近期筆者先后寫了兩篇文章《從技術(shù)可行性的視角看電子檔案的“四性”》和《從特斯拉“剎車失靈”事件看電子檔案的法定要求》，引起國(guó)內(nèi)檔案圈的較大反響和熱烈討論，筆者也倍受鼓舞。過(guò)程中，有一位讀者反饋了一個(gè)問(wèn)題：既然“來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”和“四性”都能決定一份電子數(shù)據(jù)（文件）是否能成為電子檔案，那兩者之間是不是存在一定的對(duì)應(yīng)關(guān)系？這個(gè)問(wèn)題問(wèn)得非常好，我們今天就來(lái)聊聊這個(gè)話題。

《從技術(shù)可行性的視角看電子檔案的“四性”》一文中已經(jīng)明確，筆者認(rèn)為的電子檔案“四性”是指“真實(shí)性、完整性、可用性和安全性”。而《從特斯拉“剎車失靈”事件看電子檔案的法定要求》一文中，筆者對(duì)于“來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的解讀如下：

首先

電子檔案的“來(lái)源”一般包括了兩個(gè)方面：

1? 電子檔案的形成者，如機(jī)關(guān)單位、社會(huì)組織甚至個(gè)人等；

2? 電子檔案的形成系統(tǒng)，如產(chǎn)生和保存電子檔案的OA系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)等。

需要說(shuō)明的是，“來(lái)源可靠”的“可靠”實(shí)際上說(shuō)的是“原始性”，這和“真實(shí)性”的含義完全一致（根據(jù)DA/T 58-2014《電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)》中的定義，真實(shí)性是指電子檔案的內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和背景與形成時(shí)的原始狀況相一致的性質(zhì)）。千萬(wàn)要注意的是，“來(lái)源可靠”的“可靠”不要和“可靠性”混淆。（根據(jù)DA/T 58-2014中的定義，可靠性是指電子檔案的內(nèi)容完全和正確地表達(dá)其所反映的事務(wù)、活動(dòng)或事實(shí)的性質(zhì)。注意在這個(gè)定義中，可靠性是指電子檔案的內(nèi)容可信，和來(lái)源沒(méi)有關(guān)系）?！罢鎸?shí)性”和“可靠性”容易混淆，是中英文語(yǔ)言之間的差異造成的，詳見(jiàn)《從技術(shù)可行性的視角看電子檔案的“四性”》。

那么來(lái)源可靠和安全性之間的關(guān)系呢？這主要是指電子檔案的來(lái)源之一——電子檔案的形成系統(tǒng)。形成系統(tǒng)必須安全可靠，不存在系統(tǒng)漏洞和后門程序，在電子文件、電子檔案的管理過(guò)程中可隨時(shí)記錄變動(dòng)情況，保證沒(méi)有發(fā)生非法篡改等情況，并且可以采用技術(shù)手段（比如數(shù)字摘要技術(shù)）對(duì)電子檔案進(jìn)行“固化”，用來(lái)驗(yàn)證電子檔案的原始性。

其次

電子檔案管理過(guò)程涉及的程序一般包括兩個(gè)階段：

1? 電子文件在形成過(guò)程所經(jīng)歷的程序；

2? 電子文件歸檔以后，成為電子檔案在長(zhǎng)期保存和利用服務(wù)過(guò)程中所經(jīng)歷的程序。

所謂程序規(guī)范就是要求電子文件整個(gè)生命周期管理過(guò)程都要遵循一定的制度規(guī)范要求，符合國(guó)家相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。而電子檔案是否以及如何遵守規(guī)范的程序要求，可以通過(guò)詳細(xì)的背景元數(shù)據(jù)和過(guò)程元數(shù)據(jù)來(lái)記錄、追溯和審計(jì)。背景元數(shù)據(jù)無(wú)疑屬于完整性范疇（根據(jù)DA/T 58-2014中的定義，完整性是指電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息齊全且沒(méi)有破壞、變異或丟失的性質(zhì)）；而過(guò)程元數(shù)據(jù)主要就是用來(lái)證明電子檔案的原始性，因?yàn)闄n案不同于其他文獻(xiàn)資料，其最大特點(diǎn)就是原始性，是機(jī)關(guān)單位和其他組織以及個(gè)人從事社會(huì)活動(dòng)直接形成的歷史記錄。如前所述，原始性實(shí)際就是真實(shí)性。因此，“程序規(guī)范”和完整性和真實(shí)性密切相關(guān)。

最后

如前所述，“要素合規(guī)”是指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和管理過(guò)程信息等構(gòu)成要素符合規(guī)范要求。為便于識(shí)讀和管理，人們主要通過(guò)“元數(shù)據(jù)”來(lái)反映電子檔案，根據(jù)DA/T 58-2014中的定義，元數(shù)據(jù)是指描述電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景及其整個(gè)管理過(guò)程的數(shù)據(jù)?？梢院芮宄目吹?，實(shí)際上元數(shù)據(jù)的定義和要素合規(guī)的定義高度重合，都包括內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景和管理過(guò)程四部分。再對(duì)照一下完整性的定義，毫無(wú)疑問(wèn)，這當(dāng)然是屬于完整性的范疇。

但是其中的“內(nèi)容”和“結(jié)構(gòu)”只靠元數(shù)據(jù)還不夠，為了長(zhǎng)期保存并方便閱讀，電子文件的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)需要通過(guò)某種特定的格式進(jìn)行固化，比如對(duì)于文本類電子文件全文格式可以采用符合GB/T 33190-2016《電子文件存儲(chǔ)與交換格式 文書類版式文檔》要求的OFD格式。當(dāng)然，電子文件種類很多（包括但不限于文本類、圖像類、圖形類、音頻類、視頻類、數(shù)據(jù)庫(kù)類、媒體社交類等），電子文件格式更是五花八門，為了實(shí)現(xiàn)電子檔案的長(zhǎng)期可用，應(yīng)該轉(zhuǎn)成符合規(guī)范的格式。GB/T 39362-2020《黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》“9電子公文歸檔格式要求”中給出了推薦的歸檔格式如下表所示： 

由此可見(jiàn)，“要素合規(guī)”不但與完整性相關(guān)，還與可用性相關(guān)。