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溝通管理學(xué)是一門針對(duì)基層主管的實(shí)用課程。學(xué)習(xí)溝通管理學(xué)可以使我們掌握一些實(shí)用的管理技巧，有助于改善我們和同事、顧客、下屬、上司以及其他人的關(guān)系。作為一門經(jīng)典的管理課程，管理溝通學(xué)在全世界廣為流傳。二十多年來，全球有幾十萬(wàn)人學(xué)習(xí)了這門課，其中包括許多大公司的主管、經(jīng)理。隨著溝通管理理論在實(shí)踐基礎(chǔ)上不斷完善，溝通管理學(xué)愈加受到國(guó)際管理界的重視，成為許多大學(xué)MBA的必修課。
其實(shí)，溝通管理學(xué)并非闡述深?yuàn)W的理論，而是分享可以即學(xué)即用的工作技巧。我們分六章介紹這門課程的內(nèi)容，希望對(duì)大家有所幫助。
一、管理人員面對(duì)的挑戰(zhàn)
課程目的
完成這個(gè)課程后,你就可以
▲ 認(rèn)識(shí)自已作為管理人員應(yīng)該擔(dān)任的角色,并能隨時(shí)代變遷,說出自己的職責(zé)有什麼改變.
▲ 明白工作上使用溝通技巧的重要性.
▲ 明白三項(xiàng)基本溝通技巧的效用.
▲ 掌握機(jī)會(huì),在日常與人交往之中,善用所學(xué)的技巧.
▲ 講解溝通管理學(xué)的訓(xùn)練過程.
適當(dāng)時(shí)間
本課程所介紹的各種技巧可以幫助你
▲ 在以后的溝通管理學(xué)課程中,熟練運(yùn)用三項(xiàng)基本溝通技巧。
▲ 在工作上采用這三項(xiàng)基本溝通技巧和員工,同事, 顧客及上司溝通.
▲ 在以后的溝通管理學(xué)課程中,熟練運(yùn)用三項(xiàng)基本溝通技巧。
▲ 在工作上采用這三項(xiàng)基本溝通技巧和員工,同事, 顧客及上司溝通.
學(xué)習(xí)原因
參與這個(gè)課程后,你就可以
▲ 更加了解自己作為管理人員所搬演的角色.
▲ 改善與其他人的關(guān)系.
▲ 深入了解溝通管理學(xué)的原理,對(duì)以后的訓(xùn)練過程更有信心.
接受挑戰(zhàn)
時(shí)移世易
以往我們只能舉頭望明月, 現(xiàn)在，人類已經(jīng)可以在月球漫步．三十多年前要放置一副電腦需要一個(gè)大房間，現(xiàn)在我們已經(jīng)有手提的微型電腦．事物不斷變化，而且速度驚人，正影響生活的各個(gè)方面，在工作方面也不例外．由于世界性競(jìng)爭(zhēng)激烈，科技不斷進(jìn)步，員工背景不一，今天的商業(yè)運(yùn)作與以往的已經(jīng)是大大不同．以下各方面都反映出這些轉(zhuǎn)變：
- 市場(chǎng)需要更高品質(zhì)的產(chǎn)品．
- 有需要以更少資源制造更多產(chǎn)品．
- 更注重為顧客提供妥善的服務(wù)．
角色轉(zhuǎn)換
作為管理人員，你扮演的角色也已經(jīng)轉(zhuǎn)變，比以前更富挑戰(zhàn)性除每日負(fù)責(zé)管理工作，如運(yùn)用有限的資源，解決糾紛及確保工作依時(shí)完成等等以外，今天的管理人員還要肩負(fù)很多其他的任務(wù)。要確保在一個(gè)不斷變化的工作環(huán)境中取得成功，每個(gè)機(jī)構(gòu)都需要工作效率高的管理人才。
職責(zé)轉(zhuǎn)變
無論你的職銜是董事，監(jiān)督，經(jīng)理，小組統(tǒng)籌，組長(zhǎng)，文書主任，或者是工長(zhǎng)，你的職責(zé)范圍都不斷轉(zhuǎn)變。如果我們單單只是注重效率，把事辦好，這樣是不足夠的。今天。領(lǐng)導(dǎo)有方的管理人員也要：
▲ 輔導(dǎo)員工，發(fā)展員工的潛能
▲ 與別人合作，群策群力。
▲ 建立團(tuán)隊(duì)
▲ 主持會(huì)議
▲ 解決難題
▲ 采取主動(dòng)
▲ 分析及策劃
▲ 應(yīng)付一切轉(zhuǎn)變
▲ 接受新職責(zé)
▲ 訂立及檢討目標(biāo)
▲ 兼管下屬
▲ 分配下屬的工作
▲ 作出決策
▲ 激勵(lì)員工
▲ 支持員工的創(chuàng)新意念
▲ 鼓勵(lì)員工積極參與
▲ 建立信心，使員工投入工作
挑戰(zhàn)
管理人員并不是單獨(dú)工作的，他們要與其他員工同心協(xié)力，完成工作，在不同的情況下，跟機(jī)構(gòu)類不同職別的人員，各式各樣的人共事，以下是一些例子：
▲ 一位年輕的管理人員領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)工作小組，而小組主要由資深的公司員工組成。
▲ 一位專責(zé)小組負(fù)責(zé)人與一組人員共同完成計(jì)劃，這個(gè)小組的組員來自公司內(nèi)不同職別。
▲ 一位充滿干勁、領(lǐng)導(dǎo)有方的管理人員，與一位有才華但欠缺動(dòng)力的員工檢討工作績(jī)效的問題。
▲ 公司委派一位從沒有管理經(jīng)驗(yàn)的人員負(fù)責(zé)帶領(lǐng)專職小組，領(lǐng)導(dǎo)一班同事及管理階層人員。
▲ 由于更新系統(tǒng)的緣故，一位不熟悉電腦操作的主管要與電腦供應(yīng)商合作。
▲ 一位小組負(fù)責(zé)人希望部門經(jīng)理檢討一個(gè)改善生產(chǎn)力的建議。
第一步
你有沒有遇過以上的情況呢？在日常與人交往中，你有沒遇到類似的挑戰(zhàn)呢？你在不同的情況下遇不同的人一起工作，遇到挑戰(zhàn)時(shí)，就必須用適當(dāng)?shù)娜穗H關(guān)系技巧去處理。
最重要的是要耐心的去了解與你一起工作的人，如下屬、同事、上 司、供應(yīng)商及顧客。試看以下情況：
▲ 你知道屬下的一位生產(chǎn)線上的員工，非常不愿意改變目前的工作方式，你要耐心的聆聽他的意見，并協(xié)助他接受新的工作步驟。
▲ 你知道一位同事非常能干可靠，所以你和他合作得非常順利，三言兩語(yǔ)就能把工作交代清楚。
如果你對(duì)其他員工一無所知，又會(huì)怎樣呢？試向?qū)Ψ桨l(fā)問問題，然后耐心聆聽，便可使雙方的溝通更加有效。當(dāng)然，你無須成為業(yè)余心理學(xué)家，只須要用一點(diǎn)時(shí)間發(fā)問、聆聽和觀察。
同時(shí)，如果可以的話，可預(yù)先計(jì)劃溝通的步驟，成功與否往往就有賴這番準(zhǔn)備工作。
成敗之別
成功的管理人員無論在什么情況下，都可以請(qǐng)教別人幫忙，或與別人合力完成工作。通常他們成功的地方，在于能夠掌握良好的溝通技巧。據(jù)研究調(diào)查顯示，工作有效的主管人員有以下特點(diǎn)：
▲ 邀請(qǐng)其他員工提供資料及發(fā)表意見，使員工更樂意承擔(dān)責(zé)任。
▲ 輔導(dǎo)員工，在表現(xiàn)良好的時(shí)候加以鼓勵(lì)，從而啟發(fā)他們的潛能。
▲ 增加員工的自信，以激勵(lì)他們努力工作。
▲ 總結(jié)資料，以確保員工明白工作的性質(zhì)及同意進(jìn)行的方法。
▲ 訂下跟進(jìn)工作的日期，以監(jiān)察工作進(jìn)展。
▲ 專心聆聽及作出適當(dāng)反應(yīng)，以表示關(guān)注對(duì)方和重視對(duì)方。
▲ 經(jīng)常提供肯定的意見，教員工如何改善，以確保目標(biāo)清楚明確，維持效率極佳的工作表現(xiàn)。
使用上列及其他溝通技巧，對(duì)于你成為一位成功的管理人員，是十分重要的因素。這些技巧可使你更快捷的解決問題、把握機(jī)會(huì)、建立一個(gè)群策群力、生產(chǎn)力高的小組。
溝通管理學(xué)提出一些溝通技巧，助你與機(jī)構(gòu)內(nèi)每個(gè)職別的人員，發(fā)展或維持友好合作、群策群力和有建設(shè)性的工作關(guān)系。溝通管理學(xué)向你說明與別人溝通的成功之道，為你提供面對(duì)挑戰(zhàn)所需的技巧。
第一個(gè)基本原則： 維護(hù)自尊，加強(qiáng)自信
自信就是“對(duì)自己感到滿意”，通常對(duì)自己有信心的人都會(huì)表現(xiàn)得有毅力、能干而且易于與人合作。他們較樂意去解決問題、研究各種可行的方法、勇于面對(duì)挑戰(zhàn)。
你要維護(hù)員工的自尊，小心避免損害對(duì)方的自我價(jià)值感，尤其在討論問題的時(shí)候，你要針對(duì)事而不針對(duì)人，便可維護(hù)員工的自尊。贊賞員工的意見、表示對(duì)他們能力充滿信心、把他們看作能干的獨(dú)立個(gè)體，都可以加強(qiáng)員工的自信。例如：
“你提議用較小的碼頭寄運(yùn)，這個(gè)主意很好?，F(xiàn)在我們的付運(yùn)程序比以前更快捷，更順利。謝謝你的意
見。”
要清楚明確
在維護(hù)員工的自尊，加強(qiáng)他們的自信時(shí)，應(yīng)要清楚明確。只說一句 “你做得很好”固然并無不妥，但總不及說明做得好的那件事情和原因來得更有意思。這樣做除了可以表示你重視那位員工外，也可以證明你是真心的稱贊他的。例如：
“你再一次把這本報(bào)告的數(shù)字核對(duì)一遍，我非常欣賞的這樣認(rèn)真的工作態(tài)度。”
要充滿誠(chéng)意
在贊賞或認(rèn)同某人的工作時(shí)做到清楚明確，也可以表示你是充滿誠(chéng)意的。虛假、不真誠(chéng)的恭維話是容易為人察覺的，這樣不但無益，反而有害。過分的夸獎(jiǎng)會(huì)使贊賞腿色，減低了贊賞的效力。
有效的使用第一個(gè)基本原則可以幫助你：
▲ 打開溝通之門 --- 可以化解彼此之間的隔膜。
▲ 得到對(duì)方合作，把計(jì)劃付諸實(shí)行 --- 充滿自信的人，大多會(huì)言出必行，熱心把理想實(shí)現(xiàn)。
▲ 緩和抗拒的情緒 --- 在解決問題的檢討中，不會(huì)使人有受到攻擊的感覺。
▲ 使組員合作更協(xié)調(diào) --- 一個(gè)充滿自信的工作小組，一般都更能合作無間、更具創(chuàng)意和更有效率。
第二個(gè)基本原則：專心聆聽，表示了解對(duì)方感覺
聆聽是打開雙方溝通的主要關(guān)鍵。表示了解對(duì)方感覺，可令對(duì)方知道你能體會(huì)他的處境。在細(xì)心聆聽之余，再表示關(guān)懷體諒。你就可以開啟溝通之門。
表示了解對(duì)方感受及明白說話的內(nèi)容
你要讓對(duì)方知道，你正在專心聆聽，同時(shí)也明白對(duì)方說話的內(nèi)容和對(duì)方的感覺。使對(duì)方愿意表達(dá)內(nèi)心的感覺，對(duì)于解決困難有很大的幫助。有效的回應(yīng)包括兩部分：其一描述對(duì)方的感覺，其二是總結(jié)對(duì)方的說話的內(nèi)容。下面的例子都包括這兩部分：
