【原】單位里，一切事務(wù)性工作，都是在做人的工作

你一直在玩兒 2022-08-04 發(fā)布于江蘇

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魚(yú)玄機(jī)：某省省委辦公廳四級(jí)調(diào)研員。

工作其實(shí)分兩種。一種叫業(yè)務(wù)性工作，也就是我們所說(shuō)的“干業(yè)務(wù)”。另一種叫事務(wù)性工作，也就是我們所說(shuō)的“辦事”。在我看來(lái)，事務(wù)性工作，最基礎(chǔ)的就是溝通協(xié)調(diào)。

◆◆一、溝通協(xié)調(diào)的場(chǎng)合◆◆

溝通協(xié)調(diào)通常會(huì)發(fā)生在哪些情境之下，哪些場(chǎng)合之下？總的來(lái)講是兩個(gè)場(chǎng)合，一個(gè)是工作的場(chǎng)合，也就是正式的上班時(shí)間，我們一般都在辦公室里面，通常你都看到做溝通協(xié)調(diào)類(lèi)工作的人就是不斷的打電話發(fā)微信。另一種場(chǎng)合是非上班時(shí)間。打個(gè)最簡(jiǎn)單的比方，一些飯局也好、應(yīng)酬也好，大家為什么要花時(shí)間在這個(gè)上面？本質(zhì)上也是在溝通協(xié)調(diào)。你吃一頓飯，如果啥也沒(méi)聽(tīng)到?jīng)]了解到，那這頓飯就白吃了。除此之外，溝通協(xié)調(diào)還會(huì)發(fā)生于很多非正式場(chǎng)合。總之，哪怕不是工作中，但凡只要能交換信息的場(chǎng)合，就是溝通協(xié)調(diào)的場(chǎng)合。

◆◆二、溝通協(xié)調(diào)的對(duì)象◆◆

我們溝通協(xié)調(diào)的過(guò)程中，要跟方方面面的人打交道。跟領(lǐng)導(dǎo)打交道，跟同事打交道。這個(gè)不需要多說(shuō)。拿具體工作來(lái)說(shuō)，有兩個(gè)維度，一個(gè)是橫向的，一個(gè)是縱向的。橫向的維度就是與你同級(jí)的一個(gè)平行部門(mén)或者叫做兄弟單位，你們單位的級(jí)別是一樣的，但是分管的領(lǐng)導(dǎo)有時(shí)候可能是同一位領(lǐng)導(dǎo)。

舉個(gè)例子來(lái)說(shuō)，你在一個(gè)省政府辦公廳工作，它內(nèi)部可能設(shè)有很多個(gè)處室，比如說(shuō)有秘書(shū)處，有綜合一處、二處、三處、四處、政務(wù)信息處這些處室。它都是平行部門(mén)，他的主要領(lǐng)導(dǎo)都是處長(zhǎng)，但是分管秘書(shū)處的辦公廳副主任，他可能是李主任，然后分管綜合一處三處的可能是另一位劉主任。那么在這種情況下，綜合一處和三處之間的溝通，它相對(duì)來(lái)說(shuō)會(huì)比較的容易，因?yàn)樗麄儗儆谑峭粋€(gè)領(lǐng)導(dǎo)分管。而綜合一處和秘書(shū)處的協(xié)調(diào)工作中推諉扯皮的事情就會(huì)多一些，畢竟一個(gè)娘胎里的。這是橫向的一個(gè)維度，也就是和你平級(jí)的這些單位。

那么縱向的維度，一個(gè)是向上的方向，也就是跟你的上級(jí)單位的溝通，通常都是你的直屬上級(jí)，比如說(shuō)你是市委政研室的，那么你經(jīng)常會(huì)溝通的部門(mén)可能就是省委的政策研究室。一般也不會(huì)找到去找省委總值班室去溝通，人家未必認(rèn)同你，所以同一條線上的工作的溝通協(xié)調(diào)比較常見(jiàn)，這是向上的一個(gè)維度。

