第五章 玩轉(zhuǎn)幻燈片（PowerPoint）

你將從本章中學(xué)到：

★ 幻燈片可以幫助你組織、策劃你的演講，并使演講內(nèi)容變得井然有序

  ★ 幻燈片可以幫助你在演講中保持與聽(tīng)眾的聯(lián)系

  ★ 多數(shù)演講者因誤用幻燈片而讓聽(tīng)眾惱火

  ★ 怎樣正確使用幻燈片

   幻燈片（PowerPoint）可以成為你的朋友，而本章正是要告訴你怎樣（從非技術(shù)的角度）去利用這個(gè)朋友，以使你同聽(tīng)眾之間的聯(lián)系變得更加緊密。幻燈 片像催化劑一樣助人興奮，幫你建立起信心。當(dāng)你學(xué)會(huì)怎樣把幻燈片利用到最好的時(shí)候，你就會(huì)做到游刃有余。而僅僅遵循一些簡(jiǎn)單的規(guī)則，你就會(huì)制作出一套酷斃 了的幻燈片。對(duì)于從前不得不忍受很多糟糕的幻燈片的我們來(lái)說(shuō)，這將是個(gè)多么令人耳目一新的變化?。?/span>

  我的主觀認(rèn)定和假設(shè)

   幻燈片是多數(shù)電腦自帶的一種功能，它允許你在講話的同時(shí)把你所講的內(nèi)容演示給聽(tīng)眾看（當(dāng)然你需要一個(gè)投影儀以便讓你的電腦可以完成這一工作）。下面，我將 假設(shè)你已經(jīng)使用過(guò)幻燈片，談?wù)勅绾问褂没脽羝瑏?lái)輔助你的演講。如果這樣的假設(shè)對(duì)你而言并不適用的話，那就請(qǐng)你先找一臺(tái)電腦，花90分鐘來(lái)研究一下入門指 南。那將為你提供用幻燈片組織你的演講時(shí)所需的一切準(zhǔn)備工作，并將使你所制作的每一頁(yè)幻燈片都能把你和聽(tīng)眾聯(lián)系起來(lái)。

  我并不是獲得了微 軟認(rèn)證的幻燈片制作專家，也不是什么電腦愛(ài)好者或曾經(jīng)學(xué)過(guò)有關(guān)幻燈片制作的特別課程。我其實(shí)只是運(yùn)用了幻燈片這個(gè)程序中的部分功能，所做的一切只是拖動(dòng)那 個(gè)下拉的按鈕；而如果我不明白應(yīng)該做什么的話，我就在“幫助”里面找尋所需要的指示，再花一點(diǎn)時(shí)間把它弄明白。通常情況下，我只是胡亂找找，而且總是很滿 足于我所找到的結(jié)果。所以你可以看到，你和我，我們其實(shí)差不多！這里的要點(diǎn)不是要教給你怎樣使用幻燈片這個(gè)程序的所有功能，或者怎樣去使用它們，因?yàn)槲易?/span> 己也不知道它所具有的所有功能。但是我知道，如果你像我一樣，僅僅掌握了一點(diǎn)點(diǎn)基礎(chǔ)知識(shí)的話，你就完全可以利用這個(gè)程序，去完成一個(gè)優(yōu)秀的演講。

幻燈片：不僅僅是記事之用

幻燈片是一個(gè)快捷、易用、靈活的工具，它可以幫助你組織、規(guī)劃你的演講，弄清你需要準(zhǔn)備的下一個(gè)演講的大方向。沒(méi)錯(cuò)，幻燈片是個(gè)好東西，一個(gè)強(qiáng)大、易用的電腦工具，可以幫助你組織語(yǔ)言、規(guī)劃演講思路。不僅如此，它還會(huì)幫你很好地聯(lián)系起你的聽(tīng)眾。

  如果現(xiàn)在你還沒(méi)有在電腦屏幕上或面前的那張紙上寫(xiě)下什么東西，你完全可以利用幻燈片實(shí)現(xiàn)一個(gè)飛躍?，F(xiàn)在，就讓我們一起為你的演講制定一個(gè)大綱。這是一個(gè)你可以在任何演講之前用來(lái)規(guī)劃思路的模版。來(lái)吧！打開(kāi)幻燈片程序，敲出你下一次演講的第一行字：

  第1頁(yè)：輸入“具有行動(dòng)指向性的演講標(biāo)題”

  添加新的幻燈片

  第2頁(yè)：輸入“我的主題句”

  添加新的幻燈片

  第3頁(yè)：輸入“支持性論述 1”

  添加新的幻燈片

  第4頁(yè)：輸入“支持性論述 1：數(shù)據(jù)/信息”

  添加新的幻燈片

  第5頁(yè)：輸入“支持性論述 1：數(shù)據(jù)/信息”

  添加新的幻燈片

  第6頁(yè)：輸入“支持性論述 1：故事”