“我明白你對(duì)更改時(shí)間表有點(diǎn)擔(dān)心（表示了解對(duì)方擔(dān)憂的心情），因?yàn)檫@涉及到超時(shí)工作（明白對(duì)方說話的內(nèi)容，知道他擔(dān)憂的原因）。”
“這么，你就可以比預(yù)期早兩個(gè)星期進(jìn)行這項(xiàng)計(jì)劃（細(xì)心聆聽對(duì)方說話的內(nèi)容）。我想你一定會(huì)很高興這么快就獲得批準(zhǔn)（表示分享對(duì)方快樂的感覺）。”
當(dāng)對(duì)方表達(dá)一些愉快的感受時(shí)，使用第二個(gè)基本原則，也是很有效的。共同分享愉快的感受（舉個(gè)例子說：“看來你很喜 你的新任務(wù)”），可以營(yíng)造互助合作的氣氛。
表現(xiàn)出了解對(duì)方的感覺，并不一定表示你同意對(duì)方所講的話。通常在說了“我明白你的意思”之類，我們很容易會(huì)加上“但是”或“不 過”等字眼。如果使用這些字眼，你給對(duì)方的印象，就是你認(rèn)為他的感受在你的眼中是“錯(cuò)的”，或者不象你所關(guān)注的問題那么重要。應(yīng)該避免使用這些字眼，在你說出自己的意見之前，可使用“同時(shí)”這個(gè)詞語(yǔ)，或在適當(dāng)時(shí)候暫時(shí)停下來，代替“但是”或“不過”等字眼。
有效的使用第二個(gè)基本原則，可使你與別人溝通更坦誠(chéng)，更有成果。 如果員工不愿意談?wù)\開放的溝通，你或許不能取得有關(guān)資料，而這些資料往往影響了工作的成敗。此外，有效的使用第二個(gè)基本原則，可以：
▲ 減少抗拒 --- 細(xì)心聆聽，了解對(duì)方所講的話，可以鼓勵(lì)談?wù)\溝通。
▲ 加強(qiáng)自信 --- 關(guān)心對(duì)方所講的話及內(nèi)心的感受，可以令對(duì)方感到自己的重要性。
▲ 鼓勵(lì)合作 --- 對(duì)方知道你明白他的感受時(shí)，會(huì)更加樂意與你合作。
▲ 消除誤會(huì) --- 在對(duì)方談?wù)\的說出感受之后，你便可繼續(xù)與對(duì)方討論可行的解決方法及具體行動(dòng)。
第三個(gè)基本原則：要求幫助解決問題
現(xiàn)在的員工，與十年前的員工有很明顯的分別。現(xiàn)在的員工都有熟練的技巧，而且一般都很熱心的把一己之長(zhǎng)貢獻(xiàn)給群體。事實(shí)上，他們對(duì)本身工作的認(rèn)識(shí)，比任何人都深入清楚。因此，要求幫助解決問題，不單可以有效的運(yùn)用寶貴的資源，而且可使對(duì)方更投入，并加強(qiáng)他們的自信心。
征求意見，將意見進(jìn)一步發(fā)揮
向?qū)Ψ秸髑笠庖?，可以營(yíng)造一起合作、共同參與的氣氛，這樣可鼓勵(lì) 工作小組共同努力，進(jìn)一步發(fā)揮所提供的意見。例如：
小組負(fù)責(zé)人：“對(duì)于改善這個(gè)調(diào)查表，你有什么意見呢？”
小組成員：“我認(rèn)為我們需要加一些地區(qū)資料，只須額外加一欄這樣便可以知道公司在那一區(qū)的實(shí)力比較弱。”
小組負(fù)責(zé)人：“你說得對(duì)，那些資料很重要。如果我們把資料欄放在這里，就不需要重新設(shè)計(jì)整張調(diào)查表。”
向?qū)Ψ秸髟円庖?，固然可以加?qiáng)他們的自信，但事實(shí)上，并非所有的意見都是可行的，有些意見需要加以進(jìn)一步發(fā)揮。如果發(fā)生這些情 況，應(yīng)避免說：“這個(gè)主意很好，但是”或“那個(gè)主意行不通”。 在可能的范圍內(nèi)，盡量采用對(duì)方所提供的意見。如果那個(gè)意見真的 不可行，加以解釋，并請(qǐng)對(duì)方提出其他方法。
給與支持，也要對(duì)方承擔(dān)應(yīng)有的責(zé)任
當(dāng)下屬或組員同意把構(gòu)思付諸實(shí)行時(shí)，你應(yīng)該加以支持，但要他們知道自己應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任。支持對(duì)方提出的意見、方針及解決方法， 也要他們承擔(dān)應(yīng)有的責(zé)任，這是領(lǐng)導(dǎo)技巧的要點(diǎn)。以鼓勵(lì)的方式表示你的支持，隨時(shí)提供協(xié)助，并在你的能力范圍內(nèi)，消除有可能出現(xiàn)的障礙。
假如要有效的與人一起合作，運(yùn)用第三個(gè)基本原則，是最合乎常理的方法。利用這個(gè)基本原則可以：
▲ 集思廣益 --- 三個(gè)臭皮匠，勝個(gè)一個(gè)諸葛亮。
▲ 令他人更積極與解決困難 --- 鼓勵(lì)員工積極參與，可以使他們 更投入解決困難。
▲ 增強(qiáng)合作關(guān)系 --- 鼓勵(lì)積極參與，可增強(qiáng)你與工作小組、組 員、同事或上司之間的工作關(guān)系。
▲ 加強(qiáng)自信 --- 看見自己的提議得到采納，人人都會(huì)感到高興。
二、如何改善員工的工作表現(xiàn)
課程目的
完成這個(gè)課程后，你就學(xué)會(huì)
▲ 掌握機(jī)會(huì)，善用所學(xué)的技巧，改善員工的工作表現(xiàn)。
▲ 按照“重要步驟”及“基本原則”，策劃及主持討論，研究如何改善員工的工作表現(xiàn)。
適當(dāng)時(shí)候
當(dāng)員工的工作品質(zhì)或產(chǎn)量低于標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，本課程提供的技巧會(huì)對(duì)你大有幫助。
學(xué)習(xí)原因
學(xué)習(xí)及運(yùn)用這些技巧，可以讓你
▲ 提高工作小組的工作效率。
▲ 更加得到員工的尊敬和信賴。
▲ 讓員工清楚明白你對(duì)工作水平的要求，由此增加員工的工作滿足感。
▲ 協(xié)助員工建立自信心，讓他們致力改正工作表現(xiàn)上的問題。
身為管理人員，由受雇的那一天開始，就應(yīng)心理有數(shù)，知道自己的工作極富挑戰(zhàn)性，在機(jī)構(gòu)中非常重要，必須提高小組內(nèi)員工的產(chǎn)量，確保他們提供優(yōu)良的產(chǎn)品和良好的服務(wù)。無論是組長(zhǎng)、部門主管、主任或經(jīng)理，管理人員都必須負(fù)責(zé)自己組內(nèi)的工作，務(wù)求在質(zhì)與量方面都維持一定水平，符合要求。
領(lǐng)導(dǎo)有方
不論是請(qǐng)別人幫忙，還是與他人合作，身為管理人員，就得發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)才能，帶領(lǐng)下屬完成每天的工作。既是必須與組員交流專業(yè)知識(shí)，促使組員投入工作，監(jiān)察工作進(jìn)展，訓(xùn)練組員，從旁協(xié)助，并經(jīng)常就組員的工作給與回應(yīng)，從而使組員群策群力，盡展所長(zhǎng)。正因?yàn)樽钪匾穆氊?zé)是保持自己的小組有效運(yùn)作，所以一發(fā)現(xiàn)有組員表現(xiàn)失準(zhǔn) ，在質(zhì)與量方面未能達(dá)到可接受的水平，就必須采取行動(dòng)。
補(bǔ)救之道
假如有一些員工的生產(chǎn)速度緩慢，或者質(zhì)量不能達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，就有可能影響整個(gè)小組的工作，因此最好與他討論問題所在，盡快解決。本課程可以幫助你建立技巧，讓你能有效地與員工討論工作表現(xiàn)上的問題，促使他們致力改善。這些技巧，適合在首次與員工討論工作質(zhì)量時(shí)使用。日后的溝通管理課程，會(huì)提供一些其他技巧，幫助你處理工作習(xí)慣的問題，例如遲到、缺勤等并教你怎樣與員工討論改善工作的進(jìn)展，以及怎樣采取紀(jì)律處分，從事糾正工作。
與員工討論工作表現(xiàn)時(shí)，如果處理得宜，可以收到以下效果：
▲ 獲得員工信任與尊重。
▲ 員工更清楚知道你的要求，從而可在工作中取得更大滿足感。
▲ 員工會(huì)加倍努力把工作做好，并有信心改善工作表現(xiàn)。
▲ 小組力量更加強(qiáng)大，生產(chǎn)能力更高。
▲ 自己在他人眼中成為領(lǐng)導(dǎo)有方的管理人員。
建立良好關(guān)系
要指出員工表現(xiàn)未符標(biāo)準(zhǔn)，的確不容易，因?yàn)闆]有人樂意聽到自己的表現(xiàn)不理想。不過，如果工作表現(xiàn)真的低于一定標(biāo)準(zhǔn)，管理人員就必須采取行動(dòng)。其實(shí)，還在問題出現(xiàn)之前，就應(yīng)建立良好的工作關(guān)系，一開始就應(yīng)該互相尊重，坦誠(chéng)交流。這一課教的就是這方面的技巧。
了解員工需求
近二十年來，員工對(duì)工作的要求日趨復(fù)雜。他們除了希望一天的辛勞得到報(bào)酬之外，還希望工作得有趣味，希望參與決定自己的工作環(huán)境。員工希望感到自己的工作其實(shí)很重要，可以與上司平行溝通，并且受到尊重。人就是這樣，不論做什么，總希望能夠勝任愉快。換句話說，從工作中取得滿足感，維持自尊，已成為今日員工最開心的重點(diǎn)。
討論工作表現(xiàn)時(shí)，必須體察員工的需要，讓他們感受到你的誠(chéng)意，知道他們都有意把工作做好，同時(shí)也明白你的職責(zé)就是幫助他們把工作做好。例如可以這樣說：
“學(xué)莉，你做得很好。我知道你很仔細(xì)，沒有弄清楚客戶的要求之前，不會(huì)貿(mào)然動(dòng)工。正因?yàn)檫@樣，最近你的出錯(cuò)率增加了百分之五，我覺得很奇怪，我們可以談?wù)剢幔?#8221;
建立信任與主動(dòng)改善
身居高位，說話自然倍受小組成員重視。討論工作表現(xiàn)時(shí)，你每句話，都可能極具影響力。人總希望得到別人的鼓勵(lì)，特別是上司的鼓勵(lì)，如果你表示對(duì)他們充滿信心，他們一定會(huì)努力工作，達(dá)到你的要求，不會(huì)辜負(fù)你的期望。
反過來說，假如抱著否定的態(tài)度接觸員工，或者使他們覺得你一口咬定工作表現(xiàn)上的問題一定是他們的過錯(cuò)，那么，員工就很可能會(huì)采取保護(hù)自己的態(tài)度，甚至與你針鋒相對(duì)。這樣一來，就很難促使員工努力改善了。