那么向下的維度就是你的下屬單位，這有兩種情況，一種也是直接對(duì)口的，比如說(shuō)市民政局和縣民政局的溝通，一種是沒(méi)有直屬關(guān)系的，比如說(shuō)前面舉到的例子，省政府辦公廳的秘書(shū)處他可以和市縣相關(guān)的部門(mén)溝通。

◆◆三、溝通協(xié)調(diào)的關(guān)鍵點(diǎn)是什么？◆◆

我們?cè)跍贤▍f(xié)調(diào)的時(shí)候，首先會(huì)想到的是我有什么要傳遞給對(duì)方的內(nèi)容，或者說(shuō)要接收對(duì)方的哪些信息。要對(duì)溝通協(xié)調(diào)的事情掌握透徹，對(duì)于新手來(lái)說(shuō)，一開(kāi)始要做的比較順溜的話是比較難的。所以凡事都要預(yù)先做好功課，要吃透自己的情況，要了解別人的情況，最關(guān)鍵的是不要對(duì)自己的事情一問(wèn)三不知，這樣的溝通你才能保證它是一個(gè)有效的溝通。

那么在信息的傳遞溝通和協(xié)調(diào)當(dāng)中要抓住的關(guān)鍵因素是什么？是人。

比如說(shuō)你打電話去通知對(duì)方一件事情，一般接通以后我們都會(huì)自報(bào)家門(mén)說(shuō)您好，我是民政局辦公室小林。對(duì)方通?；貜?fù)說(shuō)你好，請(qǐng)問(wèn)有什么事情？你就會(huì)接著順著他的話，就開(kāi)始說(shuō)事了。到了最后掛電話的時(shí)候，對(duì)方通常就是說(shuō)好的，這件事情我們會(huì)盡快的落實(shí)的。

這樣一個(gè)溝通當(dāng)中，問(wèn)題出在哪里？對(duì)于你來(lái)說(shuō)，整場(chǎng)你都不知道對(duì)方是誰(shuí)，回頭出了問(wèn)題領(lǐng)導(dǎo)可能會(huì)問(wèn)起，當(dāng)時(shí)你這個(gè)事你都通知了誰(shuí)？你答不上來(lái)，你只能說(shuō)我就撥了哪個(gè)固定號(hào)碼，對(duì)方是一個(gè)一個(gè)女的接的電話。同樣的對(duì)方也有這個(gè)問(wèn)題，他雖然知道你是哪里的，叫小林，但你具體叫什么名字，你是什么職務(wù)，你的手機(jī)號(hào)碼是多少，這些信息他也沒(méi)有打聽(tīng)到，他領(lǐng)導(dǎo)問(wèn)起他或者說(shuō)有其他的問(wèn)題需要再回過(guò)頭來(lái)問(wèn)你的時(shí)候，他也一樣是蒙圈找不到人的。所以說(shuō)這個(gè)聯(lián)絡(luò)人雙方都必須是清楚的，而且要留下手機(jī)號(hào)碼，通常因?yàn)槲覀兌际怯棉k公電話來(lái)聯(lián)絡(luò)的，先打辦公電話，但同時(shí)也需要留下手機(jī)號(hào)碼，方便能夠隨時(shí)的聯(lián)絡(luò)。

再比如說(shuō)你是市政府辦公室秘書(shū)科的同志，你接到下面這個(gè)市水利局辦公室的電話，說(shuō)下周二有一個(gè)河流治理的會(huì)議，想要請(qǐng)分管的副市長(zhǎng)參加，那么圍繞副市長(zhǎng)關(guān)鍵的人物，你至少要有三個(gè)反應(yīng)。一是除了副市長(zhǎng)，它這條線的分管的副秘書(shū)長(zhǎng)副主任，就是協(xié)助副市長(zhǎng)分管水利工作的這些人，他們要不要參加，因?yàn)槟闶紫纫私馐兴钟袥](méi)有要邀請(qǐng)他們，你才能夠拿著去請(qǐng)示這些領(lǐng)導(dǎo)。

