更輕松的 HR 流程 = 更快樂的員工 = 提高盈利能力

人力資源 (HR) 部門負責招聘、管理和照顧維持業(yè)務運轉(zhuǎn)的人員，可以說是企業(yè)的跳動心臟。今天，人力資源的作用比以往任何時候都成倍地提升——成為一個突出的聲音，并在員工和企業(yè)等受到干擾的時候保持員工的敬業(yè)度和積極性。

盡管傳統(tǒng)上 HR 的職能傾向于以企業(yè)為中心（執(zhí)行政策、管理工資單、維護合規(guī)性），但最近發(fā)生的事件凸顯了 HR 比以往任何時候都更加以員工為中心的能力。企業(yè)認識到，讓他們度過艱難時期的不是效率——而是一支快樂、有彈性的員工隊伍。

工作環(huán)境評分前四分之一的公司的利潤通常比處于后四分之一的競爭對手高25% –德勤

那么，您如何建立一支有彈性和快樂的員工隊伍呢？對于許多企業(yè)而言，首先要為您的人力資源部門賦權。

一、消除紙張

為了使 HR 能夠?qū)Ｗ⒂诟纳茊T工體驗，您的 HR 專業(yè)人員不能將大部分時間花在文書工作上。跟蹤、歸檔和管理紙質(zhì)表格占據(jù)了一天中的很大一部分——與此同時手工和紙質(zhì)流程帶來的大量的合規(guī)和安全風險。在不斷變化的工作環(huán)境中，HR 需要能夠高效地工作——即使是遠程工作。

對于在明尼蘇達州、愛荷華州和威斯康星州擁有 640個地點的零售商Kwik Trip 而言，依靠紙質(zhì)文件和手工流程為 21,000 名員工提供集中共享服務的人力資源部門疲于奔命。人力資源人員努力跟上紙質(zhì)文件，包括 98 種不同的文件類型。這些文件占用了辦公室昂貴的辦公空間。

而將這些文件數(shù)字化到一個ECM中之后，HR 員工現(xiàn)在可以輕松地從任何地方訪問完整的員工信息。

“以前，這些子功能非常孤立。文件可能會在任何人知道之前在某人的辦公桌上放置四天。Share Creators Orange讓員工在更好的時間范圍內(nèi)更清楚地了解文檔，”管理員 Sarah Jilk 說。

同時，簡單和標準化的在線表格還簡化了員工的請求，例如里程報銷和狀態(tài)更改。這消除了繁瑣的紙質(zhì)表格，并提供了符合當今數(shù)字世界中員工期望的無縫體驗。

將 HR 流程數(shù)字化還可以提高數(shù)據(jù)安全性。Share Creators Orange解決方案包含令人印象深刻的 200 萬份包含敏感員工信息的 HR 文檔，但通過內(nèi)置的基于角色的安全功能，無權限的人無法訪問這些文檔。

“我對我們信息的安全性有100%的信心，”Jilk說。

任何 HR 專業(yè)人士都知道，文件的規(guī)范性是滿足合規(guī)要求和對企業(yè)的重罰之間的區(qū)別。借助自動化文檔保留和文件管理功能，HR 員工不再需要擔心手工跟蹤每個文檔的合規(guī)性。

“當我們更新我們的系統(tǒng)后，我們終于能夠有效地進行規(guī)范化工作”Jilk 說。“現(xiàn)在我們可以創(chuàng)建文件保留規(guī)則，幫助我們在終止日期前自動清除文件。”

時間是給員工最大的禮物

  對于 MetroHealth——俄亥俄州克利夫蘭市的一個綜合衛(wèi)生系統(tǒng)，包括一個擁有 861 個床位的主要醫(yī)療中心、一個康復醫(yī)院、兩個長期護理/熟練護理中心、一個門診手術中心和一個社區(qū)醫(yī)療中心網(wǎng)絡——消除紙張只是第一步。為了真正優(yōu)化企業(yè)的流程，需要一個能夠與現(xiàn)有應用程序無縫集成的解決方案。

因此，這家醫(yī)療保健提供商求助于選擇了ECM，與企業(yè)原有的系統(tǒng)進行集成 包括電子病歷 (EMR) Epic等。MetroHealth 能夠消除手工數(shù)據(jù)輸入、自動編制索引和數(shù)據(jù)驗證，并使需要的用戶可以隨時隨地獲得最新信息。這對其人力資源部門來說是無價的。

“ECM讓HR 每月騰出80個小時來做除歸檔以外的事情，因此我們的員工可以在更短的時間內(nèi)完成更多的工作。只需單擊一下按鈕，我們就可以節(jié)省半天的時間，”Metrohealth 的總監(jiān)丹尼斯·默里 (Dennis Murray) 說。

退出數(shù)據(jù)中心業(yè)務

對于雜貨連鎖店 Heinen's 而言，“擺脫紙張的束縛”一直是其增長的關鍵。

“從 2020 年到 2021 年，公司增長了 20% 到 25%，開設了四家新店。但在人力資源部門從事這項工作的機構數(shù)量保持不變，”沃爾特斯說。

由于雜貨店為每位員工管理 90 多種類型的數(shù)字 HR 文檔，Heinen's需要一種更快、更安全的方式來存儲、訪問和共享員工文件。該企業(yè)還知道它不希望通過管理本地服務器來耗盡 IT 資源。

“我們以前托管過解決方案，我們知道我們不想從事數(shù)據(jù)中心業(yè)務。這既昂貴又困難，”沃爾特斯說。“管理服務器本身就是一項工作。如果發(fā)生某些事情并且服務器被破壞怎么辦？我們想確定地知道，數(shù)據(jù)是得到妥善保管的。”

Heinen's 選擇基于云存儲的ECM服務，保證敏感信息、存儲的安全。這使員工能夠?qū)Ｗ⒂谥匾氖虑?，例如提供出色的客戶服?/span>。

“擁有 ECM使我們能夠更好地為客戶服務，”沃爾特斯說。“我們是連鎖超商，現(xiàn)在我們可以專注于我們的優(yōu)勢。”

因此，盡管這三個企業(yè)截然不同，但通過將 HR 數(shù)字化，他們都能夠更加專注于一個共同目標：成功。