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夢想啟航 耀動未來 *************大會 工 作 手 冊 中國 太原 工作人員聯(lián)系表 工作人員總表：
注：員工最終人數(shù)統(tǒng)計(jì)請注明男女，以便如果需要過夜安排房間 工作人員細(xì)分表：
（注：以上人員分工僅為建議，最終分工以各組長所分為主，請各組長在分工時(shí)務(wù)必注意人員搭配和所需安排人員的地點(diǎn)及環(huán)節(jié)） 三晉源******************************************大會 議 程（舉例） 會議日期： 年 月 日 會議時(shí)間：00：00-00：50（預(yù)計(jì)0小時(shí)0分鐘） 會議地點(diǎn)： 與會人員：營銷伙伴約0000人 時(shí)間 時(shí)長 內(nèi)容 18：55-18：57 2’ 主持人熱場 18：57-19：00 3’ VIP入場，落座 19：00-19：03 3’ 開場《****》 19：03-19：06 3’ 啟幕影片《****》 19：06-19：09 3’ MC開場 19：09-19：14 5’ 致詞 19：14-19：30 16’ 致詞 19：30-19：35 5’ 影片《****》 19：35-19：45 10’ 經(jīng)銷商標(biāo)準(zhǔn)表彰1（鮮花） （****頒發(fā)鮮花，共計(jì)00戶00人） 19：45-19：48 3’ 影片《******介紹》 19：48-19：53 5’ 經(jīng)銷商標(biāo)準(zhǔn)表彰2（鮮花） （****頒發(fā)鮮花，共計(jì)00戶00人） 19：53-19：58 5’ 1待定 19：58-20：02 4’ 《****PPT短片》 20：02-20：10 8’ 高階經(jīng)銷商表彰1（鮮花、獎(jiǎng)?wù)?，每?/span>2分鐘分享） （****頒獎(jiǎng)，共計(jì)00戶00人） 20：10-20：12 2’ 影片《*****介紹》 20：12-20：20 8’ 高階經(jīng)銷商表彰2（鮮花、獎(jiǎng)?wù)拢咳?/span>3分鐘分享） （ ****頒獎(jiǎng)，共計(jì)00戶00人） 20：20-20：35 5’ 2待定 20：35-20：38 3’ 影片《*****介紹》 20：38-20：46 8’ 高階經(jīng)銷商表彰3（鮮花，5分鐘分享） （****頒發(fā)鮮花，） 20：46-21：35 50’ ****分享（獻(xiàn)花） 21：35-21：40 5’ 營銷人員自編節(jié)目《******》 21：40-21：45 5’ 啟動儀式 21：45-21：50 5’ 合影、結(jié)束 活動前期準(zhǔn)備工作組分工一覽 項(xiàng) 目 負(fù)責(zé)人： 助 理： 職 責(zé)：活動申請、場地協(xié)調(diào)、報(bào)銷、活動創(chuàng)意、內(nèi)容、進(jìn)程推進(jìn)、銜接各組工作 主 持： 職 責(zé)：準(zhǔn)備主持詞，熟悉流程，保證流程的順利進(jìn)行 活 動 協(xié) 調(diào)： 職 責(zé)：合同的審核，費(fèi)用申請 布 展： 助 理： 職 責(zé)：現(xiàn)場舞臺燈光音響，場地布置，舞臺布置等所有設(shè)計(jì) 營銷人員聯(lián)絡(luò)： 助 理： PT若干 職 責(zé)：參會人員名單整理，確定受參會人員的座位圖，并制作留座貼，準(zhǔn)備參會時(shí)所需的鮮花、獎(jiǎng)?wù)碌任锪?，?zhǔn)備領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言稿，與分享人員溝通并審核其發(fā)言稿。 