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辦公室主任的辦事觀

來源：中國秘書科學聯(lián)盟，河南現(xiàn)代秘書研究院作者：匿名發(fā)表日期： 2008-7-28 19:53:12 閱讀次數(shù)： 13 查看權(quán)限：普通文章

辦公室主任處于繁雜的事務(wù)中，大事、小事、雜事纏身，辦事，是辦公室主任的主要職責之一。
不以事小而不為
辦公室工作無小事，是從辦公室性質(zhì)特別，職能重要而言的。事物本身有大小、主次之別。必須突出重點抓要事、干大事，不能眉毛胡子一把抓、西瓜芝麻一起揀。辦公室主任面對大量繁雜的事務(wù)，立足于抓大事、學會抓大事、善于抓大事是明智的，但對一些小事也不能不顧及，小事不抓，日積月累，就會釀成大事，貽誤工作。特別是對那些看似小事，抓不好就可能影響工作、影響團結(jié)、影響領(lǐng)導情緒的，更不能束之高閣、聽之任之。這也是辦公室工作無小事的內(nèi)涵之所在。小事，對辦公室主任來說，不存在該不該抓的問題，只有抓的角度、力度的區(qū)別。要抓小事。就要做到：（ｌ）知大知小。辦公室主任要胸有全局，用大局的天平來衡量謀劃辦公室的工作，分清主次、大小、難易，這樣，才可避免指揮一盆漿，工作一團麻。（２）小中見大。小事孕育著大事，這是辦公室的顯著特點。如值班、會議通知、座次安排、后勤服務(wù)、接待等等這些“小事”，稍有不慎就會捅大漏子。辦公室主任必須增強宏觀把握的能力，做到政治敏感，頭腦冷靜、眼光銳利，小中見大，以大帶小，以小促大。（３）舉輕若重。對有些看似小事的經(jīng)常性工作，要用笨功夫去抓，建章立制，寫在本上，貼在墻上，記在心上，抓在手上，形成規(guī)矩；用巧功夫去抓，從中找出規(guī)律性的東西，舉一反三，抓一項帶動幾項，管原則不管具體，督結(jié)果不查細節(jié)；用韌功夫去抓，明確專人，盯死不放，直到辦完辦妥為止；用細功夫去抓，按部就班，嚴細縝密，不出紕漏。
不以事雜而亂為
辦公室工作頭緒很多，任務(wù)瑣碎繁雜。要避免東一榔頭西一棒子，頭腦里必須有一張清晰、規(guī)則的運行圖，哪個該為，哪個不該為，哪個是重點，哪個是次要，應(yīng)一清二楚，不能亂為。不亂為，就要知重知輕，避免力量均衡使用，重要工作沒抓住，次要工作用過了勁，使過了頭；不亂為，就要知上知下，吃透了上情，辦事才有方向，才有主心骨。摸透了下情，辦事才有的放矢，才會迎刃而解；不亂為，就要知書知禮。知書就是要求辦公室主任多讀書，多學習，不僅理論水平高，政策懂得多，而且還通曉方方面面的知識，這樣才能把握事物的本質(zhì)，辦事得心應(yīng)手。知禮，是指工作方法多、講藝術(shù)。不僅辦了事，還能使大家心悅誠服，各方面都滿意；不亂為，就要知規(guī)知矩。沒有規(guī)矩不成方圓。辦公室是規(guī)矩之室，辦公室主任更應(yīng)成為講規(guī)矩的楷模。不管事情再多再雜，采用什么方法解決，都不能忘了規(guī)矩，該請示的要請示，該當家的要敢拍板，該饋的不截留。切勿忘乎所以，授人以柄。
不以事急而盲為
辦公室固定式、程序化的工作多，但意料外、突發(fā)性的事情也會隨時出現(xiàn)。辦公室主任是急事和突發(fā)性事件的第一知情者，處置的第一道工序。在這種情況下，辦公室主任必須政治敏感、頭腦冷靜，不能盲為。一是要沉著應(yīng)付，切忌慌了陣腳。不管事情多么突然，多么緊急，首先要冷靜地進行分析，根據(jù)上級要求和平時掌握的情況，及時做出解決方案，呈送領(lǐng)導，并按領(lǐng)導要求協(xié)調(diào)相關(guān)單位，組織力量進行處理。二是要胸有主見，切忌唯唯喏喏。面對急事或突發(fā)性事件，不能退縮，應(yīng)大膽地往前站。必須胸有主見，既不能亂表態(tài)，亂許愿，又不能唯唯喏喏，態(tài)度曖昧，以免為徹底解決問題埋下隱患。
不以事難而怕為
在應(yīng)付處置事務(wù)中，不乏一些超出預見，超出職責，難以料理的事情。對這些事，是上推下卸，繞著走，還是主動出擊，迎著上，這不僅反映辦公室主任的工作水平，更主要的是檢驗辦公室主任的職責感和工作態(tài)度。一個稱職的辦公室主任，就必須堅持：不怕攬矛盾，敢于沖在前面，成為眾矢之的；不怕丟面子，個人受點委屈也無所顧及；不怕得罪人，將自己榮辱名利拋于腦后；不怕找麻煩，跑斷腿，磨破嘴，餓扁肚也心甘情愿。要做到這些，就應(yīng)要求自己：（ｌ）講職責，義無反顧。辦公室主任是干啥的，職責是什么，只要心里始終清楚，遇到的事情不管多難，都應(yīng)義無反顧，挺身而出。（２）講品質(zhì)，身先士卒。辦公室主任就是領(lǐng)導的延伸，在關(guān)鍵時刻，就應(yīng)該代領(lǐng)導沖鋒陷陣，替領(lǐng)導分憂解愁，這是職責義務(wù)，更是對辦公室主任品質(zhì)的檢驗。（３）講藝術(shù)，左右逢源。處理問題不能一個面孔、一個腔調(diào)、一種方法，要帶著感情做工作，大道理要講，小道理也不可不說，既講原則，又講靈活，因人因事施法。（４）講精神，敢碰硬茬。辦公室主任處事要講究柔中有剛，不能當好好先生，特別是在原則問題面前，要敢于碰硬茬兒。否則，一味追求和為貴，別人不把你當回事，協(xié)調(diào)蒼白無力，處理優(yōu)柔寡斷，就會什么問題也解決不了，什么事也辦不成。