如何提高會議效率
作者：友泰咨詢UTC 王曉亮
會議已經(jīng)成為企業(yè)管理溝通的一個重要的方式，高層領(lǐng)導(dǎo)大多數(shù)的時間都花費(fèi)在會議上，會議效率的高低直接影響企業(yè)管理的效果，但會議的效果總是不盡如人意。 友泰咨詢UTC研究認(rèn)為，70%的會議是無效會議，會議中70%的時間是無效時間。正確的會議目的應(yīng)該是：交流信息、解決問題和作出決策，而失敗會議的目 的被歪曲為：開會只是例行公事；開會成為領(lǐng)導(dǎo)或是部門負(fù)責(zé)人展示權(quán)威的手段；開會成為領(lǐng)導(dǎo)的脫口秀。會議的低效直接導(dǎo)致管理低效，成功而高效的會議需要具 備如下要素：
第一、 充分的會前準(zhǔn)備。會議是需要精心準(zhǔn)備的，即使對于非常緊急召開的臨時會議，也是如此。（1）準(zhǔn)備會議備忘錄，并提前發(fā)放給與會者，好讓他們提前準(zhǔn)備，如果 討論的內(nèi)容是報告或是建議書，則應(yīng)該附在備忘錄的后邊，一并提交給與會者。備忘錄的內(nèi)容應(yīng)該至少包括：會議的議題、討論的要點、要形成的結(jié)果、參會人員 （如果他們相互之間不熟悉，應(yīng)該附上簡歷）、會議時間以及會議預(yù)計召開多長時間等。（2）會議硬件工具的準(zhǔn)備，包括：白板或大白紙、筆、投影設(shè)備（如果需 要）、錄音設(shè)備（如果可以）、擴(kuò)音設(shè)備（如果需要）等。（3）會議室的準(zhǔn)備：如果可以選擇，會議室的空間應(yīng)該比參會人數(shù)所需空間稍小一點，這樣擁擠的空間 容易讓人產(chǎn)生興奮感，從而促進(jìn)踴躍發(fā)言。對于5—30人的會議，座位的擺設(shè)應(yīng)以圓形或半圓形為主。（4）參會人員的選擇：參會人員應(yīng)該是此次會議的相關(guān) 者，此次會議結(jié)果可能的落實者，同時視情況邀請會議議題相關(guān)的專家。
第二、 具體且明確的目標(biāo)，并且時刻記住會議目標(biāo)。會議要討論什么以及要達(dá)到什么結(jié)果已經(jīng)明確的在備忘錄中作了描述，會議組織者只需要讓每一位與會者清楚地記著會 議的目標(biāo)，以及在討論過程中，時刻圍繞目標(biāo)而進(jìn)行討論。許多會議失敗就是因為沒有明確的會議目標(biāo)，或者在討論中跑到了別的主題。這就要求會議組織者時刻將 跑題的人員拉回到會議討論的主題上，也要求與會者清醒的記住會議的目標(biāo)。如果開會跑題的問題比較嚴(yán)重，則在會議一開始，就將會議目標(biāo)寫在白板的醒目位置， 并鄭重提醒與會者牢記會議目標(biāo)。此外，會議目標(biāo)應(yīng)該是盡可能具體的表述，而非模棱兩可的陳述。如果必要，可以在會前向與會者詳細(xì)的解釋會議目標(biāo)的內(nèi)容。如 果與會人員不明白目標(biāo)的準(zhǔn)確指向，就自然會發(fā)生跑題的現(xiàn)象。
第三、 會議角色的選擇。會議通常需要三種角色：主席（會議組織者）、記錄員、參與者。會議主席是會議的組織者，通常他應(yīng)該和會議的召開者分開。因為我國企業(yè)會議 的召開者通常是該次會議參與者中的最高職位的管理者，如果他充當(dāng)會議主席，則一方面會導(dǎo)致其本身參與會議的精力的分散，另一方面會壓制其它參會人員的發(fā) 言，因為作為主席的領(lǐng)導(dǎo)總會出現(xiàn)在他們面前。
會議主席的最主要的職責(zé)就是保證會議按照預(yù)定的方向和進(jìn)程進(jìn)行，為了做到這一點，主席應(yīng)該注意三個方面的問題：（1）不斷通過各種明示或暗示告訴與會人員 會議的目標(biāo)或?qū)д摰闹黝}。當(dāng)有人偏離會議主題，應(yīng)及時予以制止。對于那些喋喋不休的人員，應(yīng)該禮貌但堅決地打斷他的談話，然后將更多說話的機(jī)會讓給內(nèi)向的 人員。（2）保證與會人員在發(fā)言時不會受到其他參會人員的攻擊。當(dāng)與會者相互攻擊時，應(yīng)加以制止。并再次聲明會議的目標(biāo)是解決問題，而非爭論，大家坐在一 起是為了尋求雙贏方案，而不是被動接受非贏即輸?shù)慕Y(jié)果。（3）保持中立。主席是本次會議的主持人，他的選取應(yīng)該由與本次討論沒有利益關(guān)系的人員擔(dān)任，通常 從其他部門或外部聘請人員。即使如此，主席在會前要向大會宣布自己的中立立場，同時在會議過程中始終牢記自己的中立身份，不參與任何意見到具體的討論中， 也不表現(xiàn)出對某些人的偏好，樹立與會者對其的信任。
