GTD時(shí)間管理原理與實(shí)踐分享——原理篇（三）

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    通過(guò)學(xué)習(xí)戴維.艾倫的《盡管去做：無(wú)壓工作的藝術(shù)》和《GTD and Outlook 2007》兩本書(shū)，自己總結(jié)了GTD的核心思想，并從2009年11月開(kāi)始實(shí)踐GTD。經(jīng)過(guò)4個(gè)月的磨合，不斷的體會(huì)，感覺(jué)GTD給了我很大的幫助。昨天又跟同事們做了分享，大家都覺(jué)得很實(shí)用。接下來(lái)，我將用一系列的短文來(lái)總結(jié)我的GTD實(shí)踐，希望對(duì)大家會(huì)有幫助。下面是文章的第三部分:

1. 第三步：執(zhí)行
   

       在GTD中，”什么場(chǎng)合做什么事”是主要的管理思想。所以我們先探討在一個(gè)時(shí)間點(diǎn)上如何決定”現(xiàn)在干點(diǎn)什么呢?“這個(gè)問(wèn)題。
   

   
   

       （1）場(chǎng)合，是首要因素。如果你在飛機(jī)上，就沒(méi)法打電話；如果你在辦公室，最好不要收開(kāi)心上的菜；如果你正在等車(chē)，就不適合給客戶打電話；……。
   

       （2）時(shí)間，這個(gè)要從兩個(gè)角度看：一方面，要看時(shí)間塊的大小是否合適，即所謂量體裁衣。所以在管理行動(dòng)列表的時(shí)候，如果能加上用多少時(shí)間這個(gè)因素，會(huì)更加實(shí)用；另一方面，如果是跟別人合作，要注意對(duì)方的時(shí)間是否合適。如果你是在做跨國(guó)合作，更要注意對(duì)方的時(shí)區(qū)的影響。
   

       （3）精力，人的精力不是無(wú)限的，但很多人不是這么認(rèn)為。任何人，每天都有精力的低潮和高潮，仔細(xì)體會(huì)自己的周期情況。在精力旺盛的時(shí)段安排較難的任務(wù)，在精力低潮的時(shí)段安排一些相對(duì)輕松一些的雜事，會(huì)使你一直保持較高的工作熱情。在精力管理方面，向大家推薦吉姆·洛爾和托尼·施瓦茨《精力管理》一書(shū)，大家有興趣可以讀一下。當(dāng)然也可以等著看我的文章，后期我會(huì)寫(xiě)一些。
   

       （4）重要性，為什么重要性放在最后？很多時(shí)間管理的方法都強(qiáng)調(diào)重要性因素。但在GTD體系中，我們更關(guān)注”現(xiàn)在”"馬上”可以做的事情，所以重要性的決定意義不大。但GTD體系中還是很重視重要性的作用，但主要會(huì)體現(xiàn)在每日清單的安排上，這個(gè)后面會(huì)說(shuō)明。
   

       綜上，決定”現(xiàn)在能做什么?”的一般流程是：當(dāng)你處在一個(gè)特定的場(chǎng)景中時(shí)，你可以監(jiān)視你的分類(lèi)行動(dòng)清單，從當(dāng)前的場(chǎng)景中，挑選出即符合時(shí)間要求有符合精力要求的事情，”馬上行動(dòng)”。當(dāng)然符合以上條件的前提下，重要性才會(huì)被考慮。
   

       舉個(gè)例子，早上，一般和媳婦一起出發(fā)上班，我一切就緒了，但媳婦還得收拾5分鐘，這五分鐘能干什么呢？在我的@home列表里面，”閱讀《創(chuàng)業(yè)家》雜志”，OK就是它了，我馬上翻開(kāi)雜志，閱讀了2篇短文。整本整本的雜志就是這樣被讀完的，并且我要聲明我不是工作狂！呵呵。
   

   [筆者注]關(guān)于執(zhí)行，下面會(huì)另起一篇，寫(xiě)一些執(zhí)行的技巧。
   

   執(zhí)行中保證高效能的技巧
   

   1. 養(yǎng)成制定每日清單的習(xí)慣
      

   雖然我們有了所有工作的詳細(xì)的”下一步”行動(dòng)清單，但是，我們最好制定一份每天的清單，讓每一天的工作都有明確的目標(biāo)。
   

   在GTD體系下，安排日計(jì)劃的很簡(jiǎn)單，只需要從”下一步”清單中挑選出今天要執(zhí)行的事情標(biāo)記出來(lái)，然后按照上一篇給出的選擇條件，依次執(zhí)行就好。
   

   根據(jù)我的學(xué)習(xí)和心得，有三點(diǎn)需要注意。
   

• 每天至少安排3-5件MITs（Most Important Things）。這樣能夠保證你的一些重要的事情能夠按照既定的目標(biāo)推進(jìn)。
  
• 每天至少安排一些實(shí)現(xiàn)自己的夢(mèng)想的事情（To Be）。這樣不至于讓日常的生活拖累，以至于忙忙碌碌一年，但一見(jiàn)自己真正想做的事情都沒(méi)有。
  
