第三講  提高個(gè)人成效的方法（上）

時(shí)間管理的關(guān)鍵取決于個(gè)人工作的成效，每天對(duì)于每個(gè)人都是恒定不變的24小時(shí)，但不同的人有不同的使用方法，不同的人在24小時(shí)的利用上截然不同。對(duì)所有的經(jīng)理人而言，掌握衡量自我工作成效的方法就是能否成功管理自己時(shí)間的最重要因素。

一、效能管理法

（一）象限時(shí)間管理法的分類(lèi)

對(duì)事件重要與緊急情況的分析，也是對(duì)效率和效能關(guān)系的闡釋?zhuān)谑牵谟芍匾潭群途o急程度所構(gòu)成的象限中，處理ABCD四類(lèi)事件的順序依次是：

首先處理位于A象限的事情，也就是對(duì)既重要且緊急的事件首先處理；

其次應(yīng)處理位于B象限的事情，也就是對(duì)重要但不緊急的事件進(jìn)行處理；

接下來(lái)處理C象限的事情，也就是對(duì)不重要但很緊急的事件進(jìn)行處理；

最后再處理D象限的事情，也就是不重要也不緊急的事件。

按照象限時(shí)間管理法的分類(lèi)，ABCD四類(lèi)事件如圖2-1所示：

圖2-1  象限時(shí)間管理法示意圖

（二）象限時(shí)間管理法四類(lèi)事件的分析

1．A類(lèi)突發(fā)事件出現(xiàn)的原因

在時(shí)間管理中，事件的出現(xiàn)總是讓管理者感到棘手，為什么會(huì)出現(xiàn)如此多的A類(lèi)突發(fā)事件，是哪個(gè)環(huán)節(jié)的工作沒(méi)有做好呢？

通過(guò)管理專(zhuān)家的研究，A類(lèi)突發(fā)事件一般都是因?yàn)锽類(lèi)事件的處理存在問(wèn)題導(dǎo)致的，也就是說(shuō)，當(dāng)對(duì)重要但不緊急的事件未做妥善處理時(shí)，這些事件會(huì)隨著時(shí)間的推移而不斷增加緊急成分，最終，B類(lèi)重要但不緊急的事件都會(huì)轉(zhuǎn)換為A類(lèi)重要且緊急的突發(fā)事件。

而影響B類(lèi)事件完成的原因則是由于C類(lèi)事件遮住了管理者的眼睛，使得管理者忽略了B類(lèi)事件，卻花了很多精力去處理C類(lèi)事件了，結(jié)果B類(lèi)事件會(huì)慢慢變成A類(lèi)事件。

在日常的經(jīng)理人活動(dòng)中，B類(lèi)事件轉(zhuǎn)化為A類(lèi)事件的情況經(jīng)常發(fā)生，當(dāng)這些轉(zhuǎn)化發(fā)生之后，經(jīng)理人只能馬上停下手邊的任何工作，全力以赴地處理這些A類(lèi)事件，A類(lèi)事件處理完后，經(jīng)理人才又回到原來(lái)的工作上，于是這種管理不善的情況就不停地在經(jīng)理人的時(shí)間表上循環(huán)出現(xiàn)。

經(jīng)理人會(huì)花50%左右的時(shí)間處理瑣碎的雜事，也就是C類(lèi)緊急但不重要的事情；又會(huì)花50%左右的時(shí)間處理A類(lèi)緊急的突發(fā)事件，于是，經(jīng)理人在C類(lèi)事件和A類(lèi)事件之間來(lái)回奔波，成了時(shí)間管理的救火隊(duì)員，而B(niǎo)類(lèi)事件則被扔在一邊，雖然B類(lèi)事件非常重要、很有價(jià)值，但卻被遺忘或無(wú)暇顧及。

 【自檢2-1】

列出下圖排在您的工作清單前三位的工作，認(rèn)真比較其重要性和緊要性，并說(shuō)明理由。

重要的理由是：

緊要的理由是：

2．避免B類(lèi)事件轉(zhuǎn)化為A類(lèi)事件的方法

避免B類(lèi)事件轉(zhuǎn)化為A類(lèi)事件的方法是需要對(duì)所有類(lèi)事件進(jìn)行處理，一般可以采用的方法包括：

壓縮：將事件的核心完成，或簡(jiǎn)化完成該事件的步驟。

替代：尋找到比此事件更重要或緊急的事件，或以更有成效的事件代替該事件，從而使得時(shí)間利用率更高。

授權(quán)：將事件的處理權(quán)授予他人，由他人代為處理。

先做：在第三代事件管理中，先做A類(lèi)突發(fā)事件；在第四代時(shí)間管理中，只依照重要性來(lái)區(qū)分所有事件，因此先做B類(lèi)重要事件?？傊?，最重要的應(yīng)該最先來(lái)處理。

