行業(yè)背景

所屬行業(yè)：藝術(shù)教育

業(yè)務(wù)類型：是一所專業(yè)從事舞蹈藝術(shù)教學(xué)和藝術(shù)素質(zhì)教育的學(xué)校，涵蓋民族舞、芭蕾舞、爵士舞、街舞等多種舞蹈類型，致力于為學(xué)生提供多樣化、個性化的舞蹈培訓(xùn)。

行業(yè)地位：八音舞蹈是在舞蹈教育領(lǐng)域較具影響力的品牌之一，由于其對于舞蹈藝術(shù)教育的專注和創(chuàng)新，以及強(qiáng)大的師資力量和豐富的課程設(shè)置，已經(jīng)在業(yè)界建立了廣泛而良好的聲譽(yù)。

合作概要：通過日事清實現(xiàn)學(xué)校各類工作和課程計劃項目式管理，各類審批、培訓(xùn)等常規(guī)動作流程化管理，整體提升組織的數(shù)字化管理水平，在管理效能上再上臺階。

使用日事清之前痛點(diǎn)

1.學(xué)員信息管理難。

學(xué)校教育以學(xué)生為中心，八音舞蹈也是如此。由于學(xué)校規(guī)模大，設(shè)課種類多，學(xué)員數(shù)量也多，學(xué)員信息登記和管理就是重中之重，利用傳統(tǒng)方法進(jìn)行信息管理已經(jīng)暴露出了諸多問題。

信息收集過程中，利用人工紙質(zhì)登記或者制作表格等方式，不僅人力成本高、效率低，還會出現(xiàn)數(shù)據(jù)出錯、動態(tài)數(shù)據(jù)無法及時調(diào)整等問題；

信息保存過程中，隨著家長們對于孩子信息安全的重視程度越來越高，僅憑早期的人工保存方式難免會出現(xiàn)隱私信息泄露等問題；

數(shù)據(jù)利用過程中，學(xué)校各部門之間缺乏溝通和數(shù)據(jù)共享，同樣的數(shù)據(jù)有時候會被不同部門重復(fù)收集，造成數(shù)據(jù)冗余；

對于數(shù)據(jù)的及時優(yōu)化更新和清理，也總是滯后，導(dǎo)致數(shù)據(jù)無用或者浪費(fèi)。

2.招生工作環(huán)節(jié)亂。

為了擴(kuò)大招生流量，需要做的前期工作多。這個過程中，包括有物料準(zhǔn)備、掃樓、確定招生位置等等工作環(huán)節(jié)，但是由于缺乏數(shù)字化工具進(jìn)行信息管理和便捷聯(lián)絡(luò)，這些工作僅通過會議或者通知的形式下發(fā)給各位負(fù)責(zé)人，雖然信息可以及時傳遞，但每個環(huán)節(jié)缺少清晰易懂的詳細(xì)說明和反饋機(jī)制，就容易導(dǎo)致溝通效率低下、信息延遲和錯誤，從而影響最終招生效果和消費(fèi)者聲譽(yù)度。

3.審批環(huán)節(jié)耗時長。

不管是在招生還是在日常工作中，學(xué)校管理都存在一個重要難題，就是審批時間太長。審批流程由人工來走，缺乏清晰的標(biāo)準(zhǔn)和協(xié)調(diào)性，審核環(huán)節(jié)需要很多溝通和協(xié)調(diào)，申請進(jìn)展很難及時對接；有時候還會出現(xiàn)審批負(fù)責(zé)人工作任務(wù)太多而忘記審核的現(xiàn)象，導(dǎo)致申請人工作進(jìn)展延后；同時 ，由于整個審核過程由于審核人員水平參差而有所差別，容易導(dǎo)致最終工作質(zhì)量無法保持一致，甚至要返工或者重新審核，大大增加了工作量。

4.教師培訓(xùn)質(zhì)量雜。

沒有打造一個統(tǒng)一的人才培養(yǎng)流程體系，缺乏統(tǒng)一固化的優(yōu)質(zhì)流程來培訓(xùn)教師，培訓(xùn)過程混亂，給新員工一種難以信任的感覺，同時，由于培訓(xùn)過程中每個階段缺乏嚴(yán)格的考核過程，人才質(zhì)量難以把控，最終培訓(xùn)的效果也會大打折扣，影響學(xué)校的整體教學(xué)水平。

