1.文檔及組成
    專利申請(qǐng)文檔是在專利申請(qǐng)審查程序中以及專利權(quán)有效期內(nèi)逐步形成、并作為原始記錄保存起來(lái)以備查考的各種文件的集合，包括案卷和電子文檔。專利申請(qǐng)文檔是專利局進(jìn)行審批和作出各種結(jié)論的依據(jù)。

    2.案　卷
    案卷包括案卷夾和案卷夾內(nèi)的各種文件。

    2.1案卷夾
    案卷夾用于保存文件，同時(shí)也用于記錄案卷的重要內(nèi)容，因此案卷夾是案卷的一個(gè)重要組成部分。
    當(dāng)案卷夾遭到自然或者人為的損壞需要更換新案卷夾時(shí)，應(yīng)當(dāng)將案卷夾上的全部記錄移至新案卷夾上，并將原案卷夾與案卷同時(shí)保存，不得銷毀。

    2.2文　件
    專利申請(qǐng)案卷中的文件主要來(lái)自以下幾個(gè)方面：
    (1)申請(qǐng)人提出專利申請(qǐng)時(shí)，提交的專利申請(qǐng)文件及其他文件。
    (2)專利局在對(duì)專利申請(qǐng)文件及其他文件進(jìn)行審查的過(guò)程中，申請(qǐng)人應(yīng)審查員要求作出的各種答復(fù)。
    (3)提出專利申請(qǐng)之后申請(qǐng)人主動(dòng)辦理各種手續(xù)時(shí)提交的文件及證明材料。
    (4)在專利申請(qǐng)審查程序中以及專利權(quán)有效期間內(nèi)，任何人依法對(duì)專利申請(qǐng)(或?qū)＠? 提交的各種文件以及人民法院等部門對(duì)這些文件審理后產(chǎn)生的文件。
    (5) 其他相關(guān)文件。
    上述文件經(jīng)過(guò)處理、立卷、歸檔形成案卷的重要組成部分。

    2.3案卷的立卷
    立卷時(shí)應(yīng)當(dāng)遵循以下原則：
    (1)真實(shí)原則。收集的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)是申請(qǐng)人(或?qū)＠麢?quán)人)、其他相關(guān)當(dāng)事人等在申請(qǐng)專利、專利申請(qǐng)的審批、授權(quán)后各個(gè)法律程序中提交的原始文件。這些文件不得替換、刪除、補(bǔ)充和涂改。
    (2)獨(dú)立原則。每一件專利申請(qǐng)應(yīng)當(dāng)建立一份獨(dú)立的案卷，以該專利申請(qǐng)的申請(qǐng)?zhí)栕鳛樵摪妇淼陌妇硖?hào)，該案卷號(hào)使用于案卷存在的全過(guò)程。
    同一申請(qǐng)人(或?qū)＠麢?quán)人) 對(duì)若干專利申請(qǐng)(或?qū)＠? 辦理內(nèi)容完全相同的手續(xù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)分別對(duì)所有專利申請(qǐng)(或?qū)＠? 提出請(qǐng)求，這些文件將被歸入各自的案卷中。申請(qǐng)人(或?qū)＠麢?quán)人) 不得使用'參見' 的方式省略文件。對(duì)于專利申請(qǐng)集體進(jìn)行申請(qǐng)人(或?qū)＠麢?quán)人) 名稱變更或者權(quán)利轉(zhuǎn)移的，證明文件副本由專利局確認(rèn)后，與正本具有同等效力。
    (3)時(shí)間順序原則。當(dāng)事人依法向?qū)＠洲k理各種手續(xù)時(shí)，專利局應(yīng)當(dāng)對(duì)所提出的各種文件及時(shí)處理，并立卷歸檔。
    專利申請(qǐng)案卷應(yīng)當(dāng)按照各文件處理時(shí)間的先后順序立卷。

