每天超時(shí)工作，卻總是無法好好處理最重要的事？在不同會(huì)議間疲于奔命，還得忙著應(yīng)付下屬的問題？教你掌握時(shí)間管理的五大法則，讓你輕松處理工作，變身聰明主管！

別再忙得像無頭蒼蠅！許多主管常抱怨，自己每天超時(shí)工作、忙得要命，但重要的工作事項(xiàng)卻沒什么進(jìn)度，不曉得時(shí)間究竟都花到哪里去。

管理大師彼得-德魯克曾說“時(shí)間是最匱乏的資源，若無法管理時(shí)間，就絕對無法管理其它任何事。”

要懂得管理時(shí)間，首先必須了解自己的做事習(xí)慣與行為模式。有些人做事隨性，沒有規(guī)劃；有些人有規(guī)劃，但規(guī)劃不切實(shí)際；有些人有切乎實(shí)際的規(guī)劃和時(shí)間表，但從來做不到。修煉以下五項(xiàng)法則，從內(nèi)到外做好時(shí)間管理和有效利用時(shí)間。

法則1 分辨緊急和重要

許多人常覺得自己忙得暈頭轉(zhuǎn)向，但一段時(shí)間下來檢討進(jìn)度，卻落得個(gè)“無事忙”的結(jié)論，因?yàn)榇蟛糠莸臅r(shí)間，都奉獻(xiàn)給了緊急卻不重要的事情。

生活和工作上的大小事，其實(shí)都可以以“緊急”為經(jīng)，“重要”為緯，分為四個(gè)象限：一、重要且緊急，二、重要但不緊急，三、緊急但不重要，四、不重要也不緊急。

仔細(xì)思考上述四類事情對你的意義，來安排工作的優(yōu)先級(jí)。這四個(gè)象限，正應(yīng)該是時(shí)間和精力分配的優(yōu)先級(jí)。

1. 列一張表，將年度、季度及每月的工作目標(biāo)列出。

2. 訂出上述工作目標(biāo)的進(jìn)度。

3. 根據(jù)重要工作目標(biāo)的進(jìn)度，分配每天的工作，將大部份的時(shí)間分配給“重要且緊急”和“重要但不緊急”的事。

4. 用零碎時(shí)間和出外用餐時(shí)間，處理“緊急但不重要”的事。

5. 盡量不要去做“不重要也不緊急”的事。

法則2 管理“被打擾”

一名媒體視覺總監(jiān)外號(hào)叫“丁董”，他既不姓丁，也非“董”字輩，而是他因應(yīng)“被打擾”訂下每天下午三點(diǎn)，有事找他的人，可以到他辦公室外按“叮咚”，其余時(shí)間，除非既緊急又重要，否則一律“不準(zhǔn)打擾我”。“叮咚”，于是成了他的外號(hào)。

“被打擾”，是主管的天職，每一天，每個(gè)做主管的人，不管你多忙，都會(huì)面臨部屬找你請示、討論、求救。和部屬協(xié)調(diào)出一套模式，一樣按照“重要”與“緊急”的分類，請部屬運(yùn)用不同的工具和時(shí)間和你互動(dòng)，比方重要又緊急的事，當(dāng)然最好當(dāng)下、當(dāng)面溝通；重要但不緊急，則用電子郵件或固定例會(huì)溝通。

1. 預(yù)留“被干擾”時(shí)間，讓其它人知道什么時(shí)候可以去找你談事情。

2. 要求部屬按事情的輕重緩急，搭配使用不同的工具和時(shí)間來“打擾”你。

3. 訓(xùn)練部屬把問題一次問完，讓你可以一次回答所有的問題。

法則3 在同一空間和時(shí)間  盡量做愈多事愈好

?？吹接行┤私?jīng)常在不同空間之間跑來跑去，浪費(fèi)很多時(shí)間移動(dòng)。訓(xùn)練自己，要移動(dòng)到下一個(gè)空間前，先想一想，有沒有什么事情，是可以一并處理的？有哪些事情，是要用到同一空間、同一工具，這些事情，最好集中處理。

譬如設(shè)定每天某個(gè)時(shí)段來統(tǒng)一處理回復(fù)電子郵件，或一次把該打的電話全部打完。

檢視一天的工作表，看看自己除了在辦公室之外，是否還必須到其它單位接洽或開會(huì)，是否有些需要溝通的人與事正好在同一個(gè)地方，可以順便一次解決，省下再跑一趟的時(shí)間。

1. 以“同一時(shí)間可處理”、“同一地點(diǎn)可處理”將工作分類。

2. 明確掌握在那段時(shí)間內(nèi)要處理多少事，將時(shí)間妥善分配運(yùn)用。

3. 打破完美主義迷思，別固執(zhí)在某件事上，必要時(shí)加快速度。

法則4  記錄  管理  整合時(shí)間

1. 從整體的角度來了解你的時(shí)間都用在哪里：從一天、一周、一個(gè)月不同的層次來檢視，你的時(shí)間是如何用掉的。

2. 抓出浪費(fèi)時(shí)間的魔鬼：量化比較之后，你會(huì)驚訝地發(fā)現(xiàn)，原來自己竟然在某一件不重要的事情上花了那么多的時(shí)間。找出浪費(fèi)時(shí)間的癥結(jié)，就能思考如何改進(jìn)。

3. 了解你的生理時(shí)鐘：熟悉自己精力與腦力的巔峰時(shí)段。決定把這些不同層級(jí)的精力花在哪里，在工作效率最佳的時(shí)段做最重要的事，把低潮時(shí)段用來做較不重要的事。人不可能整天發(fā)狂似地高速工作。

1. 把時(shí)間列表管理，弄清楚平常都把時(shí)間用在哪些地方。

2. 把零碎時(shí)間整合為完整時(shí)間。

3. 哪些工作今天應(yīng)做完而未完成，列入明天的工作計(jì)劃中。

4. 每周固定留一點(diǎn)不被打擾的時(shí)間、空間給思考。

法則5  重要事項(xiàng)設(shè)置截止點(diǎn)

一百分的決策，但時(shí)機(jī)延誤，比不上八十分的決策，但及時(shí)決斷。很多主管斷事拖拖拉拉，又喜歡部屬凡事請示。小事授權(quán)，大事設(shè)置決策截止點(diǎn)，也就是訂定最后決策的期限，期限一到，便不可再推翻原來的決策。

1. 依事情的輕重緩急，訂定授權(quán)部屬自決的界線。

2. 重要事項(xiàng)必須設(shè)定下決定的最后期限。

作者：張漢宜 出處：天下雜志 445期 2010/04