什么樣的辦公方式效率最高？

                                                       張小明

    最近，美國(guó)密歇根大學(xué)的研究人員進(jìn)行了一些有意思的實(shí)驗(yàn)，他們安排一個(gè)工作小組的人員在一個(gè)專門(mén)設(shè)計(jì)的“競(jìng)爭(zhēng)房間”內(nèi)一起工作了幾個(gè)月，結(jié)果發(fā)現(xiàn)，工作人員在這種新型辦公室內(nèi)的工作效率，比在傳統(tǒng)的辦公室內(nèi)的工作效率提高了一倍，這個(gè)驚人的發(fā)現(xiàn)，使研究人員欣喜若狂。密歇根大學(xué)信息學(xué)院電子業(yè)研究合作實(shí)驗(yàn)室的助理研究員斯蒂法尼·蒂斯利說(shuō)，近來(lái)，許多軟件開(kāi)發(fā)公司都嘗試將其員工置于“競(jìng)爭(zhēng)房間”中，以增進(jìn)他們之間的交流和更深層次的合作。工作人員不再像以往一樣在分離式的小隔間內(nèi)干活，而是坐在一個(gè)開(kāi)放式大房間的工作站里上班，這種獨(dú)特的房間是典型的具有中央工作臺(tái)、白板和卡片簿等配套設(shè)備的工作室，它有利于進(jìn)行群體討論，公司期望能從這種獨(dú)特的安排中獲益，而員工們對(duì)這種做法持懷疑態(tài)度，擔(dān)心他們會(huì)因此而暴露個(gè)人隱私，并且在專心致專于某項(xiàng)工作任務(wù)時(shí)可能會(huì)不得安寧，密歇根大學(xué)的研究人員說(shuō)，他們的研究是兼顧工作效率和員工滿意度的情況下進(jìn)行的，對(duì)影響效果進(jìn)行了檢驗(yàn)。

    該項(xiàng)目小組對(duì)一個(gè)大汽車(chē)公司的6組軟件開(kāi)發(fā)人員進(jìn)行了測(cè)試，這些工作人員幾乎沒(méi)有在“競(jìng)爭(zhēng)房間”工作過(guò)的經(jīng)驗(yàn)，利用軟件開(kāi)發(fā)業(yè)通常采用的考核方法，研究人員對(duì)員工的勞動(dòng)生產(chǎn)率進(jìn)行評(píng)價(jià)，然后，將在“競(jìng)爭(zhēng)房間”內(nèi)工作的員工的工作效率數(shù)據(jù)與傳統(tǒng)情況下的工作效率進(jìn)行比較，研究人員還對(duì)參加試驗(yàn)的員工進(jìn)行面試，并讓他們?cè)谠囼?yàn)前后分別填寫(xiě)了問(wèn)詢表，此外，研究人員特別細(xì)致地觀察了兩組軟件開(kāi)發(fā)人員，觀察他們解決各類(lèi)問(wèn)題的過(guò)程，并且把他們的行為拍攝下來(lái)。試驗(yàn)表明，在“競(jìng)爭(zhēng)房間”中，員工的工作效率是以往的2倍多，而且，在后續(xù)的11次試驗(yàn)中，研究人員得到了幾乎相同的結(jié)果，有的甚至把工作效率提高到4倍！

    從員工們?cè)囼?yàn)前后所填寫(xiě)的問(wèn)詢表中，研究人員發(fā)現(xiàn)，員工們更喜歡在“競(jìng)爭(zhēng)房間”中，而這比他們參加試驗(yàn)前所想像的要好得多。員工們說(shuō)，他們?cè)诳紤]問(wèn)題時(shí)，也并沒(méi)有被身邊的同事弄得心煩意亂，他們學(xué)會(huì)了如何調(diào)節(jié)自已，使自已在重要事情發(fā)生時(shí)能夠及時(shí)地投入到工作中，確實(shí)，偶爾聽(tīng)到其他人的談話，觀察別人的行為也許會(huì)對(duì)工作效率有一定的影響，但是，當(dāng)一名員工正專心致志于一個(gè)軟件編程問(wèn)題時(shí)，從他身邊經(jīng)過(guò)的人會(huì)停下來(lái)提供一些幫助，當(dāng)員工向同事解釋一個(gè)問(wèn)題時(shí)，其他人能夠偶爾插上一句說(shuō)明或更正的話，這樣可使集體智慧得到充分的發(fā)揮。那么，怎樣解決隱私的問(wèn)題呢？例如，打個(gè)私人電話，告訴銀行辦理一筆貸款，或者打電話向醫(yī)生詢問(wèn)醫(yī)療檢查結(jié)果等。研究人員在“競(jìng)爭(zhēng)房間”旁設(shè)置了幾個(gè)隔離的、備有電話和計(jì)算機(jī)的小房間，這樣上述的問(wèn)題就很容易解決了。