第二個(gè)反應(yīng)是為什么要邀請(qǐng)副市長(zhǎng)，因?yàn)楦笔虚L(zhǎng)不是每個(gè)會(huì)他都一定要去的。去不去，最終確實(shí)是副市長(zhǎng)他來(lái)做決定，但是你的任務(wù)就是要把來(lái)龍去脈幫他摸清楚，并且能夠給他提供一定的建議，這是你要做的一個(gè)作用。

對(duì)方你問(wèn)他這個(gè)問(wèn)題，對(duì)方他可能會(huì)回復(fù)你這樣幾種原因。比如說(shuō)，他會(huì)說(shuō)因?yàn)槭±飫倓傞_(kāi)了這個(gè)會(huì)，省里是副省長(zhǎng)去的，參考省里的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)，我們市里開(kāi)這個(gè)會(huì)就需要請(qǐng)副市長(zhǎng)。在這種情況下，你要對(duì)方提供省里開(kāi)會(huì)的有關(guān)的情況材料，來(lái)確保的確有這么一回事兒。

再比如說(shuō)他可能會(huì)說(shuō)這個(gè)原因是什么？是每年都開(kāi)河流治理的會(huì)，以前分管副市長(zhǎng)都是會(huì)去的，在這種情況下，你也需要對(duì)方提供過(guò)去相關(guān)的公文或者新聞報(bào)道之類(lèi)的，這是對(duì)你自己的保護(hù)，你要確保他給你的消息是準(zhǔn)確無(wú)誤的。

第三種他也可能給你一個(gè)什么答復(fù)，他可能會(huì)說(shuō)因?yàn)槲覀兙珠L(zhǎng)之前就跟副市長(zhǎng)溝通了，領(lǐng)導(dǎo)他是答應(yīng)了會(huì)去的。這種情況下，你還要進(jìn)一步的去追問(wèn)，什么時(shí)間在什么情境下，可能是領(lǐng)導(dǎo)答應(yīng)了去，那有沒(méi)有具體的書(shū)面材料，比如說(shuō)你們這個(gè)局長(zhǎng)當(dāng)時(shí)有沒(méi)有給領(lǐng)導(dǎo)拿一個(gè)請(qǐng)示件，然后領(lǐng)導(dǎo)在上面批說(shuō)可以參加，有沒(méi)有這樣的書(shū)面材料？

當(dāng)然除了這三種情況，還有很多對(duì)方可能會(huì)給你的一些反饋。這里舉這幾個(gè)例子，就是讓大家要形成這樣的一種思維反應(yīng)，當(dāng)你得到這個(gè)消息的時(shí)候，你要盡量的排除一些雷，要保證它的全面和準(zhǔn)確。

那么第三個(gè)反應(yīng)就是副市長(zhǎng)去了之后，他有什么樣的動(dòng)作，這個(gè)也是你要事先了解清楚的。一方面是因?yàn)楝F(xiàn)在有些動(dòng)作是八項(xiàng)規(guī)定，明文規(guī)明文說(shuō)了不允許的，比如說(shuō)房屋的奠基，什么啟動(dòng)儀式，就是照片上領(lǐng)導(dǎo)拿個(gè)鏟子去鏟土的，這些都是規(guī)定了明文說(shuō)了不行的。另一方面，如果說(shuō)需要領(lǐng)導(dǎo)講話的話，你也可以提早的去通知有關(guān)的單位早做準(zhǔn)備，這是對(duì)自己對(duì)這項(xiàng)工作的一個(gè)負(fù)責(zé)。

總的來(lái)說(shuō)，溝通協(xié)調(diào)工作它是一門(mén)藝術(shù)。有溝通才能夠有交流，有交流才能夠交心，有交心才能夠有交易......某種意義上這倒也是存在的。對(duì)我們體制內(nèi)的同仁來(lái)說(shuō)，掌握好溝通協(xié)調(diào)的本領(lǐng)，做好“人的工作”，是十分必要的。