分享人員溝通： 助 理： 職 責(zé)：與將在會議現(xiàn)場發(fā)言的營銷人員溝通，確定其發(fā)言稿。 物 料 組： 職 責(zé)：制作晚會相關(guān)物料，如指示牌，營銷人員通行證，車輛通行證，表彰用音樂，熒光棒，對講機(jī)等，印制門票，并確定配票方案。 VIP 接待組： 職 責(zé)：制定VIP接待方案。 影 片 制 作： 職 責(zé)：影片拍攝、制作 攝影 / 攝像： 職 責(zé)：攝影師/攝像師前期溝通、攝影/攝像方案確定 應(yīng)急 小組： 職 責(zé):針對會議中可能發(fā)生的醫(yī)療、外事、會場突發(fā)情況的應(yīng)急處理 時(shí)間推進(jìn)表 1月1日 確定營銷人員名單 確定配票方案，印制門票 1月2日 配售（發(fā)）門票，確定會場效果圖 1月3日 確認(rèn)會議基本流程 1月4日 開始確認(rèn)營銷人員具體參會名單 確定外請嘉賓行程，之后確定工作手冊 召開員工會議，明確各自的工作內(nèi)容 如在外地告知員工填寫差旅申請 確定場內(nèi)所坐人員名單，并開始場內(nèi)人員配票 1月6日 所有場內(nèi)座位席座位圖完成（中小型會議不需要確定） 1月7日 經(jīng)銷商發(fā)言稿初稿 主持詞初稿 所有影片編輯初稿 所有影片、音樂初定 / 討論設(shè)備組理論數(shù)據(jù) 1月9日 營銷人員發(fā)言稿定稿 1月11日 員工會議 公司會議室 所有影片、音樂修改稿驗(yàn)收 各小組問題匯總 流程定稿 通知受參會人員出席時(shí)間地點(diǎn)，以及彩排時(shí)間（大型會議）地點(diǎn) 1月12日 所有影片、音樂定稿 1月15日 10：00 各小組組長會議 14：30 全體員工會議 16：30 各小組查看場地 廣告公司，音響公司進(jìn)入場地(只限大型會議) 調(diào)試設(shè)備 1月16日 11：00 二次小組會議 12：00 設(shè)備組人員到場地調(diào)試設(shè)備 15：30 正式走場 19：00 二次全體會議 1月17日 09：30 全體員工到場地調(diào)試設(shè)備 實(shí)地走場彩排 13：00 休息 / 各小組討論 16：00 所有工作人員集合 18：00 參會人員進(jìn)場 18：30 分享人員集合 注：無論會議大小，提前一天必須調(diào)試設(shè)備，全體人員走場。 MC職責(zé) 1、主持整場會議，包括開場前的會場整理，會議期間的串場主持，會議結(jié)束后協(xié)助秩序組人員清理會場等。 2、主持人著正裝上場，站姿大方，表情自然，指引及握手時(shí)要注意禮貌禮節(jié)。 3、主持人說話時(shí)一定注意自己的站位，站位需要提前確定。 4、注意主持詞的措辭，語言簡潔明了，寓意深刻，照顧現(xiàn)場觀眾的情緒，給予所有經(jīng)銷商足夠的尊重，特別注意敏感話語以及問題的避諱。 5、結(jié)束語要富有激情，不易過長，注意給予現(xiàn)場人員以美好的祝福。 應(yīng)急小組職責(zé) 1、負(fù)責(zé)會場突發(fā)事件的處理 2、基本搶救措施和應(yīng)急藥物準(zhǔn)備，有突發(fā)事件請第一時(shí)間處理并及時(shí)通知總控 物料小組職責(zé) 1、公司物料的清點(diǎn)及來回運(yùn)輸，廣告公司物料的到場時(shí)間確認(rèn)及清點(diǎn) 2、場內(nèi)物料的布置（秩序組協(xié)助），發(fā)放、收回等管理工作 場內(nèi)秩序組職責(zé) 1、保證所有人員均可按時(shí)到場。 2、參會人員入場后，按座位圖引導(dǎo)人員落座。 3、在上場環(huán)節(jié)開始之前，引領(lǐng)受上場人員在舞臺下列隊(duì)候場，待主持人念到名字后上場，保證上下場的秩序。 