前言：本文的作者是來自寶島臺灣的時間管理講師張永錫老師，他有著15年時間管理修煉，著有1400余 篇時間管理文章。曾向美國時間管理大師David Allen學習GTD（Getting things done）時間管理系統(tǒng)，亦曾在兩岸舉行43屆時間管理公開班，為騰訊、聯(lián)發(fā)科、Google中國與北京清華大學MBA等知名企業(yè)與學術(shù)機構(gòu)提供時間管理 培訓。

這篇文章是以一次出差為例，闡釋如何快速規(guī)劃一個小任務，言語娓娓道來，有著臺灣人特有的細膩與舒適感，但這不妨礙其言語之洗練與邏輯之嚴謹。為了保有這份原汁原味，沒有做任何的刪改修剪，甚至連張老師的講座廣告都原封保留，哈哈~

8/4

• 臺中往臺北
• 拜訪惠敏法師
• 幫MAC電腦安裝Window系統(tǒng)
• 到朋友家過夜

8/5

• 到中壢和朱總碰面
• 下午三點半去泉能
• 講師聯(lián)盟月例會
• 回臺中

這是一個典型的出差行程，說來不復雜，但是好像也不簡單。這篇文章分成兩個部分：

首先，我用了一個Worktile的云端協(xié)作服務幫我規(guī)劃（見上圖），任務規(guī)劃可以使用不同的工具，這剛好是我前幾天用的一種。用worktile的服務來幫這個任務規(guī)劃，是為了舉例，事實上這些原則可以套用在大多數(shù)工具，甚至紙張。

其次，我用GTD自然計劃模式來檢視我如何規(guī)畫這個任務，這是文章的第二個部分。

第一部分，使用Worktile，實際規(guī)劃臺北出差這個任務

請先看看為何我會使用Worktile這個工具，來臺北出差規(guī)劃的幾個考量因素。

自由排序：關(guān)于這個任務，有些事情約好固定時間（例：和法師碰面），有的可以調(diào)整（例：幫MAC電腦安裝Window系統(tǒng)），能夠自由排序很重要

補充說明：一個任務除了名稱之外，還需要一些補充說明（例：下午三點半去泉能，就需要地址；到中壢和朱總碰面，要規(guī)劃火車時間）。

可以打勾：時間管理里的下一步行動，要有完成后打勾的地方，這樣就能專注還沒完成的部份。

上面三點是用紙筆，或者工具都需要具備，以下兩點則是數(shù)位時代需要的兩個重點：

鍵盤輸入：當任務比較復雜時，用鍵盤輸入快速，讓想到的事情，立刻放入任務中

隨身攜帶：有手機及平板App，檢視方便。

規(guī)劃完成后，就覺得自己比較可以安心出門，比較清楚接下來要做些什么，也有一個整體觀，知道這兩天能完成哪些事。、

以前我是在紙面上完成這些事情，但是現(xiàn)在的電腦、手機，讓我們更容易檢視（有時我還真找不到可以寫下字的紙張），因此雖然我有時候會在紙張上規(guī)劃，但是長期看來，必須要數(shù)位化的解決方案。

規(guī)劃一個小任務，是FAST流程中的S，英文是Support，幫助我們順利完成今天的任務，之前我們介紹了青蛙（F）和蝌蚪（A）的概念，但是有時候知道今天列出了青蛙及蝌蚪，但是還是需要花時間厘清如何吃青蛙及蝌蚪，這時候就需要規(guī)劃這個任務并進而找出下一步行動。

通常會有幾種狀況，例如，根本還沒好好思考這件任務，有時候是還沒決定下一步行動，有時是幾件任務擠在一起，要好好思考并分出先后次序。

第二部分，我們依據(jù)GTD的自然計劃模式，來說明臺北出差這個任務。

任務規(guī)劃會經(jīng)過五個階段，剛剛我是用自己的經(jīng)驗來講解如何規(guī)畫這個任務，接著我們依循自然計劃模式來思考以下五個階段：

• 界定目標和原則
• 想像期待結(jié)果
• 腦力激蕩
• 組織
• 找出下一步行動

下面就一步一步地說明：

（1）界定目標和原則

這次的臺北出差這個任務的目標主要在學習層面，和惠敏法師、和朋友對談、和客戶開會也是學習，講師聯(lián)盟有演講。

（2）期待期望結(jié)果

由于行程較多，要特別注意自己休息，希望自己能夠有豐富學習，又能精力充沛。

（3）腦力激蕩

現(xiàn)在可以開始思考「如何做？」及「還需要哪些資訊？」等問題，這時像是白紙、白板、心智圖、便利貼這類工具就頗為有用。單單用頭腦，無法專注太久，有工具輔助，記錄點子，幫助很大。
這時候追求的是量多，除了腦海中的想法和記憶，還可以上網(wǎng)搜尋或看看自己資料庫里面的資料。
我選擇的方式是把重要的事情直接放在Worktile中。

（4）組織

當我們完成了前三步驟，接著就可以把手上的任務組織起來，組織的關(guān)鍵步驟有三個重要的部份。

是否拆分成次任務：一個大任務拆解成幾個更小任務，并且把細節(jié)放入不同的次任務中。

尋找彼此先后關(guān)系：每一個行動有其時間性，可以依照時間發(fā)生先后來排列。

決定事情優(yōu)先次序：有些事情比其他事情重要，必須優(yōu)先處理。

把這些想法，小的細節(jié)都組織在一起，整個上臺北出差的旅行這個任務彷佛有了個樣子，就好像架好了一個房子，一眼就可以看出哪里少了窗戶，這里少了桌 子。因此立刻就會采取一些行動，例如上網(wǎng)查一下高鐵時間，發(fā)郵件問一下某公司的地址，讓明顯易見的問題立刻解決，直到我們覺得安心為止。

（5）下一步行動是什么？

當我們分類整理完之后，針對這個任務，我會問自己一個問題「下一步行動是什么？」
或許是打電話給蘋果電腦專賣店詢問，或者是發(fā)一封信給客戶確認時間，通常只要做幾個行動，就能堵上任務的漏洞。

大多數(shù)情形，當我們管理好各個次任務的下一步行動，就完成單一任務管理的90%部分。

結(jié)語

我們這篇文章的主旨是「如何快速規(guī)劃一個小任務？」

第一部分，我們藉著Worktile來規(guī)劃了臺北出差的任務，并說明各個重要的考量點。

第二部分，使用GTD自然計劃模式，來思考這個任務。

希望能用比較立體的角度來探討任務規(guī)劃這件事情。

接下來的文章會舉一個更大的例子，這個任務耗時需要幾個月，讓我們來看看一個復雜的任務是如何拆解并組織起來。