相關(guān)Tcode:OBYP|F.19|F.13|MB5S|MR11|MR11SHOW

有個家伙說誰能幫他整明白GR/IR，就免費為誰干兩天“苦力”,我豬圈正有幾頭豬要弄到屠宰場,所以很想請他幫忙扛過去。

什么是 GR/IR?

GR/IR 英文全稱是Goods Receipt/Invoice Receipt,和中國的物資采購|材料采購科目類似,看看國內(nèi)對類似科目的相關(guān)描述:

原企業(yè)會計制度設(shè)置“物資采購”會計科目核算企業(yè)購入材料、商品等的采購成本，無論企業(yè)采用實際成本還是采用計劃成本進(jìn)行材料、商品的日常核算，均可以使用本科目。1.對于工業(yè)企業(yè)可以將本科目改為“材料采購”科目來進(jìn)行材料的日常核算.。

2.對于商品流通企業(yè)因采購商品而在期末發(fā)生的在途商品，以及采用實際成本核算材料、商品的企業(yè),可以將本科目改為“在途物資”科目核算.。

3.新準(zhǔn)則似乎取消了“物資采購”科目的使用，并明確區(qū)分了“材料采購”和“在途物資”兩個科目的核算內(nèi)容。其中，“材料采購”科目核算企業(yè)采用計劃成本進(jìn)行材料日常核算而購入材料的采購成本，本科目應(yīng)當(dāng)按照供應(yīng)單位和物資品種進(jìn)行明細(xì)核算；“在途物資”科目核算企業(yè)采用實際成本（或進(jìn)價）進(jìn)行材料（或商品）日常核算，貨款已付尚未驗收入庫的購入材料或商品的采購成本，本科目應(yīng)當(dāng)按照供應(yīng)單位進(jìn)行明細(xì)核算。

“物資采購”和“材料采購”倆科目核算內(nèi)容實際一樣,只是科目描述不同而已。

一．GR/IR科目配置

1．設(shè)置GR/IR科目(Tcode: OBYC->WRX)

在OBYC->WRX中設(shè)置該科目通常就E文就叫”GR/IR”，中文名稱國內(nèi)有用”材料采購”或直接使用”應(yīng)付帳款-應(yīng)付暫估”科目，直接使用“應(yīng)付帳款-應(yīng)付暫估”科目的企業(yè)通常是不允許票到貨未到的業(yè)務(wù)發(fā)生，確定應(yīng)付帳款是非常謹(jǐn)慎的，畢竟將錢從腰包掏出去是件難受的事情，所以一般要求起碼3單（3單通常指供應(yīng)商的送貨單，企業(yè)的收貨單和供應(yīng)商發(fā)票，或更多單）匹配，如果不是壟斷性的強勢供應(yīng)商貨未到先送發(fā)票過來門都沒有。

期末國內(nèi)是要求GR/IR科目(材料采購)科目在月末重分類到”在途物資”和” 應(yīng)付帳款-應(yīng)付暫估”科目分別列在資產(chǎn)負(fù)債表的在資產(chǎn)和負(fù)債兩邊,采用的Tcode:F.19進(jìn)行分類,做F.19的企業(yè)通常同時會有”票到貨未到”和”貨到票未到”的業(yè)務(wù)。

如果企業(yè)是基本不存在”票到貨未到”的業(yè)務(wù)，GR/IR科目就是“應(yīng)付帳款-應(yīng)付暫估”，實際上F.19重分類也就沒有必要折騰,如果這樣GR/IR直接就掛負(fù)債項。

特別地,在跨國集團項目中,由于涉及多個會計科目表,可以使用增強LMR1M002(Tcode:

SMOD|CMOD)增強GR/IR科目。

2.設(shè)置GR/IR調(diào)整科目(Tcode:OBYP|OBL1)

OBYP中GR/IR調(diào)整科目配置一般推薦的配置方法是使用4科目, 其中調(diào)整科目專門設(shè)置一個中間科目比如叫”GR/IR調(diào)整”,GNB(貨到票未到)|BNG(票到貨未到)分別調(diào)整到” 應(yīng)付帳款-應(yīng)付暫估 ”和”在途物資”,和”GR/IR”科目本身共涉及4個科目,這樣,在做F.19對系統(tǒng)讀取所有的GR/IR數(shù)據(jù)處理后后產(chǎn)生的憑證如下:

Dr:GR/IR調(diào)整 Cr: 應(yīng)付帳款-應(yīng)付暫估 （貨到票未到）

Dr:在途物資 Cr: GR/IR調(diào)整 （票到貨未到）

強調(diào):對于”貨到票未到”業(yè)務(wù),ERP將GR/IR科目重分類到” 應(yīng)付帳款-應(yīng)付暫估”是匯總數(shù),并不區(qū)分供應(yīng)商,這樣應(yīng)付帳款帳齡明細(xì)就缺少這塊,通常需要認(rèn)為編寫程序抓去數(shù)據(jù)。

這樣設(shè)置的好處在于F.19時GR/IR重分類不直接使用GR/IR科目，有專門的GR/IR分析報表的企業(yè)這樣做比較合適，這就是GR/IR科目的月末重分類。

注意：重分類分錄在下月初會沖回,滿足了資產(chǎn)負(fù)債表的需求。

下面介紹一種OBYC配置GR/IR科目的實例,如圖1。

圖1中科目:2121970000(應(yīng)付帳款-應(yīng)付暫估),1205000000(在途物資)。

其中“統(tǒng)馭科目”表示OBYC-WRX中設(shè)置的“GR/IR”科目，“調(diào)整科目“是中間科目，”目標(biāo)科目“為調(diào)整后的目標(biāo)科目，前面說過，采用4科目比較方便，而圖1中實際上只用了2個科目，GR/IR科目和調(diào)整科目設(shè)置的都是”應(yīng)付帳款-應(yīng)付暫估“科目，這種設(shè)置通常假設(shè)的是企業(yè)一般不允許”票到貨未到“的業(yè)務(wù)，即使有此等業(yè)務(wù)，比如某些壟斷供應(yīng)商你得叫他大爺排好長對才能買到貨, 企業(yè)也可走”預(yù)付請求和預(yù)付帳款流程“。

注：GR/IR中間科目實際上除了用在正常的材料采購交易上，對于成本中心的費用采購，服務(wù)采購等也使用該中間科目。

二．選擇基于收貨的發(fā)票校驗

通常,企業(yè)是收到供應(yīng)商貨物并成功質(zhì)檢后才進(jìn)行發(fā)票校驗(Tcode:MIRO),MIRO要求供應(yīng)商的送貨單,倉庫的收貨單和供應(yīng)商發(fā)票相匹配才確定應(yīng)付,此時，可以在供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的采購數(shù)據(jù)->控制數(shù)據(jù)->基于收貨的發(fā)票校驗選上此標(biāo)志,意味著一定要收貨才能發(fā)票校驗,系統(tǒng)可設(shè)置錯誤消息禁止”票到貨未到”的業(yè)務(wù),如圖2。

后勤模塊提供了相當(dāng)數(shù)量的用戶控制消息，現(xiàn)在只要將M8 081/504設(shè)置的消息類別設(shè)置為”E”就禁止了”票到貨未到”業(yè)務(wù), 圖2中只是警告。

三．GR/IR科目查詢和清帳(Tcode:MB5S|F.13|MR11|MR11SHOW)

MB5S:GR/IR余額分析

F.13:自動清帳,清帳即國內(nèi)所謂的”核銷”, 請參考詳細(xì)清參考本書期末清帳付款小節(jié)，清帳通?？梢愿鶕?jù)PO+PO Item號自動清帳,這功能有時也非常不好使。

MR11|MR11SHOW：原則上,GR/IR在收貨和發(fā)票校驗時應(yīng)該在數(shù)量和金額上完全Match，但是差異通常也是難于避免的，從而產(chǎn)生所謂的量差和價差。比如，運送的貨物如果是液體,會有水分蒸發(fā)帶來的差異,掛在容器壁上的損失；某煉油工廠采購原油時可能采購訂單上數(shù)量暫時是1500噸，企業(yè)收貨時計量為1499.05噸,商檢報告為1499.03噸,供應(yīng)商發(fā)票上1500.05噸等,這些差異量差可使用MR11清掉,過帳在”材料采購差異”科目。

出現(xiàn)價格差異也很常見，企業(yè)以1.2元/個的價格收進(jìn)1000個某原料,由于價格上漲/下跌原因,發(fā)票上可能是1.25或1.15元,由此產(chǎn)生價格差異。