與員工討論時(shí)，必須激發(fā)他主動(dòng)改善的決心。如果員工因?yàn)槭艿酵{或恐赫而不得不改善，效果就不會(huì)持久，甚至?xí)蟹葱Ч鐣?huì)向同事發(fā)出怨言，甚至暗中破壞整個(gè)小組的工作。
說明要求
所有員工都需要清楚知道管理人員對(duì)他們的期望，而管理人員在要求員工改善工作表現(xiàn)之前，必須使員工明白怎樣才算是良好的工作表現(xiàn)。也就是說，雙方必須達(dá)成共識(shí)，協(xié)定生產(chǎn)目標(biāo)，確保大家清楚了解生產(chǎn)要求，例如，“每小時(shí)生產(chǎn)二十五件”，“每月錯(cuò)誤率不超過百分之五”，又或者“每周顧客投訴不超過三次”。要員工工作表現(xiàn)符合標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)然需要講清楚要求，并且不斷從旁指正。
同樣道理，與表現(xiàn)欠佳的員共討論工作問題時(shí)，也一定要明確指出工作不符合標(biāo)準(zhǔn)的地方。假如含糊其詞，說：“你跟不上了。”或者說：“你做得不夠好。”這不但不能清楚說明問題所在，而且會(huì)引起不同得理解。結(jié)果自己和員工都掌握不到基本的具體資料，討論當(dāng)然無法收效。
下列是一項(xiàng)對(duì)員工的工作要求,措辭簡(jiǎn)單明確,包含了應(yīng)有的重點(diǎn)：
“在三月三十一日前把每人重打文件的次數(shù)減少百分之十。”
在這個(gè)句子中，“減少”是表示動(dòng)作的動(dòng)詞，“每人重打文件的次數(shù)”是特定的目標(biāo)，“百分之十”是衡量標(biāo)準(zhǔn)，“三月三十一日前”是目標(biāo)期限。
如果你與員工達(dá)成像上述這樣明確的協(xié)定，小組內(nèi)每位成員知道你的要求，自然悉力以赴。
重要步驟
有效的管理人員一眼就看出工作表現(xiàn)是否有問題，并且立即補(bǔ)救。以下的重要步驟，有助你主持討論，運(yùn)用有效的方法，處理質(zhì)與量方面的問題：
1、以友善的態(tài)度指出問題所在。
2、請(qǐng)員工協(xié)助解決問題。
3、討論問題產(chǎn)生的原因。
4、找出可以解決問題的方法，并記錄下來。
5、雙方?jīng)Q定采取的具體行動(dòng)。
6、協(xié)定明確日期，再作討論。
采用重要步驟的原則
1、以友善的態(tài)度指出問題所在
▲ 要清楚明確
▲ 對(duì)事不對(duì)人
指出員工的工作問題時(shí)，要盡量明確清楚，說明工作上與質(zhì)量上的標(biāo)準(zhǔn)，并確保指出員工生產(chǎn)不符合標(biāo)準(zhǔn)的地方。你可以引用任何有助你說明問題的資料。例如：
“這份工作的標(biāo)準(zhǔn)生產(chǎn)速度是每小時(shí)三十五件。年初的時(shí)候，你經(jīng)常到達(dá)甚至超越這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，但資料顯示，你上個(gè)月平均每小時(shí)生產(chǎn)三十件，而本月只有二十五件。”
請(qǐng)避免討論員工的“態(tài)度”。有關(guān)態(tài)度的批評(píng)只會(huì)令對(duì)方為自己辯護(hù)，難以有效的討論。
以正面的方法開始討論，不讓員工有受到恐嚇的感覺，這是很重要的。如果你不想員工疏遠(yuǎn)你或引致他采取自辯的反應(yīng)，請(qǐng)盡量讓他知道你明白他想把工作做好（基本原則1）。請(qǐng)記著，你與員工討論，目的是找出問題的原因?qū)で蠼鉀Q辦法，而不是去責(zé)備對(duì)方，因此必須對(duì)事不對(duì)人。當(dāng)你讓對(duì)方知道你想討論問題而非責(zé)怪他時(shí)，他會(huì)比較樂意和你討論。
2、請(qǐng)員工協(xié)助解決問題
▲ 態(tài)度要誠(chéng)懇
告訴員工需要改善工作表現(xiàn)，可能是處理工作質(zhì)或量下降的最直接方法；但是如果對(duì)方不想改善，這方法成功的機(jī)會(huì)也不大。你需要員工的支持和合作，才可以使工作表現(xiàn)達(dá)到可接受的水平。使員工努力改善的最好方法，就是在決定如何處理工作表現(xiàn)問題時(shí)，請(qǐng)他協(xié)助解決（基本原則3）。這可以增強(qiáng)員工的自信心（基本原則1），因?yàn)檫@顯示你重視他的意見。當(dāng)員工知道你樂于聆聽時(shí)，你就愈有可能取得他的合作和承諾。
“你也知道這的確是個(gè)問題，我很想聽聽你對(duì)解決這問題的意見。”
3、討論問題產(chǎn)生的原因
▲ 征詢員工的意見
▲ 采用開放式的問題
▲ 總結(jié)問題的原因
請(qǐng)記著，你是要與員工討論他的工作表現(xiàn)問題，而非他的態(tài)度或性格。你應(yīng)該保持輕松友善的態(tài)度，以開放式的問題（用“怎樣”、“什么事”、“什么人”、“什么時(shí)侯”）去搜集所有關(guān)于工作表現(xiàn)的資料。由于這類問題沒有恐赫性，員工會(huì)樂于回答。當(dāng)你以這個(gè)方法大約找出問題的跟源時(shí)，就可以問一些具體的問題，以便清楚準(zhǔn)確地找出原因。
這是聆聽及以諒解地態(tài)度回應(yīng)地好機(jī)會(huì)（基本原則2），因?yàn)閱T工可能會(huì)對(duì)其不能控制地因素表示憂慮，感到受挫折。
“我明白如果分區(qū)辦事處不按時(shí)呈交報(bào)告，你會(huì)十分氣惱。”
由于員工直接處理工作，對(duì)工作的了解比你更深入，他或許可以提供見解，確切地找出問題的原因，或了解問題的核心。請(qǐng)記下員工的意見，這表示你重視員工的意見。你對(duì)問題產(chǎn)生的原因也可能有自己的意見；當(dāng)你與員工討論你的見解時(shí)，請(qǐng)維護(hù)他們的自尊（基本原則1）。在討論解決方法之前，首先總結(jié)你找到的原因，確保你和員工都明白有關(guān)的資料，和已找出所有可能的原因。
4、 找出可以解決問題的方法，并記錄下來
▲ 首先請(qǐng)員工提出解決方法
▲ 必要時(shí)提供你的解決方法
當(dāng)你找出問題的原因后，當(dāng)然希望決定如何解決。同樣，由于員工是與問題最有關(guān)系的人，請(qǐng)向他們征詢意見（基本原則3）并把意見寫下；這不僅能維護(hù)員工的自尊（基本原則1），更可以把可行的解決方法記錄下來。
“這方法很好，我們已經(jīng)列出三個(gè)可行的解決方法，你還有其他意見嗎？”
在找出問題的初期，解決辦法之一也許只是收集更多資料。請(qǐng)盡量記錄你們提出的意見；如果可以，請(qǐng)采用員工的建議去尋求解決方法。如果員工對(duì)解決方法有發(fā)言權(quán)，他們會(huì)更努力解決問題。
5、 雙方?jīng)Q定采取的具體行動(dòng)
▲ 安排具體行動(dòng)計(jì)劃
▲ 在適當(dāng)?shù)那闆r下采取員工的意見
▲ 讓員工承擔(dān)全部或部分解決方法的責(zé)任
這是選擇最佳辦法的時(shí)刻。這時(shí)候，你應(yīng)該明確地指出需要做的工作，說明由誰(shuí)負(fù)責(zé)、何時(shí)完成，以解決員工工作表現(xiàn)的問題。你可以分配員工負(fù)責(zé)特定工作，并把決定記錄下來。
“生產(chǎn)過程中，請(qǐng)你每五件抽出一件檢查。我會(huì)安排品質(zhì)控制部在換班之前及每班中間時(shí)間調(diào)整檢查儀器。”
請(qǐng)記著支持員工為改善工作表現(xiàn)所作出的努力，但你必須強(qiáng)調(diào)改善工作的責(zé)任在他身上。你要對(duì)員工承擔(dān)責(zé)任的能力表達(dá)信心，指出他能辦妥雙方協(xié)定的事項(xiàng)，這會(huì)增強(qiáng)他的自信心（基本原則1），并使他們更努力去解決問題。
“如果你遇到阻礙，請(qǐng)盡快通知我，這樣我可以和有關(guān)的經(jīng)理聯(lián)絡(luò)。我相信你今后一定可以按時(shí)完成報(bào)告。我們一起構(gòu)思的計(jì)劃可以為你提供所需的資料。”
6、協(xié)定明確日期，再作討論
▲ 安排日期和時(shí)間
約定下次討論的日期，可以顯示你重視解決員工工作表現(xiàn)的問題；員工會(huì)知道你希望了解他把討論中大家協(xié)定的事項(xiàng)處理得怎樣。事后舉行檢討會(huì)議，可以讓你和員工一起討論工作表現(xiàn)的改善進(jìn)度或問題，并且可以計(jì)劃日后要辦理的事項(xiàng)。像討論開始一樣，結(jié)束也應(yīng)該采取用友善的話語(yǔ)，并表示有信心員工能改善工作表現(xiàn)（基本原則1）。
總結(jié)
作為一位管理人員，你最重要的工作就是保持工作小組按照預(yù)期的工作標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)作。你從本課程學(xué)到的技巧，可以使你有效的與工作表現(xiàn)有問題的員工討論。只要你運(yùn)用本課程提供的六個(gè)步驟，就可以正面向員工提出討論，毋須責(zé)備，并且一起找出問題的原因。找出原因后，可以鼓勵(lì)員工提出解決辦法。采用員工的建議，可以鼓勵(lì)他更努力改善工作表現(xiàn)。
重要原則
當(dāng)你運(yùn)用這些技巧時(shí)，請(qǐng)緊記下列各點(diǎn)：
▲ 要針對(duì)問題，而非針對(duì)人。
▲ 不要迫使對(duì)方承認(rèn)犯錯(cuò)。
▲ 以開明的態(tài)度去聆聽。
▲ 強(qiáng)調(diào)你需要員工的協(xié)助。
▲ 采用員工提出的適當(dāng)建議。
請(qǐng)緊記要準(zhǔn)備妥當(dāng)，才與員工討論。請(qǐng)使用本課程提供的討論計(jì)劃表，事先決定談話的內(nèi)容及如何處理討論。
學(xué)以致用
現(xiàn)在你要做的就是習(xí)慣使用本課程學(xué)到的技巧，這只有靠多練習(xí)。你運(yùn)用這些技巧的次數(shù)愈多，就愈駕輕就熟，愈有效果。
三、如何改善員工的工作習(xí)慣
課程目的
完成這個(gè)課程后，你就學(xué)會(huì)
■掌握機(jī)會(huì)，善用所學(xué)的技巧來改善員工的工作習(xí)慣。
■按照“重要步驟”及“基本原則”，策劃及主持討論，從而改善員工的工作習(xí)慣。
適當(dāng)時(shí)候
