摘要：項目的決策和計劃依賴于項目的信息溝通。良好的溝通有利于建立和改善人際關系，為項目經理的成功提供重要手段。因此，項目溝通管理在項目實施過程中的至關重要性顯而易見的。如何進行項目溝通是項目成功的重要因素之一。項目溝通幾乎貫穿于項目的每個環(huán)節(jié)，有效的溝通管理促成項目的成功，各項目干系人都應明白溝通會對項目產生怎樣的影響，可以說，溝通的成敗將決定整個項目的成敗。本文從項目溝通管理的定義出發(fā),揭示了項目溝通的重要性,分析項目溝通管理的技巧及方式,闡述了溝通管理應堅持的幾項原則。
關鍵詞：溝通、項目溝通管理、溝通技巧、項目溝通原則
一、項目溝通管理
(一) 溝通的定義
所謂溝通，是人與人之間的思想和信息的交換，是將信息由一個人傳達給另一個人，逐漸廣泛傳播的過程。著名組織管理學家巴納德認為“溝通是把一個組織中的成員聯(lián)系在一起，以實現(xiàn)共同目標的手段”。
項目溝通管理,就是為了確保項目信息及時適當?shù)禺a生、收集、傳播、保存和最終處置所需實施的一系列過程。
(二) 溝通重要性
溝通管理是企業(yè)組織的生命線。管理的過程，也就是溝通的過程。通過了解客戶的需求，整合各種資源，創(chuàng)造出好的產品和服務來滿足客戶，從而為企業(yè)和社會創(chuàng)造價值和財富。企業(yè)是個有生命的有機體，而溝通則是機體內的血管，通過流動來給組織系統(tǒng)提供養(yǎng)分，實現(xiàn)機體的良性循環(huán)。溝通管理是企業(yè)管理的核心內容和實質。
企業(yè)管理有四種職能：計劃、組織、領導、控制，而貫穿在其中的一條主線即為溝通。溝通為實現(xiàn)其管理職能的主要方式、方法、手段和途徑。 沒有溝通，就沒有管理，沒有溝通，管理只是一種設想和缺乏活力的機械行為。溝通是企業(yè)組織中的生命線。好像一個組織生命體中的血管一樣，貫穿全身每一個部位、每一個環(huán)節(jié)，促進身體循環(huán)，提供補充各種各樣的養(yǎng)分，形成生命的有機體。
溝通管理是創(chuàng)造和提升企業(yè)精神和企業(yè)文化，完成企業(yè)管理根本目標的主要方式和工具。管理的最高境界就是在企業(yè)經營管理中創(chuàng)造出一種企業(yè)獨有的企業(yè)精神和企業(yè)文化，使企業(yè)管理的外在需求轉化為企業(yè)員工自在的觀念和自覺的行為模式，認同企業(yè)核心的價值觀念和目標及使命。而企業(yè)精神與企業(yè)文化的培育與塑造，其實質是一種思想、觀點、情感和靈魂的溝通，是管理溝通的最高形式和內容。沒有溝通，就沒有對企業(yè)精神和企業(yè)文化的理解與共識，更不可能認同企業(yè)共同使命。
溝通管理更是管理創(chuàng)新的必要途徑和肥沃土壤。許多新的管理理念、方法技術的出臺，無不是經過數(shù)次溝通、碰撞的結果，以提高企業(yè)管理溝通效率與績效為目的，其根本目的是提高管理效能和效率。
在項目管理中，專門將溝通管理作為一知識領域。PMBOK中也建議項目經理要花75%以上時間在溝通上，可見溝通在項目中的重要性。多數(shù)人理解的溝通，就是善于表達，能說、會說，項目管理中的溝通，并不等同于人際交往的溝通技巧，更多是對溝通的管理。
二、 項目溝通管理包括以下幾方面工作
1、確定溝通目標：項目中溝通對象主要為項目干系人，不同干系人需要的信息可能不同，所以在項目啟動時，就要識別所有的項目干系人。以及不同人的不同信息需求;
2、制定溝通計劃：溝通對象，需要的信息，信息發(fā)布頻率等都要確定好;
3、執(zhí)行溝通計劃。看上去，很簡單，每個項目都可以依此模式套用，但實際上很多項目在執(zhí)行中都會出現(xiàn)溝通問題.
