文稿錄入排版技巧

學(xué)者風(fēng)范

摘要：以word2003為例，簡(jiǎn)要介紹了文稿錄入、排版的技巧，并對(duì)某些功能進(jìn)行了獨(dú)家詳細(xì)介紹。

關(guān)鍵詞：word；上標(biāo)；下標(biāo)；公式編輯器；排版；表格處理；折頁(yè)打印設(shè)置技巧；文檔目錄自動(dòng)生成技巧。

使用word進(jìn)行文檔編輯是一件十分輕松的事，如果不掌握技巧，就不是那么簡(jiǎn)單了，為此本人就一些常用技巧及部分特殊技巧進(jìn)行了總結(jié)歸納，想必會(huì)對(duì)大家的學(xué)習(xí)、工作、生活有所幫助。

1 word中正文的輸入

1.1 普通文字

使用各種輸入法正常輸入正文，無(wú)需對(duì)排版等進(jìn)行設(shè)置（要使用兩端對(duì)齊的基本設(shè)置，不然右側(cè)邊界的字會(huì)出現(xiàn)進(jìn)進(jìn)出出、很不齊的現(xiàn)象），打字完成后再進(jìn)行排版。

[推薦使用的輸入法有：拼音加加集合版，紫光拼音輸入法，自然碼輸入法，微軟拼音輸入法2003，再有就是五筆字型（適用于專(zhuān)業(yè)人員），以上輸入法均可以在網(wǎng)站上下載安裝使用。本文作者推薦使用《拼音加加集合版》+自定義的特殊符號(hào)輸入，在該輸入法中全拼、雙拼、簡(jiǎn)拼均可以使用，效果同樣好用，并有其它一些特殊功能，如自動(dòng)保存詞組、人工刪除詞組（ctrl+詞組序號(hào)）、直接輸入特殊字符（非插入方式）、直接輸入字母無(wú)需轉(zhuǎn)換（回車(chē)直接上字母）、查生字]。

1.2 上下標(biāo)及公式的輸入

①快捷方式的調(diào)出方法

可以通過(guò)菜單調(diào)出上下標(biāo)，方法為：在工具欄的任意位置單擊鼠標(biāo)右鍵→彈出菜單后選擇最后一行的“自定義”→然后在“命令”→“格式”選項(xiàng)中找到x²和x₂，并用鼠標(biāo)左鍵按住拖放到工具欄的任意位置，當(dāng)出現(xiàn)“I”標(biāo)志時(shí)，松開(kāi)左鍵，上下標(biāo)的快捷方式設(shè)置成功。如圖1、圖2所示。

圖1 上下標(biāo)快捷、方式的調(diào)出步驟①

圖2 上下標(biāo)快捷、方式的調(diào)出步驟②

公式編輯器的快捷方式從“插入”選項(xiàng)中調(diào)出，也要用鼠標(biāo)左鍵拖拉到桌面工具欄的任意位置（如圖3所示）。但是如果在安裝word時(shí)沒(méi)有安裝公式編輯器，就需要在使用這個(gè)功能時(shí)進(jìn)行安裝，系統(tǒng)會(huì)有提示，如果當(dāng)時(shí)已經(jīng)安裝，就可以正常使用了。

圖3 公式編輯器快捷方式的調(diào)出步驟

②輸入方法

如a²+b²的輸入只需在輸入a2+b2后，選中2，然后單擊快捷方式X²，即可轉(zhuǎn)為上標(biāo)，其余雷同。也可以在完成一個(gè)下上標(biāo)的設(shè)置后，選中該上標(biāo)格式，用格式刷 刷其它需要設(shè)置上標(biāo)的文字。即：先設(shè)置a²為上標(biāo)，然后選中²，然后雙擊格式刷 ，就可以到其它地方刷上標(biāo)了。

如果用到公式錄入，就要使用公式編輯器 ，打開(kāi)后出現(xiàn)圖4的公式界面，單擊選擇格式，詳細(xì)的對(duì)應(yīng)關(guān)系見(jiàn)圖5。這些格式可以組合使用，如輸入比較復(fù)雜的數(shù)學(xué)公式就要用到這些組合功能。

