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篇首特注：本文為原創(chuàng)，轉(zhuǎn)載請聲明出處和作者。謝謝！
先說下我撰寫本文的背景吧。我迄今離開職場兩年，今年在找工作過程中發(fā)現(xiàn)不論是咨詢公司還是央企招聘，常見要求有全面預(yù)算管理信息化的經(jīng)驗(yàn)，要么要求熟悉如Oracle的海波龍、SAP的BPC等預(yù)算管理軟件，要么是為企業(yè)主導(dǎo)實(shí)施過預(yù)算信息化項(xiàng)目者優(yōu)先考慮。今年到“四大”之一的咨詢部門短暫工作了一段時(shí)間，恰巧又趕上了一個(gè)項(xiàng)目是為某地方性民企設(shè)計(jì)實(shí)施海波龍預(yù)算管理系統(tǒng)，所以我不禁有些困惑：前些年我在美資跨國企業(yè)集團(tuán)下屬工廠工作時(shí)未見公司用預(yù)算系統(tǒng)，后來在四大的咨詢部門工作時(shí)接觸的為國企、民企改進(jìn)全面預(yù)算管理體系的項(xiàng)目也都不涉及信息系統(tǒng)實(shí)施，都是線下Excel編制，怎么這兩年預(yù)算管理信息化忽然大行其道起來？猶記得上個(gè)世紀(jì)末國內(nèi)企業(yè)興起的ERP系統(tǒng)實(shí)施的浪潮，我尋思這恐怕是本世紀(jì)企業(yè)管理變革的另一個(gè)浪潮吧，于是為了知識上不落伍，我買了一本全面預(yù)算管理信息化案例分析的書來學(xué)習(xí)，所以借這篇文表達(dá)一下我讀這本書后的疑問、感受，順便附上我與其他同行的交流，也拿到財(cái)務(wù)管理版希望和更多擔(dān)任財(cái)務(wù)經(jīng)理的網(wǎng)友們交流探討。這本書的作者是多年專注在全面預(yù)算管理咨詢和系統(tǒng)軟件設(shè)計(jì)與應(yīng)用的專家，案例涉及收入規(guī)模在千億元以上的全國制造業(yè)50強(qiáng)集團(tuán)企業(yè)以及國內(nèi)知名上市公司。它的前半部內(nèi)容側(cè)重介紹全面預(yù)算管理體系設(shè)計(jì)、預(yù)算指標(biāo)體系、預(yù)算目標(biāo)分解等我已熟知的管理理念，以及信息化條件下預(yù)算編制的特點(diǎn)，從銷售預(yù)算到三張預(yù)算財(cái)務(wù)報(bào)表的編制與匯總過程，后半部則大量介紹了全面預(yù)算管理在信息化條件下的過程控制，如預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算變更調(diào)整、預(yù)算考評與管理分析報(bào)表，可以說覆蓋了整個(gè)全面預(yù)算循環(huán)的事前、事中、事后控制的方方面面。 書還沒看完，我就一面感慨著“這預(yù)算信息化真是好啊”，一面好奇起來：這預(yù)算管理系統(tǒng)若真對企業(yè)好到有必要的話，那我以前工作的那家美資公司為啥不用呢？那家公司就算不是世界500強(qiáng)企業(yè)吧，也是個(gè)在很多運(yùn)營領(lǐng)域采用了先進(jìn)管理方法（如豐田模式的準(zhǔn)時(shí)制造和精益制造）的優(yōu)質(zhì)跨國公司啊，說到企業(yè)信息化管理，它本身就是個(gè)IT企業(yè)，不僅實(shí)施了ORACLE ERP組件中的多數(shù)業(yè)務(wù)模塊，除此之外有海波龍報(bào)表系統(tǒng)，內(nèi)部還開發(fā)了不少集成的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，還有個(gè)很強(qiáng)大的數(shù)據(jù)倉庫以供各事業(yè)部和運(yùn)營工廠獲取數(shù)據(jù)、定制管理報(bào)表做各種業(yè)務(wù)經(jīng)營分析的啊，而且用戶界面很好，都是基于網(wǎng)頁（web-based）的，怎么就在預(yù)算管理上這么落伍呢？我以前在那公司不是主管預(yù)算工作的，所以懷疑自己不了解具體情況，于是特地問了以前那公司主管海波龍（Hyperion）系統(tǒng)的同事。 對話1： Michelle – 即筆者 A同事 – 曾任筆者以前就職的美資跨國公司中國區(qū)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心總賬與報(bào)表組經(jīng)理 Michelle：你記得咱們公司以前Hyperion系統(tǒng)有預(yù)算功能么？有維護(hù)預(yù)算數(shù)么？ A同事：有啊，怎么了？ Michelle：嗯？