還有一些特殊情況,收貨100個,入庫檢驗沒問題,在生產(chǎn)過程中發(fā)生10個質(zhì)量問題,于是供應(yīng)商同意只開90個的發(fā)票,也可使用MR11整一整。

四．GR/IR處理的不同方式

國內(nèi)對類GR/IR采用了另一種方式,將材料采購入庫核算分成3種情況，大致如下:

1. 貨票當(dāng)期全到

2. 票到貨未到

不做任何處理,等貨物真正入庫才進(jìn)行鉤稽核銷。

3. 貨到票未到

在存貨核算系統(tǒng)中，分外購入庫核算和存貨暫估入帳兩種方式，暫估計方式又分兩種：手工暫估和使用計劃價/最新出入庫價暫估。

暫估入帳處理方法分：單到?jīng)_回和月初一次沖回，單到?jīng)_回業(yè)務(wù)流程相對清楚，對帳方便，但會計制度上是要求使用月初沖回的，兩種方式已經(jīng)確定，不得隨意修改。

現(xiàn)在對比國內(nèi)外GR/IR處理的設(shè)計思路：

1． 國外erp統(tǒng)一使用GR/IR中間科目,在材料入庫和發(fā)票校驗時除非確實有量差,原則上要求兩者數(shù)量,如果數(shù)量相等,系統(tǒng)會絕對將GR/IR清平在各貨幣類別自動清平，為了說明情況，列一個表格：

采購入庫和發(fā)票校驗業(yè)務(wù)場景:

采購入庫:

采購價10元/個，數(shù)量1000個，假設(shè)使用了USD做附加本位幣，USD/RMB=7.6

入庫憑證：

Dr:原料10000(RMB) 1315.79USD

Cr:GR/IR 10000(RMB) 1315.79USD

發(fā)票校驗情形一:

匯率變化: USD/RMB=7.5,發(fā)票上數(shù)量1000.

發(fā)票憑證對應(yīng)的會計憑證:

Dr: GR/IR 10000(RMB) 1315.79(USD)

匯兌損失 0(RMB) 17.54 (USD)

Cr: 10000(RMB) 1333.33(USD)

匯兌損失這行有點意思,RMB為0,卻有USD數(shù),因為系統(tǒng)一定保證清平GR/IR科目.

發(fā)票校驗情形二:

匯率使用當(dāng)天即時匯率7.5,由于某種原因,供應(yīng)商決定給價格優(yōu)惠,9.5元/個,發(fā)票數(shù)量1000.

發(fā)票憑證對應(yīng)的會計憑證:

Dr: GR/IR 10000(RMB) 1315.79(USD)

匯兌損失 0(RMB) 17.55 (USD)

Cr: 9500(RMB) 1266.67(USD)

原材料(使用移動平均價)|材料采購差異(使用計劃價) 500(RMB) 66.67(USD)

同樣, 因為系統(tǒng)一定保證入庫和發(fā)票校驗后清平中間GR/IR科目.

發(fā)票校驗情形三:

匯率使用當(dāng)天即時匯率7.5,50個在生產(chǎn)環(huán)節(jié)才知道質(zhì)量問題,供應(yīng)商發(fā)票數(shù)量950.

如果發(fā)票校驗時輸入950,則GR/IR只清

Dr: GR/IR 10000* 950/1000 (RMB) 1315.79*950/1000(USD)

如果沒啟動物料分類帳可以在發(fā)票校驗時輸入1000,將GR/IR沖平,否則輸入950后此PO項將造成GR/IR不平,此時可使用MR11搞定。

2． 國內(nèi)使用單到?jīng)_回應(yīng)該會造成大量紅藍(lán)沖憑證，如果供應(yīng)商多次送貨后隔幾個月才送來發(fā)票估計處理更麻煩，大概看了一下處理過程，感覺業(yè)務(wù)邏輯含混霉?jié)幌伦与y于理解。

前面說過, GR/IR的處理使用F.19只集中產(chǎn)生4個憑證, 本期的”應(yīng)付暫估”和”在途物資”調(diào)整兩個憑證,同時在月初沖回,非常方便，這種處理方法簡潔明了。

共同缺點:

實際上這種業(yè)務(wù)比較少,即材料入庫和發(fā)票校驗差異較大并且發(fā)票是跨月,則巨大差異拋在發(fā)票當(dāng)月對損益造成一定影響,這種情況跨期間實際上怎么都難于避免。