員工的工作習(xí)慣出現(xiàn)下列問題時(shí)，課程所介紹的技巧就相當(dāng)有用
■對(duì)員工自己或他人的工作造成不良影響。
■違反任職機(jī)構(gòu)的政策或工作程序。
■惹人反感，再不能置之不理。
學(xué)習(xí)原因
學(xué)習(xí)應(yīng)用這些技巧，可以讓你
■提高工作小組的生產(chǎn)力。
■取得其他組員的尊重和信賴。
■在你的支持下，更能 協(xié)助員工解決不良工作習(xí)慣所引起的問題。
■提高工作士氣和加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)精神。
專注于行為方面
如果要成為一位成功的領(lǐng)導(dǎo)者、主管、經(jīng)理或組長(zhǎng)，你需要員工通力合作，群策群力，以求達(dá)到共同的目標(biāo)。每位員工都要各盡本份，緊守自己的崗位，才可以使工作順利進(jìn)行。就算只是一位員工的不良工作習(xí)慣，也會(huì)引起同事之間的摩擦；如果你不采取相應(yīng)的行動(dòng)，糾正這些不良的工作習(xí)慣，就很可能會(huì)損害整體的士氣。
不良的工作習(xí)慣種類很多，其中包括工作中間休息時(shí)間過長(zhǎng)、違反安全規(guī)則、凌亂的工作場(chǎng)所、不適當(dāng)?shù)囊轮?、私人電話太多、辦公時(shí)間閑談、喜歡與其他員工爭(zhēng)執(zhí)、工作態(tài)度散漫、經(jīng)常請(qǐng)假等等。這些情況都會(huì)妨礙工作順利進(jìn)行，甚至使其他員工也以為可以違反工作規(guī)則，以致不良的風(fēng)氣蔓延，影響整體的工作表現(xiàn)。
為了減低個(gè)別員工不良工作習(xí)慣的影響，你需要一些技巧。去察覺及找出這些不良的工作習(xí)慣問題，則所需技巧更高。
在與員工討論他的工作時(shí)，一般都會(huì)專注在質(zhì)或量方面的表現(xiàn)，但是在討論改善員工的工作習(xí)慣時(shí)，則需要專注在行為方面，即員工怎樣做他的工作。我們要面對(duì)這個(gè)事實(shí)：我們一般都不喜歡別人指責(zé)我們工作態(tài)度散漫，或者私人電話太多。由于這些情況好像是一些各人的私事，因此在討論改善工作習(xí)慣時(shí)，就要特別小心處理。
判斷問題
在糾正不良工作習(xí)慣之前，你需要先指出問題所在。假如員工的不良工作習(xí)慣導(dǎo)致以下四重情況，你就須予糾正：
* 影響員工自己的工作表現(xiàn)：這是最常見的情況，而且也是最容易察覺出來的工作習(xí)慣問題。例如員工工作中的休息時(shí)間過長(zhǎng)，以致大量工作，或者工作環(huán)境凌亂，以致延誤工作進(jìn)度。
* 影響其他員工的工作表現(xiàn)：一些工作習(xí)慣會(huì)使人分心，阻礙其他員工工作。這些不良的工作習(xí)慣是比較容易察覺得到的，因?yàn)楫?dāng)這些情況出現(xiàn)的時(shí)候，受影響的員工便會(huì)向你投訴。一些經(jīng)常找同事閑聊的員工，會(huì)阻礙其他員工工作。員工下班前沒有清理工作場(chǎng)所，也會(huì)為下一班在同一地點(diǎn)工作的員工帶來不便。
* 違反任職機(jī)構(gòu)的政策或工作程序：你任職的機(jī)構(gòu)已經(jīng)訂下一些規(guī)則，為員工確立工作的依據(jù)和辦事的原則，或者午飯休息時(shí)間過長(zhǎng)，都是不良的工作習(xí)慣，違反工作程序。如果你不采取適當(dāng)?shù)男袆?dòng)，其他員工很快也會(huì)沾上這些不良習(xí)慣。
* 惹人反感，再不能置之不理：在這種情況下，你需要運(yùn)用各人的判斷力和洞悉力，這大概是最難以處理的一重不良工作習(xí)慣。由于所造成的問題并不明確，又沒有明確違反公司政策，員工便會(huì)覺得這些不良工作習(xí)慣純屬“各人”的事。有些員工常常喜歡講一些 ，都會(huì)使其他員工感到厭煩。這時(shí)侯你便要作出判斷，決定是否應(yīng)該向員工指出問題所在。
改善習(xí)慣帶來好處
改正不良的工作習(xí)慣，可以為你自己、其他員工、你的工作小組及整個(gè)機(jī)構(gòu)帶來好處。最重要的就是可以提高工作小組的士氣，其他員工不因個(gè)別員工的不良工作習(xí)慣，而加重自己工作負(fù)擔(dān)。在改正不良的工作習(xí)慣后，工作小組便更加精神振奮，工作環(huán)境更合意、更舒適、而且更安全。
觀察情況采取行動(dòng)
要討論不良工作習(xí)慣，對(duì)你和下屬都不是一件愉快的事情。差不多每個(gè)人都有自己特殊習(xí)慣或獨(dú)特工作方式，也許會(huì)使你或其他員工感到不滿。所以你要預(yù)先決定是否值得提出來討論。一個(gè)原則就是問問自己：“如果員工不改善那工作習(xí)慣，我是否會(huì)采取紀(jì)律處分，而這處分又符合公司的政策和程序呢？”如果你的答案是“否定”的話，那就最好不要提出來討論，盡力去適應(yīng)員工的這種工作方式好了。
維持明確的目的
在討論如何改善員工的工作習(xí)慣時(shí)，其中一個(gè)主要目的，就是要員工明白他必須改正不良的工作習(xí)慣。研究報(bào)告顯示，大部分員工都想把工作做好，而且也希望旁人覺得他能夠勝任，尤其是在上司的眼中是這樣。當(dāng)你知道他想把工作做好的。要保持友好 的討論氣氛，這對(duì)于討論的成敗十分重要。
假如員工是在被迫的情況下去改變工作習(xí)慣，他捎候也會(huì)把不滿的情緒宣出來，這就會(huì)更加難以收拾。
要清楚明確
要使到員工改正不良工作習(xí)慣的最佳方法，就是要明確說出為什么引起你關(guān)注的原因。例如：
“你用這么長(zhǎng)的時(shí)間吃午飯，對(duì)其他組員是很不公平的，這樣會(huì)影響小組的工作進(jìn)度，造成其他員工不滿。”
另一個(gè)使員工改正不良工作習(xí)慣的方法，就是指出改善工作習(xí)慣候所帶來的好處。例如：
“志明，我知道你對(duì)貨運(yùn)組長(zhǎng)的職位十分有興趣，就是因?yàn)檫@樣，我才特別留意你午飯的時(shí)間過長(zhǎng)的問題。”
采納員工的意見
要員工改善自己的工作習(xí)慣，其中一個(gè)最佳的方法，就是請(qǐng)員工提出意見。就算員工提出的方法并非是你所希望的辦法，也不妨試一試，看看是否可行。問題是發(fā)生在員工身上，解決方法也應(yīng)該由員工自己想出來。盡可能采納員工的提議，因?yàn)檫@顯示出你重視他的意見。這樣可以加強(qiáng)員工的自信，使他更 投入解決問題。
你也應(yīng)協(xié)力員工把提議付諸實(shí)行。這表現(xiàn)出你的確是支持員工去改善工作習(xí)慣而加強(qiáng)員工的自信心。
重要步驟
領(lǐng)導(dǎo)有方的管理人員可以察覺出有關(guān)工作習(xí)慣的問題所在，而且及早解決。以下的重要步驟可以幫助你有效的與員工討論他們的工作習(xí)慣問題：
1、清楚說出你所觀察到的不良工作習(xí)慣。
2、指出引起你關(guān)注的原因。
3、詢問原因，并以開放的態(tài)度聆聽解釋。
4、強(qiáng)調(diào)必須改善工作習(xí)慣，并請(qǐng)員工提出解決方法。
5、討論每個(gè)提議，并向員工提供協(xié)力。
6、協(xié)定采取具體行動(dòng)及訂下跟進(jìn)日期。
采取重要步驟的原則
1、要清楚說出你所觀察到的不良的工作習(xí)慣
■要清楚明確
■對(duì)事不對(duì)人
與員工討論不良的工作習(xí)慣時(shí)，很容易會(huì)犯下兩個(gè)錯(cuò)誤：
（1） 僅根據(jù)聽來的，或者是一些別人看見，而你自己沒有調(diào)查清楚的事情，便向員工提出（例如這樣說：“我覺得你近來每天上班都遲到”）；
?。?）以一般性的措辭敘述問題（例如“最近你似乎上班不太準(zhǔn)時(shí)”）。這類字眼很含糊，不同的員工可以有不同的理解，甚至可能被誤認(rèn)為人身攻擊。因此，最重要的是針對(duì)有問題的行為，而不是個(gè)別員工的性格或態(tài)度。要維護(hù)員工的自尊，不要對(duì)他們苛責(zé)或嚴(yán)厲批評(píng)。你希望員工清楚知道你在說什么，所以要明確清楚地描述你所看見或已證實(shí)地具體行為，例如：
“我接到會(huì)計(jì)部地一些投訴，說你地采購(gòu)定單字跡潦草。這個(gè)星期我親自看過，發(fā)現(xiàn)有五份定單地訂貨數(shù)量和規(guī)格看不清楚。”
2、指出引起你關(guān)注的原因
■列出對(duì)工作小組及員工的影響
不良的工作習(xí)慣會(huì)為你自己、員工、工作小組或機(jī)構(gòu)內(nèi)的其他帶來工作上的問題。心平氣和地向員工明確解釋為什么這類工作習(xí)慣會(huì)帶來問題，不要使用恐赫的語(yǔ)氣，并且避免情緒激動(dòng)或憤怒。這樣做可以維護(hù)員工的自尊。要盡量明確清楚地指出，不良的工作習(xí)慣會(huì)對(duì)員工本身或其他員工造成影響（如損害小組士氣、減少產(chǎn)量、危及安全等等）。
“如果你在工作上不戴保護(hù)眼鏡，不單違反公司的安全規(guī)則，還會(huì)危害你自己的眼睛。”
3、詢問原因，并以開放的態(tài)度聆聽解釋
■避免妄下判斷
■了解事實(shí)
通常這是你首次與員工討論問題，他可能有合理的理由，解釋為什么會(huì)有不良的工作習(xí)慣。要給與員工機(jī)會(huì)，讓他解釋出現(xiàn)不良工作習(xí)慣的原因。；理由可能很多，例如個(gè)人問題、交通問題、生病等等。無論是什么原因，都要專心聆聽，表示了解對(duì)方的感受。如果妄下結(jié)論，只會(huì)引致更多的問題。你的目的是要了解一切與不良工作習(xí)慣有關(guān)的事實(shí)。
4、強(qiáng)調(diào)必須改善工作習(xí)慣，并請(qǐng)員工提出解決方法
■表示諒解，保持立場(chǎng)堅(jiān)定
要讓員工明白他必須糾正不良的工作習(xí)慣，這是勢(shì)在必行的。最重要的是要員工想出辦法，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)把問題解決。當(dāng)你解釋這一點(diǎn)時(shí)，要表示了解對(duì)方感受，但也要保持立場(chǎng)堅(jiān)定。請(qǐng)員工提出改善工作習(xí)慣的建議，你會(huì)發(fā)覺這樣會(huì)較容易員工 糾正問題。例如可以這樣說：
“我們?cè)鯓硬拍艽_保這個(gè)問題在下季度檢查之前得到改善呢？我希望聽聽你的意見，你比我更了解這個(gè)情況。”