• 對(duì)日計(jì)劃時(shí)間要安排的有余地。每天都會(huì)有一些突發(fā)的事情，很急很重要，不得不像救火隊(duì)員似地馬上去做，所以要留一些余地，為這些事作準(zhǔn)備。這個(gè)是任何時(shí)間管理方法都無(wú)法回避的，我們只能為它們留出空間。GTD的好處是對(duì)時(shí)間的安排較靈活，當(dāng)你一有空余時(shí)間的時(shí)候，就可以從行動(dòng)清單中跳出任務(wù)來(lái)做，而不是以時(shí)間點(diǎn)為中心的管理方法。
  

1. 批處理雜事
   

GTD的重要思想之一是”按場(chǎng)景分類(lèi)’下一步’行動(dòng)，然后盡可能的批量處理”。下圖是摘自臺(tái)灣張永錫老師的文章，很好的展示了批處理的力量：在同一個(gè)場(chǎng)景中，批處理工作，有效利用時(shí)間段，最終可以騰出大塊的時(shí)間段做一些重要耗時(shí)的工作。

如何才能有效的批處理，可能是個(gè)逐漸體會(huì)的過(guò)程。開(kāi)始的時(shí)候很難把握，當(dāng)你對(duì)”下一步”行動(dòng)清單的使用日漸熟練地時(shí)候，就會(huì)發(fā)現(xiàn)在同一個(gè)場(chǎng)合中可以批次處理的一系列的小事。

如在@office的場(chǎng)合，有三個(gè)要當(dāng)面溝通的事情，這個(gè)時(shí)候我會(huì)把這三個(gè)事情要見(jiàn)的人和要談的觀點(diǎn)都打印到一張紙上，然后拿著這張紙去找所有的人，一圈下來(lái)就全搞定了。

1. Do It Now
   

Do It Now，現(xiàn)在就做。這是Steve Pavlina的一篇關(guān)于時(shí)間管理的文章的題目，現(xiàn)在已經(jīng)成了我的座右銘，放在我的DreamCar上面，來(lái)警示我做事不要拖沓。每次我想推推再做的時(shí)候，我會(huì)對(duì)自己說(shuō)”現(xiàn)在就做！”，然后就從”下一步”清單種提出這個(gè)任務(wù)，動(dòng)手開(kāi)始行動(dòng)。

GTD的好處就在于將難辦的事情，拆分成可以馬上行動(dòng)的”下一步”，提高人的執(zhí)行力。

（4）倒計(jì)時(shí)法

這個(gè)辦法是做事的時(shí)候給自己設(shè)定時(shí)限，比如45分鐘，開(kāi)始倒計(jì)時(shí)。計(jì)時(shí)器啟動(dòng)開(kāi)始行動(dòng)，45分鐘到了停止。這樣有助于再這一段時(shí)間里高度集中注意力，取得高的效率?？荚嚨臅r(shí)候我們能夠在120分鐘內(nèi)完成若干選擇、填空、閱讀和一片作文，但做練習(xí)的時(shí)候確經(jīng)常用更多的時(shí)間，就是這個(gè)道理——沒(méi)有把自己的潛能發(fā)揮到極致！

（5）讓別人了解你的時(shí)間安排

    別人了解了你的時(shí)間安排的直接效果就是在你工作的時(shí)候輕易不會(huì)打擾你。但首要的前提是自己要養(yǎng)成好的時(shí)間安排習(xí)慣，最好形成規(guī)律性。

    例如，如果你有自己的書(shū)房，晚上看完新聞聯(lián)播后（看的人越來(lái)越少了），每天都會(huì)在8左右去書(shū)房待1-2個(gè)小時(shí)，習(xí)慣了，你的家人就會(huì)知道，”他”這個(gè)時(shí)間正在書(shū)房呢，不要打擾他。

（6）委婉的拒絕不必要的事情

    拒絕是各種時(shí)間管理方法中都會(huì)講的，因?yàn)槊總€(gè)人的時(shí)間和精力都是有限的，不能做所有的事情。但拒絕一定要有技巧，要委婉。這方面要多看一些溝通和人際管理方面的東西補(bǔ)充，在這里就不多說(shuō)了。

1. 第四步：檢視
   

       蘇格拉底說(shuō)，”沒(méi)有檢視的人生不值得活！”。不知道大家都做自我檢視么？；）
   

       據(jù)說(shuō)，飛機(jī)90%的時(shí)間是偏離航向的，但絕大多數(shù)飛機(jī)都安全抵達(dá)了機(jī)場(chǎng)。這是為什么呢？（小沈陽(yáng)）因?yàn)轱w機(jī)駕駛員頻繁的檢查并修正飛機(jī)的航向。
   

