為進(jìn)一步健全流動(dòng)人員人事檔案公共管理服務(wù)體系，規(guī)范流動(dòng)人員人事檔案管理工作，完善和統(tǒng)一我省各級(jí)政府人力資源和社會(huì)保障部門所屬人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)（以下簡(jiǎn)稱政府所屬人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)）流動(dòng)人員人事檔案管理工作的管理標(biāo)準(zhǔn)和服務(wù)流程，根據(jù)《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》、《干部檔案工作條例》、《人事部、國家工商行政管理總局關(guān)于修改〈人才市場(chǎng)管理規(guī)定〉的決定》和《貴州省人事代理暫行規(guī)定》制定本規(guī)范。
本規(guī)范適用我省縣以上（含縣）政府所屬人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)開展的流動(dòng)人員人事檔案管理工作、與流動(dòng)人員人事檔案管理有關(guān)的人事代理工作。
本規(guī)范內(nèi)容包括流動(dòng)人員人事檔案的接收、轉(zhuǎn)出、材料收集與整理、保管與保護(hù)、查閱、出具證明、信息化管理等七個(gè)方面的工作程序和相關(guān)手續(xù)。
一、 流動(dòng)人員人事檔案接收
（一）接收檔案的對(duì)象
1.辭職或被辭退的機(jī)關(guān)、事業(yè)單位工作人員；
2.與用人單位解除勞動(dòng)合同或聘用合同的人員；
3.高等院校、中職學(xué)校離校未就業(yè)的畢業(yè)生；
4.自費(fèi)出國留學(xué)及其他因私出國人員；
5.非公有制經(jīng)濟(jì)組織和新社會(huì)組織聘用的人員；
6.其他由單位或個(gè)人自愿委托管理人事檔案的人員。
（二）接收檔案的程序
1.畢業(yè)生檔案接收
（1）檔案管理機(jī)構(gòu)接收的畢業(yè)生檔案應(yīng)包含下列資料：
A.招生報(bào)名登記表、志愿表；
Ｂ.學(xué)生登記表；
C.學(xué)年鑒定材料；
D.入黨、入團(tuán)材料；
E.獎(jiǎng)懲材料；
F.學(xué)習(xí)、社會(huì)實(shí)踐材料；
G.學(xué)生體檢表；
H.畢業(yè)生成績(jī)單；
I.畢業(yè)論文、畢業(yè)設(shè)計(jì)材料；
J.授予學(xué)位審批表；
K.畢業(yè)生登記表；
L.普通高、中等學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到證通知書。
其中，H、K兩項(xiàng)為高等院校、中職學(xué)校畢業(yè)生檔案必須具備的材料。
    （2）審核檔案材料。檔案管理機(jī)構(gòu)接到檔案后，按照接收畢業(yè)生檔案標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格審查檔案內(nèi)容，對(duì)于材料不齊全或不清楚的，要求轉(zhuǎn)出單位補(bǔ)齊或查清后方可接收。
（3）辦理檔案交接手續(xù)。畢業(yè)生派遣部門統(tǒng)一轉(zhuǎn)來的檔案，經(jīng)審核無誤后，統(tǒng)一辦理接收手續(xù)；學(xué)校郵寄來的檔案或畢業(yè)生自帶的檔案，經(jīng)查驗(yàn)檔案密封、檔案材料符合要求后，在《轉(zhuǎn)遞檔案通知單回執(zhí)》上簽名并加蓋印章后返回轉(zhuǎn)出單位。不符合要求的檔案，通知轉(zhuǎn)出單位并將檔案退回。
2.其他流動(dòng)人員檔案接收
（1）存檔人員以個(gè)人或單位名義提出委托管理人事檔案的申請(qǐng)，并根據(jù)所辦業(yè)務(wù)需要，提供如下相關(guān)材料：
A.個(gè)人委托管理人事檔案須提供的材料：委托管理人事檔案的申請(qǐng)、身份證原件（留存復(fù)印件）、辭職、辭退或解除勞動(dòng)關(guān)系手續(xù)原件(留存復(fù)印件）。委托他人辦理的，需提供委托書、代辦人身份證原件（留存復(fù)印件）。
B.單位委托管理人事檔案須提供的材料：?jiǎn)挝粻I業(yè)執(zhí)照副本或事業(yè)單位法人登記證、單位委托存檔介紹信、單位與委托存檔人員勞動(dòng)（聘用）關(guān)系證明。
（2）開具調(diào)檔函或商調(diào)函（調(diào)檔函樣式見附錄1, 商調(diào)函樣式見附錄2）。
