關(guān)于流程優(yōu)化

企業(yè)在運(yùn)營的過程中會遇到很多問題，這些問題需要通過流程優(yōu)化來解決。與此同時(shí)，企業(yè)也需要持續(xù)性的流程優(yōu)化來實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)優(yōu)化。在進(jìn)行流程優(yōu)化之前，首先需要關(guān)注流程管理的幾個(gè)關(guān)鍵問題。第一個(gè)關(guān)鍵是流程管理的關(guān)注目標(biāo)怎樣支撐企業(yè)的戰(zhàn)略和怎么解決企業(yè)所面臨的問題。第二個(gè)關(guān)鍵是流程的本質(zhì)是流程增值，它關(guān)注兩點(diǎn)，一是企業(yè)整體的增值，二是某一流程的增值。第三個(gè)關(guān)鍵就是流程的特點(diǎn)，流程是端到端的，是跨組織的，它不會根據(jù)某個(gè)組織確定下來。

一、流程優(yōu)化總體規(guī)劃

首先要得到管理層的支持與委托，設(shè)定基本方向。明確企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)、內(nèi)部需求和建設(shè)，確定流程優(yōu)化目標(biāo)和范圍、項(xiàng)目組成員、項(xiàng)目預(yù)算和計(jì)劃。

優(yōu)化項(xiàng)目啟動：召開項(xiàng)目啟動大會，進(jìn)行全員動員，宣傳造勢，并進(jìn)行內(nèi)部流程優(yōu)化理念培訓(xùn)。

流程描述及診斷分析：通過企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境分析及客戶滿意度調(diào)查，了解流程現(xiàn)狀，描述與分析現(xiàn)有流程，通過問題歸集，得出診斷報(bào)告。

流程優(yōu)化設(shè)計(jì)：建立目標(biāo)，確認(rèn)關(guān)鍵流程，明確改進(jìn)方向及流程優(yōu)化設(shè)計(jì)，配套輔助信息初步形成，確定優(yōu)化方案。

配套方案設(shè)計(jì)：配套輔助信息的收集與整理，職能方案調(diào)整，配套方案設(shè)計(jì)。

實(shí)施：制訂詳細(xì)的優(yōu)化工作計(jì)劃，組織實(shí)施，并完善配套方案。

項(xiàng)目評測：項(xiàng)目效果評估，總結(jié)成功得失經(jīng)驗(yàn)，指導(dǎo)完善流程管理。

持續(xù)改進(jìn)：觀察流程運(yùn)作狀態(tài)，與預(yù)定優(yōu)化目標(biāo)比較分析，對不足之處進(jìn)行修正改善，并使流程優(yōu)化成為一種持續(xù)行為。

流程的優(yōu)化首要的不是走幾步達(dá)到目的，而是這個(gè)流程有無必要存在，這個(gè)流程和其他流程之間的流轉(zhuǎn)關(guān)系是否正確。流程的集合代表一個(gè)企業(yè)的運(yùn)營體系，而運(yùn)營是服務(wù)于業(yè)務(wù)模式的，業(yè)務(wù)模式是實(shí)現(xiàn)企業(yè)愿景的方向。因此，歸根結(jié)底，流程的正確與否，首先取決于，為達(dá)到戰(zhàn)略目標(biāo)，所設(shè)計(jì)的組織結(jié)構(gòu)和各個(gè)組織職能、崗位職能的合理性；其次，流程的長短和路線與組織職能明確后的績效直接相關(guān)，這樣組織、流程、績效三者就形成管理層面的鐵三角。做任何流程的梳理必須解決組織、績效的相關(guān)問題。在企業(yè)現(xiàn)實(shí)中，問題和原因，表象和內(nèi)因等，復(fù)雜地糾纏在一起，這就需要專業(yè)顧問扎實(shí)的管理基本功、行業(yè)工作背景、流程梳理的方法論和技巧，把這團(tuán)亂麻理清楚。