友泰咨詢在咨詢實踐中總結(jié)認(rèn)為，記錄員可以采用專門的人員擔(dān)任，如秘書等，也可以由與會者中的一員擔(dān)任（但是當(dāng)其發(fā)言時，應(yīng)由另一人幫之記錄）。記錄員的 唯一職責(zé)就是清晰準(zhǔn)確的記錄與會者的發(fā)言，且保證記錄能讓每一位在場的與會人員看清并理解。做好記錄員并非一件容易的事情，因此掌握一些技巧的必要的： （1）抓住發(fā)言者的關(guān)鍵意思記錄。寫字的速度永遠(yuǎn)趕不上說話的速度，因此記錄員必須能夠抓住主要意思記錄，沒有必要也不可能一字不差的記錄所有的發(fā)言。如 果不確信是否正確理解發(fā)言人的意思，可以和發(fā)言者進(jìn)行確認(rèn)。但是所寫到白板上的字一定要清晰和容易辨認(rèn)。（2）借助各種符號。在關(guān)鍵字上可以標(biāo)注下劃線、 星號或劃圈。使用不同顏色的筆也是一個非常有效的方法，它可以幫助解決記錄中內(nèi)容分類的問題。（3）牢記自己的職責(zé)——記錄。記錄員不參與任何的討論，如 果參與也是當(dāng)自己不做記錄，而由另外的人接過自己的筆代為記錄的時候，避免產(chǎn)生不信任。如果發(fā)言者對所記錄的內(nèi)容有異議時，要按照其所提的意見進(jìn)行當(dāng)場的 修改。
與會者的責(zé)任就是充分客觀，而且不偏離主題的討論會議的議題。為了鼓勵發(fā)言，應(yīng)該先由職位低的與會人員先發(fā)言，然后由低向高，逐個發(fā)言。如果會議非常希望 知道下屬的意見，可以采用隔離發(fā)言的方式：先讓職位最低者進(jìn)入會場，進(jìn)行發(fā)言；然后他們退場，再由職位高的與會者進(jìn)入會場發(fā)言，以此類推。這樣，與會者發(fā) 言時就不會因為顧忌領(lǐng)導(dǎo)在場而不能暢所欲言了。認(rèn)真聆聽是與會者在會議上最為主要的任務(wù)，許多爭論的起源是由于與會者沒有聽懂對方的談話就帶著先入為主的 偏見展開攻擊，從而使問題惡化。認(rèn)真聆聽時可以隨時提問，以確保自己理解的信息是發(fā)言者的準(zhǔn)確意思；同時可以適度重復(fù)，以表明自己的理解。此外在會議過程 中，與會者要時刻關(guān)注白板上的記錄，從而了解討論的主題、各人的意見以及討論的進(jìn)程等，這樣才能使自己的發(fā)言做到不重復(fù)、不跑題。與會者同時負(fù)有監(jiān)督主席 和記錄員的責(zé)任，一旦發(fā)現(xiàn)他們沒有能保持中立，應(yīng)該立刻制止或提醒。一個合格的與會者是應(yīng)該帶著客觀的意見和積極尋求雙贏方案的心態(tài)參加會議的，那種本位 主義、抵觸情緒等都將為會議的進(jìn)程設(shè)置障礙。
第四、 會議時間的選擇。會議應(yīng)該選在與會人員有充分時間和精力的時段，而那些使與會人員沒有心思參會或在會上討論的時間顯然就不是理想的會議時間，如快要吃飯 前、周末或是周一等（這些時間是目前大多數(shù)企業(yè)開會的主要時間）。吃飯前，與會人員饑腸轆轆、渴望早點吃飯，或是滿腦子想的是吃什么；周末，與會人員會思 考如何度過周末、如何參加早已約好的聚會或約會；周一，與會人員還沒有從周末活動的興奮中清新過來，或是周末的事物還沒有處理完畢。因此上述三個時間都不 是理想的開會時間，其他的時間都可以考慮作為會議時間。尤其是周四，被認(rèn)為是最佳的討論問題的時間。心理學(xué)家曾經(jīng)做過試驗，發(fā)現(xiàn)周四討論問題更容易達(dá)成一 致。同時會議應(yīng)該嚴(yán)格遵守時間限制，比如說一個半小時結(jié)束，就應(yīng)該控制在一個半小時之內(nèi)，否則會讓與會者產(chǎn)生會議沒有終點的心理，因此討論問題也會由于失 去了時間的壓力而變得不積極，而以后會議中，他們也會對會議時間置若罔聞，很難遵守了。
第五、 總結(jié)與跟蹤。會議結(jié)束時，由會議主席總結(jié)會議成果，尤其要在會上明確，會議達(dá)成的結(jié)果分別由哪些部門或個人負(fù)責(zé)落實解決。會議結(jié)束后，由記錄員整理會議記錄，并將會議記錄發(fā)給與會者。會議的最高管理者，或是此次會議的發(fā)起者負(fù)責(zé)跟蹤會議結(jié)果的落實情況。
作為現(xiàn)代管理最重要的溝通方式，會議的成敗影響著企業(yè)決策的效率、執(zhí)行的效率以及整個企業(yè)文化的健康發(fā)展，而如果管理者能夠在會議管理中遵守上述的五個要 素，并按其要求組織會議，會議效率將會大大提高。(作者：王曉亮，友泰咨詢UTC，010-63954518，cnutc@163.com， www.cnutc.com)。