   GTD體系中，檢視是一個(gè)重要的環(huán)節(jié)，它起到修正航線的作用。下面我列出了我的檢視規(guī)劃。
   

   
   

   （1）日檢視，我是通過(guò)晨間日記來(lái)實(shí)現(xiàn)的，記錄了我在個(gè)人財(cái)務(wù)、工作、學(xué)習(xí)、人脈、家庭、讀書(shū)、夢(mèng)想實(shí)現(xiàn)等方面的點(diǎn)點(diǎn)滴滴。每天大約十分鐘。重點(diǎn)是客觀記錄前一天發(fā)生的事情。
   

   （2）周檢視，日檢視是主要的材料，同時(shí)我還會(huì)查看當(dāng)周的行動(dòng)清單和日歷的執(zhí)行情況?？催@周取得了哪些成績(jī)，并做下周的一些簡(jiǎn)單的計(jì)劃。做這個(gè)事情，我最大的感受是周一開(kāi)晨會(huì)的時(shí)候，前一周的總結(jié)和本周的工作計(jì)劃都爛熟于胸，從容應(yīng)對(duì)。
   

   （3）半年檢視，實(shí)話實(shí)說(shuō)，我執(zhí)行GTD剛剛4個(gè)月，還沒(méi)做過(guò)。但通過(guò)學(xué)習(xí)，我知道需要檢視的內(nèi)容有：1）做的不錯(cuò)的事情；2）表現(xiàn)的不好，但是盡力去做的事情；3） 不夠努力地事情；4）毫不留情的批判做的很糟，或是根本沒(méi)有做到的事情；5）最后，規(guī)劃未來(lái)6個(gè)月的工作。
   

       大家可以看到，日記在整個(gè)檢視的過(guò)程中起到了貫穿的作用，在之后的實(shí)踐篇，我會(huì)介紹我的晨間日記，但讓大家也可以先看一下佐藤傳的《晨間日記的奇跡》一書(shū)。
   

2. 第五步：更新
   

       更新是要不斷地更新你的行動(dòng)列表，保證GTD體系時(shí)刻與你的生活相一致。GTD體系與你的生活擬合的越好，你就越會(huì)相信她依賴(lài)她。更新過(guò)后，就又回到工作的收集，從而形成一個(gè)閉環(huán)的流程。
   

   
   

   更新要做的主要事情有：
   

   （1）適時(shí)清空自己的”工作籃”。對(duì)于工作籃中的未處理過(guò)的雜事，要做到一有空就拿出來(lái)組織、計(jì)劃，最后條理的放到”下一步”工作清單，等待處理。這里有個(gè)需要注意的問(wèn)題，對(duì)于那謝可以放到Someday/Maybe中的工作，不要一次做的太多（視個(gè)人的精力和時(shí)間而定），否則，過(guò)多的工作量會(huì)讓你沒(méi)有工作的欲望，仿佛是彈簧被拉直了。
   

   （2）更新”下一步”行動(dòng)清單。在執(zhí)行了一些”下一步”行動(dòng)之后，需要瀏覽自己的工作清單”@L-Projects”和”@S-Projects”制定新的”下一步”供執(zhí)行。這個(gè)我一般每天都做一次，通常是早上，可以根據(jù)個(gè)人的習(xí)慣設(shè)定。
   

   （3）更新工作計(jì)劃。試想隨著工作的執(zhí)行或者是外部環(huán)境變化了，你的工作計(jì)劃也會(huì)變動(dòng)，這就需要及時(shí)更新。工作計(jì)劃的變動(dòng)，如果工作量比較大，我通常也會(huì)把它作為一個(gè)行動(dòng)，放到@Planning中，等待執(zhí)行。
   

   【后記】截止目前，整個(gè)GTD的整個(gè)體系就介紹完了。
   

   雖然這五個(gè)步驟是按照順序講下來(lái)的，但在實(shí)際的操作中，對(duì)于剛開(kāi)始執(zhí)行GTD的人，這五個(gè)步驟是順序的，尤其實(shí)收集和組織，需要消耗半天的時(shí)間。但當(dāng)這個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行起來(lái)后，這些步驟通常是動(dòng)態(tài)的穿插的，例如我正在執(zhí)行某個(gè)”下一步”行動(dòng)，突然新的雜事出現(xiàn)，就要先收集到”工作籃”，然后再執(zhí)行。最終的目的是保持GTD體系與你的生活的一致，套用武俠里面的話，如果GTD是一把劍，你要做到的是”劍人合一”。
   

       在理論篇中，我說(shuō)的主要是GTD的體系和一些理念，主要是給沒(méi)有接觸過(guò)GTD的朋友看的。接下來(lái)，我會(huì)用一定的篇幅描述GTD的實(shí)踐，讓大家能夠真正的貫徹GTD方法。