    譬如，企業(yè)有些流程比較長，審批環(huán)節(jié)多，而且很明顯，有些是銷售負(fù)責(zé)的流程會延伸或上溯到市場部門，有些審批會在銷售、市場和服務(wù)之間來回往復(fù)。如果單就流程講流程，解決單個(gè)流程中的問題，永遠(yuǎn)只能停留在操作層，沒有管理價(jià)值。但如果通過分析流程，找出流程后蘊(yùn)含的組織問題、績效問題，并在和企業(yè)高層充分討論(這時(shí)候高層參與流程討論才有價(jià)值)，取得他們對問題的共識之后，對流程進(jìn)行新設(shè)計(jì)(其實(shí)這也是高層真正想要的，而一直尋覓不到的流程)，最后實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部自我推動，完成組織、流程和績效的明晰，實(shí)現(xiàn)管理咨詢-流程管理的價(jià)值。

     流程的優(yōu)化方式有3種：水平工作整合、垂直工作整合和工作次序最佳化。水平工作整合是指將原來分散在不同部門的相關(guān)工作，整合或壓縮成為一個(gè)完整的工作；或?qū)⒎稚⒌馁Y源集中，由一個(gè)人、一個(gè)小組或一個(gè)組織負(fù)責(zé)運(yùn)作，這樣可以減少不必要的溝通協(xié)商，并能為顧客提供單一的接觸點(diǎn)；垂直工作整合是指適當(dāng)?shù)亟o予員工決策權(quán)及必要的信息，減少不必要的監(jiān)督和控制，使工作現(xiàn)場的事能當(dāng)場解決，提高工作效率，而不必經(jīng)過層層匯報(bào)；工作次序最佳化是指利用工作步驟的調(diào)整，達(dá)到流程次序最佳化。

     總之，小優(yōu)化于流程之內(nèi)調(diào)整，大優(yōu)化于流程之間的兼并、刪簡。組織定位、職能、授權(quán)等問題解決了，很多流程根本就沒有存在的必要。而流程管理的目標(biāo)不是把企業(yè)簡單判斷復(fù)雜化，而是把業(yè)務(wù)判斷理性化、知識化，一般業(yè)務(wù)常規(guī)化，甚至自動化、傻瓜化，從而減少執(zhí)行層人員的要求，提升執(zhí)行的效率，解放更多中層管理，使之成為員工的教練和協(xié)調(diào)者。

企業(yè)在實(shí)行流程優(yōu)化過程中，必須研究整個(gè)業(yè)務(wù)流程中輸入、處理、輸出三個(gè)環(huán)節(jié)的內(nèi)容、形式和方法。此外，流程優(yōu)化體系中的評價(jià)體系不但要有定性的評價(jià)內(nèi)容，還要有各種用于定量分析的相關(guān)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)、管理過程評測指標(biāo)及其指標(biāo)值。只有這樣，才能使流程優(yōu)化落到實(shí)處，才能實(shí)現(xiàn)流程優(yōu)化的預(yù)期目標(biāo)，從根本上提高企業(yè)的管理水平和競爭力。

二、什么是流程優(yōu)化

　　流程即一系列共同給客戶創(chuàng)造價(jià)值的相互關(guān)聯(lián)活動的過程，在傳統(tǒng)以職能為中心的管理模式下，流程隱蔽在臃腫的組織結(jié)構(gòu)背后，流程運(yùn)作復(fù)雜、效率低下、顧客抱怨等問題層出不窮。整個(gè)組織形成了所謂的“圓桶效應(yīng)”。為了解決企業(yè)面對新的環(huán)境、在傳統(tǒng)以職能為中心的管理模式下產(chǎn)生的問題，必須對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重整，從本質(zhì)上反思業(yè)務(wù)流程，徹底重新設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程，以便在當(dāng)今衡量績效的關(guān)鍵（如質(zhì)量、成本、速度、服務(wù)）上取得突破性的改變。

　　流程優(yōu)化不僅僅指做正確的事，還包括如何正確地做這些事。流程優(yōu)化是一項(xiàng)策略，通過不斷發(fā)展、完善、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程保持企業(yè)的競爭優(yōu)勢。在流程的設(shè)計(jì)和實(shí)施過程中，要對流程進(jìn)行不斷的改進(jìn)，以期取得最佳的效果。對現(xiàn)有工作流程的梳理、完善和改進(jìn)的過程，稱為流程的優(yōu)化。