圖4 公式編輯器菜單欄

圖5 公式編輯器全部輸入格式對(duì)照?qǐng)D

1.2 特殊符號(hào)的輸入

一般根據(jù)輸入法來(lái)確定如何輸入特殊符號(hào)，如℃、≈、≤、≥、⊿、■、√和外國(guó)人名中間的小點(diǎn)·等就要在輸入法提供的功能中選擇輸入了。如拼音加加可以直接定義成組符號(hào)，紫光拼音可以單獨(dú)定義符號(hào)，微軟拼音、智能ABC和五筆字型可以在輸入法提供的軟件盤(pán)中選擇特殊符號(hào)的輸入。只是有些需要轉(zhuǎn)換，而有些則可以直接輸入無(wú)需進(jìn)行轉(zhuǎn)換，如拼音加加、紫光、自然碼等輸入法在輸入特殊符號(hào)時(shí)都不用單獨(dú)轉(zhuǎn)換，而是有一些特殊的設(shè)置，如自然碼（可以引入拼音加加使用），以字母O開(kāi)頭，可以輸入od：±－×÷∑￠℃≤≥……；oz：°№☆★○●……；ot：→←↑↓↙↘↗↖；oh：各種希臘字母；oe：各種俄文字母，or：各種日文符號(hào)；oi：各種編號(hào)，①②……⑴⑵……⒇⒈⒉……⒛㈠……㈩；用戶(hù)還可以自己定義或增加特殊符號(hào)，這樣就可以像輸入正文文字一樣的快速錄入，從而提高辦公效率。

1.3 格式刷的使用

格式刷屬于常用工具欄的命令，其圖標(biāo)為 ，可用來(lái)簡(jiǎn)化批量重復(fù)操作，如設(shè)置標(biāo)題為黑體，3號(hào)字，只要完成了一個(gè)標(biāo)題的設(shè)置，就可以在選中該內(nèi)容之后雙擊格式刷圖標(biāo)，然后讓鼠標(biāo)“帶著”刷子將其他標(biāo)題刷為相同的格式，作者在使用中經(jīng)常用格式刷處理標(biāo)題樣式（如字體、字號(hào)、行距等）、段落縮進(jìn)、設(shè)置上下標(biāo)、表格內(nèi)統(tǒng)一樣式等，學(xué)會(huì)了格式刷，以后就不用逐個(gè)設(shè)置相同格式的標(biāo)題、段落的內(nèi)容了。

2 文檔排版技巧

由于工作用紙多為16開(kāi)或B5，因此紙張一般設(shè)置成16開(kāi)的。正文字體、字號(hào)一般使用宋體、小四號(hào)，標(biāo)題可以適當(dāng)大一些，如三號(hào)字或小二號(hào)字，一般設(shè)置成黑體字。文件內(nèi)容輸入完成后，一般按下面操作進(jìn)行排版。

2.1 設(shè)置首行左縮進(jìn)

首行左縮進(jìn)就是第一行開(kāi)始空兩格，設(shè)置方法為：選中全部文字，快捷操作方法是ctrl+A，或者在打字區(qū)域的左側(cè)，出現(xiàn)如圖所示的箭頭時(shí)，三擊鼠標(biāo)左鍵。[其實(shí)，快速選中文字另有幾種快捷方式，選中一行：?jiǎn)螕羰髽?biāo)左鍵；選中一段，快速雙擊左鍵；選中全文：快速三擊左鍵；選中文章中的部分內(nèi)容，鼠標(biāo)點(diǎn)到開(kāi)始點(diǎn)，然后移動(dòng)鼠標(biāo)到目標(biāo)位置，暫不點(diǎn)擊，先按住shift，再點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵，該范圍的文字即被選中。這些操作應(yīng)該比用鼠標(biāo)從頭拉到尾快很多，而且方便操作]。然后單擊“格式”菜單項(xiàng)的“段落”，設(shè)置首行縮進(jìn)2個(gè)字符。這樣之后全文即完成了首行縮進(jìn)。