專心聆聽每個(gè)提議，在有需要的時(shí)候向員工提問，但要避免妄下結(jié)論。
5、討論每個(gè)提議，并向員工提供協(xié)助
■討論各提議的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)
■表示愿意提供協(xié)助
詳細(xì)討論每個(gè)提議，衡量各提議的優(yōu)劣之處，并緊記維護(hù)員工的自尊。例如可以用這個(gè)表達(dá)方法：
“你提出的 意見很好。讓我們逐一談?wù)劙伞?#8221;
習(xí)慣并不容易改變，向員工表明你知道改變是很困難的，并且給與支持。員工了解到你真的想幫助他，他就會(huì)更加努力去改正不良的工作習(xí)慣。
6、協(xié)力采取具體行動(dòng)及訂下跟進(jìn)日期
■盡可能采納員工的提議
讓員工自己選擇最佳方法，糾正不良的工作習(xí)慣。這是員工自己的切身問題，應(yīng)由他自己選擇處理的方式。這顯示出你對(duì)員工充滿信心，加強(qiáng)他的自信。
主管要盡量讓員工用 自己提出其他方法，倘若員工在實(shí)行時(shí)遇到困難，主管可再跟員工進(jìn)行討論，決定采取別的方法，改善工作習(xí)慣。
在討論結(jié)束前，訂下具體的跟進(jìn)日期，這樣可使員工明白你對(duì)于改正不良的工作習(xí)慣是十分認(rèn)真的，讓他知道你會(huì)留意改善工作的進(jìn)展情況。如有需要，會(huì)有進(jìn)一步的行動(dòng)。
總結(jié)
采用積極的方法
在工作中，我們每個(gè)成員必須同心協(xié)力，一起達(dá)到共同的目標(biāo)，這是十分重要的。不良的工作習(xí)慣會(huì)損害你 苦心經(jīng)營(yíng)的團(tuán)隊(duì)精神；如果讓問題繼續(xù)惡化下去，不良的風(fēng)氣蔓延，甚至?xí)绊懻麄€(gè)工作小組的士氣。在這個(gè)課程所學(xué)到的技巧，可以幫助你成功地與員工討論如何改正不良的工作習(xí)慣。
員工也希望改正自己不良的工作習(xí)慣，但是如果你用恐赫或威迫的方法來達(dá)到目的，只會(huì)使員工更加不滿，日候產(chǎn)生的問題就更解決。在這個(gè)課程中，你學(xué)會(huì)了應(yīng)該以積極的態(tài)度，跟員工討論為什么不良的工作習(xí)慣會(huì)引起你關(guān)注。
現(xiàn)在，你以學(xué)會(huì)專心聆聽員工的解釋，并表示了解他的感受。工作習(xí)慣問題背后都可能有它的原因，例如親人健康欠佳或生病。但是，切記要強(qiáng)調(diào)必須改正不良的工作習(xí)慣，并鼓勵(lì)員工想出解決辦法。
重要原則
在實(shí)際應(yīng)用這些技巧時(shí)，請(qǐng)緊記
★針對(duì)事而不針對(duì)人。
★要晝量明確清楚,同時(shí)要維護(hù)員工的自尊。
★以開放諒解的態(tài)度聆聽對(duì)方。
★鼓勵(lì)員工想出解決方法。
★盡可能采納員工的提議。
★訂立具體的跟進(jìn)日期。
四、如何采取有效的督促行動(dòng)
課程目的
完成這個(gè)課程后，你就學(xué)會(huì)
■掌握時(shí)機(jī)，善用所學(xué)的技巧，采取有效的督促行動(dòng)。
■按照“重要步驟”及“基本原則”策劃及主持討論，研究如何采取有效的督促行動(dòng)。
適當(dāng)時(shí)候
員工的工作習(xí)慣出現(xiàn)下列問題時(shí)，課程所介紹的技巧就相當(dāng)有用
■經(jīng)過一兩次討論后，員工不理想的工作表現(xiàn)或工作習(xí)慣仍然沒有改善。
■員工嚴(yán)重的違反工作規(guī)則或紀(jì)律。
學(xué)習(xí)原因
學(xué)習(xí)應(yīng)用這些技巧，可以讓你
■協(xié)助員工解決工作表現(xiàn)或工作習(xí)慣的問題。
■減少或避免采取紀(jì)律。
■把跟進(jìn)討論的內(nèi)容記錄下來，以便日后執(zhí)行紀(jì)律處分時(shí)參考。
有沒有人問過你：
“喂，阿祖在哪兒呢？”
而你又這樣回答：
“不知道，看來今天他又要遲到了。我上個(gè)月跟他談上班的問題，他答應(yīng)以后會(huì)準(zhǔn)時(shí)上班的，起初他還能遵守諾言，后來就故態(tài)復(fù)萌了。”
當(dāng)時(shí)你心里是否這樣想：
“最近兩個(gè)星期，阿祖已經(jīng)三次遲到20至30分鐘了。為什么會(huì)這樣呢？還以為上次和他討論后，問題已經(jīng)解決了。”
當(dāng)你曾經(jīng)一次或甚至兩次與員工討論他不理想的工作白翱翔或習(xí)慣，而他沒有任何改善時(shí)，你會(huì)如何處置？你不能讓它繼續(xù)下去，因?yàn)檫@樣肯定會(huì)影響工作小組的士氣和生產(chǎn)力。
你必須采取行動(dòng)，讓員工知道他必須改善，以及他不改善會(huì)帶來什么后果。簡(jiǎn)而言之，你需要事后跟進(jìn)，“督促”員工改善。這個(gè)課程可以協(xié)助你掌握一些技巧，有效的與員工進(jìn)行討論，督促他繼續(xù)改善。
第二次機(jī)會(huì)
事后跟進(jìn)事很重要的，原因如下：
■讓員工明白你知道他沒有改善，并且仍然關(guān)注著這個(gè)問題。
■坦誠(chéng)告訴員工不作改善，會(huì)帶來什么后果。但請(qǐng)記著，這仍然是解決問題的討論。
■在采取紀(jì)律處分之前，再給員工一次解決問題的機(jī)會(huì)。
“我們討論過兩次了，你并沒有任何改善，如果你繼續(xù)這樣，我會(huì)發(fā)出警告信。我不希望這樣做，你有什么改善的建議......”
指出后果
如果員工不糾正他的缺點(diǎn)，你會(huì)怎么做呢？哪種懲罰會(huì)合適呢？在進(jìn)行督促討論之前，首先要找出這個(gè)問題的答案，研究具體的情況，考慮各種可以采取的行動(dòng)后，再?zèng)Q定如何處理，務(wù)求你準(zhǔn)備采取的行動(dòng)公正合理。例如你與員工討論他遲到的問題，他仍然每星期遲到一、兩次，你就把他撤職，這處分可能太嚴(yán)厲了；向他發(fā)出警告信，在他的檔案內(nèi)留下紀(jì)錄，會(huì)較為恰當(dāng)。請(qǐng)注意：除非你打算執(zhí)行警告信所列的懲罰，否則不要發(fā)出警告信。
由于你要向員工指出他不改善工作表現(xiàn)的后果，因此，這次討論與改善員工工作表現(xiàn)或工作習(xí)慣的討論有所不同，而且也比較困難。在討論中，你要向員工指出，如果他仍不改正，你會(huì)采取什么行動(dòng)；這并不是一件容易的事。當(dāng)你與員工討論到后果時(shí)，他們會(huì)覺得心理受到威脅，可能會(huì)產(chǎn)生抗拒，甚至開始發(fā)怒，還可能認(rèn)為你正在懲罰或企圖開除他們。你需要讓員工安心，向他們強(qiáng)調(diào)，如果他們有所改善，你是不會(huì)采取紀(jì)律處分的，因?yàn)橹鲃?dòng)權(quán)在員工一方。
“我已經(jīng)指出如果你不改善工作表現(xiàn)，我會(huì)采取什么行動(dòng)。當(dāng)然，如果你有改善，我就不用考慮這些行動(dòng)了。”
支持員工
你固然希望員工真正明白不改善工作表現(xiàn)時(shí)你會(huì)采取行動(dòng)，但是，對(duì)他表示有信心，也同樣重要。在討論中，你應(yīng)該讓員工知道你支持他，而且你不希望采取所指出的紀(jì)律處分，讓他清楚知道問題是可以解決的。
當(dāng)員工知道你認(rèn)為他們能夠解決問題時(shí)，他們的心理壓力會(huì)減少。這可以幫助他們更積極投入解決問題，雙方也比較容易訂下解決問題的計(jì)劃。員工會(huì)認(rèn)為：“主管認(rèn)為我能解決這個(gè)問題，那我就認(rèn)真的試一試吧。”
解決問題
在討論過程中，應(yīng)該著重研究任何解決問題。你與員工必須合作，針對(duì)事實(shí)，避免威嚇或責(zé)罵員工，否則只會(huì)令員工不滿和產(chǎn)生抗拒。如果上次討論的解決方法沒有效用，試尋找另一個(gè)可行的方法。要讓員工解釋以前的方法不可行的原因，因?yàn)槟銈兩洗斡懻摵?，情況可能已經(jīng)改變。請(qǐng)以開明的態(tài)度去討論，你可能會(huì)從中得到一些新的資料。
“我想知道為什么我們上次的計(jì)劃會(huì)失敗。上次討論后，是不是還沒有什么因素我沒有注意到呢？”
初次討論？
有時(shí)候，雖然問題只是第一次出現(xiàn)，但你也要運(yùn)用本課程的技巧。如果問題十分嚴(yán)重，例如員工違反重要的安全守則，你要讓員工清楚知道事情的嚴(yán)重性及再犯的后果。你要盡快提出討論，督促員工改善。在執(zhí)行紀(jì)律處分之前，要給員工“第二次機(jī)會(huì)”去解決問題。
不論這是第一次討論還是跟進(jìn)討論，你的目的都是一樣：指出如果員工不改正問題會(huì)產(chǎn)生的后果，并訂下可行的計(jì)劃，協(xié)助員工解決問題。
重要步驟
采取下列的重要步驟，與基本原則配合運(yùn)用，可以有效的進(jìn)行討論，督促員工改善：
1、簡(jiǎn)略復(fù)述以前討論的事項(xiàng)
2、指出改善不足之處，要求解釋
3、商討可行的解決辦法
4、指出員工不改善的后果
5、協(xié)定應(yīng)采取的行動(dòng)及跟進(jìn)日期
6、表示對(duì)員工有信心
采取重要步驟的原則
1、簡(jiǎn)略復(fù)述以前討論的事項(xiàng)
■要清楚明確
■如果是第一次討論，指出事情的嚴(yán)重性
略述以前你與員工對(duì)問題的討論，包括任何大家同意采取的行動(dòng)；簡(jiǎn)述時(shí)要清楚明確，只提出以往討論的重點(diǎn)。針對(duì)問題，可以維護(hù)員工的自尊（基本原則1）
“兩星期前我們討論的時(shí)候，你同意每天早上8時(shí)正回到公司，但你上星期二8時(shí)15分才回來，這個(gè)星期一8時(shí)25分才到。”
如果這是你初次與員工討論問題，請(qǐng)明確指出時(shí)間、地點(diǎn)、情況等資料，并強(qiáng)調(diào)事件的嚴(yán)重性，針對(duì)事實(shí)，不要責(zé)罵員工，這有助于維護(hù)員工的自尊（基本原則1）。
“今天下午2時(shí)30分，我看見你在貨倉(cāng)內(nèi)吸煙。貨倉(cāng)的進(jìn)出口和其他地方都清楚的貼上不準(zhǔn)吸煙的告示，你吸煙是嚴(yán)重違反了安全規(guī)則，因?yàn)樨泜}(cāng)內(nèi)存放了易燃液體。”