　　對流程的優(yōu)化，不論是對流程整體的優(yōu)化還是對其中部分的改進(jìn)，如減少環(huán)節(jié)、改變時(shí)序，都是以提高工作質(zhì)量、提高工作效率、降低成本、降低勞動強(qiáng)度、節(jié)約能耗、保證安全生產(chǎn)、減少污染等為目的。

三、流程優(yōu)化的過程

　　流程優(yōu)化要圍繞優(yōu)化對象要達(dá)到的目標(biāo)進(jìn)行；在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上，提出改進(jìn)后的實(shí)施方案，并對其作出評價(jià)；針對評價(jià)中發(fā)現(xiàn)的問題，再次進(jìn)行改進(jìn)，直至滿意后開始試行，正式實(shí)施。

四、流程優(yōu)化的途徑

　　流程優(yōu)化的主要途徑是設(shè)備更新、材料替代、環(huán)節(jié)簡化和時(shí)序調(diào)整。大部分流程可以通過流程改造的方法完成優(yōu)化過程。對于某些效率低下的流程，也可以完全推翻原有流程，運(yùn)用重新設(shè)計(jì)的方法獲得流程的優(yōu)化。

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　　在難以采用設(shè)備更新和材料替代優(yōu)化流程時(shí)，往往采取以下措施：

　　1．取消所有不必要的工作環(huán)節(jié)和內(nèi)容

　　有必要取消的工作，自然不必再花時(shí)間研究如何改進(jìn)。某個(gè)處理、某道手續(xù)，首先要研究是否可以取消，這是改善工作程序、提高工作效率的最高原則。

　　2．合并必要的工作

　　如工作環(huán)節(jié)不能取消，可進(jìn)而研究能否合并。為了做好一項(xiàng)工作，自然要有分工和合作。分工的目的，或是由于專業(yè)需要，為了提高工作效率；或是因工作量超過某些人員所能承受的負(fù)擔(dān)。如果不是這樣，就需要合并。有時(shí)為了提高效率、簡化工作甚至不必過多地考慮專業(yè)分工，而且特別需要考慮保持滿負(fù)荷工作。

　　3．程序的合理重排

　　取消和合并以后，還要將所有程序按照合理的邏輯重排順序，或者在改變其他要素順序后，重新安排工作順序和步驟

　　在這一過程中還可進(jìn)一步發(fā)現(xiàn)可以取消和合并的內(nèi)容，使作業(yè)更有條理，工作效率更高。

　　4．簡化所必需的工作環(huán)節(jié)

　　對程序的改進(jìn)，除去可取消和合并之外，余下的還可進(jìn)行必要的簡化，這種簡化是對工作內(nèi)容和處理環(huán)節(jié)本身的簡化。

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　　如果決定采用重新設(shè)計(jì)的方法優(yōu)化流程，可按以下步驟進(jìn)行：

　　1．首先要充分理解現(xiàn)有流程，以避免新設(shè)計(jì)中出現(xiàn)類似的問題。

　　2．集思廣益，奇思妙想，提出新思路。

　　3 ．思路轉(zhuǎn)變成流程設(shè)計(jì)。對新提出來的流程思路的細(xì)節(jié)進(jìn)行探討。不以現(xiàn)有流程設(shè)計(jì)為基礎(chǔ)，堅(jiān)持“全新設(shè)計(jì)”的立場，反復(fù)迭代，多次檢討，深入到一定細(xì)節(jié)的考慮，瞄準(zhǔn)目標(biāo)設(shè)計(jì)出新的流程。

　　4 ．新流程設(shè)計(jì)出來之后，應(yīng)該通過模擬它在現(xiàn)實(shí)中的運(yùn)行對設(shè)計(jì)進(jìn)行檢驗(yàn)。流程圖是一個(gè)描述新流程的理想手段，檢驗(yàn)前應(yīng)畫出流程圖。