我怎么記得我們工廠這邊每年預(yù)算都是用excel做的，BU那邊我印象應(yīng)該也是excel做吧。 A同事：是用excel做好后上傳到Hyperion里的，這樣美國總部那邊才看得到。 Michelle：那也就是說其實(shí)編制過程還是線下完成的，Hyperion里的只是最終的編制結(jié)果？ A同事：是的。 Michelle：我記得工廠這邊每月做實(shí)際數(shù)和OL數(shù)（注：OL是業(yè)績展望，即每月初更新的年度內(nèi)滾動預(yù)測）對比的差異分析也是用excel做的，我們做差異分析不怎么關(guān)心Annual Plan（注：即年度預(yù)算數(shù)），而是關(guān)注OL，那還把預(yù)算數(shù)放到Hyperion里干嘛？ A同事：當(dāng)然有用啊，Hyperion是每月我們結(jié)賬后出管理報(bào)表的，這些管理報(bào)表都要報(bào)美國總部，報(bào)表上每個(gè)項(xiàng)目都有實(shí)際數(shù)和預(yù)算數(shù)，實(shí)際數(shù)來自O(shè)RACLE，預(yù)算數(shù)就只能從Hyperion里抓啦，年底預(yù)算編好后不放進(jìn)Hyperion里每月怎么抓數(shù)跑報(bào)表啊。 Michelle：哦，這么看，我感覺咱公司確實(shí)是沒有預(yù)算系統(tǒng)的，特別是預(yù)算控制系統(tǒng)。 A同事：有啊，怎么沒有？Hyperion是沒有，但我看BU planning那幫人（注：BU planning即事業(yè)部財(cái)務(wù)計(jì)劃分析部門）每月都用EDW（注：我公司自開發(fā)的web-based數(shù)據(jù)倉庫）抓實(shí)際數(shù)啊，然后和OL數(shù)比對后，找各業(yè)務(wù)部門分析差異和改進(jìn)措施。這不是預(yù)算控制么？ Michelle：我說的預(yù)算控制不是這個(gè)，你說的這個(gè)差異分析叫事后控制，而且你說的也跟我們工廠這邊一樣啊，就是關(guān)注OL不關(guān)注預(yù)算，你說的Hyperion里的預(yù)算數(shù)是為了跑管理報(bào)表給美國總部用的，其實(shí)BU的經(jīng)營層面每月關(guān)心的不是Hyperion里的東西，都是他們線下excel做的那些差異分析。 Michelle：但我剛看了一本預(yù)算信息化的書，里面講了一堆預(yù)算的過程控制。 Michelle：比如說事前控制吧，一個(gè)人在系統(tǒng)里提費(fèi)用報(bào)銷或采購申請單，系統(tǒng)里就能顯示本部門本月可用預(yù)算數(shù)，審批人也能看到，這樣就方便自己控制預(yù)算不要花超，如果到結(jié)完賬到EDW里抓數(shù)做差異分析，那不是晚了嗎？可我不記得ORACLE里填那些申請單時(shí)系統(tǒng)能顯示這些。 A同事：我記得好象ORACLE里多數(shù)模塊是沒有預(yù)算數(shù)的，只有FA模塊的固定資產(chǎn)新增界面里有個(gè)字段叫CAR（注：CAR即公司資本性支出預(yù)算，請購固定資產(chǎn)必須有經(jīng)核準(zhǔn)的CAR代碼），這個(gè)里面應(yīng)該是會link資產(chǎn)采購預(yù)算數(shù)的，我記得在ORACLE的菜單里有這個(gè)模塊，但我們公司沒有買，所以FA模塊里這個(gè)字段是灰色沒有激活的。 Michelle：這CAR只是CAPEX（注：即資本化支出）部分，那日常發(fā)生的OPEX（注：即費(fèi)用性支出）部分ORACLE里不顯示預(yù)算數(shù)，那部門經(jīng)理們在結(jié)賬前怎么做到控制費(fèi)用不超預(yù)算？ A同事：不知道，我覺得他們應(yīng)該心里都有數(shù)的吧，要不他們怎么做budget owner（注：即部門預(yù)算責(zé)任人）？以前沒聽BU planning那邊抱怨說業(yè)務(wù)部門費(fèi)用總花超。再說，你說的這個(gè)提請購單的操作，不是應(yīng)該在ERP系統(tǒng)業(yè)務(wù)模塊里做的事嗎，怎么會在預(yù)算系統(tǒng)做呢？我不明白你說的預(yù)算系統(tǒng)到底是什么啊？ Michelle：呃…… 我也不知道，沒見過，所以才搞本書看啊。我看了那本書的案例后的理解，貌似預(yù)算系統(tǒng)與核算系統(tǒng)是有接口的，可是我估計(jì)那些案例公司里的核算系統(tǒng)應(yīng)該不是象ORACLE/SAP那種業(yè)務(wù)-財(cái)務(wù)集成的ERP系統(tǒng)，可能只是財(cái)務(wù)模塊，不包括業(yè)務(wù)模塊，所以請購單費(fèi)用報(bào)銷單這些玩意都在預(yù)算系統(tǒng)做了吧，我猜。 