    3.電子文檔
    電子文檔的建立應(yīng)當(dāng)參照本章第2.3節(jié)的原則，并包括以下內(nèi)容：
    (1) 專利局基于當(dāng)事人提交的紙件文件制作的圖形文件和代碼化文件；
    (2) 當(dāng)事人按照規(guī)定形式提交的核苷酸或者氨基酸的序列表；
    (3) 在專利審批程序和復(fù)審、無(wú)效程序中，專利局、專利復(fù)審委員會(huì)作出的通知、決定(如補(bǔ)正通知書、駁回決定等)及其他文件(如發(fā)明專利申請(qǐng)單行本，發(fā)明專利、實(shí)用新型專利和外觀設(shè)計(jì)專利單行本等)；
    (4) 專利費(fèi)用的相關(guān)數(shù)據(jù)；
    (5) 與專利申請(qǐng)或者專利審批有關(guān)的法律狀態(tài)及變化的歷史記錄；
    (6) 在專利審批程序中全部著錄項(xiàng)目及其變更的歷史記錄；
    (7) 當(dāng)事人以電子申請(qǐng)方式提交的電子文件；
    (8) 專利權(quán)評(píng)價(jià)報(bào)告；
    (9) 分類號(hào)、所屬審查部門、各種標(biāo)記(如優(yōu)先權(quán)標(biāo)記、實(shí)審請(qǐng)求標(biāo)記、保密標(biāo)記等)。

    4.法律效力
    專利申請(qǐng)文檔是對(duì)專利審批、復(fù)審、無(wú)效宣告等法律程序和涉及由權(quán)利歸屬糾紛引起的相關(guān)程序的真實(shí)記錄。

    5.查閱和復(fù)制
    5.1查閱和復(fù)制的原則
    (1) 專利局對(duì)公布前的發(fā)明專利申請(qǐng)、授權(quán)公告前的實(shí)用新型和外觀設(shè)計(jì)專利申請(qǐng)負(fù)有保密責(zé)任。在此期間，查閱和復(fù)制請(qǐng)求人僅限于該案申請(qǐng)人及其專利代理人。
    (2) 任何人均可向?qū)＠终?qǐng)求查閱和復(fù)制公布后的發(fā)明專利申請(qǐng)案卷和授權(quán)后的實(shí)用新型和外觀設(shè)計(jì)專利申請(qǐng)案卷。
    (3) 對(duì)于已經(jīng)審結(jié)的復(fù)審案件和無(wú)效宣告案件的案卷，原則上可以查閱和復(fù)制。
    (4) 專利局、專利復(fù)審委員會(huì)對(duì)尚未審結(jié)的復(fù)審和無(wú)效案卷負(fù)有保密責(zé)任。對(duì)于復(fù)審和無(wú)效宣告程序中的文件，查閱和復(fù)制請(qǐng)求人僅限于該案當(dāng)事人。
    (5) 案件結(jié)論為視為未提出、不予受理、主動(dòng)撤回、視為撤回的復(fù)審和無(wú)效案卷，對(duì)于復(fù)審和無(wú)效宣告程序中的文件，查閱和復(fù)制請(qǐng)求人僅限于該案當(dāng)事人。
    (6) 專利局、專利復(fù)審委員會(huì)根據(jù)審查需要要求當(dāng)事人提供的各種文件，原則上可以查閱和復(fù)制。但查閱和復(fù)制行為可能存在損害當(dāng)事人合法權(quán)益，或者涉及個(gè)人隱私或者商業(yè)秘密等情形的除外。
    (7) 涉及國(guó)家利益或者因?qū)＠帧＠麖?fù)審委員會(huì)內(nèi)部業(yè)務(wù)及管理需要在案卷中留存的有關(guān)文件，不予查閱和復(fù)制。