彈性式辦公

    所謂彈性能工作制，就是指在完成規(guī)定的工作任務(wù)或固定的工作時(shí)間長(zhǎng)度的前提下，員工可以自由選擇工作的具體時(shí)間安排，以代替統(tǒng)一固定的上下班時(shí)間的制度。目前，彈性工作制主要有3種形式，一是核心時(shí)間與彈性時(shí)間結(jié)合制。一天的工作時(shí)間由核心工作時(shí)間（通常5——6小時(shí)）和環(huán)繞兩頭的彈性工作時(shí)間所組成。核心工作時(shí)間是每天某幾個(gè)小時(shí)所有員工必須到班的時(shí)間，彈性時(shí)間是員工可以在這部分時(shí)間內(nèi)自由選定上下班的時(shí)間。例如某公司規(guī)定每天工作時(shí)間為8小時(shí)，不算1小時(shí)的午餐休息時(shí)間，核心工作時(shí)間可以由上午9時(shí)到下午3時(shí)，而辦公室實(shí)際開(kāi)放時(shí)間為上午6時(shí)到下午6時(shí)，在核心工作時(shí)間內(nèi)，所有員工都要求來(lái)到工作崗位，但在這個(gè)核心區(qū)段前后的彈性時(shí)間內(nèi)，員工可以任選其中的3個(gè)小時(shí)工作。二是成果中心制。公司對(duì)職工的勞動(dòng)只考核其成果，不規(guī)定具體時(shí)間，只要在所要求的期限內(nèi)按質(zhì)量完成任務(wù)就照付薪酬。三是緊縮工作時(shí)間制。職工可以將一個(gè)星期內(nèi)的工作壓縮在兩三天完成，剩余時(shí)間由自已處理，職工上班時(shí)間減少，可以節(jié)省交通費(fèi)，提高公司的設(shè)備利用率。

    彈性工作制比起傳統(tǒng)的固定工作時(shí)間制度，有著明顯的優(yōu)點(diǎn)。彈性工作制對(duì)企業(yè)或組織的優(yōu)點(diǎn)主要體現(xiàn)在：（1）可以減少缺勤率，遲到率和員工的流失。（2）可以增進(jìn)員工的生產(chǎn)率，有一項(xiàng)研究表明，在所調(diào)查的公司中，彈性工作制使拖拉形象減少了42%，生產(chǎn)率增加了33%，對(duì)這種結(jié)果的解釋是，彈性工作制可以使員工更好地根據(jù)個(gè)人的需要安排他們的工作時(shí)間，并使員工在工作安排上能行使一定的自主權(quán)。其結(jié)果是，員工更可能將他們的工作活動(dòng)調(diào)整到最具生產(chǎn)率的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行，同時(shí)更好地將工作時(shí)間同他們工作以外的活動(dòng)安排協(xié)調(diào)起來(lái)。（3）增加了工作營(yíng)業(yè)時(shí)限，減少了加班費(fèi)的支出（例如，德國(guó)某公司采取該項(xiàng)制度后，加班減少了50%）。彈性工作制對(duì)員工而言也是有益的，一方面員工對(duì)工作時(shí)間有了一定的自由選擇，他們可以自由按照自已的需要作息，上下班可以避免交通擁擠，免除了擔(dān)心遲到或缺勤所造成的緊張感，并能安排時(shí)間參與私人的重要社交活動(dòng)，便于安排家庭生活和業(yè)余愛(ài)好，另一方面，由于員工感到個(gè)人的權(quán)益得到了尊重，滿足了社交和尊重等高層次的需要，因而產(chǎn)生責(zé)任感，提高了工作滿意度和士氣。