  添加新的幻燈片

  第7頁(yè)：輸入“支持性論述 2”

  添加新的幻燈片

  第8頁(yè)：輸入“支持性論述 2：數(shù)據(jù)/信息”

  添加新的幻燈片

  第9頁(yè)：輸入“支持性論述 2：數(shù)據(jù)/信息”

  添加新的幻燈片

  第10頁(yè)：輸入“支持性論述 2：故事”

  添加新的幻燈片

  第11頁(yè)：輸入“支持性論述 3”

  添加新的幻燈片

  第12頁(yè)：輸入“支持性論述 3：數(shù)據(jù)/信息”

  添加新的幻燈片

  第13頁(yè)：輸入“支持性論述 3：數(shù)據(jù)/信息”

  添加新的幻燈片

  第14頁(yè)：輸入“支持性論述 3：故事”

  添加新的幻燈片

  第15頁(yè)：輸入“我的主題句：重復(fù)”

  添加新的幻燈片

  第16頁(yè)：輸入“具有行動(dòng)指向性的演講標(biāo)題”

  添加新的幻燈片

   如果我現(xiàn)在年輕25歲，我就會(huì)說(shuō)：“嗨，伙計(jì)，你已經(jīng)做好了一個(gè)演講！”即使不是這樣，我仍然可以很高興地說(shuō)，有了這16張幻燈片，你現(xiàn)在就有了一個(gè)具有 多重目標(biāo)的提綱和模版，可以很輕松地組織你的想法和觀點(diǎn)了。把這個(gè)模版帶在身邊，在你做下一次演講的時(shí)候，你就不會(huì)手足無(wú)措地說(shuō)：“噢，天哪，我該怎么 辦？”

  當(dāng)你把這16頁(yè)普普通通的幻燈片做好之后，你就擁有了一個(gè)模版，而你的下一個(gè)和未來(lái)所有的演講，都會(huì)呈現(xiàn)出如下的結(jié)構(gòu)：

  ● 引言：第1~2頁(yè)

  ● 演講主體：第3~14頁(yè)

  ● 大總結(jié)：第15~16頁(yè)

   這個(gè)模版就像一幅地圖、一個(gè)游戲方案、一本歌譜、一份菜譜（哪個(gè)比喻最合你意？），能夠指引你成功地完成你的演講。如果你遵循上述的結(jié)構(gòu)和下面的一些技 巧，你將能以特定的邏輯順序從頭到尾地組織起一次演講，同時(shí)方便你的聽(tīng)眾跟隨你的思路。這16張幻燈片背后的邏輯結(jié)構(gòu)可以幫助你：

  ● 發(fā)展出一個(gè)強(qiáng)有力的標(biāo)題

  ● 創(chuàng)造出你的主題句

  ● 加入第一個(gè)支持你的主題句的論述，用兩張幻燈片來(lái)展示你的數(shù)據(jù)/信息、一張幻燈片來(lái)講述你所準(zhǔn)備的故事

  ● 加入第二個(gè)支持你的主題句的論述，用兩張幻燈片來(lái)展示你的數(shù)據(jù)/信息、一張幻燈片來(lái)講述你所準(zhǔn)備的故事

  ● 加入第三個(gè)支持你的主題句的論述，用兩張幻燈片來(lái)展示你的數(shù)據(jù)/信息、一張幻燈片來(lái)講述你所準(zhǔn)備的故事

  ● 做一總結(jié)

   現(xiàn)在就請(qǐng)你來(lái)發(fā)揮你的才能，即興創(chuàng)作吧！如果需要，你可以為每一條支持性論述附上一些額外的數(shù)據(jù)或信息，或者加入更多的支持性論述、更多的數(shù)據(jù)/信息及故 事。對(duì)于究竟應(yīng)該做多少?gòu)埢脽羝瑏?lái)說(shuō)，這里沒(méi)有一個(gè)特定的數(shù)目限制或硬性要求。如果你從這一模版入手，就能夠創(chuàng)造出一種秩序，并在演講開(kāi)始的一兩周之前， 把那些可能困擾聽(tīng)眾的亂七八糟的東西從你的演講中排除出去。

  這一模版還可以為你指出需要在哪里對(duì)于你的觀點(diǎn)給予更進(jìn)一步的支持。在看完 那16頁(yè)幻燈片以后，你可能會(huì)發(fā)現(xiàn)一些需要進(jìn)一步改善的地方。如果你無(wú)法寫(xiě)滿所有的16頁(yè)，特別是找不到足夠的數(shù)據(jù)/信息和故事的話，那你就需要打更多的 電話問(wèn)問(wèn)別人，或者依靠閱讀和研究來(lái)幫助你的聽(tīng)眾來(lái)理解你的主題句。