圖6 快速選中一行、一段或全文時(shí)的鼠標(biāo)狀態(tài)

2.2 設(shè)置標(biāo)題字體、樣式（無(wú)需生成目錄的操作）

先設(shè)置文章的大標(biāo)題字體、字號(hào)，它是單獨(dú)設(shè)置的。計(jì)算機(jī)內(nèi)安裝的字體均可以供選擇，字號(hào)系統(tǒng)提供了1～1638點(diǎn)陣的字號(hào)，標(biāo)題一般選擇三號(hào)或者小二號(hào)，以示與正文區(qū)別。如打印特大字，會(huì)用到人工輸入字符點(diǎn)陣的情況，如打印50號(hào)、300號(hào)字等，可以試試看。文章內(nèi)部的各級(jí)小標(biāo)題字體、字號(hào)設(shè)置，可以在設(shè)置好一個(gè)后，用格式刷進(jìn)行快捷設(shè)置。

2.3 打印B4拼頁(yè)16開(kāi)文件（帶頁(yè)碼格式）

在打印頁(yè)數(shù)較多的文件時(shí)，如想打印蠟紙，沒(méi)有頁(yè)號(hào)是相當(dāng)麻煩的事情，一般使用16開(kāi)（B5）的紙張格式，而打印時(shí)又想打印成8開(kāi)（B4）的，還想保留原有的頁(yè)號(hào)格式（如第X頁(yè)，共Y頁(yè)），怎么辦？折頁(yè)打印，不行，沒(méi)有單獨(dú)的頁(yè)號(hào)！我們可以這樣操作（如圖7所示）：先按B5或16開(kāi)紙張正常輸入文字，并設(shè)置好頁(yè)碼樣式（頁(yè)眉、頁(yè)腳）；然后將頁(yè)面設(shè)置成B4紙張（相當(dāng)于8開(kāi)），橫放，在頁(yè)面設(shè)置→頁(yè)邊距→頁(yè)碼范圍選項(xiàng)中選擇“拼頁(yè)”，這樣設(shè)置后就可以打印出8開(kāi)紙張，左右都是16開(kāi)，且都有頁(yè)碼格式的文件了。根據(jù)打印機(jī)的不同，蠟紙一般都是縱向放入打印機(jī)，有商標(biāo)的一側(cè)先裝入。如使用EPSON-LQ1600系列的打印機(jī)，裝蠟紙后，可以通過(guò)調(diào)整紙張裝入打印機(jī)的默認(rèn)位置，按住控制+微調(diào)進(jìn)紙，直到打印機(jī)出現(xiàn)聲音提示，不再能夠微調(diào)為止，打印機(jī)的裝紙初始位置設(shè)置完成（在本次使用而未關(guān)打印機(jī)的過(guò)程中，每次裝紙，自動(dòng)進(jìn)紙到此位置），為打印蠟紙，還應(yīng)在每次自動(dòng)進(jìn)紙后人工微調(diào)進(jìn)紙8下（點(diǎn)動(dòng)），這樣能夠確保打印的文字在打印蠟紙的有效區(qū)域內(nèi)。這樣就減少了人工調(diào)整蠟紙進(jìn)紙位置，可能引起的打印位置不準(zhǔn)確或紙張損失。這種拼頁(yè)排版打印進(jìn)紙調(diào)整方法，已經(jīng)在我公司推廣使用很長(zhǎng)時(shí)間，效果很好。

圖7  B4拼頁(yè)16開(kāi)文件打印設(shè)置

2.4 設(shè)置標(biāo)題（可用來(lái)生成目錄）

在編輯講義、成冊(cè)的技術(shù)或管理文件時(shí)，總想快速查找到指定章節(jié)，同時(shí)還要自動(dòng)生成目錄（序號(hào)——章節(jié)——頁(yè)號(hào)），這就用到了“標(biāo)題”概念，在Word的“格式”工具欄的最左側(cè)，單擊樣式的下拉箭頭 ，出現(xiàn)標(biāo)題樣式（如圖8所示）。