我與A同事聊完，想著ERP系統(tǒng)也好，預(yù)算系統(tǒng)也好，商業(yè)智能系統(tǒng)（BI）也好，都應(yīng)該是在大公司才更有價(jià)值吧，越大的公司往往信息化管理需求越大，信息化程度越高，大概我以前那家公司還是規(guī)模不夠大吧，或許那些500強(qiáng)的公司有預(yù)算系統(tǒng)亦未可知。再說，我這個(gè)A同事雖然管Hypeiron報(bào)表系統(tǒng)，但也從沒搞過預(yù)算，于是我又找了幾個(gè)做財(cái)務(wù)的朋友來問，雖然多來自MSN和微信，但也算了解了更多信息。在此也復(fù)制分享給眾位，看看對待預(yù)算信息化這個(gè)問題的不同視角，也歡迎各位發(fā)表不同意見  對話2： 朋友B – 筆者的一個(gè)驢友（難得驢友中能碰上同行），現(xiàn)任德國西門子公司的BU Controller（事業(yè)部財(cái)務(wù)控制專員），在德國企業(yè)中這個(gè)職位的重要職責(zé)之一便是預(yù)算管理。西門子的BU Controller的職能類似A同事提到的以前我公司的BU planning部門。 Michelle：哎親，問個(gè)業(yè)務(wù)問題，你們西門子預(yù)算管理用系統(tǒng)么？就是從預(yù)算編制到日常預(yù)算控制，再到每月的預(yù)算差異分析都是在線上系統(tǒng)里完成的？ 朋友B：線下線上都做的。但最終都要反映到線上系統(tǒng)里。 Michelle：是線下excel做好上傳到系統(tǒng)里？還有平時(shí)每筆費(fèi)用申請時(shí)系統(tǒng)里也能顯示本期可用預(yù)算數(shù)么？ 朋友B：是的。線下excel有好多版本，有些是內(nèi)部報(bào)告，給老板看的。有些是收集數(shù)據(jù)的模板，還有專門用于上傳系統(tǒng)的模板。 Michelle：所以說這些模板不是直接放在系統(tǒng)里的。我指的真正的預(yù)算信息化是完全在系統(tǒng)的模板里做的，也可以在系統(tǒng)里有好多版本。 朋友B：我們系統(tǒng)中的預(yù)算也有好多版本。 Michelle：那你們公司各業(yè)務(wù)部門平時(shí)在SAP里提費(fèi)用申請或采購申請時(shí)，系統(tǒng)能不能顯示這部門該項(xiàng)費(fèi)用的本月可用預(yù)算數(shù)？就是把本月預(yù)算數(shù)扣除已發(fā)生和批準(zhǔn)了的實(shí)際數(shù)的余額？好讓審批人知道是否超支？ 朋友B：系統(tǒng)沒這么智能，都是人去判斷的。 Michelle：我記得以前工作的外企的ORACLE系統(tǒng)里也沒這功能。 朋友B：要系統(tǒng)達(dá)到這種理想化的智能，背后不知要花多少人工去維護(hù)數(shù)據(jù)。 Michelle：可是我現(xiàn)在看的一本預(yù)算信息化的書，里面講到費(fèi)用預(yù)算控制是能到交易和單據(jù)層面的。所以我在想，國內(nèi)公司都能搞到這水平，外企自動化程度那么高，應(yīng)該不會花費(fèi)更多人力吧。 朋友B：我覺得你說的國內(nèi)那些企業(yè)這么搞預(yù)算信息化，是因?yàn)樗麄兛偛坎幌牒拖旅娴墓菊炜客鶃磬]件收集excel的預(yù)算數(shù)和差異分析，想在系統(tǒng)里實(shí)時(shí)地看到所有的預(yù)算和實(shí)際數(shù)據(jù)。實(shí)際上要達(dá)到這樣的效果，下面的公司肯定要花更多時(shí)間在系統(tǒng)里輸入更多的東西。 Michelle：這個(gè)可能有一定影響，但我想不是他們這么搞的主要原因，因?yàn)槟潜緯镎劦搅撕芏辔矣X得必要的過程控制。例如事前控制，就是我剛說的，日常每筆費(fèi)用申請時(shí)系統(tǒng)能顯示本期可用預(yù)算數(shù)，因?yàn)榻Y(jié)賬前審批人是不知道自己部門該項(xiàng)費(fèi)用本月實(shí)際已發(fā)生的金額的，萬一花超了呢？ 朋友B：我感覺那些budget owner（預(yù)算責(zé)任人）審批時(shí)心里都是有數(shù)的，本月花了多少還剩多少。相反我倒覺得跨期的項(xiàng)目類支出需要這種系統(tǒng)控制，日常的部門費(fèi)用沒必要搞這種事前控制，事后的差異分析就夠了呀。我們把差異分析反饋給他們，他們是必須要解釋的，因?yàn)檫@個(gè)差異率也是他們的KPI之一，所以他們平時(shí)批費(fèi)用時(shí)都很謹(jǐn)慎的，肯定不會花超。 