每天上班，是否感覺一直在開會？每天要做的事，是否下班時才開始？如何才能打破惡性循環(huán)，提升開會效率？如何做好會議管理？

開會看似是最簡單、最基本的事情，卻是人們一生參與最多的活動之一。開會是我們的日常工作方式，開好會自然也是我們的日常技能。

如何做好會議管理、如何確定開會的必要性、如何選擇議題和參與人、如何估算會議成本、如何做主持人、如何安排發(fā)言時間、如何組織討論、如何形成共識、如何表決、如何落實決議等等，還有會前會中會后的會務(wù)工作，都是需要認真考慮的。維持會議的秩序和紀律，不同意見者的聲音能夠被有效表達，都必須靠穩(wěn)妥的方式予以規(guī)定，并在流程中有效執(zhí)行，這些都體現(xiàn)著會議程序的必要性和嚴肅性。

會議最常見的問題包括會議繁多無實質(zhì)內(nèi)容、不能準時開始、缺乏中心和主題、會議主持未有必要準備、會議時間過長、少數(shù)幾個人占用了絕大部分時間、互相重復(fù)空話套話等等。就像對待其他各項工作一樣，人們大都習慣于“口口相授”，每次會議每個人似乎都能挑出很多“小問題”，費盡口舌“嘮叨”，但很少有人親自動手將這些“嘮叨”的東西歸納整理成文字化標準流程和要點。一旦從繁瑣的嘮叨、反復(fù)的提醒、相互的抱怨中解脫出來，而成為大家共同的習慣和標準，效率加倍提高，管理者最終也會變得輕松，而把主要精力放在檢查、督促流程的執(zhí)行或發(fā)現(xiàn)新的漏洞上。這樣的工作方法又可延用到其他項目，在整個團隊逐漸形成一套科學管理的方法。

任何會議都是要么富有成效，要么純粹浪費時間，二者必居其一。無效的會議不僅是一種管理成本的浪費，而且也會引起與會者對會議和管理現(xiàn)狀的不滿，使大家心生倦感，從而降低團隊的凝聚力。

一家公司會不會開會，決定了該公司的競爭優(yōu)勢。一家公司開會的效率與執(zhí)行，決定了該公司全面管理的效率與執(zhí)行。會議是公司管理的必備工具，而會議的成本則常常被忽略。

請記住以下幾個簡單公式：

會議成本=時間成本+金錢成本+效益成本+機會成本

開會+不落實=0

安排工作+不追蹤=0

追蹤不落實的事+追究不落實的人=落實

會議結(jié)束后，未對形成的決策或待完成的工作制定責任人、時限并進行追蹤，這樣的會議也幾乎無任何意義的！

1、會議要有準備

會議最大的成本是大家的時間，會議沒有結(jié)果就是對公司的犯罪。所以，每次會議要有提前檢查制度，沒有準備好的會議必須取消。會議召集人必須把會議材料提前發(fā)給與會人員，與會人員要提前看材料并做好準備，不能進了會議室才開始思考。

2、會議要有主題

開會必須要有明確的會議目的，沒有主題和流程的會議，就好比請大家來喝茶聊天，浪費大家的時間。會議的主題，也要提前溝通與會人員。

3、會議要有紀律

召集人在會前最好與大家溝通會議紀律：遲到要處罰，不遵守會議流程要提醒，發(fā)言帶情緒要提醒，開小會私下討論行為要提醒和處罰，在會上發(fā)脾氣和攻擊他人要處罰。

4、會議要有議程

會前要明確會議議程，由會議召集人書面發(fā)給所有與會的人員，使他們能了解會議的目的、時間、內(nèi)容，并有充分的時間準備相關(guān)的資料和安排好相關(guān)工作。每一項討論必須控制時間，不能泛泛而談，?？仗炜铡?/p>

5、會議要有結(jié)果

開會的目的是解決問題，所以每個人都要積極的參與會議，會議召集人有權(quán)打斷哪些偏離會議主題的冗長發(fā)言，會議時間最好控制在2小時之內(nèi)。會議召集人還要時刻提醒與會者剩余的時間。會議的決議必須記錄下來，并在記錄形成后的第一時間與參會人員確認。沒有確認的結(jié)論，可以另外再討論；達成決議并確認的結(jié)論，馬上進入執(zhí)行程序。

6、開會要有記錄

一定要有一個準確完整的會議記錄，每次會議要形成決議，會議的各項決議一定要有具體執(zhí)行人員及完成期限，如果完成決議需要多方資源，避免會后互相推諉，影響決議的完成。整理的記錄會后發(fā)給大家，幫助參會人員輕松回顧，更快執(zhí)行會議結(jié)論。

7、開會要有訓練

開會避免有意見不一或者爭論，如果處理不好，就會影響開會的效率。只要掌握一些開會的藝術(shù)和技巧，就能化險為夷，例如要盡量做大在會上公開稱贊、私下指正，在會中要做到以事論事，對事不對人，爭論時也要尊重別人，不可惡意批評別人。贊美他人意見要公開承載，反對意見要注意措辭，不能傷害別人的自尊。

特別有領(lǐng)導參加會議時要注意，千萬不能為了體現(xiàn)自己而貶低他人。有時要采取民主模式，開放心胸，傾聽別人的意見，不要被自己先入為主的立場左右，不要將你的結(jié)論強加于人，更不要搞一言堂。如果你要公布既定的政策、決定，要在事前說明不容討論，需要與會人員討論的一定不能是既定的決議。

8、開會必須守時

準時開始、準時結(jié)束，實際上就是尊重別人的時間。而且每個議題需要有大致的時間限制，不能討論過久；如不能得出結(jié)論，可暫時放下避免影響其他議題。如必須在一個議題上達成結(jié)論，請?zhí)崆巴ㄖc會人員，使他們有思想準備。

9、散會要有時候追蹤

記住“散會不追蹤，開會一場空”。加強稽核檢查：會議每項決議都要有跟蹤，如果發(fā)現(xiàn)問題便適時調(diào)整，確保各項會議決議都能完成。

最后的話：我們是通過總結(jié)以上經(jīng)驗來提高開會的效率，打造一個高效團隊，本質(zhì)上還是落實到個人。以上提到的方法是教會我們?nèi)绾螌W會“尊重”，即尊重自己的時間，尊重他人的時間，我們通過有效的開會來使團隊達成某個共識，進而朝著既定的目標而共同戰(zhàn)斗。另外，會議的流程可根據(jù)會議的規(guī)模及重要程度進行適當調(diào)整，會議組織者務(wù)必全程把控會議節(jié)奏，并靈活調(diào)整會議氛圍。