  逐字逐句 VS 筆記

  關(guān)于演講者應(yīng)當(dāng)把什么帶到 演講現(xiàn)場(chǎng)并呈現(xiàn)給聽(tīng)眾，有兩種觀點(diǎn)：一種是以羅列要點(diǎn)的形式制作的記事卡；另一種是直接給聽(tīng)眾看你所準(zhǔn)備的所有幻燈片，上面逐字逐句地列出了你所講的內(nèi) 容。讓我來(lái)衡量一下哪種最好——其實(shí)，這根本就不重要，也不會(huì)影響到你演講的成功與否。我曾見(jiàn)到過(guò)一些演講者把他們的演講內(nèi)容一字一句地打印出來(lái)，但卻還 是無(wú)法抓住聽(tīng)眾的注意力。我曾看到過(guò)使用記事卡的演講者做出出色的演講，我也曾看到過(guò)他們一敗涂地。我個(gè)人更喜歡羅列要點(diǎn)的形式，但并不推薦其為最好的方 案。無(wú)論如何，我的建議是：挑選對(duì)于你自己而言最讓你感到自然的一種方案。

  有兩個(gè)確實(shí)會(huì)影響你的演講表現(xiàn)的準(zhǔn)備步驟。與此相比，上述的 爭(zhēng)論就失去了意義：首先，你需要準(zhǔn)備好一些對(duì)于一個(gè)演講而言非常重要的要素，那就是我一直在反復(fù)強(qiáng)調(diào)的主題句、支持性的論述和故事。其次，你需要反復(fù)練 習(xí)。否則，你所付出的辛勤工作就會(huì)一無(wú)所得。在第九章中，我們會(huì)具體談到有關(guān)練習(xí)的問(wèn)題（例如，怎樣去做，練習(xí)幾遍，等等）。

  如果你決定遵循制作要點(diǎn)記事卡的方法，那么幻燈片這個(gè)工具就顯得非常合適。你可以為每一頁(yè)制作詳細(xì)的“備注”，以提醒自己講到模版中的每一頁(yè)時(shí)都需要做什么。具體的做法是：點(diǎn)擊“視圖”中的“備注”按鈕，通過(guò)使用，看看它是否符合你的需求。

為什么總會(huì)有人誤用幻燈片？

即使你不把所準(zhǔn)備的幻燈片投射到投影儀上去，幻燈片仍然是一個(gè)強(qiáng)大的組織工具。但是如果你準(zhǔn)備利用它來(lái)介紹你的想法，還是有一些特定的原則需要遵 循。讓我借用來(lái)自于另一段有爭(zhēng)論的話來(lái)說(shuō)明我的觀點(diǎn)：“幻燈片本身并不會(huì)使聽(tīng)眾厭倦，而如果懶散的演講者誤用了幻燈片，就會(huì)讓聽(tīng)眾郁悶。”

   幻燈片不會(huì)為任何聽(tīng)眾制造興奮和沖動(dòng)的情緒。它不會(huì)讓聽(tīng)眾“準(zhǔn)備好吵吵嚷嚷”，或是在人群中散播令人焦慮、激動(dòng)的傳言。在演講者登臺(tái)以后，還可能必須自己 打開(kāi)投影儀，調(diào)整好圖像，在電腦鍵盤(pán)上敲敲打打，直到幻燈片的標(biāo)志出現(xiàn)在屏幕上為止。毫無(wú)疑問(wèn)，這個(gè)過(guò)程總會(huì)讓聽(tīng)眾厭倦不堪。我們已經(jīng)習(xí)慣了那種充斥了復(fù) 雜的文本、容易導(dǎo)致眼睛疲勞和頭痛的演講。每一次幻燈片出現(xiàn)在屏幕上的時(shí)候，我們都會(huì)不無(wú)悲哀地想，又有一場(chǎng)夠受的長(zhǎng)篇大論了。如此這般地被誤用和濫用， 幻燈片幾乎已經(jīng)失去了很多經(jīng)理人的信任，以至于他們要把它從會(huì)議中排除出去。

利用幻燈片成就成功演講所需遵循的規(guī)則

幻燈片的內(nèi)在特性決定了它是一個(gè)很好的工具，然而不幸的是，它可以而且通常讓聽(tīng)眾走神——一旦被放在本意很好但卻不知道自己應(yīng)該做什么的演講者手中的時(shí)候就會(huì)如此。下面列出了一些在演講中使用幻燈片的重要規(guī)則：

  規(guī)則1：使用幻燈片去幫助，而不是去迷惑你的聽(tīng)眾

   視覺(jué)要與聽(tīng)覺(jué)配合。聽(tīng)眾看到的也必須與他們所聽(tīng)到的相匹配。這通常是傳播學(xué)院的教授給所有電視新聞?dòng)浾呱系牡谝徽n。這意味著先把你要說(shuō)的東西寫(xiě)下來(lái)，然后 再為其配以相輔的圖片。這一條公理已經(jīng)在指導(dǎo)著你所看到的所有電視新聞故事的制作：聽(tīng)覺(jué)第一，視覺(jué)其次。電視新聞?dòng)浾邆儼褨|西寫(xiě)下來(lái)，錄制，然后使視覺(jué)效 果與之相配套。否則，這些故事就會(huì)很難令人理解，也就沒(méi)有人能夠編輯它們了。當(dāng)你制作幻燈片時(shí)，這是一條至為關(guān)鍵的規(guī)則。