2、指出改善不足之處，要求解釋
■說明員工現(xiàn)時(shí)的表現(xiàn)和你要求的表現(xiàn)
■要明確
■采用開放式的問題
指出問題仍然存在。如果可以，請(qǐng)引用明確的資料，顯示員工仍然需要解決問題，并清楚的指出你對(duì)員工的要求，說明他未達(dá)水準(zhǔn)的地方。你應(yīng)該保持客觀，針對(duì)事實(shí)，這可以維護(hù)員工的自尊（基本原則1）。
“我們處理這個(gè)問題已經(jīng)三個(gè)月了。我們?cè)?jīng)訂下計(jì)劃，并解決了機(jī)器方面的問題。但你看看這份資料，你的不良率仍然在4%至6%之間。標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該是2% 。”
要聽取員工的解釋、找出員工工作沒有改善的原因，最佳的方法，就是采用開放式的問題（即運(yùn)用“怎樣”、“為什么”、“誰(shuí)”、“什么時(shí)候”等發(fā)問的問題）。發(fā)問時(shí)如果避免使員工有受到威嚇的感覺，員工一定會(huì)樂意回答。請(qǐng)專心聆聽，不要妄下判斷，并以諒解的態(tài)度回應(yīng)員工（基本原則2），員工沒糾正錯(cuò)誤，或許有合理的原因?？赡苣銈兩洗斡懻摃r(shí)，大家同意的解決方法不可行，又或者情況有變。無論如何，你應(yīng)該搜集所有的資料，確保雙方明白應(yīng)采取的行動(dòng)。
3、商討可行的解決辦法
■征詢員工的意見
盡量找出可行的解決方法，訂下具體的行動(dòng)。在討論后果之前，你的目的時(shí)讓員工知道問題是可以解決的。請(qǐng)員工協(xié)助（基本原則3），不但能增強(qiáng)他的自信（基本原則1），還可以使他更積極的解決問題。
“你有沒有其他可行的解決方法？”
如果員工參與提出解決問題的方法，他們會(huì)更努力解決問題。這時(shí)候你要避免評(píng)論員工的意見，應(yīng)該集中找出各種不同的解決方法。當(dāng)員工提出所有意見后，再補(bǔ)充你的看法，然后簡(jiǎn)要復(fù)述一次，確保雙方明白所討論的內(nèi)容。
4、指出員工不改善的后果
■要明確
■不要采取威嚇的語(yǔ)調(diào)
這可能是討論中最敏感的部分。你當(dāng)然不希望員工產(chǎn)生抗拒，而希望員工了解如果他不改善，你要采取什么行動(dòng)。請(qǐng)保持平實(shí)的語(yǔ)氣細(xì)數(shù)他不改善的后果，不要讓他有受到威嚇的感覺。
“如果你下個(gè)月再遲到，又沒有合理的解釋，我就向你發(fā)警告信，記錄在你的檔案內(nèi)。”
請(qǐng)強(qiáng)調(diào)你站在員工的一方，并指出這次討論的目的是要解決問題。專心聆聽，以涼解的態(tài)度回應(yīng)員工（基本原則2），用詞要明確，并針對(duì)事實(shí)，這有助于維護(hù)員工的自尊（基本原則1）和減少他對(duì)你的抗拒。
5、協(xié)定應(yīng)采取的行動(dòng)及跟進(jìn)日期
■要明確
■在適當(dāng)?shù)那闆r下采用員工的意見
計(jì)劃要有效的實(shí)行，就需要有員工的積極參與和你的支持。要得到員工的積極參與，你可以征求他的意見（基本原則3），并盡可能采用這些意見。這樣可以維護(hù)員工的自尊（基本原則1）。你應(yīng)該支持最好的計(jì)劃，然后訂下跟進(jìn)的日期，這顯示你態(tài)度認(rèn)真，希望員工能解決問題。
6、表示對(duì)員工有信心
■態(tài)度要誠(chéng)懇
結(jié)束討論時(shí)，你應(yīng)該顯示對(duì)員工有信心。當(dāng)員工知道你希望他們成功時(shí)，他們的自信心就會(huì)增強(qiáng)（基本原則1），這樣等于為員工提供了所需要的信心和鼓勵(lì)，使解決問題的計(jì)劃得以順利進(jìn)行。
總結(jié)
重要技巧
任何采取有效的督促行動(dòng)，是十分重要的領(lǐng)導(dǎo)技巧。這技巧可以讓員工在你采取紀(jì)律處分之前，有“多一次機(jī)會(huì)”解決問題。
在某些情況下，你要運(yùn)用這類討論去讓員工知道他不改善工作表現(xiàn)會(huì)帶來什么后果。在第一次提出問題后再作有效的跟進(jìn)討論，可以減少采取紀(jì)律處分的需要，這對(duì)員工、對(duì)你和對(duì)組織都有好處。
?wèi)B(tài)度要堅(jiān)決但要支持員工
這類討論感并不容易處理。你要確保員工明白你對(duì)他工作表現(xiàn)的要求和他不改善會(huì)有什么后果。你堅(jiān)持要員工作出改善及說明他不改善的后果時(shí)，態(tài)度要堅(jiān)決，但同時(shí)又要支持和協(xié)助他找出可行的解決方法。
你的目標(biāo)
再作討論的目標(biāo)是要解決問題，防止問題再次發(fā)生。你希望員工以正確的方法做事，達(dá)到既定的標(biāo)準(zhǔn)，或者工作時(shí)注意安全，以理智的態(tài)度處事。。
五、如何采取有效的紀(jì)律處分
課程目的
完成本課程后，你就學(xué)會(huì)
■掌握機(jī)會(huì)，善用所學(xué)的技巧，采取有效的紀(jì)律處分。
■按照“重要步驟”及“基本原則”策劃及主持討論，研究如何采取有效的紀(jì)律處分。
適當(dāng)時(shí)候
在下列情況下，課程所介紹的技巧相當(dāng)有用：
■與員工討論數(shù)次后，他的工作表現(xiàn)或工作習(xí)慣仍沒有改善。
■員工嚴(yán)重違反公司政策或工作程序，必須立即糾正。
學(xué)習(xí)原因
學(xué)習(xí)及運(yùn)用這些技巧，可以幫助你
■及時(shí)執(zhí)行公平和合乎公司政策及規(guī)則的紀(jì)律處分。
■把紀(jì)律處分記錄在案。
■協(xié)助員工改善工作表現(xiàn)或工作習(xí)慣。
如何采取有效的紀(jì)律處分
“書面警告？這對(duì)我并不公平！”
“停職三天？這算是什么意思？你怎能這樣對(duì)付我？”
你聽過這些話嗎？也許沒有，因?yàn)橹挥猩贁?shù)員工會(huì)牽涉紀(jì)律問題。大多數(shù)人都希望把工作做好，并且愿意遵守工作規(guī)則。但是，無論你是客戶服務(wù)經(jīng)理、生產(chǎn)線的主任、銀行出納員的組長(zhǎng)、還是醫(yī)院的放射治療督促員，你在工作上總有機(jī)會(huì)遇上員工紀(jì)律處分的問題。
什么時(shí)候需要采取紀(jì)律處分
一般主管都會(huì)盡量避免采取紀(jì)律處分，但是有時(shí)候，僅管你已經(jīng)多次與員工討論他 的工作表現(xiàn)或習(xí)慣，但他仍然沒有改善；總使你已給與支持，并與員工重視討論問題，以期待他有所改善，但他只有少許改善，甚至毫無進(jìn)展。這時(shí)，我們沒有其他選擇，只好采取紀(jì)律處分，以解決問題。
在某些情況下，主管必須立即采取 紀(jì)律處分。最常見的情況是員工嚴(yán)重違反公司的政策或工作程序，例如：嚴(yán)重違反安全規(guī)則、在公司藏有違禁物品、偷竊等。
假如不改善員工的工作表現(xiàn)或工作習(xí)慣，可能會(huì)有深遠(yuǎn)的影響。工作小組內(nèi)的每位成員你的職責(zé) 都是公司的一份子，如果有員工的工作表現(xiàn)不如理想，或違反了既定的工作規(guī)則，對(duì)于其他員工來說并不公平，因?yàn)槠渌麊T工要為他承擔(dān)工作上的后果，同時(shí)會(huì)理所當(dāng)然地要求公司內(nèi)人人都遵守規(guī)則。你有責(zé)任維持工作小組內(nèi)的公正及秩序。你采取紀(jì)律處分，目的是協(xié)助員工改善，使他的工作表現(xiàn)符合既定的標(biāo)準(zhǔn)，并且注意安全，以理智的態(tài)度處事。
讓我們研究一下“紀(jì)律”的含義。你聽到這兩個(gè)字的時(shí)候有什么聯(lián)想？許多人都會(huì)想到懲罰。但對(duì)于你喜愛的球隊(duì)來說，紀(jì)律又是指什么呢？你希望球員紀(jì)律良好，合作精練純熟。紀(jì)律處分 幫助球隊(duì)取勝的因素就是紀(jì)律，所以“紀(jì)律”也有積極的意義。
事實(shí)上，調(diào)查顯示采用積極的態(tài)度去執(zhí)行紀(jì)律處分是會(huì)最有效的。積極的態(tài)度是指與員工合作，一起解決問題或提高工作水平，你應(yīng)該以改善為主要目標(biāo)，而不是懲罰員工，或把員工解雇。
堅(jiān)決與積極的紀(jì)律處分是堅(jiān)決和公正的，只有在必要時(shí)采取適當(dāng)?shù)募o(jì)律處分。這些行動(dòng)也是公 正 支持員工的方法，因?yàn)槟慵伺c員工合作，并表示你有信心他能夠解決問題。
態(tài)度堅(jiān)決就是表示有需要采取紀(jì)律處分時(shí)，你不會(huì)為了方便工作或偏視員工而避免采取紀(jì)律處分是你的決定，并清楚解釋對(duì)員工的處分，也要說明如果問題不解決，你將會(huì)采取什么行動(dòng)。你當(dāng)然不希望因?yàn)闇贤ㄓ袉柖氯魏握`解。
采取紀(jì)律處分時(shí)，怎樣才可以保持公正呢？你應(yīng)一視同仁，對(duì)每個(gè)人都引用同樣的規(guī)則采取同樣的行動(dòng)在；所給與的處分要適當(dāng)，不應(yīng)該太嚴(yán)厲或?qū)捜荨?br>
準(zhǔn)備要 在采取行動(dòng)之前，你必須做妥準(zhǔn)備工夫，翻閱已有的檔案、政策守則、已往與員工討論的紀(jì)律、或其他手頭上的資料；此外，你要給與員工解釋的機(jī)會(huì)。請(qǐng)記著，你這次討論充 分 是針對(duì)員工的行為，而并非員工本人。只有收集各項(xiàng)有關(guān)的資料，才可以集中討論事實(shí)。
主持有關(guān)紀(jì)律處分的討論并不容易。沒有人喜歡受懲罰，盡管他有錯(cuò)，情形也是一樣。員工可能生氣或變得激動(dòng)，甚至用言語(yǔ)攻擊你。很多時(shí)候你會(huì)聽到這樣的原因，不要讓員工有受到恐赫的感覺。保持態(tài)度堅(jiān)決、公正，在必須采取適當(dāng)?shù)募o(jì)律處分時(shí)，也應(yīng)該對(duì)員工表示信心及支持。
漸進(jìn)式的今天，愈來愈多機(jī)構(gòu)采用漸進(jìn)的紀(jì)律處分方式。就是說，如果員工的工作水平仍然未符合標(biāo)準(zhǔn)、工作習(xí)慣仍然不理想、或者繼續(xù)違犯規(guī)則，他所受的懲罰會(huì)愈來愈厲害。漸進(jìn)紀(jì)律處分 式的紀(jì)律處分讓員工有足夠的機(jī)會(huì)改進(jìn)，也讓員工有自由選擇如何反應(yīng)。處分最終的目的是協(xié)助員工積極改進(jìn)，但也清楚指出員工如果再不改善的可能后果，并確保所采取的紀(jì)律處分是公正的。