圖8  標(biāo)題下拉菜單             圖9 設(shè)定標(biāo)題樣式

下面簡(jiǎn)要介紹標(biāo)題設(shè)置方法：鼠標(biāo)選定需設(shè)置的標(biāo)題行（以設(shè)置1級(jí)標(biāo)題為例），單擊樣式出現(xiàn)圖11所示的下拉菜單，鼠標(biāo)移至標(biāo)題1，單擊鼠標(biāo)左鍵，完成第一個(gè)標(biāo)題設(shè)置，然后修改標(biāo)題1的字體、字號(hào)、行間距，完成后再執(zhí)行一次圖8下拉菜單出現(xiàn)圖9的對(duì)話(huà)框，單擊圖9中箭頭所指位置“標(biāo)題1+黑體，小四，……”，標(biāo)題設(shè)置即告完成，其他同級(jí)標(biāo)題可用格式刷刷一遍，二級(jí)及下級(jí)標(biāo)題設(shè)置步驟同上，超過(guò)三級(jí)標(biāo)題后，需將頁(yè)面從“頁(yè)面視圖”調(diào)為“大綱視圖”，然后應(yīng)用提升標(biāo)題或降低標(biāo)題的命令（如圖10所示）來(lái)設(shè)置標(biāo)題樣式。

圖10 大綱視圖頁(yè)面提升、降低標(biāo)題操作

使用Word2000設(shè)置標(biāo)題的操作與上述步驟有所不同，在選定一個(gè)作標(biāo)題的行后，單擊“樣式”下拉菜單，單擊標(biāo)題1（仍以設(shè)置標(biāo)題1為例），進(jìn)入編輯狀態(tài)后，修改標(biāo)題1的字體、段落等格式，選中標(biāo)題行后，光標(biāo)單擊并移到樣式下拉菜單的標(biāo)題1一行，回車(chē)或單擊確認(rèn)，在出現(xiàn)的對(duì)話(huà)框中，選擇第一行“更新樣式，以反映最近所做修改”，這樣對(duì)標(biāo)題1樣式的修改及設(shè)定就完成了，其余等級(jí)的標(biāo)題操作類(lèi)推。

2.5 自動(dòng)生成目錄

標(biāo)題設(shè)置完成后，執(zhí)行插入“引用——索引和目錄”命令（Office2000可直接插入索引和目錄），光標(biāo)移至目錄選項(xiàng)（如圖11所示），將格式調(diào)整為作者希望的格式后，單擊確定，完成目錄插入。

圖11 插入索引和目錄對(duì)話(huà)框

有時(shí)插入目錄后，還需對(duì)文件內(nèi)容（如正文、標(biāo)題等）進(jìn)行修改，這就會(huì)使部分章節(jié)的名稱(chēng)、頁(yè)號(hào)發(fā)生變化，這樣目錄就需要進(jìn)行更新，否則修改過(guò)的內(nèi)容就無(wú)法正確顯示。更新目錄時(shí)，只需在文件內(nèi)容修改后，在目錄區(qū)域單擊鼠標(biāo)右鍵，在出現(xiàn)快捷菜單中選擇并單擊“更新域”，在彈出的對(duì)話(huà)框中，“選擇更新整個(gè)目錄”（如圖12所示），目錄立即被更新。

圖12 更新目錄操作

2.6 文本框及圖文混排技巧

在一般的技術(shù)文獻(xiàn)中，經(jīng)常會(huì)使用到文本框、圖片、圖文混排等操作，下面僅就文本框及圖文混排的技巧進(jìn)行介紹

①文本框的使用技巧

在工具欄區(qū)域內(nèi)單擊鼠標(biāo)右鍵，調(diào)出“繪圖”工具欄，使用繪圖工具中提供的自選圖形、直線、箭頭、文本框等可進(jìn)行一般簡(jiǎn)圖的繪制，圖13a為作者使用Word2000繪制的簡(jiǎn)圖。

在圖13 a的繪制過(guò)程中，使用了矩形、自選圖形（曲線）、直線（虛線）、文本框、選擇對(duì)象以及文本框組合，在圖13a 中所有文字、數(shù)字均通過(guò)文本框輸入，以便進(jìn)行組合。