五、流程優(yōu)化的條件

　　流程的優(yōu)化和改進(jìn)需要一定的條件。要做好優(yōu)化，需要把握和創(chuàng)造條件。

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　　從外部條件的需要看，要建立在設(shè)備的完善或工藝水平的提高的基礎(chǔ)上。

　　（二）內(nèi)部條件

　　從內(nèi)部條件的需要看，要建立在對流程內(nèi)在機(jī)理進(jìn)一步研究的基礎(chǔ)上。

　　四、流程優(yōu)化的內(nèi)容

　　流程設(shè)計(jì)涉及到工期優(yōu)化、工藝優(yōu)化、成本優(yōu)化、技術(shù)優(yōu)化、質(zhì)量優(yōu)化等優(yōu)化指標(biāo)。進(jìn)行流程優(yōu)化時(shí)，應(yīng)根據(jù)需要，針對某一個(gè)或多個(gè)指標(biāo)進(jìn)行優(yōu)化。

　　（一）工期優(yōu)化

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　　法蘭是以鋼材為材料制造的用于管道等的連接器件。從制造工藝看，有切削法和少切削法兩種加工方法：

　　1．切削法

　　2 ．少切削法

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　　（四）技術(shù)優(yōu)化

　?。ㄎ澹┵|(zhì)量優(yōu)化

六、郵政流程優(yōu)化

據(jù)了解，“郵件生產(chǎn)作業(yè)流程優(yōu)化研究”項(xiàng)目以郵件傳遞全過程生產(chǎn)作業(yè)流程的分析和優(yōu)化為主線，將采取總體部署、統(tǒng)一協(xié)調(diào)、課題研究和局部試點(diǎn)相結(jié)合的方式，著重對典型郵件（如信函、包裹、速遞郵件）傳遞的全過程進(jìn)行梳理和分析，重點(diǎn)研究營投環(huán)節(jié)與干線網(wǎng)銜接作業(yè)流程優(yōu)化問題，總結(jié)歸納中心局生產(chǎn)作業(yè)流程優(yōu)化的科研成果，并開展進(jìn)一步優(yōu)化試點(diǎn)，如減少中心局內(nèi)給據(jù)郵件逐件掃描次數(shù)，同步開展行郵專列集裝化及相關(guān)問題研究和省（區(qū)、市）內(nèi)干線運(yùn)輸集裝化的試點(diǎn)工作。該項(xiàng)目設(shè)立了1個(gè)主課題和6個(gè)子課題。主課題是“典型郵件傳遞全過程生產(chǎn)流程現(xiàn)狀分析及優(yōu)化建議”，子課題包括“?。▍^(qū)、市）內(nèi)汽車干線運(yùn)輸集裝化研究”、“郵件交接與掃描作業(yè)流程優(yōu)化”、“鐵路運(yùn)郵優(yōu)化戰(zhàn)略問題研究”、“行郵專列集裝化及相關(guān)問題研究”、“各類郵件處理流程整合研究”和“郵件標(biāo)準(zhǔn)化問題研究”。

(一)意義:

“郵件生產(chǎn)作業(yè)流程優(yōu)化研究”項(xiàng)目意義重大，對加強(qiáng)企業(yè)管理、提高效益、提高員工收入等均會產(chǎn)生直接影響。加快變革，改進(jìn)管理，提高競爭力，達(dá)到優(yōu)化流程，實(shí)現(xiàn)端到端管理的目的。

(二)要求:

要從服務(wù)用戶的角度來研究和設(shè)置郵件從收寄到投遞的整個(gè)作業(yè)流程；在設(shè)計(jì)內(nèi)部作業(yè)處理流程時(shí)，要以方便郵件快速、安全傳遞為原則，科學(xué)設(shè)置錄入、交接、核對等環(huán)節(jié)的操作流程，減少重復(fù)勞動；在郵件集裝箱處理上，要立足全局，優(yōu)化作業(yè)流程、嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn) ,千方百計(jì)想辦法擺脫郵政使用郵袋的落后形象。