溝通管理學(xué)為漸進(jìn)式紀(jì)律處分提供了一套有系統(tǒng)的方法。你大概已經(jīng)學(xué)會(huì)了如何處理各種討論，以求改善員工的工作表現(xiàn)和習(xí)慣及采取有效的督促行動(dòng)；在本課程里，你將會(huì)學(xué)到如何進(jìn)行有效的紀(jì)律處分討論。請(qǐng)記著，公式的處分討論應(yīng)該是最后才使用，目的是要解決問題，而非處罰或開除員工。
重要步驟
當(dāng)你需要處分員工時(shí)，采用以下的重要步驟，與基本原則配合運(yùn)用，可以幫助你有效地主持討論：
1.說明當(dāng)前的情況，簡(jiǎn)略復(fù)述以前討論的要點(diǎn)
2.詢問導(dǎo)致問題產(chǎn)生的原因
3.專心聆聽，表示了解對(duì)方感受
4.說明你必須采取的處分和原因
5.協(xié)定具體行動(dòng)及跟進(jìn)日期
6.表示對(duì)員工有信心
采取重要步驟的原則
1、 說明當(dāng)前的情況，簡(jiǎn)略復(fù)述以前討論的要點(diǎn)
■要明確
■簡(jiǎn)略復(fù)述要點(diǎn)
首先是澄清問題，你要指出 （1）上次討論后，員工已經(jīng)做了什么，或有什么應(yīng)做而未做；（2）事情已經(jīng)嚴(yán)重到必須立即采取紀(jì)律處分了。如果你以前曾經(jīng)和他討論，就簡(jiǎn)略地復(fù)述有關(guān)的問題、雙方同意了的計(jì)劃及已經(jīng)執(zhí)行的行動(dòng)。如果員工的表現(xiàn)有改進(jìn)，即使做得不夠好，你也應(yīng)該表示注意到他的改進(jìn)。
“在上兩次的討論中，你同意以后要準(zhǔn)時(shí)上班，并訂下具體的計(jì)劃使自己準(zhǔn)時(shí)。但上次討論后，你在19號(hào)星期二仍遲了15分鐘上班，25號(hào)星期一又遲了20分鐘。雖然你已經(jīng)有少許改善，但仍未能使人滿意。”
要盡量明確，引用手頭上的資料，說明問題的嚴(yán)重性。避免批評(píng)員工的工作態(tài)度，這只會(huì) 引起員工的反感。針對(duì)事實(shí)可以維護(hù)員工的自尊（基本原則1），鼓勵(lì)他們積極參與討論。
2、 詢問導(dǎo)致問題產(chǎn)生的原因
■采用開放式的問題
讓員工解釋他的情況，請(qǐng)他幫忙找出問題的原因（基本原則3）。采用開放式的問題去搜集具體資料，但注意不要像盤問一樣。
“我想聽聽你的意見，究竟是什么原因，令你的工作水平無法達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)呢？”
你要顯示你希望聽到員工解釋，這可以維護(hù)他的自尊心（基本原則1）。
3、專心聆聽，表示了解對(duì)方感受
■留心聆聽
■了解對(duì)方的感受
■總結(jié)原因
留心聆聽，嘗試了解員工的感受。員工在這次討論中可能會(huì)激動(dòng)起來，你要專心聆聽，表示了解他的感受（基本原則2），讓他發(fā)泄不滿的情緒。盡管員工每次的解釋都是一樣，也請(qǐng)不要過早下判斷或表示不信任；你不需同意所聽到的解釋，但你可以表示理解，同時(shí)保持堅(jiān)定的立場(chǎng)。
在采用重要步驟四之前，總結(jié)員工提供的資料，確保雙方都明白所討論的問題。
4、說明你必須采取的處分和原因
■要明確
■不威赫
說明你要采取的紀(jì)律處分和原因（如果這是第一次討論，則指出事件的嚴(yán)重性），解述員工不解決問題的后果，或甚至有可能被解雇。集中討論事件本身，有助于維護(hù)員工的自尊（基本原則1）。
“我要把你停職三天。你所犯的錯(cuò)誤非常嚴(yán)重：危險(xiǎn)操作 車及損壞公司財(cái)物，應(yīng)受到這樣的處分。如果再有同樣的事情發(fā)生，我將會(huì)解雇你。”
讓員工明白紀(jì)律處分是立即生效；一般情況下你還要向員工發(fā)出書面通知。
如果員工變得生氣或不安，請(qǐng)專心聆聽，保持諒解的態(tài)度（基本原則2）。你要表示了解他感受，但立場(chǎng)堅(jiān)決，要強(qiáng)調(diào)是因?yàn)樗茨芙鉀Q問題，你才需要采取行動(dòng)，并清楚指出只要他有所改善，就可以避免以后的處分。盡快采用第五項(xiàng)步驟，商討解決問題的辦法。
5、協(xié)定具體行動(dòng)及跟進(jìn)日期
■盡可能征求及采納員工的意見
■訂立具體行動(dòng)計(jì)劃
你的目標(biāo)是解決問題，你要表示愿意提供協(xié)助。這可以維護(hù)員工的自尊（基本原則1）。清楚講到員工必須達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)，并請(qǐng)他幫忙（基本原則3）找出可以幫他達(dá)到這些標(biāo)準(zhǔn)的方法，以他的意見為基礎(chǔ)，協(xié)助他克服障礙。
如果員工變得生氣或不安，請(qǐng)保持冷靜，再次指出他必須達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)，并向他解釋他必須想辦法達(dá)到這些標(biāo)準(zhǔn)。
訂下適當(dāng)?shù)娜掌谂c員工研究他的進(jìn)展，這既表示你態(tài)度認(rèn)真，希望解決問題，也表示你愿意支持他的努力。
6、表示對(duì)員工有信心
■態(tài)度要誠(chéng)懇
以肯定的態(tài)度結(jié)束討論。除了少數(shù)頑劣的員工不受輔導(dǎo)外，一般員工經(jīng)過輔導(dǎo)后，都可以納入正軌。你要再次向員工解釋，這次討論是解決問題的機(jī)會(huì)，向員工表示你對(duì)他有信心，可以增強(qiáng)他自信（基本原則1），使他更積極地解決問題。
注意： 如果這是你第三或第四次與員工進(jìn)行紀(jì)律處分討論，而你又認(rèn)為極有可能需要解雇員工，則可以不必理會(huì)這個(gè)重要步驟。
總 結(jié)
作為管理員工，你應(yīng)有機(jī)會(huì)需要對(duì)員工采取紀(jì)律處分。你能夠有效運(yùn)用各項(xiàng)基本原則和重要步驟，就積極的與員工討論。你的目的是解決問題，而非處罰員工。
詳加策劃
與員工討論之前，應(yīng)先詳加策劃。首先翻閱所得的資料，確保你掌握所有事實(shí)；然后，填妥討論計(jì)劃表；接著重溫各項(xiàng)重要步驟，以采取有效的紀(jì)律處分。此外，你或許需要請(qǐng)教上司，為討論做好充分的準(zhǔn)備。
態(tài)度堅(jiān)決處罰公正
在討論時(shí)，要保持態(tài)度堅(jiān)定。員工必須明 你采取紀(jì)律處分的原因，以及如果他仍然不改善的后果。此外，你還應(yīng)保持公正，在討論時(shí)要專心聆聽，表示了解員工的感受，維護(hù)員工的自尊，并提供你的支持，解釋這次討論是協(xié)助他改善工作水平或工作習(xí)慣的機(jī)會(huì)。
你的目的
這次討論的目的，是協(xié)助員工達(dá)到既定的工作標(biāo)準(zhǔn)，幫助員工理智地處理自己的工作問題。只有在所有的方法失敗后，才辭退員工。
六、如何保持已改善的工作水平
課程目的
完成這個(gè)課程後，你就學(xué)會(huì)
■掌握機(jī)會(huì)，善用所學(xué)的技巧，保持巳改善的工作水平。
■按照“重要步驟”及“基本原則”，策劃及主持討論，研究如何保持巳改善的工作水平。
適當(dāng)時(shí)候
■在你與員工進(jìn)行工作表現(xiàn)或工作習(xí)慣的討論後，見到他們的工作水平或工作習(xí)慣有了改善，你就可以運(yùn)用本課程所教導(dǎo)的技巧。
學(xué)習(xí)原因
學(xué)習(xí)及運(yùn)用這些技巧，可以幫助你
■鞏固員工改善後的工作水平或習(xí)慣。
■激勵(lì)員工維持改善後的工作水平或習(xí)慣。
■讓員工明白良好的工作水平會(huì)帶來贊賞，他們因而會(huì)繼續(xù)改進(jìn)。
如何保持已改善的工作水平
“只有在我工作出錯(cuò)的時(shí)候，上司才找我談?wù)劇?#8221;
你是否常有這樣的感覺？上一次你告訴員工有開他們的工作水平或工作習(xí)慣已有改進(jìn)是甚麼時(shí)候？假如你和一般的主管或經(jīng)理一樣，只顧處埋工作漏弊，你就會(huì)覺得花時(shí)間去贊賞員工的改進(jìn)似乎是種奢望。
研究結(jié)果顯示以下雨項(xiàng)重點(diǎn)：
■正面的贊賞可以激勵(lì)員工保持改善後的工作水平。
■主管人員表示，當(dāng)員工的工作水平有改善的時(shí)候，他們都會(huì)盡量給與贊賞；但另一方面，很多員工卻表示就算他們工作出色，也甚少得到主管的常識(shí)。
正面的讀賞是激勵(lì)員工竭力工作的有效方法。在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候，對(duì)力求改造的員工說些適當(dāng)?shù)脑?，員工會(huì)十分受用；相反，員工若得不到鼓勵(lì)，就會(huì)大大降低工作的熱誠(chéng)。
付出後的收獲
處理員工工作表現(xiàn)和不良工作習(xí)慣的問題，雪要付出時(shí)間。當(dāng)員工有進(jìn)步時(shí)，記得委及時(shí)加以適當(dāng)鼓勵(lì)，確保你付出時(shí)間后，能收到效果。最佳的收獲，就是員工繼續(xù)改進(jìn)自己的工作。
員工需要得到贊賞
很多時(shí)候，正在改善自已工作水平的員工，知道自己的工作有進(jìn)步，都希望得到別人的贊賞。如果主管一句鼓勵(lì)的話都沒有，員工就會(huì)覺得主管只顧找錯(cuò)處，而不重視員工的改造，這會(huì)讓員工泄氛。如果員工認(rèn)為主管只會(huì)桃毛病而沒有鼓勵(lì)，他很快就會(huì)故態(tài)復(fù)萌，回復(fù)到原來不理想的工作水平或不良的工作習(xí)慣上。
事實(shí)上，就算我們力求完美，有時(shí)也會(huì)忘了在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候給與別人贊賞。我們每天都匆忙地處埋日常的工作及許多隨之而來的問題，很容易忘了要讀賞工作表現(xiàn)有改造的員工。主管的工作目標(biāo)，往住只看眼處埋“當(dāng)前急務(wù)”，在限期內(nèi)達(dá)成工作進(jìn)度，在這樣的情況下，很容易會(huì)忽視員工的進(jìn)步。