  每一張幻燈片都應(yīng)當(dāng)能夠增強(qiáng)聽(tīng)覺(jué)效果。這就意味著，屏幕上的信息必須能夠反映并且支持你所表達(dá)的觀點(diǎn)。在制作每張幻燈片的時(shí)候，都要遵循這一規(guī)則。

   但是，即便是經(jīng)驗(yàn)豐富的演講者，也總是要質(zhì)疑這一觀點(diǎn)。以前，有些公司的職員曾試圖向我解釋，如果聽(tīng)眾在傾聽(tīng)他們說(shuō)話的同時(shí)，能夠自己去閱讀幻燈片上的其 他信息就好了。那樣每個(gè)人都能各取所需。他們的意思就是，如果聽(tīng)眾在傾聽(tīng)演講內(nèi)容的同時(shí)，可以通過(guò)閱讀來(lái)進(jìn)行消化的話，那么演講者就可做到事半功倍。而我 要說(shuō)的是：那樣的話，結(jié)果只能是事倍功半！如果在屏幕上展示給聽(tīng)眾看的東西并不能夠反映演講者正在談?wù)摰膬?nèi)容，那么每個(gè)人都將感到不明所以；如果演示文檔 只是一味添加輔助信息而不能簡(jiǎn)明扼要地加強(qiáng)聽(tīng)眾對(duì)演講內(nèi)容的理解，那么聽(tīng)眾一定會(huì)感到頭痛不堪，而演講本身很快就會(huì)變成所有人的負(fù)擔(dān)。聽(tīng)眾們會(huì)想：“啊 哈，看看，又來(lái)了個(gè)異想天開(kāi)的家伙！”總之，你需要確保屏幕上顯示出來(lái)的那些文字、表格和圖片能夠支持并加強(qiáng)從你口中說(shuō)出的內(nèi)容。

  規(guī)則2：選用妙趣橫生的語(yǔ)言、更精煉的文字、更清晰的字體來(lái)構(gòu)筑你的文本

   幻燈片的每一頁(yè)都應(yīng)當(dāng)使你的觀點(diǎn)具有一種視覺(jué)上的沖擊力。不過(guò)你要注意不要使這種沖擊力適得其反，把聽(tīng)眾都趕跑。你所利用的文字越容易被聽(tīng)眾理解，你制作 的幻燈片就越能和你所講述的東西匹配起來(lái)。盡量使用大一點(diǎn)的字號(hào)，并控制好每一頁(yè)上的單詞數(shù)。我曾經(jīng)看到過(guò)各種各樣的配置：例如一頁(yè)上面只有7～10個(gè)單 詞，或者用22號(hào)或26磅以上的字體，等等。我這里沒(méi)有什么嚴(yán)格的字?jǐn)?shù)限制來(lái)指導(dǎo)你。其實(shí)，你只要能夠保證出現(xiàn)在屏幕上的單詞能夠一絲不茍地反映并適度加 強(qiáng)你所談?wù)摰膬?nèi)容就好。你也不需要準(zhǔn)確地打出每一個(gè)字，只顯示一些你要說(shuō)的有用的、有氣勢(shì)的單詞即可。

  要做到這一點(diǎn)，你可以放進(jìn)去一些 表達(dá)生動(dòng)的動(dòng)詞、形容詞和副詞——就像你說(shuō)話時(shí)所做的那樣，再加上一個(gè)副標(biāo)題以作陪襯。你務(wù)必要使你的演示文本變得有趣、有力、嚴(yán)肅而且有深度；最重要的 是，千萬(wàn)不要讓它變得乏味不堪。當(dāng)你規(guī)劃你的整個(gè)演講時(shí)，擬一個(gè)生動(dòng)的、含義雋永的標(biāo)題將是一個(gè)很好的開(kāi)端。

  這里有一個(gè)例子：讓我們來(lái)想象一下，你正要圍繞上個(gè)月持續(xù)低迷的銷售業(yè)績(jī)做一個(gè)演講。

  ● 無(wú)效的、乏味的標(biāo)題：十月份銷售情況

   這個(gè)標(biāo)題不會(huì)讓任何人心跳加速，或者引出任何迫切的期待。它僅僅是一個(gè)標(biāo)簽而已。類似這樣的幻燈片隨處可見(jiàn)，但卻不會(huì)起到鼓舞人心的作用，也不會(huì)促進(jìn)演講 者與聽(tīng)眾之間的溝通。它只是讓聽(tīng)眾明白演講者現(xiàn)在所講的話題，別無(wú)它用。它同時(shí)顯示出這名申請(qǐng)者并沒(méi)有認(rèn)真準(zhǔn)備，也沒(méi)有花任何心思和精力去幫助聽(tīng)眾理解演 講的主題。這對(duì)于演講者來(lái)說(shuō)并不會(huì)有絲毫益處，除非他（她）的目標(biāo)是在演講廳里制造一種昏昏欲睡的氣氛。

