    
壞賬的核算機理
    公司制企業(yè)：為了核算壞賬準(zhǔn)備金的提取和實際核銷情況，在采用“應(yīng)收賬款余額百分比法”下需要設(shè)置“壞賬準(zhǔn)備”賬戶和“資產(chǎn)減值損失”賬戶。具體核算壞賬時應(yīng)注意以下事項。
    第一，首次計提壞賬準(zhǔn)備：年度終了時，會計人員應(yīng)根據(jù)年末應(yīng)收款項的余額和估計的壞賬準(zhǔn)備提取率計提壞賬準(zhǔn)備，計算公式為：壞賬準(zhǔn)備應(yīng)計提金額＝應(yīng)收款項年末余額×壞賬計提率。會計處理為：借記“資產(chǎn)減值損失—— —壞賬準(zhǔn)備”科目、貸記“壞賬準(zhǔn)備”科目。
    第二，以后年度計提壞賬準(zhǔn)備：主要是根據(jù)應(yīng)收款項的年末余額和壞賬準(zhǔn)備計提率對“壞賬準(zhǔn)備”賬戶余額進行調(diào)整，有3種情況：一是當(dāng)“壞賬準(zhǔn)備”賬戶年末為借方余額時應(yīng)補提，補提的金額為應(yīng)計提金額和借方余額的和，按照補提金額借記“資產(chǎn)減值損失—— —壞賬準(zhǔn)備”科目、貸記“壞賬準(zhǔn)備”科目。二是當(dāng)“壞賬準(zhǔn)備”賬戶年末為貸方余額，且小于應(yīng)計提金額時，則按兩者之差補提，按照補提金額借記“資產(chǎn)減值損失—— —壞賬準(zhǔn)備”科目、貸記“壞賬準(zhǔn)備”科目。三是當(dāng)“壞賬準(zhǔn)備”賬戶為貸方余額，且大于應(yīng)計提金額時，則按兩者之差沖銷，會計處理為：借記“壞賬準(zhǔn)備”科目、貸記“資產(chǎn)減值損失—— —壞賬準(zhǔn)備”科目。
    第三，對已核銷的壞賬收回業(yè)務(wù)，正確的會計處理是借記“應(yīng)收賬款”科目、貸記“壞賬準(zhǔn)備”科目，同時借記“銀行存款”科目、貸記“應(yīng)收賬款”科目，切不可直接做以下處理：借記“銀行存款科目”、貸記“壞賬準(zhǔn)備”科目。
    小企業(yè)：當(dāng)應(yīng)收及預(yù)付款項符合壞賬確認(rèn)條件之一時，小企業(yè)即可把在減除可收回的金額后無法收回的應(yīng)收及預(yù)付款項作為壞賬損失處理，借記“營業(yè)外支出—— —壞賬損失”科目、貸記“應(yīng)收賬款”等科目；對已核銷壞賬在以后會計期間收回時，借記“銀行存款”科目、貸記“營業(yè)外收入—— —收回壞賬”科目。
    事業(yè)單位：當(dāng)事業(yè)單位的應(yīng)收及預(yù)付款項滿足壞賬確認(rèn)條件之一時，應(yīng)首先按照規(guī)定的程序報請主管部門、財政部門審批，同時將無法收回的應(yīng)收及預(yù)付款項轉(zhuǎn)入待處置資產(chǎn)，借記“待處置資產(chǎn)損溢—— —處置資產(chǎn)價值”科目，貸記“應(yīng)收賬款”“預(yù)付賬款”“其他應(yīng)收款”等科目；其次根據(jù)財政部門的審批意見予以核銷，借記“其他支出—— —資產(chǎn)處置損失”、貸記“待處置資產(chǎn)損溢—— —處置資產(chǎn)價值”科目；再其次對已核銷應(yīng)收款項在以后會計期間又收回時，借記“銀行存款”科目、貸記“其他收入—— —收回已核銷應(yīng)收及預(yù)付款項”科目。
    行政單位：行政單位對壞賬的核算分為兩步。第一步是對壞賬的確認(rèn)，一方面要報經(jīng)同級財政部門審批，另一方面通過“待處理財產(chǎn)損溢—— —待處理財產(chǎn)價值”賬戶進行調(diào)賬，做到賬實相符：借記“待處理財產(chǎn)損溢—— —待處理財產(chǎn)價值”科目、貸記“應(yīng)收賬款、預(yù)付賬款”等科目。第二步根據(jù)財政部門的審批意見與債權(quán)的性質(zhì)或類別對已經(jīng)發(fā)生的壞賬再分別進行核銷：核銷應(yīng)收賬款時，借記“其他應(yīng)付款—— —應(yīng)收賬款核銷”科目、貸記“待處理財產(chǎn)損溢—— —待處理財產(chǎn)價值”科目；核銷預(yù)付賬款時，借記“資產(chǎn)基金—— —預(yù)付賬款”科目、貸記“待處理財產(chǎn)損溢—— —待    處理財產(chǎn)價值”科目；核銷其他應(yīng)收款時，借記“經(jīng)費支出—— —其他應(yīng)收款核銷”科目、貸記“待處理財產(chǎn)損溢—— —待處理財產(chǎn)價值”科目。