三、 溝通技巧
在溝通管理過程中一定要善于運用非語言信號為語言的效果進行鋪墊，真誠的微笑，熱烈的握手，專注的神態(tài)，尊敬的寒暄，都能給對方帶來好感，活躍溝通氣氛，加重后面語言的份量。在工作過程中本人總結出了如下增進溝通效果的技巧：
l 肯定，贊美對方
這幾乎是一個屢試不爽的特效溝通潤滑劑。這個世界上的人，沒有不吃表揚的，學會贊美，將使在任何溝通中一帆風順。即使給領導提意見，也要先表揚后批評。不要怕人說拍馬屁，把拍馬屁當作對領導的激勵，只要表揚的內容屬實就沒問題。領導與員工一樣都是人，員工需要激勵，領導同樣需要激勵。
2 開誠布公
又被稱為不設防戰(zhàn)術，意在向人們明確表示放棄一切防備，胸襟坦蕩，誠懇待人。
3 求同存異
又被稱為最大公約數(shù)戰(zhàn)術。人們只有找到共同之處，才能解決沖突。兩口子吵架，最后一句話“為了孩子”相擁和解;兩個員工爭執(zhí)不休，最后一句話“都是為了工作”握手言和。無論人們的想法相距多么遙遠，總是能夠找到共同性。有了共性，就有了建立溝通橋梁的支點。
4 淺顯易懂
這是提高溝通效率的捷徑。能夠用很通俗的語言闡明一個很復雜深奧的道理是一種本事，是真正的高手。毛澤東把馬克思主義的道理千條萬緒歸結為一句話：造反有理。精辟至極。大師的語言，最大的特點就是生動淺顯，容易解碼因而容易理解。
四、 項目溝通應堅持的原則
(一) 統(tǒng)一性原則
經由溝通管理“三步曲”建立起來的建設管理秩序本身就是為項目建設制定的統(tǒng)一運轉管理模式,從信息、的產生、傳遞、接收到信息的反饋的全過程是一致的。它與項目建設有關規(guī)定、說明、報告及規(guī)范操作辦法一起,構成了項目溝通管理的《通用詞典》。雖然《通用詞典》也需要隨著項目的進展與經驗的積累而不斷充實、調整與完善,但是,它的存在必然成為溝通管理所遵循的統(tǒng)一性原則之參照體系,這樣一個模板的建立,越來越體現(xiàn)出溝通管理統(tǒng)一性原則的實用價值和關鍵所在。
(二)、溝通有效原則
所有的溝通工作都是為了使某一事件或問題矛盾得到解決、使矛盾各方最終達成一致而開展的。對信息的接收與理解是否符合信息發(fā)出者的思維宗旨,接收者與發(fā)出者間是否存在歧義,是衡量溝通是否有效的標準。
有效的溝通起始于積極有效的聆聽,在溝通中經常出現(xiàn)這樣的情況:雖然你聽到了我的話,并表示理解了,但是,你所認為的理解并不是我說話的本意。因此,有效聆聽是首要的。
在項目管理實踐過程中,在口頭溝通和會議溝通時溝通各方要集中精力,適時提問以真正弄清概念。避免詞不達意或理解偏差,造成“你講你的,我想我的”,聆聽者要有耐心聽清、弄懂講話者的整個思路,不打斷、不排斥不同意見、不拒絕不同觀點,更不要帶著偏見去聽。
其次,信息發(fā)布者在表達中要使用準確、坦白的語言,盡量避免由于婉轉客套的表達方式帶來的誤解。為了確定接收者是否足夠準確地接收到了信息,可以請其表述其對信息的理解。
在書面溝通中,對于已被確定使用的文件格式要堅持正確運用,文字簡單明了,消除不必要的論述和評論,避免模棱兩可的結論和意見,使人易于理解。
只有信息發(fā)布者與接收者的理解一致了,溝通才可稱為有效。
(三)、溝通必要原則
溝通管理也是要付出代價的,如果因過度的溝通工作或繁雜的文檔規(guī)定使項目管理工作效率低下,那將是得不償失的。因此,溝通工作的時機與頻率的把握至關重要,一切要以必要原則為準繩,在項目關鍵環(huán)節(jié)工作結束、出現(xiàn)問題時、統(tǒng)一目標時等必要問題的時間開展。項
(四)、溝通及時原則
信息的產生、傳遞與接收就是為使項目得到順利進行,溝通的及時可以使項目中出現(xiàn)的問題盡快得到解決,項目得以持續(xù)進行,這也是關系項目目標能夠實現(xiàn)的重要保障。
綜上所述， 溝通是人際之間傳遞和溝通信息的過程，它對于項目取得成功是必不可少的，而且也是非常重要的。
無論何種規(guī)模及類型的項目都有其特定的周期。項目周期的每一個階段都是重要的甚至是關鍵性的，特別是大型土建工程和復雜的成套設備生產線安裝過程更是如此。顯而易見，為做好每個階段的工作，以達到預期標準和效果，就必須在項目部門內、部門與部門之間、以及項目與外界之間建立溝通渠道，快速準確的傳遞和溝通信息，使項目內各部門達到協(xié)調一致;使項目成員明確各自的職責，并了解他們的工作對實現(xiàn)整個項目目標所做的貢獻;通過大量的信息溝通，找出項目管理的問題及解決問題，制訂政策并控制評價結果。因此，通過良好的項目溝通管理，必將做好人力資源管理工作，更好的實現(xiàn)項目目標。