你與員工討論如何保持已改善的工作水平，對(duì)雙方都有好處。只要適當(dāng)?shù)靥幚?，就可以?duì)員工的工作有積極的影響。贊賞員工的進(jìn)步，往往能使員工保持現(xiàn)有水準(zhǔn)，受到激勵(lì)的員工會(huì)繼續(xù)把工作做好，并且對(duì)自己更有自信。
何時(shí)需要討論
當(dāng)你見到員工的工作水平或習(xí)慣有改善時(shí)，就算是輕微的改善，你也可以與員工討論如何保持改善後的工作水平。只要員工朝看正確的方向改善，就算未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，也是值得維持下去的；員工的工作水平雖然不一定有重大的改進(jìn)，但必須有顯著的追步，而可以確實(shí)地指出。
要使討論收到最大的效果，在發(fā)覺員工表現(xiàn)有改善時(shí)，你就應(yīng)該立刻提出討論。這樣，你就可以杷員工在改善工作方面所付出的努力和你給他的贊賞有效地聯(lián)結(jié)起來，當(dāng)員工知道良好的工作水平會(huì)受到贊賞，他就愿意繼續(xù)改進(jìn)自己的工作。
“從今天早上的報(bào)告中，我知道你的錯(cuò)誤卒己降低了1％。”
你可能已發(fā)覺，員工繼續(xù)改善工作表現(xiàn)時(shí)，你要給的積極贊賞也漸漸減少。當(dāng)然，如果問題再出現(xiàn)，你就需要和他討論，要他回復(fù)到正常的工作水平上；如果他持續(xù)地有所改善，你只需偶爾表示贊賞，就可以便他繼續(xù)改進(jìn)。
贊賞員工必須誠(chéng)懇
由於這是如此積極的討論，你可能想藉著這個(gè)機(jī)會(huì)，討論其他與員工工作表現(xiàn)有關(guān)的問題，例如，你可能會(huì)認(rèn)為這是個(gè)適當(dāng)時(shí)機(jī)，提醒員工應(yīng)該有更大的改進(jìn)，或者談些其他工作上的問題。千萬(wàn)不要這樣做，否則，員工會(huì)覺得你的贊賞不夠誠(chéng)意，或者覺得你表面在吹捧他，而背後另有企圖。其實(shí)，你將會(huì)有許多時(shí)間去解決其他的問題，就讓員工在這次的討論過程中，享受一下被贊賞的時(shí)刻，
贊賞要明確
對(duì)於工作表現(xiàn)有改善的員工，一般性的贊賞遠(yuǎn)不及明確池指出他們的工作改善的具體情形及其重要來得有效。試分析以下兩個(gè)例子的不同之處：
“近來你的工作大有追步，我很欣賞。”
“過去兩星期，你的錯(cuò)誤率減少了3％，我實(shí)在很欣賞，因?yàn)檫@樣可以節(jié)省金錢、時(shí)間和原料。”
雖然第一個(gè)例子沒有甚麼不對(duì)，但效果并不明顯。第三個(gè)例子就有效得多，它明確地說明員工改善的地方。明確的贊賞表示出主管的誠(chéng)意，使員工認(rèn)為“我所做的工作真是重要，的確值得贊賞。”
贊賞的益處
有時(shí)你會(huì)問：“為甚麼我要贊賞員工？他們拿薪水，就得工作。”答案很簡(jiǎn)單。你身為主管，別人是根據(jù)你及員工的工作表現(xiàn)來評(píng)價(jià)你，員工的工作表現(xiàn)就是你的工作表現(xiàn)；當(dāng)員工的工作有所改善，你助他們一臂之力，就是幫了自己。你個(gè)人、員工。工作小組及整個(gè)機(jī)構(gòu)都會(huì)因工作水平改善而獲益。
熟能生巧
你多與員工討論如何保持改善后的工作水平，你也愈會(huì)運(yùn)用討論技巧。最初與員工討論時(shí)，你可能會(huì)覺得有點(diǎn)不自在，尤其是當(dāng)你不善於贊賞別人，而員工又不習(xí)慣接受別人的贊賞時(shí)，那就更加尷尬。但是，當(dāng)員工知這你是衷心贊賞他們，而你又明白這些討論對(duì)工作小組的成功影響甚大時(shí)，這些不自然的情形很快就會(huì)消失。
重要步驟
當(dāng)你與員工討論如何保持己改善的工作水平時(shí)，下列的重要步驟會(huì)對(duì)你有幫助：
1．指出已改善的地方。
2．說明這項(xiàng)改善對(duì)你和工作小組的重要性。
3．留心聽取員工的意見。
4．詢問員工是否需要幫助，使工作更順利。
5．在適當(dāng)時(shí)向員工表示你會(huì)給與幫助。
6．感謝員工作出了改善。
采用重要步驟的原則
1、指出已改善的地方
■要清楚明確
■不要再提過去的問題
記住討論的目的是指出改善后攸的工作表現(xiàn)，并非重提過去不當(dāng)?shù)墓ぷ鞅憩F(xiàn)或習(xí)慣。請(qǐng)明確的說明員工已改善的地方，并指出具體的成績(jī)，避免含糊的贊美。
例如說一句“你做得好”還這不及說“你已經(jīng)把不良率減少至2％”來得有效。
明確地指出員工改善的地方，這是衷心贊賞員工最簡(jiǎn)單而且有效的方法。
指出員工已改善的地方，可以顯示你注意及重視員工的成績(jī)，同時(shí)，你會(huì)帶給員工一個(gè)訊息，就是你看重你的員工，并且尊重他們，這可以維護(hù)他們的自尊（基本原則1），確保員工繼續(xù)改進(jìn)工作的首要步驟。
2、說明這項(xiàng)改善對(duì)你和工作小組的重要性
■要清楚明確
解釋為什么員工改善的地方值得稱許，其實(shí)就是清楚指出員工的成績(jī)，讓他們了解你的確衷心贊賞他，這是增加員工自信的一大助力（基本原則1）。如果可以，請(qǐng)說明這項(xiàng)改善如何影響其個(gè)人及整體的生產(chǎn)力。像第一個(gè)重要步驟的情形一樣，這部份的贊賞要清楚明確。
含糊的一句話，如“你幫了我們很大的忙”，不及明確的表達(dá)如“你的不良率減少了3％，這使我們部門達(dá)到這個(gè)月的生產(chǎn)指標(biāo)”來得有效。
3、留心聽取員工的意見
■不要打斷對(duì)方的話
大多數(shù)人對(duì)自己的改善成果都引以為豪，希望告訴別人自己是如何取得這樣的成績(jī)。你應(yīng)該給他們機(jī)會(huì)表達(dá)一下，讓他們享受其中的樂趣?；蛟S你也想知道他們是如何取得這樣的成績(jī)，但請(qǐng)專心聆聽，不要打斷，給員工充足的時(shí)間詳述，這表示你有興趣知這他們是如何改善工作，并肯定他們的改進(jìn)是重要的。
只聆聽而不批評(píng)看似容易，但你往往會(huì)發(fā)覺自己希望發(fā)表意見。要盡量避免提出自己的見解，因?yàn)檫@會(huì)阻礙員工全面解釋他怎樣取得這樣的成績(jī)。請(qǐng)專心聆聽，并表示了解對(duì)方的感受（基本原則2），這清楚地表示出你理解員工額外付出的努力。
有些員工會(huì)興致勃勃地談?wù)撟约汗ぷ鞲纳频某晒?，但有些人卻不愿意多說。假如遇到這樣的情形，不必勉強(qiáng)員工，就直接采用第四個(gè)重要步驟。
4、詢問員工是否需要幫助，使工作更順利
■主動(dòng)提供協(xié)助
在討論過程中，管理人員不適宜指出員工應(yīng)該要有更大的改追，或提及其他工作上的問題。這時(shí)，由於討論的氣氛積極而有建設(shè)性，你可以問員工是否需要協(xié)助，以維持他已作出的改善?；蛟S你們大家會(huì)想到一些方法，可以減少工作上的問題，而入能維持你目前對(duì)員工表現(xiàn)的期望。員工提出可龍遇到的問題時(shí)，請(qǐng)專心聆聽，以諒解的態(tài)度回應(yīng)（基本原則2)，讓他知道你衷心希望他可以維持良好的工作表現(xiàn)。
5、在適當(dāng)時(shí)向員工表示你會(huì)給與幫助
■以開明的態(tài)度考慮員工的意見?
■確定采取行動(dòng)或回復(fù)的日期
有時(shí)員工提出一項(xiàng)要求或建議，如果可以即時(shí)接納或處理，你應(yīng)該立即說明將如何處理及何時(shí)進(jìn)行，這顯示你支持員工的工作，這也是加強(qiáng)員工自信心的另一方法（基本原則1）。
如果你不清楚是否可以立即采用員工的建議，請(qǐng)向員工解釋你需要再作研究，另定日期回覆。你研究過建議，決定如何辦理後，必須讓員工知道你將會(huì)做些甚麼及何時(shí)進(jìn)行，尤其是當(dāng)你知道不能夠采用員工的建議時(shí)，這更是重要。向員工解釋你如何考慮他的要求及不龍接納的原因，至少，顯示你重視他的要求，并已經(jīng)研究過，這樣做可以維持員工的自尊（基本原則1）。
不論員工的要求是否適當(dāng)，如果無法采用，你應(yīng)該表示了解對(duì)方的想法（基本原則2），并說明員工的意見很好，可惜你不能夠采用。
6、感謝員工作了改善
■要誠(chéng)懇和簡(jiǎn)潔
在結(jié)束討論時(shí)表示感謝，可以加強(qiáng)討論時(shí)稱贊的效果。這是員工在討論完畢，返回工作崗位前聽到的最後一句話，印象特別深刻。一句簡(jiǎn)單的“謝謝”，可以加強(qiáng)員工的自信心（基本原則1)，也可自然地結(jié)束這次討論。
要成為成功的主管，需要使用多種不同的技巧；你從本課程學(xué)到的，與其他技巧同樣基本而重要。作為一位主管或經(jīng)理，你要對(duì)員工的工作負(fù)青。他們的成功就是你的成功，他們的失敗也就是你的失敗。讓員工維持已改善的工作水平，對(duì)員工、工作小組及整個(gè)工作機(jī)構(gòu)都有好處。
本課程并沒有夸大贊賞別人工作成就的影響。想想看，假如你付出了努力去改善自己的工作水平，而上司一點(diǎn)表示也沒有，你的感受會(huì)如何？你明白沒有贊賞會(huì)令人泄氛，就知道贊賞是多麼有效的激勵(lì)。
你從本訓(xùn)練課程學(xué)到的基本原則及六個(gè)重要步驟是一個(gè)有效的方法，可以幫助工作小組保持已改善的工作水平。
重要原則
當(dāng)你運(yùn)用這些重要的技巧時(shí)，請(qǐng)緊記下列各點(diǎn)：
■只討論員工已改善的地方，而非員工在其他方面的表現(xiàn)。
■就算員工覺得不好意思，也不要顧忌去贊賞他。
■當(dāng)你注意到員工的工作已有改善，即使是輕微的改善，也可以與他討論如何保持已改善的工作水平。
■當(dāng)員工已改善的工作水平變成習(xí)慣時(shí)，與員工進(jìn)行討論的需要會(huì)日漸減少。
■與員工討論之前，一定要做好準(zhǔn)備工夫。你可以利用本課程提供的討論計(jì)劃表去決定談話的內(nèi)容及如何進(jìn)行討論。
■上司也可以指導(dǎo)你應(yīng)用所學(xué)的技巧，幫助你與員工討論。
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