  ● 普通、毫無(wú)新意的標(biāo)題：十月份銷售情況——業(yè)績(jī)下滑

   類似這樣普通的標(biāo)題雖然不會(huì)對(duì)演講效果造成什么危害，卻也一點(diǎn)都不能幫助演講者。雖然它確實(shí)讓聽(tīng)眾的腦中有了一個(gè)概念，讓他們明白他們即將聽(tīng)到的是什么， 并且讓他們期待著能在后面聽(tīng)到一些有意思的東西，但在其中聽(tīng)眾卻感受不到任何強(qiáng)烈的情緒，也沒(méi)有什么東西能夠吸引他們?nèi)ヒ恢标P(guān)注這個(gè)演講。其實(shí)，再稍稍多 付出一點(diǎn)努力，演講者就可以比這個(gè)做得更好。

  ● 出色的標(biāo)題：十月份的銷售業(yè)績(jī)令人失望——為什么我們與銷售目標(biāo)擦肩而過(guò)？

  在很多層面上，這一標(biāo)題都是有效的。出色的標(biāo)題會(huì)告訴聽(tīng)眾他們即將聽(tīng)到些什么，并且給他們一個(gè)關(guān)注這一演講的理由。上面這個(gè)標(biāo)題給原本平淡的事實(shí)賦予了一些感情色彩（“失望”）和智慧，它告訴聽(tīng)眾：演講者確實(shí)付出了真心的努力，以使聽(tīng)眾所付出的寶貴時(shí)間物有所值。

   記住，要把單詞數(shù)量保持在一個(gè)很低的水平，但是要讓字母的尺寸大一些。這可能是本章、甚至是本書(shū)中最有用的一個(gè)小技巧。如果你可以使每一頁(yè)幻燈片上的單詞 數(shù)量保持在你感覺(jué)舒服的最低的水平上，你就可以幫助聽(tīng)眾很容易地理解并快速領(lǐng)悟你的主題句和支持性陳述。在進(jìn)行演講之前，你需要努力去推敲每一頁(yè)上的文 字。得心應(yīng)手地使用幻燈片的關(guān)鍵是確保你所制作的幻燈片能夠促使聽(tīng)眾打心眼兒里支持你站在講臺(tái)上，對(duì)他們講話。我的建議是你使用盡量少的單詞，同時(shí)要選擇 那些有趣的、充滿活力和洞察力的詞匯。

  規(guī)則3：圖表的選擇——以簡(jiǎn)潔明了為第一原則

  幻燈片的“圖表”功能很強(qiáng)大，用 起來(lái)也很有意思。我看到有很多的演講者癡迷于從Excel表格中導(dǎo)出一些重要的數(shù)字，用它來(lái)制作條形圖、餅圖、折線圖、3D圖等。而所有這些，只要輕輕一 點(diǎn)或者兩點(diǎn)就能完成。演講者們經(jīng)常會(huì)帶著驕傲和巨大的成就感，把這些圖表展示給他們的聽(tīng)眾，就好像一個(gè)二年級(jí)的小學(xué)生把他在學(xué)校完成的一件美術(shù)作業(yè)給他媽 媽看時(shí)所說(shuō)的那樣：“看我做的，媽媽！”

  現(xiàn)在，我要給那些沉迷于圖表的演講者們潑點(diǎn)冷水了：聽(tīng)眾中沒(méi)有人會(huì)承認(rèn)他們被你制作條形圖的技 巧所折服。相反，他們會(huì)為演講者能夠幫助他們簡(jiǎn)單迅速地理解一些趨勢(shì)、模式和問(wèn)題的技巧所打動(dòng)。這兩種技巧是截然不同的。制作精致的、詳細(xì)的、好看的圖表 并不能夠保證演講的成功。而制作易于理解的、可以有力支持主題句的圖表，才是通向成功演講的必由之路。

  這就是一些演講者翻船的地方。他們以為那些眩目的、不遺余力苛求細(xì)節(jié)的圖表可以使他們的演講具有一種超越語(yǔ)言的巨大力量。但如果真是這樣的話，他們就應(yīng)該把他們的條形圖直接發(fā)電子郵件給聽(tīng)眾，以便他們能夠以自己喜歡的方式來(lái)享受這些圖表的美輪美奐了。

  如果你打算在你的演講中運(yùn)用圖表的話，我這里有一些具體的技巧，可以幫助你運(yùn)用幻燈片來(lái)加強(qiáng)你同聽(tīng)眾之間的聯(lián)系。

