【原】做不到這些，開(kāi)會(huì)就是費(fèi)時(shí)耗精力耍流氓
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做不到這些，開(kāi)會(huì)就是費(fèi)時(shí)耗精力耍流氓開(kāi)會(huì)也是一種溝通方式，并且是一種非常有效的溝通方式，既然是溝通，就必須確保溝通的有效性，要想保證溝通的有效性，就必須做好相應(yīng)的會(huì)前準(zhǔn)備工作、控制好相應(yīng)的會(huì)議氛圍、準(zhǔn)備好相應(yīng)的會(huì)議內(nèi)容、制定好會(huì)上需要解決工作的計(jì)劃、做好會(huì)后改進(jìn)計(jì)劃的跟進(jìn)工作，以實(shí)現(xiàn)“會(huì)必議、議必決、決必行、行必果、果必查、查必評(píng)”的效果。開(kāi)會(huì)又和日常的溝通存在諸多不同，涉及的人員多而廣、職位廣、討論的事多等特性，所以務(wù)必要重視每一次會(huì)議，嚴(yán)格按照P(策劃)—D（實(shí)施）—C（檢查）—A（改善）閉環(huán)工作原理，以確保讓會(huì)議產(chǎn)生應(yīng)該產(chǎn)生的效果和實(shí)現(xiàn)預(yù)期的目標(biāo)：—會(huì)前（會(huì)議場(chǎng)地整理、會(huì)議工具準(zhǔn)備、會(huì)議紀(jì)律申明等）—會(huì)中（會(huì)議記錄、發(fā)言順序、會(huì)議點(diǎn)評(píng)、會(huì)議紀(jì)律監(jiān)控、會(huì)議氣氛等）—會(huì)后（會(huì)議改進(jìn)計(jì)劃整理與下發(fā)、會(huì)議報(bào)告編制與下發(fā)等）—會(huì)議改進(jìn)計(jì)劃落實(shí)效果跟蹤—會(huì)議改進(jìn)計(jì)劃未落實(shí)或落實(shí)效果不理想的情況采取改善或補(bǔ)救措施—針對(duì)本次會(huì)議存在的不足，提出改進(jìn)措施，避免下次會(huì)議再發(fā)生—針對(duì)本次會(huì)議存在的違規(guī)，按照公司獎(jiǎng)懲實(shí)施獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰所以，為了確保每次會(huì)議的效果，順利實(shí)現(xiàn)每次會(huì)議的預(yù)期目標(biāo)，作為會(huì)議組織者或主持人，必須掌握會(huì)議管理九大黃金管理法則，否則就是費(fèi)時(shí)耗精力耍流氓不論是什么會(huì)議，在會(huì)議正式開(kāi)始之前，一定要做好充分的會(huì)議準(zhǔn)備包括會(huì)議素材、會(huì)議場(chǎng)地、會(huì)議用工具、會(huì)議通知、會(huì)議辦公用品等等。凡是沒(méi)有準(zhǔn)備的會(huì)議或準(zhǔn)備不充分的會(huì)議，絕對(duì)是一團(tuán)糟，一是參會(huì)人員不知道從何說(shuō)起，二是會(huì)議主持人沒(méi)有一個(gè)明確的主題，也不知道如何才能主持好會(huì)議，所以絕對(duì)實(shí)現(xiàn)不了預(yù)期的會(huì)議目標(biāo)，甚至?xí)m得其反。不論是什么會(huì)議，務(wù)必要在開(kāi)會(huì)之前確定討論的主題，以防止會(huì)議變成茶話會(huì)，參會(huì)人員發(fā)言沒(méi)有一個(gè)主題，你一言我一句，東一榔頭西一棒槌，說(shuō)白了就是在浪費(fèi)時(shí)間。所以，開(kāi)會(huì)之前，要確定當(dāng)次會(huì)議需要討論的主題或需要明確解決的問(wèn)題或需要明確會(huì)議的目的，以《會(huì)議通知》的形式告知所有參會(huì)人員，以便所有參會(huì)人員提前圍繞會(huì)議主題準(zhǔn)備好相應(yīng)的素材或資料。3、凡是會(huì)議，紀(jì)律必嚴(yán)不論是什么會(huì)議，一定要事前鄭重申明會(huì)議紀(jì)律（比如通訊器材、會(huì)場(chǎng)紀(jì)律、參會(huì)人員狀態(tài)、嚴(yán)禁中途離開(kāi)、發(fā)言人員發(fā)言要求等等），否則沒(méi)有一個(gè)良好的會(huì)議紀(jì)律，必然會(huì)影響發(fā)言人的發(fā)言心情與發(fā)言質(zhì)量，必然會(huì)影響會(huì)議的質(zhì)量，從而嚴(yán)重影響會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。