A.可以直接調(diào)取檔案的，直接向原檔案管理單位開具調(diào)檔函；
B.需要先調(diào)取檔案審核才能決定是否調(diào)檔的，向原檔案管理單位開具商調(diào)函調(diào)檔，同意后再調(diào)取檔案。
（3）審核檔案材料。
A.原存檔單位轉(zhuǎn)來的檔案，必須在檔案袋封口處密封蓋章并附檔案轉(zhuǎn)遞通知單。
B.檔案材料必須真實(shí)可靠、完整齊全。具有普通院校大中專學(xué)歷的一般應(yīng)有學(xué)籍檔案、轉(zhuǎn)正定級(jí)表、就業(yè)手續(xù)。個(gè)別無法補(bǔ)齊材料的，應(yīng)由存檔本人或轉(zhuǎn)入單位簽字認(rèn)可。
C.檔案檢查合格后，由存檔人員填寫檔案管理委托書，經(jīng)登記后簽訂人事代理合同，交納人事代理服務(wù)費(fèi)。
二、流動(dòng)人員人事檔案轉(zhuǎn)出
（一）辦理檔案轉(zhuǎn)出需提供的材料
1.本人身份證原件（留存復(fù)印件）。委托他人辦理的，需提供委托書、代辦人身份證原件（留存復(fù)印件）；
2.原有工作單位的另需單位出具終止合同書、辭職辭退書、解聘書或單位同意轉(zhuǎn)檔函（任選一）；
3.調(diào)檔函。其中：（1）縣以上（含縣）各級(jí)政府所屬人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)出具的調(diào)檔函；（2）辦理保險(xiǎn)、失業(yè)、退休調(diào)檔的，由該辦理單位出具調(diào)檔函；（3）考取公務(wù)員或被事業(yè)單位錄（聘）用的，由錄取單位開具調(diào)檔函；（4）國有企業(yè)或國有控股企業(yè)聘用的由聘用單位出具的調(diào)檔函；（5）升學(xué)調(diào)檔的，由錄取學(xué)校出具調(diào)檔函；（6）應(yīng)征入伍的由武裝部門出具的調(diào)檔函；（7）聘用為特崗教師的，由教育部門出具調(diào)檔函。
（二）轉(zhuǎn)出檔案的要求和程序
1.轉(zhuǎn)出的檔案應(yīng)完整齊全，全部材料一次性轉(zhuǎn)出。
2.檔案轉(zhuǎn)出前，按規(guī)定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)結(jié)清人事代理服務(wù)費(fèi)。
3.高等院校、中職學(xué)校畢業(yè)生，實(shí)習(xí)期滿的，應(yīng)辦理完轉(zhuǎn)正定級(jí)手續(xù)及調(diào)整檔案工資后再辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)。
4.辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)，開具檔案轉(zhuǎn)遞單（見附錄3）。辦理調(diào)動(dòng)的開具人事關(guān)系轉(zhuǎn)移介紹信（見附錄4）。檔案密封蓋章后通過機(jī)要郵寄或交由辦理單位調(diào)轉(zhuǎn)人員轉(zhuǎn)遞。
5.接收單位收到檔案后及時(shí)將“檔案回執(zhí)”寄回原檔案管理單位。如調(diào)出一個(gè)月后沒有收到回執(zhí)，原檔案管理單位須查詢確認(rèn)對(duì)方是否收到檔案。
三、流動(dòng)人員人事檔案材料的收集與整理
（一）檔案材料的收集
1.收集內(nèi)容。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（組通字〔1996〕14號(hào)）收集流動(dòng)人員人事檔案材料。
2.收集要求。定期收集新形成的材料，及時(shí)充實(shí)檔案內(nèi)容。對(duì)長(zhǎng)期未補(bǔ)充材料的檔案，要建立登記制度，主動(dòng)與存檔人員或其所在單位聯(lián)系，督促其補(bǔ)充材料。
3.材料要求。
（1）歸檔材料應(yīng)為辦理完畢的正式材料。材料內(nèi)容應(yīng)完整齊備、規(guī)范真實(shí)、文字清楚、對(duì)象明確，并有承辦單位或個(gè)人署名及形成材料的日期。歸檔材料規(guī)定由單位審查的，應(yīng)有單位蓋章。
（2）歸檔材料使用16開規(guī)格的辦公用紙，材料左邊留出2～2.5CM裝訂邊。
（3）歸檔材料的文字應(yīng)是鉛印、膠印、油印、打印或用藍(lán)黑墨水、墨汁書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。