舍棄：對(duì)部分事件，如果其重要程度和緊急程度都不高，則可以將之舍棄，以更多的時(shí)間來(lái)完成其他工作。

增加：對(duì)重要事件，要增加完成時(shí)間，增加工作量來(lái)全力以赴地完成，以使該類(lèi)事件的處理更加完美。

改進(jìn)：改進(jìn)部分事件的性質(zhì)，尤其需要將A類(lèi)事件改成B類(lèi)事件。

杜絕：突發(fā)事件不能杜絕，重要事件也不能杜絕，緊急事件一般也無(wú)法杜絕，因此，對(duì)不重要且不緊急的事件要進(jìn)行杜絕。

確保：確保重要事件能保質(zhì)保量地按時(shí)完成。

聚焦：安排專(zhuān)門(mén)的時(shí)間段，集中精力聚焦重要事件的處理。

少做：不重要事件要盡力避免。

不做：對(duì)不重要不緊急的事件可以采取不予理睬的辦法，甚至以犧牲部分利益為代價(jià)而放棄處理這些事件，以換取處理其他事件的時(shí)間。

不同的方法適用于不同的事件，只有選擇適合的方法處理適合的事件，才可以節(jié)約時(shí)間，將經(jīng)理人從奔波于A類(lèi)事件和C類(lèi)事件之間的救火角色中解救出來(lái)，但如果選擇的方法不適合事件的處理，則效果必然適得其反，使得事件性質(zhì)升級(jí)，花費(fèi)時(shí)間也將成倍增加。

【自檢2-2】

您認(rèn)為以下各種方法在ABCD四類(lèi)事件的處理中，各適用于哪些事件的處理。

見(jiàn)參考答案2-2

綜上所述，經(jīng)理人之所以有那么多的A類(lèi)突發(fā)事件，是因?yàn)锽類(lèi)重要不緊急的工作做得不夠，所以從時(shí)間分配的角度看，對(duì)緊急與重要的突發(fā)事件需要安排20%～25%的時(shí)間，且一定要控制在25%以下，對(duì)重要不緊急的工作需要安排65%～80%的時(shí)間。也就是要把絕大部分工作時(shí)間花在重要但不緊急的工作上，把重要不緊急的工作變成緊急又重要的去做，對(duì)緊急不重要的工作花15%的時(shí)間處理，不緊急也不重要的工作則可以扔掉。

圖2-2  管理工作時(shí)間分配示意圖

3．艾森豪威爾將軍的時(shí)間管理原則

艾森豪威爾將軍認(rèn)為，面對(duì)ABCD四個(gè)象限的工作時(shí)，應(yīng)該采取不同的應(yīng)對(duì)措施：

A類(lèi)緊急且重要的突發(fā)事件要本人做，而且要立即做；

對(duì)重要不緊急的B類(lèi)工作，要本人花大量的時(shí)間聚焦在此工作上；

對(duì)C類(lèi)緊急但不重要的工作，要盡量不安排自己做，而是要委托授權(quán)給別人做。如果必須自己做，則要減少它的工作量；

對(duì)不重要且不緊急的工作，要把它扔進(jìn)廢紙簍。

艾森豪威爾將軍的時(shí)間管理原則是屬于第三代和第四代時(shí)間管理之間的一個(gè)管理原則，這個(gè)原則提倡緊急又重要的突發(fā)事件由本人立即做，但按照第四代時(shí)間管理原則，每一分、每一秒都要做最有生產(chǎn)力的事情，也就是做最重要的事情，對(duì)于緊急性程度很高又非常重要的任務(wù)，如果可以授權(quán)，也可以授權(quán)于他人來(lái)完成。

圖2-3  艾森豪威爾原則示意圖

【自檢2-3】

1．列出上周您所做的事情中關(guān)于生活和工作事件各3件以上。

第一件：

第二件：

第三件：

2．將這些事情歸類(lèi)為A、B、C、D四類(lèi)。

屬于A類(lèi)重要且緊急的事件為：

屬于B類(lèi)重要卻不緊急的事件為：

屬于C類(lèi)不重要但很緊急的事件為：

屬于D類(lèi)不重要也不緊急的事件為：

3．原來(lái)的時(shí)間分配比例是多少？準(zhǔn)備如何調(diào)整和重新規(guī)劃？

二、艾維李的效率法

美國(guó)管理學(xué)家艾維李提出了“10分鐘6件事效率法”。他認(rèn)為，可以先花5分鐘的時(shí)間，把接下來(lái)的一個(gè)階段，也即明天、下周甚至下個(gè)月要做的6件事情列出來(lái)，然后花5分鐘的時(shí)間，把這6件事情按照重要性程度優(yōu)先順序排序，將最重要事件的排為一號(hào)，次要事件排為二號(hào)，依此類(lèi)推。再把這6件事寫(xiě)在紙上，剪成一個(gè)一個(gè)小紙條，在上班開(kāi)始后，按照重要性次序一一執(zhí)行，當(dāng)?shù)谝患ぷ鬟_(dá)到階段性目標(biāo)后，開(kāi)始做第二件工作，這樣就可以保證每一時(shí)、每一分、每一秒都在做最重要，最有價(jià)值的工作。艾維李的效率法可以總結(jié)為以下三個(gè)步驟：