4、在上下臺口分別安排人員進(jìn)行引領(lǐng)，保證上下臺的正常秩序以及安全，提醒上下舞臺人員注意臺階以及腳下，提醒音量以不影響晚會進(jìn)行并且被提醒人可聽清為準(zhǔn)，同時(shí)保證臺上的人在下臺后按正確路線返回自己的座位，而不會影響未上臺人員的正常觀看晚會。 5、在VIP貴賓以及公司領(lǐng)導(dǎo)上場頒獎(jiǎng)的時(shí)候給予全程禮儀引領(lǐng)，由座位至上臺口，由下臺口至座位，保證給予貴賓及公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)有的尊重。 6、禮儀要提前告知注意事項(xiàng)，走路引領(lǐng)要注意姿態(tài)，與舞臺組禮儀人員著統(tǒng)一服裝。 VIP組職責(zé) 1、保證分享嘉賓，公司領(lǐng)導(dǎo)，高級領(lǐng)導(dǎo)人均可按時(shí)到達(dá)會場。 2、分享嘉賓以及公司領(lǐng)導(dǎo)有專人負(fù)責(zé)催促其按時(shí)到場。 3、VIP到達(dá)后，通知總控及主持人，先指引入貴賓室休息，VIP貴賓室準(zhǔn)備會序、座位圖、水果、糕點(diǎn)、紙巾等，待總控通知后再由專用通道帶入場內(nèi)，并指引入其座位。 4、待總控通知后與其他VIP一同引入場內(nèi)落座。 5、會議結(jié)束時(shí)，根據(jù)事先安排引導(dǎo)VIP及貴賓離場，保證其在離場時(shí)不受干擾，分享嘉賓及公司領(lǐng)導(dǎo)有專人送回至酒店，高級領(lǐng)導(dǎo)人有專人引導(dǎo)其上車即可。 6、員工在嘉賓前方指引，注意引領(lǐng)速度，給手勢堅(jiān)定，引領(lǐng)人員落落大方。 舞臺組職責(zé) 1、所有舞臺事宜按時(shí)間準(zhǔn)備好，負(fù)責(zé)流程的催場，保證其能按規(guī)定的時(shí)間上場。 2、安排禮儀人員為分享人員遞送話筒（小型會議主持人直接遞送話筒）。 3、（大會）安排專人在舞臺上進(jìn)行引領(lǐng)，指引受分享人員在上臺后站入事先定好的位置，同時(shí)指引公司領(lǐng)導(dǎo)上臺后的正確走位，在分享結(jié)束時(shí)，指引舞臺上所有人員下臺的方向，同時(shí)提醒人員上下場時(shí)注意臺階及腳下安全，提醒音量以不影響晚會進(jìn)行并且被提醒人可聽清為準(zhǔn)。 4、在舞臺上給予受分享人員以及頒獎(jiǎng)嘉賓、分享嘉賓予以足夠的尊重。 5、禮儀要提前注意，走路引領(lǐng)要注意姿態(tài)，著統(tǒng)一服裝。 設(shè)備組職責(zé) 1、準(zhǔn)備好會議所需的各種音樂及影片。 2、待燈光音響安裝完畢后，按晚會的要求將所有燈光音響調(diào)制最佳位置及狀態(tài)，防止在會議開始后出現(xiàn)燈光過暗，產(chǎn)生暗角，音響出現(xiàn)電流色以及嘯叫音、破音等情況。 3、頒獎(jiǎng)音樂不要壓過主持人聲音，頒獎(jiǎng)音樂刻循環(huán)，避免中間斷，麥克、音樂提前試；特別是胸夾麥克提前試從臺下至舞臺上，避免回授，試麥克時(shí)，員工在場內(nèi)各個(gè)角落感受音響效果 4、在晚會過程中，正確、準(zhǔn)確、及時(shí)的播放各環(huán)節(jié)所需的音樂以及影片，保證音響及LED屏的正常播放。 5、準(zhǔn)備好燈光效果，在節(jié)目演出時(shí)保證現(xiàn)場的演出燈光，在表彰環(huán)節(jié)中，保證舞臺上的有足夠而且合適的光亮度。 6、（大會）場內(nèi)燈關(guān)閉之后多長時(shí)間能再起光，提前了解，主持人上場給追光、嘉賓入場給追光（待定），燈光不要刺眼，特效不要刺鼻、音效不要震耳，考慮前三排嘉賓。 