（4）歸檔材料應(yīng)為原件，特殊情況存入復(fù)印件的，應(yīng)與原件核對(duì)相符后加蓋公章。
4.歸檔要求。材料形成后，要及時(shí)歸檔。轉(zhuǎn)遞過程中應(yīng)嚴(yán)密包封并加蓋密封章。對(duì)符合歸檔要求的材料，要登記后歸入檔案；對(duì)不符合歸檔要求的材料，要及時(shí)通知材料形成單位補(bǔ)送或補(bǔ)辦手續(xù)。
（二）檔案材料的整理
1.整理要求。要認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊，使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、精練、實(shí)用的要求。
2.材料鑒別。對(duì)歸入檔案的材料要審核其是否完整、內(nèi)容是否真實(shí)、手續(xù)是否齊全，要根據(jù)材料的內(nèi)容和用途判定其保存價(jià)值，確定是否屬于檔案內(nèi)容。對(duì)不屬于檔案內(nèi)容和重復(fù)多余的材料，應(yīng)退回材料形成單位。
3.材料分類。
第一類：履歷材料；
第二類：自傳材料；
第三類：鑒定、考察、考核材料；
第四類：學(xué)歷、學(xué)位、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)情況等材料；
第五類：政審材料；
第六類：加入黨、團(tuán)組織材料；
第七類：表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料；
第八類：處分材料；
第九類：錄（聘）用、調(diào)動(dòng)、任免、轉(zhuǎn)業(yè)、退（離）休、辭職辭退、工資、福利待遇、各種代表會(huì)議和出國（境）審查材料；
第十類：其他可供參考有保存價(jià)值的材料。
4.材料編目。要根據(jù)材料形成的時(shí)間或材料內(nèi)容的主次關(guān)系進(jìn)行排序。按照材料類別排列順序及檔案材料目錄格式，編寫詳細(xì)的檔案材料目錄。
5.復(fù)制與加工。材料載體變質(zhì)、字跡褪色不清或破損時(shí)，應(yīng)采用修復(fù)、打印、抄寫、復(fù)印、裱糊等方法進(jìn)行搶救。復(fù)制材料要核對(duì)無誤，并注明復(fù)制單位和日期。
6.材料裝訂。裝訂前應(yīng)將材料上的大頭針、訂書釘?shù)冉饘傥锊鸪?，然后理齊全卷材料，在材料左側(cè)豎直打上裝訂孔，裝訂成卷。裝訂后的檔案，目錄在卷首，材料排列順序與目錄相符，卷面整潔，全卷整齊、平坦，裝訂結(jié)實(shí)。
四、流動(dòng)人員人事檔案的保管與保護(hù)
（一）保管的基本要求
1.應(yīng)建立堅(jiān)固的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)的檔案柜或檔案密集架。檔案庫、閱檔室和檔案管理人員辦公室應(yīng)分別設(shè)置。
2.應(yīng)配置相應(yīng)的計(jì)算機(jī)管理、檔案整理裝訂、安全防護(hù)等設(shè)備。
3.要建立檔案庫房的檔案出入庫制度、衛(wèi)生安全制度、工作交接制度和檔案排放查找方法。
4.庫存檔案應(yīng)采取分類管理。對(duì)死亡人員檔案、10年以上未補(bǔ)充材料檔案、出國人員檔案等要分別登記管理。
（二）保護(hù)的基本要求
1.防火要求。檔案庫房應(yīng)遠(yuǎn)離食堂、汽車庫房等消防重點(diǎn)目標(biāo)；應(yīng)安裝避雷針、火災(zāi)報(bào)警器和消防滅火設(shè)備；檔案管理人員應(yīng)熟悉有關(guān)消防安全知識(shí)。嚴(yán)禁在庫房?jī)?nèi)吸煙、設(shè)置明火、存放易燃易爆物品和其他雜物。
2.防潮要求。檔案庫房?jī)?nèi)應(yīng)安裝濕度記錄儀器、加濕機(jī)、去濕機(jī)等設(shè)備，相對(duì)濕度控制在45%～65%。
3.防蛀要求。裱糊檔案材料應(yīng)使用化學(xué)漿糊。檔案庫房?jī)?nèi)不得存放食品和易爆物品。要定期施放驅(qū)蟲藥劑和使用防腐防蟲物品。
4.防盜要求。檔案庫房要安裝防盜門窗、防盜報(bào)警裝置和監(jiān)控設(shè)備。檔案管理人員每天下班前要檢查門窗關(guān)閉情況。
5.防光要求。檔案庫房宜選用白熾燈照明。如采用熒光燈照明時(shí)，需有紫外線過濾措施。不宜采用自然光源，應(yīng)避免陽光直射檔案。有外窗時(shí)應(yīng)配有窗簾等遮陽措施。
