此功能要求使用 Microsoft Exchange 帳戶。很多個人和家庭電子郵件帳戶使用不同的帳戶類型（例如 POP3 或 IMAP），其中包括 Windows Live Hotmail 或 Google Gmail。這些帳戶不使用此功能。

只要您和其他 Outlook 用戶在同一組織內(nèi)均使用 Microsoft Exchange Server，您就可以與其共享您的電子郵件、日歷、任務、便箋和日記。

若要共享除“收件箱”、“聯(lián)系人”、“日歷”、“便箋”或“日記”之外的任何其他文件夾，您必須對要共享的文件夾以及文件夾層次結(jié)構(gòu)中高于此文件夾的每一個文件夾共享權(quán)限。例如，如果您要授予其他用戶訪問您郵箱中“收件箱”下的某個文件夾的權(quán)限，則必須向其授予“郵箱”、“收件箱”以及該子文件夾的權(quán)限。盡管看起來好像是向其他用戶授予了更多文件夾的訪問權(quán)限，但其只能查看“收件箱”子文件夾中的郵件。

不要將共享文件夾與“代理訪問”相混淆，“代理訪問”是連接到 Microsoft Exchange Server 的 Outlook 用戶可以使用的另一種功能。它提供有允許其他用戶通過您的郵箱代表您發(fā)送和答復郵件的附加功能。您可能會為您的行政助理應用“代理訪問”，這樣他們就可以代表您發(fā)送和答復電子郵件，包括計劃和接受會議要求。

共享文件夾

1. 若要共享電子郵件文件夾，請在“導航窗格”中，單擊“郵件”。

提示

2. 右鍵單擊“郵箱 - 您的姓名”，再單擊“共享”。
3. 單擊“添加”。
4. 選擇要為其授予權(quán)限的其他用戶，再單擊“添加”。
5. 在列表中選擇用戶名，然后對于“權(quán)限等級”選擇“校對”。

6. 單擊“確定”。
7. 右鍵單擊您要授予其他用戶查看權(quán)限的文件夾，再單擊“共享”。
8. 單擊“添加”。
9. 選擇要為其授予權(quán)限的其他用戶，然后在“添加用戶”下，單擊“添加”。
10. 在列表中選擇用戶姓名，然后對于“權(quán)限等級”選擇“校對”。

 注釋   如果您希望用戶可以更改郵件，請選擇“編輯”。

若要共享不是直接位于“郵箱 - 用戶名”之下的文件夾（如“收件箱”、“聯(lián)系人”、“日歷”、“便箋”或“日記”文件夾），您必須在此文件夾樹中對高于該文件夾的每一個文件夾執(zhí)行下列操作。

1. 右鍵單擊文件夾，再單擊“共享”。
2. 單擊“添加”。
3. 選擇要為其授予權(quán)限的其他用戶，然后在“添加用戶”下，單擊“添加”。
4. 在列表中選擇用戶名，然后對于“權(quán)限等級”選擇“無”。

 必須共享頂級文件夾“郵箱 - 您的姓名”方可共享其下的任何文件夾。

 必須共享“收件箱”文件夾方可共享其下的任何文件夾，如“預期客戶”文件夾。您可以將“收件箱”文件夾的權(quán)限設置為“無”，以阻止其他用戶查看其中的內(nèi)容。

 “預期客戶”文件夾至少應具有“校對”權(quán)限，其他用戶才可以查看其中的內(nèi)容。

打開共享文件夾

1. 在“工具”菜單上，單擊“電子郵件帳戶”。
2. 單擊“查看或更改現(xiàn)有電子郵件帳戶”，再單擊“下一步”。
3. 單擊 Exchange Server 帳戶，再單擊“更改”。
4. 單擊“其他設置”。
5. 在“高級”選項卡上的“郵箱”下，單擊“添加”。
6. 鍵入其他用戶的姓名，再單擊“確定”兩次。
7. 單擊“下一步”，再單擊“完成”。

您可能需要退出并重新啟動 Outlook，其他用戶的文件夾才會顯示在您的“導航窗格”中。