  少即是多。當(dāng)在一張幻燈片中配上一個(gè)簡(jiǎn)單整潔的圖表時(shí)，你應(yīng)當(dāng)能用一句簡(jiǎn)單易懂的話來(lái)告訴聽(tīng)眾這張幻燈片想要表明的是什么。然后，你就可以繼續(xù)描述這張幻燈片里面的每一個(gè)要素是怎樣來(lái)支持每一個(gè)簡(jiǎn)單假設(shè)的。這里有一個(gè)關(guān)于差勁的銷售業(yè)績(jī)的生動(dòng)描述：

  在這一頁(yè)中，我們按照生產(chǎn)線分解了十月份的銷售損失。你們可以看到，這幅圖的確很難看：這條藍(lán)色帶表明我們?cè)谟布N售方面明顯落后，黃色帶表明我們?cè)诜?wù)方面稍遜一籌，而綠色帶則表明我們?cè)诋a(chǎn)品的安裝方面亦表現(xiàn)不佳。

   以上的描述很簡(jiǎn)單，也很容易理解。如果需要，把實(shí)際的數(shù)字加到這幅條形圖中，并采用大號(hào)字體以便于聽(tīng)眾理解。在此，我給你一個(gè)簡(jiǎn)單的指導(dǎo)原則：如果你不能 用一句話解釋為什么聽(tīng)眾應(yīng)該關(guān)注這張幻燈片，那么就說(shuō)明這里還有問(wèn)題。你需要試著把它弄得更簡(jiǎn)單一些。同樣，如果你不能用一句話來(lái)描述一張圖表里的每個(gè)要 素，那么就說(shuō)明你用了太多東西。把你的圖表拆到多張幻燈片中，這樣你就可以輕松地把上面的“一句話原則”運(yùn)用到你的演講中了。

  最后一個(gè) 關(guān)于圖表的提示：當(dāng)你把Excel中的表格導(dǎo)入幻燈片時(shí)，你總是會(huì)在邊角處看到一個(gè)“圖例”（legend）的圖標(biāo)。圖例是一個(gè)小方框，用來(lái)解釋圖上的每 種顏色是代表什么的。它是幻燈片自帶的功能。對(duì)于想要靜靜坐在桌子旁邊研究你的圖表的人來(lái)說(shuō)，這將是一個(gè)很有用的功能。但是很不幸，對(duì)于聽(tīng)眾而言，這卻很 有可能讓他們走神。聽(tīng)眾本來(lái)就不應(yīng)該花時(shí)間和精力來(lái)看懂這些小方框。對(duì)此，我的建議是：把“圖例”從你的演講中刪掉。你肯定不想讓聽(tīng)眾自己去嘗試弄明白那 個(gè)藍(lán)色帶和黃色帶分別意味著什么。因?yàn)樽屗麄兠靼走@些，應(yīng)該是你的本職工作。

  規(guī)則4：剪貼畫(huà)——它們從來(lái)都不對(duì)我的胃口

   回到計(jì)算機(jī)還遠(yuǎn)未普及的時(shí)代，比如1989年，人們通常會(huì)對(duì)于把一個(gè)小型的卡通畫(huà)或藝術(shù)家的即興創(chuàng)作插到一個(gè)演講里的技巧驚嘆不已。但我堅(jiān)信，剪貼畫(huà)的時(shí) 代已經(jīng)過(guò)去了。在過(guò)去的五年中，我從來(lái)沒(méi)有看到過(guò)有一個(gè)演講因?yàn)橹虚g的一頁(yè)插入了一幅剪貼畫(huà)而增光添彩——盡管隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，幻燈片程序已經(jīng)為你提 供了無(wú)數(shù)的卡通圖片，供你選擇。

  我不看好剪貼畫(huà)的作用，因?yàn)槲艺J(rèn)為它并不能夠幫助演講者在他們和聽(tīng)眾之間建立起一種聯(lián)系。沒(méi)有人會(huì)說(shuō)：“哦，真逗！那個(gè)卡通人物實(shí)在受不了他的電腦了?？?，它正用錘子砸它呢！這張幻燈片可真是有用！” 即使是非卡通類型的那種剪貼畫(huà)，也不會(huì)幫助演講者與他的聽(tīng)眾進(jìn)行溝通。相反，它們看上去令人感到疲倦，讓聽(tīng)眾精力分散，還有可能讓演講內(nèi)容本身失去意義。

   我這里有一個(gè)很好的例子：與其讓你的聽(tīng)眾看到一個(gè)綠色的、3D效果的閃爍的“$”符號(hào)，還不如直接向他們展示“現(xiàn)金流”這三個(gè)字的效果好。每天，我們?cè)陔?/span> 視上和因特網(wǎng)上都能看到很多很多美妙的、奇幻的影像，它們都是由我們這個(gè)星球上最出色的計(jì)算機(jī)藝術(shù)家們制作出來(lái)的。不要想去和他們競(jìng)爭(zhēng)。如果你可以丟掉那 些剪貼畫(huà)，你就能把注意力集中在更加有用、更具說(shuō)服力的圖表上。