6.防高溫要求。檔案庫房應(yīng)配備排風(fēng)扇、空調(diào)等通風(fēng)降溫設(shè)備，溫度應(yīng)控制在14℃～24℃。
五、流動(dòng)人員人事檔案查閱
（一）查閱檔案范圍
1．公安、檢察、法院、司法等國家機(jī)關(guān)或公證機(jī)構(gòu)因偵查、審理或公證需要可查閱有關(guān)人員的檔案；
2.設(shè)立黨委的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位因考察、任免、聘任、調(diào)動(dòng)、入黨（團(tuán)）、參軍、出國等工作需要可跨單位查閱有關(guān)人員的檔案；
3.用人單位因工作需要可查閱本單位員工的檔案。
（二）查閱要求
1.查閱單位應(yīng)持有效單位介紹信及身份證件查閱。
2.查閱檔案應(yīng)在檔案查閱室或指定的地方查閱。
3.查閱者不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，對(duì)檔案內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露或擅自向外公布，保障個(gè)人隱私不受侵犯。
4.不得擅自復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容。確因工作需要從檔案中取證的，應(yīng)說明理由，經(jīng)審核同意后，方可復(fù)制或拍攝。復(fù)制的材料應(yīng)注明出處和日期，并加蓋公章。
5.需要摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)征得同意，摘錄部分由檔案管理人員與原件核對(duì)無誤后，注明出處及日期，并加蓋公章。
6.任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。
（三）辦理查閱的程序
1.檔案管理人員審核查閱人提供的有效證件及相關(guān)材料，填寫《查閱檔案登記表》（見附錄5），按規(guī)定提供檔案材料。
2.查閱結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將被查閱檔案歸庫，并將查閱人所持有的介紹信、身份證復(fù)印件留存。
六、出具流動(dòng)人員人事檔案證明材料
（一）出具證明的適應(yīng)范圍
需要出具與本人檔案記載相關(guān)或與管理人事檔案相關(guān)證明材料的，由存檔人員提出申請(qǐng)，經(jīng)審核同意后出具。證明種類分為：檔案托管證明（見附錄6）、檔案材料情況證明（見附錄7）。
（二）辦理證明的程序
1.存檔人員向檔案管理機(jī)構(gòu)說明出具證明材料的事由（或?qū)Ψ剿魅∽C明的信函）、提供經(jīng)辦人或申請(qǐng)人有效身份證件。
2.根據(jù)檔案實(shí)際記載出具證明。檔案中無記載的，應(yīng)補(bǔ)齊相關(guān)材料后出具。
3.確需復(fù)印檔案材料的，應(yīng)在復(fù)印件上注明用途及復(fù)印日期，并加蓋公章。
七、流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)信息化
一、應(yīng)使用流動(dòng)人員人事檔案信息化管理軟件，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，逐步實(shí)現(xiàn)檔案保存數(shù)字化、管理信息化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。
二、應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容，通過錄入等方式對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并檢查核對(duì)檔案信息與檔案內(nèi)容是否一致。發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，及時(shí)修正。在檔案材料收集歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞時(shí)，應(yīng)及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫有關(guān)信息。
三、應(yīng)采取切實(shí)有效的技術(shù)手段和安全措施，建立檔案信息安全保障體系，確保檔案信息的安全與保密。