具體步驟為：使用矩形、曲線、直線繪制基本圖形，兩條豎線設(shè)置為虛線；添加圖中文字標(biāo)識(shí)的文本框、橫坐標(biāo)、縱坐標(biāo)標(biāo)識(shí)，繪制圖X的標(biāo)識(shí)文本框；隨后進(jìn)行組合操作，單擊繪圖工具欄“選擇對(duì)象 ”，將鼠標(biāo)移到圖13b的左上方，按住鼠標(biāo)左鍵不放，并向右下方拖，直到覆蓋圖形的所有區(qū)域，松開(kāi)鼠標(biāo)，圖形就被選中了；選定后的樣式如圖13b所示，之后在圖形區(qū)域單擊右鍵，選擇組合（如圖14所示），圖片即成為圖13a的樣式了，這時(shí)你可以任意移動(dòng)圖片，圖片會(huì)跟著整體移動(dòng)，而不至于有的跟著移動(dòng)，有的不動(dòng)，造成圖形混亂。

a.繪制完成效果圖              b.組合選定效果

圖13 文本框繪制組合樣式

圖4 文本框組合對(duì)話(huà)框

②圖文混排技巧

當(dāng)文本框及圖片插入到文檔后需要進(jìn)行圖文混排，具體步驟為：選定圖片后單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的對(duì)話(huà)框中，選擇“設(shè)置圖片格式”；然后選擇高級(jí)對(duì)話(huà)框，此時(shí)會(huì)出現(xiàn)圖15所示的兩個(gè)高級(jí)選項(xiàng)，在圖15a中最下方的三個(gè)選項(xiàng)都可以選定，在圖15b中，一般使用上下型或四周型（偏右側(cè)）的混排樣式，以上內(nèi)容都選定后按“確定”，即可完成圖文混排。需要說(shuō)明的是圖15a選項(xiàng)不適用于數(shù)碼相片、掃描照片等格式，該格式的圖片僅使用圖15b的設(shè)置即可完成混排。這種格式的圖片如需進(jìn)行圖文混排，應(yīng)在執(zhí)行“分解圖片”命令后才能進(jìn)行，該命令在“繪圖”選項(xiàng)中，如圖15c所示，可以通過(guò)自定義將快捷方式拉到桌面上。

a.圖片位置高級(jí)選項(xiàng)                b.文字環(huán)繞高級(jí)選項(xiàng)

c.分解圖片選項(xiàng)

圖15 設(shè)置圖片格式對(duì)話(huà)框

3、網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容復(fù)制到word以后的排版及查找替換功能的使用

網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容下載到計(jì)算機(jī)或粘貼到word后，在編輯時(shí)經(jīng)常發(fā)現(xiàn)文章中有多行空白區(qū)域，逐行人工刪除，需要?jiǎng)h除的太多了，累一點(diǎn)不說(shuō)，顯得操作者太沒(méi)有水平，本人最近發(fā)現(xiàn)了一種快捷方式，短時(shí)間內(nèi)就可以把這些空行清除，而且毫不費(fèi)力，也無(wú)需記住太多的命令。下面對(duì)網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容向word復(fù)制、粘貼、查找、替換等進(jìn)行技巧介紹。

圖17 office剪貼板的設(shè)置

3.1 網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容快速轉(zhuǎn)入word

先打開(kāi)word，調(diào)出剪貼板（可以在word中設(shè)置好，如圖17所示的設(shè)置即可在復(fù)制時(shí)，直接顯示剪貼板），然后打開(kāi)網(wǎng)頁(yè)（或其它文稿的內(nèi)容），選定復(fù)制范圍，選擇復(fù)制，word2000可以12次，word2002/3可以24次，然后回到word編輯界面，單擊“全部粘貼”（圖17上方左側(cè)按鈕），多個(gè)復(fù)制內(nèi)容一次性的被“整合”（復(fù)制、粘貼）到一起。要想繼續(xù)復(fù)制其他內(nèi)容，需將剛才的復(fù)制到剪貼板的內(nèi)容清空－－點(diǎn)擊“全部清空”（圖17上方右側(cè)按鈕），然后再去復(fù)制其他內(nèi)容。