  規(guī)則5：照片的選取——取材真實(shí)，丟棄矯作

  如果你在 演講中談?wù)摰氖翘岣弋a(chǎn)量，而你自己則置身于堆滿了工程圖的會(huì)議室里，剛剛找到了一張你的同事詹妮弗、鮑勃（Bob）、阿曼達(dá)（Amanda）或是杰羅姆 （Jerome）的照片的話，那么請(qǐng)你無(wú)論如何都要把它放到你的幻燈片中。但是如果你剛剛從因特網(wǎng)上下載了一些完美人物的完美照片的話（比如，他們有著迷 人的微笑、身段和衣飾），那么，請(qǐng)你無(wú)論如何抵制那種想要粘貼的沖動(dòng)。

  對(duì)于照片的使用而言，聽(tīng)眾通常只對(duì)真實(shí)的人物、建筑物和環(huán)境具有 積極的反應(yīng)。而那種故意創(chuàng)造出來(lái)的、無(wú)可挑剔的照片則必須從你的演講幻燈片中剔除，因?yàn)檫@樣的圖像會(huì)成為聽(tīng)眾頭腦中的笑柄。在過(guò)去的二十年中，我曾在數(shù)以 千計(jì)的會(huì)議室里工作過(guò)，卻從來(lái)沒(méi)有看到過(guò)任何一間會(huì)議室里存在如此完美的、快樂(lè)的人們，或是哪個(gè)演講中帶有如此完美的藝術(shù)傾向。如果你真想要追求藝術(shù)上的 美感，那么你完全可以去找一個(gè)免版權(quán)的瀑布或者一片幽靜的草地。我選擇照片的首要原則是：如果它可以幫助你和聽(tīng)眾之間創(chuàng)造一種積極的、真實(shí)的聯(lián)系，那么它 對(duì)于你來(lái)說(shuō)就是一個(gè)不錯(cuò)的工具。而如果在這張照片中，好幾個(gè)人都有著完美的牙齒、發(fā)型或是成功地把他們的每日脂肪攝入量控制在22克以下的話，那么它可能 就不是你應(yīng)該選擇的那張照片。因?yàn)?/span>“我們”看上去與那些長(zhǎng)相無(wú)可挑剔的家伙相去甚遠(yuǎn)，所以也就沒(méi)有理由把“他們”的照片放到我們的演講中。

  規(guī)則6：應(yīng)用設(shè)計(jì)模版——就像圖表一樣，越簡(jiǎn)單越好

   幻燈片自帶有很多的應(yīng)用設(shè)計(jì)模版，自動(dòng)給出了統(tǒng)一的外觀和色彩結(jié)構(gòu)供你選擇。一些很簡(jiǎn)單，另一些則略顯復(fù)雜。這個(gè)功能很有意思，而且很容易使用。如果你愿 意的話，可以試著把你的幻燈片套上不同的模版看看效果。其中一個(gè)可能很適合你的主題，并且可以隨你所愿，創(chuàng)造出與聽(tīng)眾之間的聯(lián)系。如果你決定選用一種模 版，那么試著把它弄得簡(jiǎn)單一些，保證它可以使屏幕上所顯示的文字價(jià)值最大化，并使這些文字可以與你所談到的內(nèi)容相配合。

  所以，花幾分鐘時(shí)間試一下這個(gè)“應(yīng)用設(shè)計(jì)模版”的功能。你也許會(huì)發(fā)現(xiàn)一個(gè)符合你的演講基調(diào)和內(nèi)容的模版。

  規(guī)則7：動(dòng)畫(huà)效果——可有可無(wú)

  在“幻燈片放映”菜單欄下，有一個(gè)表格列出了所有的動(dòng)畫(huà)效果。它可以（只輕輕點(diǎn)擊幾下）使你演講中的每個(gè)要素都“動(dòng)”起來(lái)，例如每個(gè)單詞、每個(gè)標(biāo)題、每個(gè)圖表?；?/span>30多分鐘試試，你就可以在下一次演講中熟練運(yùn)用它了。

   我喜歡以一種簡(jiǎn)單而一貫的方式去配置我的動(dòng)畫(huà)效果。也就是說(shuō)，從右至左飛入，一次出現(xiàn)一個(gè)全屏顯示等等。因?yàn)檫@種動(dòng)畫(huà)方式通常會(huì)為你的演講創(chuàng)造出一種節(jié)奏 感、一種抑揚(yáng)頓挫，隨之起到活躍現(xiàn)場(chǎng)氣氛的作用。而例如突然飛入、脫落飛旋或者顫栗式的動(dòng)畫(huà)效果則起不到這種效果，因?yàn)樗鼈儽旧砭驼紦?jù)了觀眾過(guò)多的吸引 力。

  花時(shí)間來(lái)探索一下動(dòng)畫(huà)菜單，看看哪種動(dòng)畫(huà)效果最適合你的口味。如果沒(méi)有的話，那也沒(méi)關(guān)系。即使沒(méi)有任何動(dòng)畫(huà)效果，你也完全可以成為一名出色的演講者，這就好像錦上添花的道理一樣。