Michelle：對啊，我也覺得項(xiàng)目類的支出比日常費(fèi)用更適合用系統(tǒng)控制，比如生產(chǎn)單位的那些CAPEX和工程支出，我以前公司的同事就告訴我ORALCE的FA模塊里是有CAR這個(gè)字段的，也有項(xiàng)目預(yù)算模塊，只不過我們公司沒買。 朋友B：對的，所以我覺得在系統(tǒng)的投入肯定是很大的，不是說所有功能和模塊都要用的，要看有沒有必要，我覺得你說的這種事前控制的預(yù)算信息化就沒必要。 對話2的要點(diǎn)總結(jié)： 1. 別說世界500強(qiáng)，象西門子這種世界50強(qiáng)的航母級公司，預(yù)算管理的信息化建設(shè)也只是在編制層面，沒到交易層面的事前控制，它的預(yù)算控制專員們也認(rèn)為沒有必要依賴系統(tǒng)進(jìn)行面面俱到的事前控制。 2. 項(xiàng)目及工程類支出的事前控制是有必要利用信息化的，特別是跨期持續(xù)時(shí)間長的項(xiàng)目，經(jīng)理人單憑記憶和估計(jì)，很難掌握實(shí)際累計(jì)發(fā)生額以計(jì)算還有多少可用預(yù)算。 3. 大型外企里的預(yù)算責(zé)任部門日常運(yùn)營費(fèi)用的預(yù)算控制依賴于經(jīng)理人的主觀估計(jì)和判斷而非系統(tǒng)，他們負(fù)責(zé)對各項(xiàng)預(yù)算差異的解釋，并且差異率納入績效考核。 對話3： 朋友C – 視野論壇的網(wǎng)友，在國企、民企、外企都工作過，現(xiàn)任某英資跨國集團(tuán)在華工廠的財(cái)務(wù)總監(jiān)（Financial Controller），主管工廠包括預(yù)算管理在內(nèi)的所有財(cái)務(wù)工作 Michelle：哎對了，我問你啊，你工作過的外企有沒有用預(yù)算管理系統(tǒng)的？就是從預(yù)算的編制到日常預(yù)算控制執(zhí)行，再到事后的差異分析都是在線上完成的？我發(fā)現(xiàn)現(xiàn)在國內(nèi)公司都在大搞預(yù)算信息化，但我記得以前外企不怎么搞這個(gè)。 朋友C：沒有用過，因?yàn)樾袠I(yè)特點(diǎn)。服務(wù)和零售業(yè)的企業(yè)有用過，比如賣服裝的。制造業(yè)沒有用過。我自己沒用過，是聽別人說的，那人在一家賣衣服的公司做財(cái)務(wù)，他們控制門店費(fèi)用什么的就是用這樣的系統(tǒng)。 Michelle：跟行業(yè)有關(guān)嗎？我今年在咨詢公司工作時(shí)還去山東一個(gè)民企，就是制造業(yè)，也請我們公司實(shí)施預(yù)算系統(tǒng)。央企搞這個(gè)尤甚。 朋友C：我個(gè)人感覺連鎖行業(yè)很適用，制造業(yè)不太適用。 Michelle：我剛看了本預(yù)算信息化的書，案例都是制造業(yè)啊，其中包括規(guī)模在千億以上的鋼鐵制造集團(tuán)。 朋友C：是嗎？那我呆過的外企都沒用過，這些外企都是制造業(yè)，只有一個(gè)是林業(yè)。 Michelle：所以我很困惑，預(yù)算編制用系統(tǒng)就罷了，日常支出控制也用，那要是上了ERP的，搞好這倆系統(tǒng)的接口多不容易啊。而且外企的日常經(jīng)營控制不是都重視定期更新的滾動預(yù)測嗎，有多大必要用那一年固定的預(yù)算數(shù)控制到交易層面？ 朋友C：沒多大必要，服務(wù)業(yè)比較合適。比如，預(yù)算時(shí)我們會考慮各個(gè)月份的節(jié)日假期氣候因素，做出匹配的預(yù)算，所以控制也嚴(yán)格。 朋友C：例如六一節(jié)促銷活動做什么，幾個(gè)周末，什么天氣，要增加的人均消費(fèi)和次數(shù)、筆數(shù)、費(fèi)用、利潤等等，然后嚴(yán)格控制絕對不能超支，還有分析成功與否等等一堆。 Michelle：國資委前年發(fā)了個(gè)文，要央企加強(qiáng)預(yù)算信息化建設(shè)，所以這兩年不論咨詢公司做項(xiàng)目還是央企招聘，都要有預(yù)算信息化經(jīng)驗(yàn)的，民企也跟風(fēng)搞。 朋友C：哈哈，亂來的多，形式主義，國企我做過兩家，全是亂來。 Michelle：我在想，是否是覺得線下控制難，比如不等結(jié)完賬想知道某項(xiàng)預(yù)算用了多少還有多少，一時(shí)是沒有數(shù)的，所以就有這需求，我看的那本書把這個(gè)叫事前控制，結(jié)完賬后的差異分析叫事后控制。 朋友C：線上審批就可以事前控制啊，批的依據(jù)就是系統(tǒng)帶出的預(yù)算數(shù)啊。 