如果是已經(jīng)下載的網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容（推薦使用flashget網(wǎng)際快車(chē)在網(wǎng)頁(yè)上下載全部鏈接），可以一次性的通過(guò)“插入文件”或一次打開(kāi)多個(gè)下載文件逐個(gè)選擇范圍向word復(fù)制，但兩者都要求計(jì)算機(jī)有足夠的內(nèi)存。

當(dāng)然word的剪貼板也可以用來(lái)進(jìn)行 特殊符號(hào)的快捷輸入方法，如在編輯文稿過(guò)程中經(jīng)常用到某些特殊字符，就可以將其編輯一次，然后調(diào)入剪貼板，隨時(shí)顯示在屏幕右側(cè)，單擊即可插入正文中，豈不方便多了，這得益于word的智能剪貼板可以將所有復(fù)制（包括剪切）的內(nèi)容在右側(cè)按復(fù)制順序顯示。

3.2 文檔內(nèi)查找替換空行的操作

經(jīng)分析，從網(wǎng)頁(yè)導(dǎo)入到word的文件一般包括“手動(dòng)換行符”（顯示為↓）、連續(xù)的回車(chē)符（段落標(biāo)記，在段尾顯示為 ，可通過(guò)顯示隱藏標(biāo)志調(diào)整出來(lái)）或者回車(chē)符+一個(gè)短空格+回車(chē)符，這些都可以通過(guò)下面的操作來(lái)快速的進(jìn)行清除。

圖18 顯示段落標(biāo)記等控制符的按鈕

打開(kāi)word的“編輯”菜單欄打開(kāi)“替換”，然后，單擊對(duì)話(huà)框的“高級(jí)”（一般顯示為“常規(guī)”），在“查找”欄內(nèi)點(diǎn)擊特殊字符的“手動(dòng)換行符”輸入“^l”,在“替換”欄內(nèi)點(diǎn)擊特殊字符的“段落標(biāo)記”輸入“^p”，即圖19所示。然后選擇“全部替換”，立刻全部更換為段落標(biāo)記。

下一步將多余段落標(biāo)記全部替換掉，操作方法為，查找特殊字符兩個(gè)段落標(biāo)記，即， ，并在替換欄內(nèi)輸入一個(gè)段落標(biāo)記，即 ，然后執(zhí)行“全部替換”若干次后，文檔中的重復(fù)、連續(xù)段落標(biāo)記就被刪除了，文章內(nèi)容顯得緊湊多了，隨后按照正常的排版思路就可以快速的進(jìn)行排版了。

關(guān)于word查找/替換中的其它特殊字符如何進(jìn)行替換，不妨試試，應(yīng)該會(huì)有收獲的，比如將一個(gè)代號(hào)（如photo單詞）替換為一幅圖片或照片，也是可以的），而且與上述操作基本一樣，當(dāng)然要先對(duì)照片執(zhí)行一次“復(fù)制”操作。

圖19 word查找替換特殊字符

4、word中表格的處理

4.1  表格調(diào)整及表內(nèi)數(shù)據(jù)的處理

當(dāng)你向表格內(nèi)輸入數(shù)字、文字時(shí)，你只管按要求完成輸入即可，不用顧及格式有多難看，規(guī)范格式的工作可交給計(jì)算機(jī)來(lái)做，比如表1的內(nèi)容經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)的簡(jiǎn)單操作（見(jiàn)圖20）即可轉(zhuǎn)為規(guī)范的表2格式，轉(zhuǎn)換具體步驟為：

將鼠標(biāo)移至表1上方，表格左上角會(huì)出現(xiàn)四個(gè)方向箭頭的標(biāo)志 ，用鼠標(biāo)左鍵單擊該標(biāo)志，選定整個(gè)表格；然后移動(dòng)鼠標(biāo)到“表格——自動(dòng)調(diào)整”，選定第一行“根據(jù)內(nèi)容調(diào)整表格”或（和）第二行“根據(jù)窗口調(diào)整表格”，表1馬上變?yōu)楸?/span>2的樣式。