因?yàn)闀?huì)議涉及的人員多而廣，為了確保參會(huì)人員都能清晰地聽(tīng)到每一個(gè)發(fā)言人員的意見(jiàn)或觀點(diǎn)，防止出現(xiàn)七言八語(yǔ)、亂亂糟糟的情況，必須在會(huì)前根據(jù)會(huì)議的目的或主題，明確會(huì)議的議程（比如討論的主題順序、發(fā)言人的順序等等）。開(kāi)會(huì)的目的就是通過(guò)聆聽(tīng)各參會(huì)人員的意見(jiàn)或觀點(diǎn)，從而對(duì)討論的議題更加客觀、公正分析，以便得出更準(zhǔn)確的結(jié)論；禁止出現(xiàn)一言堂或批斗會(huì)的情況，否則會(huì)議的“議”就失去了意義，只是會(huì)，不是議，何以實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)呢？開(kāi)會(huì)的目的就是通過(guò)充分的討論，達(dá)成共識(shí)，確定解決問(wèn)題的方案，以防止問(wèn)題擱置時(shí)間太長(zhǎng)變成了無(wú)法解決的問(wèn)題，同時(shí)也有可能導(dǎo)致其他工作無(wú)法開(kāi)展，也有可能導(dǎo)致同事之間、部門(mén)之間的工作關(guān)系緊張，無(wú)法實(shí)現(xiàn)良好的配合。每次會(huì)議，對(duì)于討論的議題要一個(gè)一個(gè)來(lái)，一個(gè)議題有結(jié)果了才能進(jìn)入下一個(gè)議題，絕對(duì)不允許這個(gè)議題沒(méi)有結(jié)論或定論就匆忙進(jìn)入下一個(gè)議題，最終導(dǎo)致會(huì)議不了了之，不但浪費(fèi)了大家的時(shí)間，耗費(fèi)了大家的精力，影響了大家的和諧，阻礙了工作的進(jìn)展，導(dǎo)致內(nèi)耗的現(xiàn)象越來(lái)越嚴(yán)重。每一議題的結(jié)果一定要記錄下來(lái)，明確執(zhí)行的部門(mén)、主要負(fù)責(zé)人、預(yù)期完成時(shí)間、跟蹤人，這四點(diǎn)任何一點(diǎn)都不能缺少。設(shè)定時(shí)間，準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束：準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束實(shí)際上就是尊重別人的時(shí)間，開(kāi)會(huì)一定要準(zhǔn)時(shí)，并要對(duì)每個(gè)議程定個(gè)大致的時(shí)間限制，一個(gè)議題不能討論過(guò)久，如不能得出結(jié)論可暫放一下避免影響其他議題。如一個(gè)議題一定要有結(jié)論的話要事先通知與會(huì)人員，使他們有思想準(zhǔn)備。開(kāi)會(huì)的目的就是帶有征求所有參會(huì)人員的意見(jiàn)，聆聽(tīng)所有參會(huì)人員的觀點(diǎn)，然后綜合總結(jié)分析得出客觀、公正的解決問(wèn)題的方案或思路，同時(shí)為了確保解決問(wèn)題的方案或思路得以有效落實(shí)，必須要完整詳細(xì)記錄下來(lái)，防止出現(xiàn)“隨意說(shuō)說(shuō)而已，說(shuō)空話放空炮”的現(xiàn)象。其次參會(huì)人員必須要認(rèn)真聆聽(tīng)每一個(gè)發(fā)言人的觀點(diǎn)，必要時(shí)做好相應(yīng)的記錄，為自己的發(fā)言做好充分的準(zhǔn)備，為自己的提問(wèn)做好充分的準(zhǔn)備，否則只是聽(tīng)聽(tīng)而已，一是對(duì)發(fā)言人不負(fù)責(zé)，二是對(duì)自己的發(fā)言不負(fù)責(zé)，三是對(duì)會(huì)議的目標(biāo)不負(fù)責(zé)。9、凡是會(huì)議，會(huì)后必跟進(jìn)“會(huì)議不跟蹤，開(kāi)會(huì)一場(chǎng)空”，所以每次開(kāi)會(huì)，一定要在會(huì)后對(duì)會(huì)議形成的改進(jìn)決議或改善事項(xiàng)，形成《會(huì)議工作計(jì)劃》，經(jīng)會(huì)議主持人確認(rèn)簽署，明確跟進(jìn)責(zé)任人，對(duì)各項(xiàng)計(jì)劃的落實(shí)效果進(jìn)行跟催督導(dǎo)，請(qǐng)務(wù)必牢記“有計(jì)劃不跟進(jìn)，等于零”。
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