7、特別注意在高級領(lǐng)導(dǎo)人上臺分享的時(shí)候，一定要配合好燈光、LED屏的播放、現(xiàn)場啟航儀式的效果搭配等，要保證能與舞臺上人員的操作以及主持人的話語同步。 DV組職責(zé) 1、制作晚會所需的各種影片。 2、提前確定所需要的素材，并制定拍攝方案。 3、現(xiàn)場確定拍攝位置，并提前測定效果。 秩序組流程 1、負(fù)責(zé)場內(nèi)、場外秩序，保證會議正常進(jìn)行。 2、負(fù)責(zé)會前簽到、驗(yàn)票及經(jīng)銷商住宿安排等工作。 3、在會議結(jié)束后指引所有人員順利有序的離場，避免發(fā)生各種危險(xiǎn)情況。 4、場外秩序包括： 大門口：盡快引導(dǎo)營銷人員進(jìn)入會場區(qū)，防止大量人員在門口逗留，同時(shí)引導(dǎo)VIP車輛按正確的行車路線駛?cè)隫IP停車場。 停車場： 停車場以及VIP停車場，預(yù)留停車位，并引導(dǎo)車輛停入正確位置。 1門： 持門票的營銷人員入場秩序的保證，包括入場檢票，為走錯(cuò)入口的觀眾指出正確的入口，保證觀眾入場的秩序、排隊(duì)等，防止發(fā)生沖場，持假票入場，踩踏等危險(xiǎn)情況，引導(dǎo)觀眾排隊(duì)至臺階下。 2門： 持門票的營銷人員入場秩序的保證，包括入場檢票，為走錯(cuò)入口的觀眾指出正確的入口，保證觀眾入場的秩序、排隊(duì)等，防止發(fā)生沖場，持假票入場，踩踏等危險(xiǎn)情況，引導(dǎo)觀眾排隊(duì)至臺階下。 VIP入口： 持VIP票的入場檢票，并指示其正確的入場口，同時(shí)配合VIP接待組人員的工作，保證VIP人員的順利入場不受影響及阻礙，特別需注意未持正確票以及未有VIP組員引領(lǐng)的人員不得由此入口入場。 5、場內(nèi)秩序包括： 場內(nèi)區(qū)： 保持兩側(cè)通道的暢通，（除VIP貴賓外）防止有任何人由此出、入口出入，同時(shí)防止通道兩側(cè)的人員在場內(nèi)隨意走動，影響正常的秩序以及場面的控制。在觀眾入場后，禁止不相關(guān)人員隨意登上舞臺。通道入場內(nèi)區(qū)入口秩序的維持，依據(jù)不同的票面指引出不同的座位席，保持安全通道的暢通，保證上臺口的秩序，防止有人在演出過程中沖上臺影響晚會的正常進(jìn)行，了解衛(wèi)生間的分部，正確指引位置。 對講機(jī)（CB）使用方法 一、正確使用CB方法及使用規(guī)范語言 注: 在使用CB傳達(dá)信息前請按住對講機(jī)話筒停兩秒鐘后開始講話，在傳達(dá)的信息結(jié)束時(shí)請停兩秒鐘后放開對講話筒，保證傳達(dá)信息能完整的傳遞。 * 呼叫方:XXX呼叫XXX“ 收到，請回答”。 * 被呼叫方:XXX“ 收到，請講”。 * 呼叫方:講述信息后加，說“是否清楚請回答”。 * 被呼叫方:XXX清楚。 二、使用CB過程中常見問題及注意事項(xiàng) * 請各位在使用CB時(shí)，注意CB放在身體合適的位置，避免CB的音量被波動或頻率被變動，亦或出現(xiàn)錯(cuò)誤按下通話鍵而導(dǎo)致占頻。 * 請各位在使用CB過程中注意對CB的愛護(hù)。 * 請各位注意在會場中CB的音量要比平時(shí)的音量要高，如果配有耳機(jī)一定使用耳機(jī)收聽。 備注: 1、活動開始前由保管人員統(tǒng)一發(fā)配并簽名領(lǐng)取，配有對講機(jī)的工作人員要檢查其是否能正常使用，電量是否充足，音質(zhì)是否清晰。 2、會議結(jié)束后一定要關(guān)掉對講機(jī)電源，交還保管人。 3、會議開始前5分鐘盡量保持路線暢通。 |
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