第一步：打開需要分頁合計的工作表——“預(yù)算”工作表，按住Ctrl鍵拖動“預(yù)算”工作表標(biāo)簽復(fù)制出另一張工作表“預(yù)算（2）”，右擊其標(biāo)簽重命名為“分頁小計”。在“分頁小計”工作表A1單元格輸入＝預(yù)算！A1，選中A1單元格進(jìn)行復(fù)制，再選中全部有字的區(qū)域（假設(shè)為A1：L100），執(zhí)行“編輯→選擇性粘貼”選項，選中“公式”確定后進(jìn)行粘貼。從菜單欄的“工具→選項→視圖”中取消“零值”選項前的“√”。這樣可以得到一張與原表完全一樣的表格，連數(shù)據(jù)也會隨原表更改。
第二步：執(zhí)行“文件→打印預(yù)覽”選項，確認(rèn)一頁中要打印多少行數(shù)據(jù)（計算時只計數(shù)據(jù)行不含表題），例子中的表格是每頁12行。執(zhí)行“文件→頁面設(shè)置→工作表”選項，在“頂端標(biāo)題行”中輸入$1:$3，設(shè)置重復(fù)標(biāo)題行為1:3行。
插入分頁小計
第一步：在最后一列后面增加一列（K列），輸入標(biāo)題為頁碼，在下面的K4單元格輸入公式為=IF(J4＝"","",INT(（ROW()-3）/12)+1)，把公式復(fù)制到K列的各個單元格中（見圖1）。公式中的12為每頁可打印的行數(shù)，（ROW()-3）中的3為表頭所占的行數(shù)。
 
第二步：選中全部數(shù)據(jù)區(qū)域，包括我們增加的K列（例：A3:K100）。執(zhí)行“數(shù)據(jù)→分類匯總”選項，在彈出“分類匯總”窗口中設(shè)置“分類字段”為頁碼、“匯總方式”為求和，在“選定匯總項”中選中要匯總的項目（注意：頁碼也一定要選中），并選中下面的“每組數(shù)據(jù)分頁”和“匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)下方”復(fù)選項，如圖2所示。
 
單擊“確定”按鈕后就可以看到分頁小計和合計了，不過在此的分頁小計顯示為：1 匯總、2 匯總……。還要再執(zhí)行“編輯→替換”選項，查找“* 匯總”替換為“分頁小計”把它改成分頁小計。分頁小計所在列不夠?qū)挄r右側(cè)文字會被遮住，此時只要選中小計所在列(E列)設(shè)置為右對齊即可解決，過多的文字會自動往左跨列顯示（見圖3）。
 
打印及維護
最后右擊K列列標(biāo)選擇“隱藏”把K列隱藏起來就可以進(jìn)行打印了。以后改變數(shù)據(jù)，只要沒有增加數(shù)據(jù)行就不需要再修改了，你完全可以直接打印。當(dāng)然如果增加了數(shù)據(jù)行也沒問題，只要通過執(zhí)行“數(shù)據(jù)→分類匯總”選項，單擊“全部刪除”按鈕刪除已有匯總，然后再重復(fù)第二步分類匯總即可。
如果原“預(yù)算”工作表中進(jìn)行了刪除或插入行操作，那么我們將不得不重復(fù)全部的公式復(fù)制和分頁小計操作。所以如你要處理的表格經(jīng)常需要刪除或插入行，那么還是直接在原表上按第二步驟進(jìn)行設(shè)置會更方便，反正全部也只有兩步而已，只是在打印后還要刪除分頁匯總就是了。
操作中需要注意什么
1.分類匯總時，必須選中要匯總的區(qū)域進(jìn)行設(shè)置，否則最下面無數(shù)據(jù)的空行也會列入?yún)R總。因為左側(cè)無數(shù)據(jù)時K列中的相應(yīng)單元格雖然為空但單元格中畢竟有公式并非空白。當(dāng)然如果你一開始是通過雙擊K2單元格的填充柄進(jìn)行公式復(fù)制的話，那么它只會填充到左側(cè)有數(shù)據(jù)的單元格中，也就沒這問題了。不過那樣做以后增加數(shù)據(jù)時就得重新復(fù)制K列的公式，也不見得會更方便，可按表格的用途決定使用哪一種填充。
2.若只想要分頁小計的數(shù)據(jù)而不需要多余的文字，那么分頁匯總時，只要在匯總項中不選中“頁碼”，這些1 匯總、2 匯總…等字就可在最后和K列一起被隱藏起來。此外，如果你想直接在指定位置填寫“分頁小計”也行，首先分類匯總時匯總項中不要選中“頁碼”，然后選中要填寫的C列中全部數(shù)據(jù)區(qū)域（例：C4:C109），單擊菜單欄的“編輯/定位…”，在彈出的“定位”窗口中單擊“定位條件”按鈕，在定位條件窗口中選中“空白”選項，單擊確定按鈕。這樣選中的就是全部分頁小計所在行的空白單元格。然后輸入“分頁小計”4個字再按Ctrl+回車鍵，就可以同時在選中的單元格中輸入分頁小計。