當(dāng)前，基層機關(guān)面對的外部環(huán)境多變、工作要求復(fù)雜，極大地考驗著我們的服務(wù)水平。辦公室工作的綜合性、服務(wù)性和從屬性決定了其比業(yè)務(wù)部門更難掌控自身工作節(jié)奏的特點，但這并不影響對工作進行主動規(guī)劃。相反，建立完善工作預(yù)判與統(tǒng)籌機制，才更有利于從紛繁復(fù)雜的情況和問題中理出頭緒、找到規(guī)律，從被動中尋求主動，提高辦公室工作的規(guī)范化、精細化程度。

要按照目標(biāo)管理考核規(guī)范，做好辦公室的工作任務(wù)分解。具體來說，需要制定兩張表。一是人員職責(zé)分工表，以“人”為綱，明確辦公室每位同志所承擔(dān)的工作內(nèi)容和職責(zé)；二是目標(biāo)任務(wù)分解表，以“事”為綱，分常規(guī)工作、重點工作、創(chuàng)新性工作三個方面，將辦公室職責(zé)范圍內(nèi)的工作事項逐一落實到人，并明確每項工作的AB角關(guān)系。兩張表互為印證，配合監(jiān)督考核制度，成為辦公室全體同志的履職規(guī)范，確保人與事之間無縫對接。

雖然以解決問題、應(yīng)急應(yīng)變?yōu)橹鞯摹岸贪才拧闭紦?jù)了辦公室工作的大部分內(nèi)容，但不等于辦公室不需要時間跨度較大的“長計劃”。我們用心觀察發(fā)現(xiàn)，在看似瑣碎繁雜的任務(wù)中，實則蘊含著一定的規(guī)律，可以提煉成為辦公室工作的“長計劃”。在“長計劃”指導(dǎo)下，可以使“短安排”的落實更加順暢有序。對基層機關(guān)辦公室來說，“長計劃”主要有兩方面，一是上級有布置、本單位有安排的工作，二是年度工作計劃中需要辦公室牽頭或參與的重要工作、專項工作和重大活動。

以筆者所在的區(qū)檔案局辦公室為例，總結(jié)近幾年的工作，我們發(fā)現(xiàn)：每年第一季度，需要完成機關(guān)全年工作任務(wù)分解表、創(chuàng)新課題任務(wù)表、政府績效考核指標(biāo)任務(wù)書等目標(biāo)計劃的制定以及市檔案局布置的統(tǒng)計年報任務(wù)、區(qū)史志辦布置的供稿任務(wù)、上年度固定資產(chǎn)清理登記等；按季度為周期重復(fù)的工作，主要有機關(guān)信息宣傳季刊的編發(fā)、局黨總支例會；按雙月為周期重復(fù)的工作主要有局務(wù)會；集中在年底的主要有總結(jié)計劃、目標(biāo)管理考核、各類榮譽獎項統(tǒng)計公示；其他相對固定的重大工作、專項工作和重大活動主要有一年一度的全區(qū)檔案工作大會、“檔案館日”大型宣傳月活動等。

如此梳理后，我們將這些工作一一納入由性質(zhì)類別和重復(fù)周期兩根“軸”組成的坐標(biāo)系中進行預(yù)判和統(tǒng)籌，明確各自的工作要求、時間節(jié)點和責(zé)任人，在人、財、物的保障以及文字材料、新聞報道的安排和跨部門的協(xié)調(diào)溝通等方面早謀劃、早介入。

相對于每事必由負責(zé)人發(fā)布指令才可實施的隨機性管理，標(biāo)準(zhǔn)化管理要求每項工作、每個步驟都盡可能形成標(biāo)準(zhǔn)參照系。屬于基礎(chǔ)管理和通行規(guī)范的事項，如收發(fā)文管理、各層次會議辦會要求等，均可梳理出基本的程序、方法、規(guī)則，形成辦公室工作的標(biāo)準(zhǔn)化指南。

要搭建一個信息共享的平臺，對單位基本情況、組織沿革、黨群組織設(shè)置、歷年機關(guān)大事記、人事信息、重要工作開展情況等基礎(chǔ)資料，指定專人及時更新補充，方便大家調(diào)用。要加強內(nèi)部溝通交流，落實部門例會制度，及時傳達學(xué)習(xí)上級政策精神、領(lǐng)導(dǎo)指示、業(yè)界動態(tài)，走出“就事論事”布置工作的局限，除了交代“要做什么”，還要提供“為什么要做”“通常情況下該項工作是如何運作的”“該項工作有什么意義和價值”等信息。長此以往，人與事之間就會建立起良好的信息對稱性，有助于辦公室全體同志樹立主體意識，將本職工作的“小目標(biāo)”與整個組織的“大目標(biāo)”聯(lián)系起來，提高工作站位，從而自覺地對本人承擔(dān)的工作進行科學(xué)的統(tǒng)籌安排。

同時，很多邊界不清或主體不明的工作，人們首先想到的就是找辦公室。因此，有必要對辦公室工作的“邊邊角角”進行全面檢視，盡量作好可能出現(xiàn)狀況的應(yīng)對預(yù)設(shè)，明確處理口徑。如，遇到服務(wù)對象反映問題，解釋權(quán)在誰，什么情況下請領(lǐng)導(dǎo)出面；遇到上級單位緊急交辦的任務(wù)，什么情況下需要告知單位領(lǐng)導(dǎo)，由領(lǐng)導(dǎo)出面布置，什么情況下可以由辦公室直接協(xié)調(diào)處理，等等。

預(yù)判與統(tǒng)籌，蘊含著對工作條件和工作環(huán)境等各種資源的規(guī)劃和調(diào)用，這個過程常常要依靠跨部門的協(xié)同配合來實現(xiàn)，辦公室應(yīng)在其中發(fā)揮好牽頭作用。對于常規(guī)常態(tài)運行、需要集中人力資源優(yōu)勢的專項工作，諸如安全保密、裝備管理、政務(wù)公開等，可根據(jù)實際需要組建跨部門專項工作小組；對于涉及多個部門且工作量大的專項工作、突擊任務(wù)，應(yīng)提前進行跨部門工作協(xié)商，倒推時間節(jié)點排出計劃任務(wù)表。當(dāng)然，這不是辦公室一家之力能達成的，需要機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的大力支持和各部門的配合。

（文章摘自《秘書工作》雜志2014年第11期。作者：張向東  施雯）