朋友C：費(fèi)用審批是一方面，確保運(yùn)營把錢花出去又收到效益，才難控制，所以我以前在民企的集團(tuán)做時(shí)，都要在促銷時(shí)親自下店去看看。所以說事后做差異分析，好去跟他們反饋數(shù)據(jù)。 Michelle：那就是系統(tǒng)還是有能力展示預(yù)算數(shù)扣除累計(jì)實(shí)際數(shù)才行，否則在線上你怎么知道本月預(yù)算用了多少了？難道審批時(shí)要等會計(jì)每筆分錄都過賬后自己加總才知道么？ 朋友C：是啊，系統(tǒng)有能力的嘛，但我沒用過，是朋友介紹他們公司的系統(tǒng)，我才知道。 Michelle：你說的是零售業(yè)吧，制造業(yè)肯定實(shí)現(xiàn)不了。但制造業(yè)也有很多公司是有大量市場費(fèi)用的，還有銷售部門很多費(fèi)用，工廠的很多固定資產(chǎn)和工程支出，都有這個(gè)問題。 朋友C：制造業(yè)我覺得沒必要，事后即可。一定要的話也不是不行，那就要系統(tǒng)搞好點(diǎn)。 Michelle：所以我現(xiàn)在想的就是，投資在系統(tǒng)上的成本和這么搞的效果相比真劃算么？看上去事前控制有好處，但要真劃算，為啥眾多外企都不搞呢？ 朋友C：我也沒搞通這個(gè)問題。。。 朋友C恰有工作要忙，探討暫告一段落。 對話3的要點(diǎn)總結(jié)： 1. 預(yù)算管理信息化程度或與行業(yè)特性有關(guān)，制造業(yè)沒必要采用預(yù)算信息化 2. 市場活動發(fā)生的費(fèi)用需要嚴(yán)格的預(yù)算控制，或有需求利用系統(tǒng)進(jìn)行事前控制 3. 對某些預(yù)算科目來說，控制支出不超預(yù)算事小，控制按預(yù)算支出后能否收到預(yù)期效益事大，相對于預(yù)算信息化，這貌似才是外企財(cái)務(wù)總監(jiān)更關(guān)心的 對話4： D同事 – 是筆者前幾年在“四大”之一的咨詢部門工作期間帶過的下屬，高級顧問級別，之前曾任寶潔公司中國區(qū)財(cái)務(wù)管培生兩年，在寶潔總部、BU銷售機(jī)構(gòu)、工廠等多種類型的責(zé)任中心財(cái)務(wù)部門輪過崗，主要負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)分析與業(yè)務(wù)決策支持，現(xiàn)美國某知名商學(xué)院MBA學(xué)員。 Michelle：哈羅小童鞋，你以前在寶潔時(shí)，寶潔有預(yù)算系統(tǒng)么？就是編預(yù)算都在線上編，模板也都在系統(tǒng)里。然后業(yè)務(wù)部門日常在ERP系統(tǒng)里提費(fèi)用或采購申請時(shí)，審批人能在系統(tǒng)里的申請單上看到本部門該項(xiàng)費(fèi)用預(yù)算數(shù)、累計(jì)已發(fā)生的實(shí)際數(shù)，和可用預(yù)算數(shù)，寶潔的系統(tǒng)有這么智能么？ D同事：有預(yù)算系統(tǒng)叫forecast one，一般預(yù)算由業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)先搞，然后交給專門的forecaster（隸屬于財(cái)務(wù)）匯集出部門或者BU的預(yù)算，各大佬再看著叉出個(gè)最終數(shù)據(jù)，放到系統(tǒng)里交給美國總部。 D同事：模板都是固定的，在系統(tǒng)里。但是我覺得編制主要是線下，那個(gè)forecaster會弄出來符合系統(tǒng)要求的模板再放到線上。 D同事：提費(fèi)用審批時(shí)理論上可以看到系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)，但是沒人真的對著它審批。比如我在工廠里的時(shí)候，工程、采購部門的頭以及財(cái)務(wù)都是收到提醒，有XX項(xiàng)目要批了，才去系統(tǒng)里批。要是每個(gè)都對著系統(tǒng)批那太費(fèi)事了，也有可能出現(xiàn)批多了的情況，但是大家一般心里都有個(gè)大數(shù)，差不到哪里去。 Michelle：我聽著趕腳你們寶潔這什么forecast one就和我以前公司用的Hyperion一樣，就是編制底層表都是線下做的，最后報(bào)表層面才整成系統(tǒng)的模板導(dǎo)入進(jìn)去。那你們要是審批都不看系統(tǒng)的預(yù)算數(shù)的話，這預(yù)算系統(tǒng)有啥用?。棵菜茖?shí)質(zhì)的控制還是線下各部門經(jīng)理的感覺。 D同事：沒用，還是線下控制對了最重要，我們都嫌系統(tǒng)煩。 