日事清解決方案

1.搭建學(xué)員專屬的檔案卡片。

日事清支持通過項目管理所有學(xué)員的信息。建立名為“學(xué)員信息”的項目，每個項目之下設(shè)開課前準(zhǔn)備、報名情況、試聽、學(xué)費(fèi)繳納、考勤、學(xué)習(xí)測驗等項目模塊，為每一模塊下所屬的學(xué)員建立專屬的任務(wù)卡片，學(xué)員的基本身份信息、由誰接待、付費(fèi)內(nèi)容、行為習(xí)慣和個人記錄等，都可以呈現(xiàn)在卡片信息中。

通過這樣分模塊、設(shè)卡片，方便數(shù)字化存檔所有學(xué)員的信息，方便查找、整理，進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，也方便學(xué)校統(tǒng)一管理固定階段中的所有學(xué)員。

同時，通過建立學(xué)員的專屬卡片，可以將學(xué)員整個學(xué)習(xí)周期的學(xué)習(xí)表現(xiàn)和課堂反饋都呈現(xiàn)出來，為后期復(fù)盤提供更為全面細(xì)致、客觀的依據(jù)，也可以為家長更豐富地呈現(xiàn)學(xué)員的在校表現(xiàn)，大大提升家長對于學(xué)校的信賴度和認(rèn)可度。

2.搭建權(quán)責(zé)明晰的招生流程。

在日事清，利用項目流程將學(xué)校招生的前期調(diào)研、策劃、物料預(yù)備等環(huán)節(jié)都搭建出來，流程下的每一個大環(huán)節(jié)都可以通過任務(wù)進(jìn)行細(xì)化完善，每一份任務(wù)都有相應(yīng)的任務(wù)描述、執(zhí)行要求、執(zhí)行人、執(zhí)行時間，以及執(zhí)行進(jìn)度條，任務(wù)到期還會自動提醒，任務(wù)延期未完成會有紅色標(biāo)識警示。

對于招生工作的負(fù)責(zé)人來說，通過項目看板視圖，可以總覽整個招生項目的運(yùn)行進(jìn)度，進(jìn)度滯后或者提前都能清晰掌握，對應(yīng)責(zé)任人執(zhí)行情況反饋不及時、不到位的問題就可以迎刃而解。

對于相應(yīng)的責(zé)任人來說，安排的任務(wù)會體現(xiàn)到每個人的日程中去，不用擔(dān)心因為手頭工作太多而忘記，任務(wù)描述還會對工作質(zhì)量和細(xì)節(jié)提出要求，待合格完成才會順利流轉(zhuǎn)到下一板塊。

3.搭建省時高效的審批流程。

將學(xué)校的各項請假銷假、報賬報銷、學(xué)研活動申請、合同簽訂等重點(diǎn)常見的審批工作在日事清流程中搭建出來，流程由申請人發(fā)起，自動流轉(zhuǎn)至審批人處，審批人根據(jù)申請情況決定審核通過或不通過，通過即進(jìn)行下一步驟，不通過即流程自動回轉(zhuǎn)至申請人處經(jīng)修改進(jìn)行再次申請，節(jié)約了人為跑審批流程的時間，大幅度提升了審批的效率。

4.搭建統(tǒng)一優(yōu)質(zhì)的培訓(xùn)流程。

優(yōu)秀的組織十分重視人才的復(fù)制。八音舞蹈通過日事清搭建新教師培訓(xùn)的流程，正是一個復(fù)制人才的過程。新人入職是一件繁雜而重要的工作，對于學(xué)校來說，更是十分重要。

現(xiàn)在，通過日事清流程，將教師入職培訓(xùn)期間需要的企業(yè)文化、備課要求、授課內(nèi)容、考核標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容固定下來，有新人加入就啟動該流程，按期完成相應(yīng)的任務(wù)，既能給新教師一個充實的培訓(xùn)期，打好未來工作的基礎(chǔ)；也能減少學(xué)校為新教師培訓(xùn)付出的非必要成本。