幻燈片最大的益處

盡管已經(jīng)談了這么多，我還沒(méi)有告訴你我最喜歡幻燈片的地方。每次，當(dāng)你在頁(yè)面之間進(jìn)行轉(zhuǎn)換時(shí)，或是講到新的一段時(shí)，或是讓你的屏幕上的一段文字活動(dòng) 起來(lái)時(shí)，你都獲得了一個(gè)與聽(tīng)眾進(jìn)行聯(lián)系的新的機(jī)會(huì)。這一切就仿佛是一個(gè)朋友用他的胳膊肘輕輕地碰了碰你說(shuō)：“嗨，這就是你下面需要知道的東西。”這也就是 為什么制作簡(jiǎn)單、有趣、易于理解的幻燈片會(huì)幫助你在演講中保持優(yōu)勢(shì)，并維護(hù)好你與聽(tīng)眾間的聯(lián)系。

  制作精良、易于理解的幻燈片會(huì)向聽(tīng)眾展示你知道自己在做什么，同時(shí)你也會(huì)利用好他們的時(shí)間。單憑這個(gè)就可以幫助你建立起與聽(tīng)眾間的聯(lián)系。本來(lái)，你并不需要幻燈片來(lái)維持你與聽(tīng)眾間的溝通，但如果有可能，我還是會(huì)強(qiáng)烈建議你使用這一強(qiáng)大的工具。

  有關(guān)幻燈片的最后一些使用技巧

   早點(diǎn)開(kāi)始準(zhǔn)備。如果你打算使用幻燈片和投影儀來(lái)配合你的電腦，你和管理視聽(tīng)設(shè)備的人員應(yīng)第一個(gè)來(lái)到演講大廳。如果你一定要等到演講即將開(kāi)始的時(shí)候才一邊弓 著身子去連接電腦和投影儀，一邊口中念念有詞地說(shuō)“沒(méi)問(wèn)題！只要幾分鐘就好”的話，那你絕對(duì)不可能做到冷靜、自信、像一個(gè)真正的專業(yè)人士那樣去面對(duì)你的聽(tīng) 眾。被窘迫地逼到那樣的境地，會(huì)使你的信心大受打擊。早點(diǎn)到達(dá)演講地點(diǎn)，確保你所要使用的投影儀和電腦正常工作；保證當(dāng)投影開(kāi)始的時(shí)候，你可以看到清晰、 干凈的圖像。如果不行，那就趕緊把手頭的一切都停下來(lái)，從懂行的人那里尋求一些幫助。從我的經(jīng)驗(yàn)看來(lái)，那些家伙一般都很喜歡去幫助一些在技術(shù)問(wèn)題上遇到麻 煩的人。一旦一切恢復(fù)正常了，你就可以站在投影儀旁邊，直視屏幕，一頁(yè)頁(yè)地翻過(guò)你的幻燈片，并在每一頁(yè)上停留一到兩秒鐘。這就像是在表演或演奏之前最后一 次翻閱一遍劇本或是樂(lè)譜一樣。這是一種讓腦子很快地旋轉(zhuǎn)起來(lái)并保持清醒的好方法。

  準(zhǔn)備一支幻燈片播放遙控筆。當(dāng)你手拿著這種無(wú)線操作的 小工具，在房間里行走自如并進(jìn)行你的演講時(shí)，你看起來(lái)可要比柯林·法約爾（Colin Farrell，好萊塢當(dāng)紅小生）威風(fēng)多了。當(dāng)然了，這不是一個(gè)硬性的要求。但是花上不到50美分，你就可以自我感覺(jué)很酷、鎮(zhèn)靜而沉著，能夠掌控一切。它 可以讓你免去那種不得不跑回電腦旁，每次想要換頁(yè)都不得不點(diǎn)一下空格鍵的尷尬。到電子用品商店，問(wèn)店員要一個(gè)這樣用來(lái)輔助你演講的遠(yuǎn)程控制工具。很多種幻 燈片播放遙控筆都有一個(gè)可以直接插入你的筆記本USB接口的傳輸裝置，插進(jìn)去，你就同時(shí)可以控制切換幻燈片。先練習(xí)幾遍（我們?cè)诘诰耪轮羞€會(huì)詳述這一 點(diǎn)），然后準(zhǔn)備好踏入美麗新世界吧！

  行動(dòng)方案

  1. 如果你還不熟悉幻燈片使用程序，試試看。它學(xué)起來(lái)很簡(jiǎn)單。

  2. 制作你的演講模版。這16頁(yè)幻燈片將成為你聯(lián)系聽(tīng)眾的橋梁。

  3. 謹(jǐn)記：少即是多。

  4. 現(xiàn)在就開(kāi)始準(zhǔn)備，布置好你的演講廳。