Michelle：你們那系統(tǒng)審批單據(jù)時(shí)出來的預(yù)算數(shù)有沒有顯示本月已用預(yù)算和剩余可用預(yù)算的數(shù)字？就是說把已審批的數(shù)扣除了的？ D同事：木有這玩意，也木有花超了的提示，超了就超了…… 我們不整這沒用的，哪有閑功夫?qū)弫韺徣サ模?br> D同事因求職的事心情不好所以岔開了話題，本來我還想問她由于快消業(yè)市場活動和費(fèi)用大，寶潔做為國際快消業(yè)巨頭是否采用預(yù)算系統(tǒng)來更嚴(yán)格實(shí)時(shí)地控制市場活動的費(fèi)用支出（如對話3中朋友C提到的），是用ERP的項(xiàng)目管理模塊還是預(yù)算系統(tǒng)，但據(jù)我了解這位85后小妹本來就屬于對IT知識和信息系統(tǒng)無感的，估計(jì)問了她也說不清，所以探討暫告一段落。 對話4的要點(diǎn)總結(jié)： 寶潔這種世界50強(qiáng)級別的大型跨國企業(yè)有預(yù)算系統(tǒng)，但沒有被用戶們普遍認(rèn)為有太高價(jià)值，在日常費(fèi)用支出預(yù)算控制方面，寶潔的預(yù)算系統(tǒng)沒有“可用預(yù)算”的功能，業(yè)務(wù)經(jīng)理人的審批同樣依賴于主觀判斷，不基于系統(tǒng)。 對話5： E同事 – 筆者在四大咨詢部門工作時(shí)的同事，業(yè)務(wù)總監(jiān)級別，從事財(cái)務(wù)管理咨詢工作前曾任吉百利中國區(qū)的高級財(cái)務(wù)分析專員，曾全程參與吉百利中國的ERP系統(tǒng)實(shí)施項(xiàng)目。從事咨詢工作期間服務(wù)過多個(gè)外企和國內(nèi)公司客戶。 F同事 – 筆者在四大咨詢部門工作時(shí)的同事，高級經(jīng)理級別，無企業(yè)預(yù)算工作經(jīng)驗(yàn)，除了四大還曾在埃森哲（美資世界500強(qiáng)咨詢公司）與Protiviti（世界知名風(fēng)險(xiǎn)管理咨詢公司）從事風(fēng)險(xiǎn)管理與財(cái)務(wù)管理咨詢工作，服務(wù)過多個(gè)外企和國內(nèi)公司客戶。 Michelle：嗨，你們這兩年接觸過的外企客戶有搞預(yù)算系統(tǒng)的么？我知道有外企編制預(yù)算用Hyperion的，但預(yù)算控制呢？就是類似填采購申請或費(fèi)用報(bào)銷前系統(tǒng)可實(shí)時(shí)顯示當(dāng)前可用預(yù)算，超了就提醒走流程的？我以前工作的外企沒這事前控制，但貌似這兩年國內(nèi)的企業(yè)都大搞預(yù)算信息化，所以我在想是不是現(xiàn)在潮流變了？ F同事：外企沒有，起碼我在奔馳沒看到，但中XX（注：某國企客戶）就有了。 Michelle：我也問過幾家，既然奔馳、西門子、寶潔這些公司都沒這么智能，奇怪怎么這兩年國內(nèi)公司都在大搞全面預(yù)算信息化？不管咨詢公司還是央企招人都要有這經(jīng)驗(yàn)的人。按說國內(nèi)公司ERP系統(tǒng)沒有外企先進(jìn)，核算信息化還不精細(xì)呢，怎么忽然追求起預(yù)算信息化了？ E同事：外企少，但最近也開始有了；這方面咱內(nèi)資企業(yè)更領(lǐng)先。  Michelle：但你知道的，國內(nèi)公司在ERP系統(tǒng)實(shí)施上有那么多不成功的案例，那怎么我們國內(nèi)公司ERP和核算系統(tǒng)還沒搞好，反倒在預(yù)算系統(tǒng)上領(lǐng)先了？ F同事：是嗎？你這是哪家企業(yè)的要求啊？前兩年國資委有要求來著，也是一個(gè)潮流，就像全面風(fēng)險(xiǎn)管理ERM一樣。 Michelle：那是前幾個(gè)月的事了，一獵頭告訴我中XX集團(tuán)招個(gè)財(cái)務(wù)分析經(jīng)理，說去了就要主導(dǎo)預(yù)算信息化項(xiàng)目。然后夏天我面試protiviti的那職位也有這要求，包括我今年在X記做的那個(gè)山東民企的預(yù)算項(xiàng)目也是實(shí)施海波龍預(yù)算系統(tǒng)的。我在想這玩意要真好到很有必要的程度，為毛這么多大外企都不搞呢？ Michelle：估計(jì)還是外企覺得投入太大，不劃算?？赡車鴥?nèi)系統(tǒng)實(shí)施商還是報(bào)價(jià)低，國外可不一樣，你說要請SAP搞個(gè)系統(tǒng)那得多貴啊。 F同事：我知道好多民企是被忽悠去上那些系統(tǒng)的。因?yàn)槊衿蟋F(xiàn)在的利潤空間都很薄嘛，又覺得外延式發(fā)展沒有多少動力了，很多咨詢公司就去忽悠，說你上這系統(tǒng)那系統(tǒng)就能降成本、提高效率啥的，XXX（某民企客戶）不就是這樣嘛，老板被忽悠了后就說“嗯，我們不缺錢，我們什么系統(tǒng)都要上”。 