無(wú)等級(jí)辦公

    等級(jí)隔閡是人與人關(guān)系難以融洽的一大原因，這種不同等級(jí)間形成的思想隔閡是很難消除的，它的存在妨礙了人們間的相互溝通，不利于企業(yè)職工間形成一個(gè)堅(jiān)強(qiáng)的整體，為共同的事業(yè)齊心協(xié)力。因此，在管理工作中，應(yīng)當(dāng)盡可能消除它的影響。微軟公司在公司內(nèi)部人員關(guān)系的處理上正是這么做的。平等的辦公室，只要是微軟公司的員工，都有自已的辦公室，或房間，每個(gè)辦公室都是相互隔開(kāi)的，有自已的門(mén)和可以跳望外面的窗戶，每個(gè)辦公室的面積大小都差不多，即使董事會(huì)主席比爾和總裁謝利的辦公室也比別人大不了多少，對(duì)自已的辦公室，每個(gè)人享有絕對(duì)的自主權(quán)，可以自由裝飾和布置，任何人都無(wú)權(quán)干涉，至于辦公室的位置也不是上面硬性安排的，而是由職工自已挑選的。如果某一辦公室有多個(gè)人選擇，可通過(guò)抽簽決定，另外，如果你第一次選擇的不滿意，可以下次再選，直到滿意為止，每個(gè)辦公室都有可隨手關(guān)閉的門(mén)，公司充分尊重每個(gè)人的隱私權(quán)，微軟公司的這種做法與其他公司都不相同，它使職工們感到很有意思，而且心情很舒暢。當(dāng)時(shí)，在微軟公司職工中最流行的笑話是：你的辦公室就如同西雅圖市的天氣一樣，不喜歡沒(méi)有關(guān)系，等一會(huì)兒就會(huì)讓你滿意的，即有可能的話，盡量使職工能選擇一個(gè)自已滿意的、完全受自已支配的，不用感到時(shí)刻有被監(jiān)督著的工作環(huán)境，以便使你更順心地去對(duì)待工作。

移動(dòng)式辦公

    早上，中國(guó)惠普總裁孫振耀走進(jìn)位于大北窯橋畔的惠普大廈10層，跟往常一樣，第一件要干的事是尋找自己今天的辦公位子。奇怪嗎？身份如此顯赫的惠普總裁竟然沒(méi)有一間屬于自己的辦公室。在最近一次中國(guó)惠普的辦公方式調(diào)整中，孫振耀把自己劃在了“出差較多，不需要固定位子”的員工行列，這是一個(gè)占到惠普（北京）員工總數(shù)54％的600余人的隊(duì)伍，公司按照3比1的比例給他們配備了200個(gè)辦公位子。于是，在這幢目前北京惟一一座實(shí)現(xiàn)移動(dòng)無(wú)線辦公的大廈里，你就經(jīng)常能見(jiàn)到這樣的風(fēng)景：有人風(fēng)風(fēng)火火地沖進(jìn)電梯，左手握著手機(jī)，右手舉著無(wú)線電話旁若無(wú)人地談著業(yè)務(wù)；有人正坐在咖啡間一邊“擺弄”筆記本電腦一邊喝熱飲，筆記本的左側(cè)插著一塊方方正正的無(wú)線上網(wǎng)卡。

    “只需給他們每人配備一臺(tái)筆記本電腦、一塊無(wú)線上網(wǎng)卡和一部無(wú)線分機(jī)電話就OK了。”中國(guó)惠普行政部經(jīng)理袁偉說(shuō)，惠普的這次變革做的非常徹底，不僅僅是那些經(jīng)常要見(jiàn)客戶、要出差的銷(xiāo)售部、市場(chǎng)部與現(xiàn)場(chǎng)維修部員工參與到新一代移動(dòng)辦公中，就連后臺(tái)的固定位置部分也徹底統(tǒng)一了標(biāo)準(zhǔn)，袁偉說(shuō)：“這種開(kāi)放性的移動(dòng)辦公形式不僅使部門(mén)間的溝通變得很容易，還令員工感覺(jué)非常自由、自我，只要帶上那三件設(shè)備他可以在大廈內(nèi)隨便走動(dòng)而不耽誤工作，大大提高了工作效率。更重要的是公司真的因此節(jié)省了大筆開(kāi)支：原來(lái)8個(gè)樓層容納了700多名員工，現(xiàn)在有1100名員工在這里工作。房租永遠(yuǎn)是我們這類(lèi)高科技大公司成本中的第一位，但是，實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公至少為北京惠普節(jié)省了1／4面積。”

    一位世界級(jí)跨國(guó)公司的員工說(shuō)，分?jǐn)傇谒麄児久棵麊T工身上的辦公面積、各種水電資源費(fèi)、維護(hù)費(fèi)每年要達(dá)到8000多美金（不含年薪）。在成本與利潤(rùn)的重壓下，沒(méi)有老板會(huì)對(duì)降低高昂的辦公費(fèi)用不感興趣，或許用不了多久，惠普大廈里的那道流動(dòng)的風(fēng)景，將替代格子間成為京城寫(xiě)字樓里的新潮流。

玩樂(lè)式辦公