表1 輸入后未作調(diào)整的表格樣式

表2 經(jīng)計(jì)算機(jī)自動(dòng)處理后的標(biāo)準(zhǔn)表格樣式

圖20 表格自動(dòng)調(diào)整對(duì)話(huà)框

如果某個(gè)表格內(nèi)的文字較多，可通過(guò)調(diào)整該表格內(nèi)的文字首行縮進(jìn)，左、右縮進(jìn)（見(jiàn)圖21），比較快捷的方式是同時(shí)按住鼠標(biāo)左右鍵，向左或右側(cè)移動(dòng)縮進(jìn)位置，這樣有微調(diào)的效果，并有較為準(zhǔn)確的尺寸。正常的縮進(jìn)調(diào)整是粗略的，在表格操作中使用不方便。

圖18 表格內(nèi)文字縮進(jìn)調(diào)整按鈕

另一種就是采用文字“字符縮放”的方式進(jìn)行簡(jiǎn)單調(diào)整，如圖22所示，這樣設(shè)置后，字號(hào)沒(méi)有明顯變化，而大小卻有“胖瘦”之分。在表格內(nèi)一般經(jīng)常用到的是90％或80％，還可以自行定義所需的縮放比例。

圖22 采用字符縮放方式調(diào)整文字顯示

當(dāng)然，在表格處理中也會(huì)用到“平均分布各行”及“平均分布各列”操作，表內(nèi)數(shù)據(jù)“水平居中”、“垂直居中”等操作。

4.2  三線表的設(shè)置

科技文獻(xiàn)投稿的格式要求，所有表格均要設(shè)置成三線表，原始表格為表1、表2樣式地表格均需轉(zhuǎn)換為表3的三線表格式。

表3 三線表標(biāo)準(zhǔn)樣式

完成該三線表的步驟為：選定整個(gè)表格，移動(dòng)鼠標(biāo)到“表格——表格自動(dòng)套用格式”后單擊；選定“古典型1”，此時(shí)選定標(biāo)題行，并對(duì)標(biāo)題行格式進(jìn)行修改，取消標(biāo)題行傾斜；也可將該格式添加到模板。經(jīng)過(guò)上述操作后“古典型1”對(duì)應(yīng)的表格樣式即為標(biāo)準(zhǔn)的三線表樣式，如圖23所示（Office2000不能修改模板，但可以在表格設(shè)為三線表后，選定標(biāo)題行，人工調(diào)整標(biāo)題行不傾斜）。

圖23 修改標(biāo)題行后的“古典型1”標(biāo)準(zhǔn)三線表樣式

按此方法設(shè)定的三線表樣式在進(jìn)入編輯狀態(tài)后一般無(wú)需進(jìn)行任何修改，但如果要添加輔助線，就要用到表格工具中的繪制表格按鈕 。

特別需要說(shuō)明的是，有些新手在繪制三線表格時(shí)，表格中沒(méi)有繪制豎線或在轉(zhuǎn)換三線表時(shí)使用了 ，更有甚者，采用繪圖工具的劃線來(lái)繪制三線表，每列文字的對(duì)齊采用全人工的方式調(diào)整，就更離譜了。

圖24 三線表模板的更改與保存

編后語(yǔ)：有關(guān)文稿編輯、錄入、排版的技巧還有很多，我們可以在日常應(yīng)用中進(jìn)一步發(fā)掘，應(yīng)該說(shuō)入門(mén)以后再進(jìn)一步的學(xué)習(xí)就變得簡(jiǎn)單多了，如使用word的繪圖功能繪制簡(jiǎn)單的圖形、文本框的組合、圖文混排等技巧都應(yīng)掌握。計(jì)算機(jī)的許多功能仍需我們進(jìn)行挖掘，讓我們共同努力吧，為了工作、學(xué)習(xí)和生活。本文圖片均由作者通過(guò)SnagIt軟件抓圖獲得。

本文作者：ncagyq@163.com

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