F同事：但你面的Protiviti那職位有點(diǎn)特殊，面試你的那個(gè)MD我認(rèn)識，是Protiviti從埃森哲挖過去的，Protiviti一向是以風(fēng)險(xiǎn)咨詢見長的，從不做系統(tǒng)實(shí)施，挖她過去是為了在中國開展管理咨詢業(yè)務(wù)，所以那個(gè)MD過去后就想把它轉(zhuǎn)型成一個(gè)小的埃森哲，而她原來在埃森哲最擅長做的業(yè)務(wù)就是預(yù)算系統(tǒng)實(shí)施。 Michelle：沒錯(cuò)，我剛看了本預(yù)算信息化的書，作者就是預(yù)算系統(tǒng)實(shí)施顧問。 E同事：是，國內(nèi)的咨詢公司很多偏重系統(tǒng)實(shí)施，他可以在功能上實(shí)現(xiàn)這些，但他們沒法做到管理理念的優(yōu)化。 E同事：比如你看XX（某國企客戶）吧，請微軟去給他們實(shí)施的那個(gè)系統(tǒng)，你說的那些什么額度控制啊，還剩多少啊，額度鎖定啊，這些基本功能都是可以實(shí)現(xiàn)的，但實(shí)務(wù)中這些東西都做得很機(jī)械，從咱們業(yè)務(wù)顧問的角度看，這系統(tǒng)就是非常傻的，但它的實(shí)施費(fèi)用確實(shí)很便宜，客戶覺得值，那就上唄。 Michelle：我也問過XXX（即對話4中的D同事）了，她說在寶潔他們都嫌系統(tǒng)煩，對著系統(tǒng)審批都是走形式的。其實(shí)我也知道央企搞這個(gè)多半是國資委那個(gè)文給鬧的，可真有必要搞么？ Michelle：我趕腳哈，這市場競爭越激烈的行業(yè)預(yù)算要做準(zhǔn)就越難，如果固定用那個(gè)去年底批的預(yù)算數(shù)去控制每筆支出，那么幾個(gè)月后外部市場和內(nèi)部資源可能早已經(jīng)發(fā)生很多變化了，沿用這個(gè)預(yù)算數(shù)去控制有多大價(jià)值呢？所以很多外企才每月費(fèi)時(shí)費(fèi)力地去更新滾動預(yù)測，但如果把這滾動預(yù)測的數(shù)字代替預(yù)算數(shù)每月都放在系統(tǒng)里更新，那費(fèi)事不說，可能還出現(xiàn)上月批的時(shí)候還有額度，下月沒準(zhǔn)預(yù)測一更新發(fā)現(xiàn)額度滿了的情況，這不一樣抓狂么？所以說這種交易層面的事前控制放到系統(tǒng)里固化做能有什么實(shí)際效益？ E同事：其實(shí)我感覺這事挺簡單的，就是人性假設(shè)不一樣，哈哈。 Michelle：哈哈，跟人性有啥關(guān)系？ E同事：我覺得哈，內(nèi)資企業(yè)是假設(shè)你會超預(yù)算，所以得事前隨時(shí)看管著。 Michelle：哦！有點(diǎn)道理哈~  F同事：哎對，你提醒我了，我覺得國內(nèi)企業(yè)與國外企業(yè)在管理理念上最不同的一點(diǎn)是，國內(nèi)企業(yè)主總覺得他的人從上到下都是想騙他的，想拿他錢的，所以他就想把任何東西都管得很死，恨不得所有東西他都能看到，如果不能看到的東西他就想用一種機(jī)械的方法去控制。而外企比較尊重每個(gè)級別的人在各自職能領(lǐng)域的技術(shù)和管理能力，所以他假設(shè)你是正直的，OK那既然老板已經(jīng)批給你這些預(yù)算了，那它都是與你工作相關(guān)的，都是該花的錢，不會每筆支出發(fā)生前再控制一次，最后做差異分析也是為了審視內(nèi)外部什么因素發(fā)生了變化導(dǎo)致產(chǎn)生了這些差異，對未來業(yè)績又有什么影響。 Michelle：是啊，別看書上說的冠冕堂皇的，美其名曰“事前控制”，但這種控制似乎隱含著某種“有罪推定”的假設(shè)。我想起以前我呆的那外企的同事（即A同事）后來到一家民企后也跟我感慨過她發(fā)現(xiàn)那公司的制度與外企的不同，外企的policy（制度與政策）一般都是假設(shè)每個(gè)人都是守法的，但公司有辦法識別違規(guī)者，識別出來就重罰，而民企的制度的基調(diào)是，假設(shè)每個(gè)人都會犯錯(cuò)，所以滿篇盡是“不許怎么樣”，“如果怎么樣就怎么處罰”之類的話。 E同事：是滴~  對話5的要點(diǎn)總結(jié)： 1. 對預(yù)算信息化中事前控制的做法或從側(cè)面反映出中外企業(yè)管理理念的不同 2. 