PDF全稱(chēng)Portable Document Format，譯為可移植文檔格式，其最大優(yōu)點(diǎn)就是與跨系統(tǒng)平臺(tái)使用，也就是說(shuō)使用PDF無(wú)論在哪種打印機(jī)或者顯示器上都可保證精確的顏色和準(zhǔn)確的打印或顯示效果與你輸入時(shí)的效果相同。其次，PDF的制作可以進(jìn)行加密、權(quán)限設(shè)置，文檔的保密性較其他格式有所提高。
因此在工作、學(xué)研中PDF的使用率非常高，尤其在外企和高新技術(shù)企業(yè)，PDF成為文檔交換與傳送的首選格式。
新版WPS文本編輯完畢后點(diǎn)擊菜單欄左上角的“WPS文字”選項(xiàng)后出現(xiàn)的下拉欄選擇“輸出為PDF格式...”則出現(xiàn)對(duì)話(huà)框，通過(guò)瀏覽或輸入指定的文件保存位置，按下確定按鈕，即可導(dǎo)出，若導(dǎo)出成功，會(huì)出現(xiàn)“導(dǎo)出完成”提示，如果選擇打開(kāi)文件，即可觀(guān)看PDF格式文檔，若果不需要可選擇關(guān)閉。（提示：請(qǐng)確保所在電腦安裝有PDF閱讀器，如Adobe Reader）
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二、PDF高級(jí)選項(xiàng)
如果要詳細(xì)設(shè)置PDF，可以在輸出前點(diǎn)擊“高級(jí)（M）” 按鈕，則會(huì)出現(xiàn)詳細(xì)對(duì)話(huà)框，如想關(guān)閉高級(jí)設(shè)置，則點(diǎn)擊“常規(guī)（L）”按鈕。
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1、“批注(C)”、“超鏈接(H)”、“腳注和尾注鏈接(N)”選項(xiàng)主要與批注信息相關(guān)，特別是學(xué)術(shù)性文獻(xiàn)，如論文、專(zhuān)著撰寫(xiě)中經(jīng)常使用。根據(jù)需要，有時(shí)需要導(dǎo)出批注、腳注信息則在高級(jí)選項(xiàng)中打鉤，如果不需要導(dǎo)出則取消勾選。
2、書(shū)簽是PDF文檔快速跳躍到相關(guān)信息的輔助功能，特別在長(zhǎng)文檔中使用十分普遍。新版WPS設(shè)置了三種方式導(dǎo)出書(shū)簽，即標(biāo)題樣式、其他樣式、自定義樣式，其中標(biāo)題樣式轉(zhuǎn)換最為簡(jiǎn)單，但是需要注意的是在文檔撰寫(xiě)中需要對(duì)文檔中“標(biāo)題”文字的格式設(shè)置為標(biāo)題1或標(biāo)題2、標(biāo)題3。如果不在PDF導(dǎo)出中設(shè)置書(shū)簽，則需要使用Adobe acrobat等專(zhuān)業(yè)軟件進(jìn)行設(shè)置。
三、權(quán)限設(shè)置
勾選“權(quán)限設(shè)置(E)”，即可對(duì)PDF文檔的閱讀權(quán)限進(jìn)行調(diào)整。
第一步、設(shè)置密碼，只有設(shè)置了密碼之后的權(quán)限設(shè)置才能生效，否則使用者可以輕易更改權(quán)限。設(shè)置密碼后再在"確認(rèn)(F)"一欄中重復(fù)輸入密碼，并妥善保存。
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第二步、設(shè)置基本權(quán)限，即“允許更改(D)”（如果取消勾選，使用者只能閱讀，不能更改文檔）、“允許復(fù)制(D)”（如果取消勾選，使用者只能閱讀，不能復(fù)制文檔中的文字與圖像。但是使用者仍能通過(guò)文字識(shí)別類(lèi)軟件進(jìn)行識(shí)別）、“允許添加批注(A)”（如果取消勾選，使用者將不能在PDF閱讀器中進(jìn)行批注）。
第三步、設(shè)置打印權(quán)限(R)，可以有三種設(shè)置“不允許打印”、“低質(zhì)量打印”、“不受限打印”?！安辉试S打印”與“不受限打印”非常好理解，“低質(zhì)量打印”主要是指文檔中的圖片打印分辨率將調(diào)低，會(huì)影響打印效果，即所謂的圖不清楚。
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第四部、設(shè)置文件打開(kāi)密碼，可以設(shè)置，也可以不設(shè)置。如果設(shè)置打開(kāi)密碼，請(qǐng)注意“文件打開(kāi)密碼”不能與"權(quán)限設(shè)置密碼"相同，如果相同則無(wú)法導(dǎo)出。如果“文件打開(kāi)密碼設(shè)置”成功,再打開(kāi)該P(yáng)DF文檔時(shí)，需要輸入口令，如不能輸入準(zhǔn)確口令，則無(wú)法打開(kāi)該P(yáng)DF文檔。
在具體使用中，特別是企業(yè)、學(xué)校等公共網(wǎng)絡(luò)，如使用者既希望分享，又同時(shí)只想特定人群可以閱讀?？梢韵葘⒓用艿腜DF文檔上傳至公共FTP區(qū)，然后通過(guò)Email、手機(jī)短信的形式通知特定人群文件打開(kāi)密碼與存放位置，即可方便、快捷又保密的分享文件。