    對已核銷的應(yīng)收款項在以后會計期間收回的業(yè)務(wù)，則應(yīng)針對債權(quán)的不同類別分別進行處理：應(yīng)收賬款在以后期間收回時計入“應(yīng)繳財政款”科目。對于其他應(yīng)收款：如果是核銷年度內(nèi)收回的應(yīng)沖減“經(jīng)費支出”科目，核銷年度以后收回的則應(yīng)根據(jù)資金性質(zhì)分別計入“財政撥款結(jié)轉(zhuǎn)”“財政撥款結(jié)余”科目。預(yù)付賬款則相對復(fù)雜，應(yīng)按照形成預(yù)付賬款的資金來源與性質(zhì)分別處理：如果是財政資金安排的預(yù)付賬款、但預(yù)付款項目又未完成，壞賬收回時應(yīng)計入“財政撥款結(jié)轉(zhuǎn)”科目，如果是財政資金安排的、預(yù)付款項目已經(jīng)完成，壞賬收回時則計入“財政撥款結(jié)余”科目，如果是非財政資金安排發(fā)生了壞賬而后又收回時，計入“其他資金結(jié)轉(zhuǎn)結(jié)余”科目等。
    
加強對應(yīng)收款項的管理避免壞賬的發(fā)生
    一是要建立和健全壞賬的內(nèi)部控制制度，并對壞賬進行經(jīng)常性的審查與分析。同時，定期或不定期地開展對壞賬內(nèi)部控制制度執(zhí)行情況的檢查與分析工作。
    審查壞賬準(zhǔn)備的計提是否符合相關(guān)制度    的規(guī)定，計提的范圍及標(biāo)準(zhǔn)是否合理、合法。此外，檢查分析壞賬準(zhǔn)備制度的執(zhí)行情況：重點檢查分析壞賬損失的確認(rèn)與處理是否經(jīng)過必要的審批程序、其報批手續(xù)是否合規(guī)；壞賬準(zhǔn)備是否按規(guī)定的方法和比例提取，計提金額是否準(zhǔn)確；壞賬準(zhǔn)備及壞賬的核算是否符合現(xiàn)行制度的規(guī)定，有無任意列支的情況；收回的壞賬是否及時入賬，有無被侵吞、挪用的現(xiàn)象等。
    二是要采取切實可行措施，加強對應(yīng)收款項的管理。加強應(yīng)收款項管理的針對性措施主要包括兩個方面：其一，各單位特別是企業(yè)要分門別類地建立客戶檔案，并進行有效的信用評估和跟蹤記錄。首先在決定是否采取賒銷策略前應(yīng)慎重地對客戶的誠信程度等進行調(diào)查了解，根據(jù)信用等級的不同分別采取銷售策略；其次簽訂符合《合同法》要求的購銷合同，因為購銷合同是解決債權(quán)債務(wù)糾紛的根本依據(jù)。
    其二，建立健全債權(quán)債務(wù)管理制度，明確劃分債務(wù)催討責(zé)任，應(yīng)從3個方面加強對應(yīng)收款項的控制：事前控制（即從簽約到發(fā)貨階段）可根據(jù)對客戶的資信狀況，選擇信用良好的客戶進行交易，并簽訂規(guī)范的《購銷合同》。事中控制（即從發(fā)貨到收款階段）每次發(fā)貨前必須與銷售合同逐一核對，建立收款記錄、定期進行賬齡分析，這是避免發(fā)生壞賬的必要措施。財會部門至少應(yīng)每月同客戶核對一次賬目，同時編制賬齡分析表，進而明確收款或催款的責(zé)任，且詳細記錄每筆貨款的結(jié)算情況。事后控制（即從欠款到追收階段）對已發(fā)生的應(yīng)收款項，可按賬齡及其收取的難易程度，進一步明確落實賬款的催討責(zé)任。
    對于確實資金周轉(zhuǎn)困難的債務(wù)人，要制定還款計劃，或采取諸如以資產(chǎn)清償債務(wù)、債務(wù)轉(zhuǎn)為資本、延長還款時間等債務(wù)重組策略。對于拖欠時間較長的款項或資信程度較差的客戶，應(yīng)適時啟動賬款催收預(yù)案，根據(jù)債務(wù)人不同的情況分別采取預(yù)告、警告、律師函等措施，必要時應(yīng)果斷采用仲裁或訴訟等法律手段，盡可能地避免壞賬的發(fā)生或把壞賬損失減少到最低限度。