國內(nèi)“重系統(tǒng)實(shí)施、輕管理理念轉(zhuǎn)型”的咨詢公司對國內(nèi)企業(yè)的預(yù)算管理信息化建設(shè)起了推動和游說的作用 思考與結(jié)論： 費(fèi)力把5段對話整理粘貼完以后，我忽然覺得已經(jīng)沒必要看完那本書了，因?yàn)樗膬?nèi)容實(shí)在沒有這幾段對話直觀有趣  。我構(gòu)思這篇文只想表達(dá)一些我個(gè)人的思索。預(yù)算做為一個(gè)最重要的企業(yè)管理控制系統(tǒng)，保證其對業(yè)務(wù)的時(shí)效性和指導(dǎo)性很重要，無論是編制還是執(zhí)行都涉及海量數(shù)據(jù)在多個(gè)預(yù)算項(xiàng)目和業(yè)務(wù)維度層面的收集、計(jì)算和匯總，所以完全沒有信息化靠手工作業(yè)是不現(xiàn)實(shí)的，而且信息在企業(yè)內(nèi)部不透明也不一致，想必很多朋友都有感覺：不同人對同一預(yù)算項(xiàng)口徑的認(rèn)知差異會造成很多問題。但是，預(yù)算管理要信息化到什么程度，卻是值得思考評判的。我做過咨詢顧問（是業(yè)務(wù)顧問而非系統(tǒng)實(shí)施顧問），所以承認(rèn)很多企業(yè)的管理層是被咨詢公司忽悠去上預(yù)算系統(tǒng)的，我對中外企業(yè)主的管理理念差異不做評價(jià)，畢竟我沒有實(shí)際地在國內(nèi)企業(yè)工作的經(jīng)驗(yàn)，但以上對話中提及的幾個(gè)外企的例子起碼證明了以下幾點(diǎn)： 1. 不是少了預(yù)算管理系統(tǒng)，預(yù)算這種控制工具就失靈了，也不是有了個(gè)預(yù)算系統(tǒng)，預(yù)算控制水平就有了質(zhì)變的提升，特別是體現(xiàn)在預(yù)算的事前控制上 2. 預(yù)算系統(tǒng)的編制、匯總和事后差異統(tǒng)計(jì)報(bào)表的功能是必要的，但對預(yù)算的事前與事中控制并不一定要利用系統(tǒng)實(shí)現(xiàn) 3. 預(yù)算執(zhí)行的效果很大程度上基于預(yù)算責(zé)任主體和部門預(yù)算負(fù)責(zé)人對預(yù)算目標(biāo)和執(zhí)行差異的“承諾”，系統(tǒng)再好，若沒有責(zé)任主體的承諾，一切作罷 因此，我很希望那些正在考慮對企業(yè)全面預(yù)算管理進(jìn)行信息化建設(shè)的財(cái)務(wù)總監(jiān)們，那些正在被系統(tǒng)實(shí)施顧問們“忽悠”的CEO/CFO們，能想想以下幾件事： 1. 試著去理性——用成本vs.效益原則考量是否要實(shí)施預(yù)算系統(tǒng)，以及要實(shí)施哪些模塊和功能，這種考量和論證很可能是不能量化的，然而，越不能量化的決策越考驗(yàn)決策人的管理能力和直覺。不是別家搞什么我也要搞什么，不是因?yàn)楸阋撕陀X得“值”就一定要花這筆錢 2. 試著去相信——任何一種信息系統(tǒng)的上線運(yùn)行都意味著對工作流程的固化，會結(jié)束線下操作的靈活便利和隨意性，但會收獲信息整合、透明、實(shí)時(shí)共享，以及讓很多中小企業(yè)老板又愛又恨的“標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化”，因?yàn)橐?guī)范了、固化了，你就不能隨便拍腦門了，就不能隨便行使“例外管理”了。于是，想想整個(gè)預(yù)算管理的循環(huán)中，哪些活動是拿到線上做給自己帶來的“束縛感”最小的？ 3. 試著去相信——任何“優(yōu)質(zhì)”的信息系統(tǒng)都是昂貴的，一分錢一分貨，如果信息化的“優(yōu)質(zhì)”體現(xiàn)在定制化程度高、長期滿足各類用戶需求、解放人工工作量、減少后續(xù)修改升級維護(hù)的話，那實(shí)施成本一定不菲，當(dāng)覺得顧問提的方案便宜時(shí)，尤其要掂量這一點(diǎn)。 最后我想表達(dá)的觀點(diǎn)是——在預(yù)算管理信息化建設(shè)的投入再大也是容易的，但在企業(yè)內(nèi)部締造預(yù)算責(zé)任主體“承諾”文化方面的投入再小也是困難的。我相信很多在民企工作的朋友會跳出來說：那我管不了老板啊，老板就是要這樣做啊云云，但這種一切唯老板馬首是瞻的現(xiàn)象其實(shí)更多涉及到中國民營企業(yè)在公司治理架構(gòu)方面的改革問題，這里不做延伸討論，純從管理控制角度看，預(yù)算管理是否要信息化其實(shí)沒那么重要，重要的是，預(yù)算做為企業(yè)績效管理的一個(gè)工具，文化與理念比技術(shù)更重要。否則，再完美的預(yù)算管理系統(tǒng)也只能是——看上去很美。 |
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