    5.2允許查閱和復(fù)制的內(nèi)容
    (1) 對(duì)于公布前的發(fā)明專利申請(qǐng)、授權(quán)公告前的實(shí)用新型和外觀設(shè)計(jì)專利申請(qǐng)，該案申請(qǐng)人或者代理人可以查閱和復(fù)制該專利申請(qǐng)案卷中的有關(guān)內(nèi)容，包括：申請(qǐng)文件，與申請(qǐng)直接有關(guān)的手續(xù)文件，以及在初步審查程序中向申請(qǐng)人發(fā)出的通知書和決定書、申請(qǐng)人對(duì)通知書的答復(fù)意見正文。
    (2)對(duì)于已經(jīng)公布但尚未公告授予專利權(quán)的發(fā)明專利申請(qǐng)案卷，可以查閱和復(fù)制該專利申請(qǐng)案卷中的有關(guān)內(nèi)容，包括：申請(qǐng)文件，與申請(qǐng)直接有關(guān)的手續(xù)文件，公布文件，在初步審查程序中向申請(qǐng)人發(fā)出的通知書和決定書、申請(qǐng)人對(duì)通知書的答復(fù)意見正文，以及在實(shí)質(zhì)審查程序中向申請(qǐng)人發(fā)出的通知書、檢索報(bào)告和決定書。
    (3)對(duì)于已經(jīng)公告授予專利權(quán)的專利申請(qǐng)案卷，可以查閱和復(fù)制的內(nèi)容包括：申請(qǐng)文件，優(yōu)先權(quán)文件，與申請(qǐng)直接有關(guān)的手續(xù)文件，發(fā)明專利申請(qǐng)單行本，發(fā)明專利、實(shí)用新型專利和外觀設(shè)計(jì)專利單行本，專利登記簿，專利權(quán)評(píng)價(jià)報(bào)告，以及在各已審結(jié)的審查程序（包括初步審查、實(shí)質(zhì)審查、復(fù)審和無(wú)效宣告等）中專利局、專利復(fù)審委員會(huì)向申請(qǐng)人或者有關(guān)當(dāng)事人發(fā)出的通知書、檢索報(bào)告和決定書、申請(qǐng)人或者有關(guān)當(dāng)事人對(duì)通知書的答復(fù)意見。
    (4)對(duì)于處在復(fù)審程序、無(wú)效宣告程序之中尚未結(jié)案的專利申請(qǐng)案卷，因特殊情況需要查閱和復(fù)制的，經(jīng)有關(guān)方面同意后，參照上述第(1) 和(2) 項(xiàng)的有關(guān)規(guī)定查閱和復(fù)制專利申請(qǐng)案卷中進(jìn)入當(dāng)前審查程序以前的內(nèi)容。

    5.3查閱和復(fù)制程序
    查閱和復(fù)制專利申請(qǐng)案卷中的文件，應(yīng)當(dāng)按照下列順序進(jìn)行：
    (1)請(qǐng)求人提出書面請(qǐng)求并繳納規(guī)定費(fèi)用。
    (2)專利局工作人員在審核請(qǐng)求人出具的有關(guān)證明或者證件后，到案卷所在部門提取案卷，根據(jù)本章第5.2節(jié)的規(guī)定對(duì)案卷進(jìn)行整理，取出不允許查閱和復(fù)制的文件。
    (3)與請(qǐng)求人約定查閱時(shí)間并發(fā)出查閱通知書。
    (4)查閱人憑查閱通知書到指定地點(diǎn)查閱文件，對(duì)需要復(fù)制的文件進(jìn)行復(fù)制。
    (5)專利局工作人員對(duì)查閱完畢的專利申請(qǐng)案卷重新整理，并將請(qǐng)求閱檔的證明原件和證件復(fù)印件存入案卷后，將該案卷退回所在部門。

    6.案卷的保存期限和銷毀
    6.1保存期限
    已結(jié)案的案卷可分成：未授權(quán)結(jié)案(視為撤回、撤回和駁回等) 的案卷和授權(quán)后結(jié)案(視為放棄取得專利權(quán)、主動(dòng)放棄專利權(quán)、未繳年費(fèi)專利權(quán)終止、專利權(quán)期限屆滿和專利權(quán)被宣告全部無(wú)效等) 的案卷兩種。
    未授權(quán)結(jié)案的案卷的保存期限不少于二年，一般為三年；授權(quán)后結(jié)案的案卷的保存期限不少于三年，一般為五年。保存期限自結(jié)案日起算。
    有分案申請(qǐng)的原申請(qǐng)的案卷的保存期從最后結(jié)案的分案的結(jié)案日起算。
    作出不受理決定的專利申請(qǐng)文件保存期限為一年。保存期限自不受理通知書發(fā)出之日起算。

    6.2銷　毀
    銷毀前通過(guò)計(jì)算機(jī)作出案卷銷毀清冊(cè)，該清冊(cè)記載被銷毀的案卷的案卷號(hào)、基本著錄項(xiàng)目、銷毀日期。清冊(cè)經(jīng)主管局長(zhǎng)簽署同意銷毀后，由主管案卷部門實(shí)施銷毀工作。