同時，日事清最近上新的流程條件分支、步驟條件分支中新增公式結(jié)果作為判斷條件，通過在需要進(jìn)行判斷的步驟中添加公式，設(shè)置公式計算規(guī)則，配置判斷條件規(guī)則等步驟，發(fā)揮流程過濾篩選作用。

使用日事清后的效果

1.學(xué)員信息全周期管理。

通過在日事清搭建專屬于每位學(xué)員的檔案卡片，學(xué)校對于學(xué)員信息的收集和引用更加方便，對于學(xué)員信息的管理也更加安全可靠，對于學(xué)員整個學(xué)期內(nèi)的學(xué)習(xí)表現(xiàn)也能及時記錄，對于學(xué)校、學(xué)員和家長都是有利無害。

2.招生各環(huán)節(jié)有序進(jìn)行。

通過日事清對學(xué)校招生工作進(jìn)行有效改進(jìn)，有條不紊的招生環(huán)節(jié)不僅保證了招生質(zhì)量，也在潛移默化之中提升了學(xué)校內(nèi)部各位老師的協(xié)作性，更是在家長和學(xué)員面前塑造了良好的品牌形象，對于學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展至關(guān)重要。

3.審批效率大幅度提高。

通過使用日事清進(jìn)行自動流轉(zhuǎn)審批，整理整個審批流程，規(guī)范化審批的各個節(jié)點(diǎn)，減少了審核繁瑣環(huán)節(jié)和重復(fù)驗證，提高了審批工作效率和準(zhǔn)確度，同時也降低了審核帶來的重復(fù)機(jī)械工作量，整體上縮短了審批周期。

4.新教師培訓(xùn)質(zhì)量保證。

通過日事清搭建優(yōu)質(zhì)的教師培訓(xùn)流程，為將來教師教育教學(xué)工作素質(zhì)和職業(yè)發(fā)展能力提升打下了良好的基礎(chǔ)，為學(xué)員創(chuàng)造更優(yōu)質(zhì)的學(xué)習(xí)環(huán)境和更好的學(xué)習(xí)效果，改善并推動整個學(xué)校向更高效、專業(yè)化的方向發(fā)展，提升學(xué)校的核心競爭力。

總結(jié)

今天的時代，扎實的業(yè)務(wù)能力固然重要，但是也絕對不能再忽視用數(shù)字協(xié)同方式提升組織的整體管理效能，借助先進(jìn)的工具，幫助學(xué)校進(jìn)行精細(xì)化管理和分工協(xié)作，推進(jìn)學(xué)校實現(xiàn)生態(tài)化、數(shù)字化、自動化等全面轉(zhuǎn)變，提高管理效率，進(jìn)一步滿足多樣化、特色化的教育需求。八音舞蹈的改革之舉，必將為學(xué)校長遠(yuǎn)發(fā)展發(fā)揮重要價值。

公司簡介

八音舞蹈成立于2004年，由北京市海淀區(qū)教委批準(zhǔn)成立，是一所專業(yè)從事舞蹈藝術(shù)教學(xué)和藝術(shù)素質(zhì)教育的學(xué)校。

學(xué)校秉承“以舞蹈藝術(shù)教育為載體，傳承中國傳統(tǒng)文化”的理念，以提高學(xué)生綜合素質(zhì)為宗旨，以提高教育教學(xué)質(zhì)量為根本，不斷開拓創(chuàng)新之路，充分發(fā)揮新型教學(xué)模式及優(yōu)勢，著力構(gòu)建一流教育教學(xué)體系及專業(yè)人才培養(yǎng)體系，力爭成為北京市青少年兒童舞蹈藝術(shù)教育領(lǐng)域的領(lǐng)航人！

學(xué)校已經(jīng)整整走過了17年的風(fēng)雨，17年艱辛，17年付出，17年老師同學(xué)的支持和關(guān)注，成就了今天已成為國內(nèi)領(lǐng)先的舞蹈教育品牌之一的八音舞蹈。