列出明天（下周、下月）要做的6件重要事情；

把這6件事情按重要程序排序；

上班開(kāi)始先做1號(hào)，完成之后做2號(hào)，再做3號(hào)，依次類(lèi)推，直至下班結(jié)束。

在經(jīng)理人的時(shí)間有限、資源有限，而工作任務(wù)不可取舍的前提下，要有效地利用時(shí)間，就必須有所取舍，應(yīng)選取最重要、最有價(jià)值的工作來(lái)執(zhí)行。

艾維李的10分鐘6件事的時(shí)間管理法，過(guò)去一般翻譯成效率法，也叫艾維李效率法，從完成工作的性?xún)r(jià)比來(lái)看，它也可以稱(chēng)為效能法，因?yàn)榘S李的10分鐘6件事的時(shí)間管理法最注重的是工作任務(wù)的重要性程度和價(jià)值，而不是緊急性程度。

三、一周時(shí)間運(yùn)籌法

時(shí)間管理是從計(jì)劃開(kāi)始的，好的時(shí)間運(yùn)籌方法，需要對(duì)過(guò)去的工作進(jìn)行科學(xué)合理的記錄，發(fā)現(xiàn)時(shí)間浪費(fèi)的所在，然后找到改進(jìn)的措施，修正原有的時(shí)間管理方案，并嚴(yán)格按照這種安排執(zhí)行，一周時(shí)間運(yùn)籌法即是這種時(shí)間管理方法的代表。

在使用一周時(shí)間運(yùn)籌法時(shí)，以星期時(shí)間為橫坐標(biāo)，標(biāo)記禮拜一、禮拜二、禮拜三直到禮拜天，以小時(shí)時(shí)間為縱坐標(biāo)，標(biāo)記早晨、中午、上午、下午、晚上以及備注和總結(jié)，然后在接下來(lái)的一周里，進(jìn)行認(rèn)真記錄，并對(duì)每天的時(shí)間利用進(jìn)行總結(jié)，當(dāng)一周的記錄結(jié)束后，再進(jìn)行周總結(jié)。如表2-1所示：

表2-1  一周時(shí)間運(yùn)籌法

對(duì)中、基層的經(jīng)理人而言，周計(jì)劃和周檢討是最有效、最重要的時(shí)間管理手段。例如麥肯錫通過(guò)對(duì)全球經(jīng)理人計(jì)劃實(shí)現(xiàn)的有效性調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大部分企業(yè)都在做月計(jì)劃，而月計(jì)劃定下來(lái)后，在第一周、第二周、第三周和第四周實(shí)施有效性是不一樣的，第一周的實(shí)施有效性為70%～80%，第二周的實(shí)施有效性為60%～70%，第三周的實(shí)施有效性為50%～60%，第四周的實(shí)施有效性只有40%～50%。

個(gè)人月計(jì)劃的實(shí)施也基本與此相似，在月末實(shí)施有效性會(huì)只剩下50%左右，因?yàn)橛?jì)劃不如變化快，在一個(gè)月之前所料想的情形現(xiàn)在可能發(fā)生了很多的變化。如果對(duì)這些變化每天都進(jìn)行追蹤，會(huì)發(fā)現(xiàn)每天的計(jì)劃實(shí)施有效性都在減弱，情況變動(dòng)的頻繁程度導(dǎo)致只見(jiàn)到眼前的具體工作，而往往忘記了整體的方向和目標(biāo)，很難做到協(xié)調(diào)和平衡。所以周計(jì)劃和周檢討非常重要，可以幫助經(jīng)理人修正和完善計(jì)劃。

填寫(xiě)周計(jì)劃和周檢討的管理報(bào)表，很多中國(guó)人都比較形式主義，尤其隨著時(shí)間的推移，最后的數(shù)據(jù)幾乎都是假的，這就導(dǎo)致了一個(gè)新的困惑——中國(guó)員工到底要不要用報(bào)表？報(bào)表出現(xiàn)形式主義與中國(guó)人的文化觀念相關(guān)，中國(guó)人比較容易急功近利，比較容易實(shí)用主義。因此，報(bào)表要越少越好，越精要越好，一般以一個(gè)禮拜兩張表為好，第一張表為周報(bào)表，第二張表為客戶(hù)檔案記錄，表格的設(shè)計(jì)要簡(jiǎn)明，抓住關(guān)鍵的數(shù)據(jù)就可以。