【原】只有做到這些，你才是合格的采購管理

管理簡單有效化 2021-09-26

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采購管理作為公司經(jīng)營鏈條中重要的一個環(huán)節(jié)，對公司的經(jīng)營發(fā)展起著舉足輕重的作用，只會拿錢買材料的不叫采購，只是一個小文員而已，真正的采購考慮的是如何讓采購工作與公司的經(jīng)營戰(zhàn)略規(guī)劃相匹配，所以，采購工作做到位，同樣可以增加公司的利潤，提升公司的效益。

〓采購做的到位，可以為公司的發(fā)展帶來以下好處：

◆第一：穩(wěn)定原輔材料的質(zhì)量，從而穩(wěn)定成品的質(zhì)量

◆第二：降低采購故障發(fā)生率，從而降低采購管理成本

◆第三：融洽供需關(guān)系，提升公司資金流轉(zhuǎn)率

◆第四：有效提高原輔材料庫存周轉(zhuǎn)率，減少資金積壓率，為公司資金周轉(zhuǎn)帶來益處

◆第五：有效降低因采購工作不到位原因?qū)е律a(chǎn)成本升高的機會

◆第六：有效降低因采購工作不到位原因?qū)е驴蛻艚黄跓o法滿足的機會

◆第七：緩和公司經(jīng)營過程中出現(xiàn)一時的困境而導致原輔材料采購不到的情況

◆第八：避免公司原輔材料采購價格不合乎市場發(fā)展規(guī)律

◆第九：有效地將簡單的供需關(guān)系發(fā)展成為戰(zhàn)略性合作伙伴關(guān)系

◆第十：及時掌握供應商的動態(tài)情況，避免在不知情的情況下給公司的經(jīng)營帶來不利

◆……

〓采購做的不到位，同樣會為公司的發(fā)展帶來諸多不利：

◆第一：原輔材料質(zhì)量不穩(wěn)定，給使用部門帶來意想不到的麻煩

◆第二：原輔材料經(jīng)常不到位，給使用部門的工作計劃完成率帶來負面因素

◆第三：供需關(guān)系緊張，有可能導致公司原輔材料庫存周轉(zhuǎn)率下降，采購成本上升

◆第四：供需關(guān)系就是簡單的生意關(guān)系，沒有任何感情可談，不利于公司經(jīng)營，尤其對采購成本的控制

◆第五：對原輔材料市場不清楚，很難把控采購工作的性價比，致使采購成本失控

◆第六：無法及時掌握供應商動態(tài)變化情況，會給使用部門帶來質(zhì)量方面的隱患，給公司的經(jīng)營帶來不利

◆第七：過于迫使供應商降價，增加了供應商偷工減料的機會，給公司帶來各種意想不到的隱患

◆第八：供需之間合作沒有誠信度，必然會給公司的各項工作計劃帶來無法估量的麻煩

◆第九：無法享受到供應商的優(yōu)質(zhì)售后服務給公司帶來的福利

◆……

那么，作為公司的采購，需要做哪些工作才是真正做到了采購管理？才是真正將公司的經(jīng)營發(fā)展融入到采購工作中？

●第一：工作職責與工作標準

1：必須清楚自身的崗位工作職責與工作標準

2：必須清楚公司對采購崗位的期望與要求（工作目標）

●第二：策劃年度采購策略

根據(jù)公司的年度經(jīng)營發(fā)展策劃確定年度采購策略或采購方案

●第三：原輔材料供需市場調(diào)研

不定時對原輔材料供需市場進行調(diào)研，適時掌握原輔材料市場動態(tài)變化情況，以有效管控采購管理成本

●第四：供應商的調(diào)查與初選

1.不定期關(guān)注公司所需原輔材料的供貨廠家，收集廠家信息，為公司選定合適的合作伙伴提供信息

2.聯(lián)系意向性的供應商，收集其詳細情況，以便公司在選定合適的合作伙伴方面有所依據(jù)

3.根據(jù)原輔材料對公司成品質(zhì)量影響程度，必要時向意向供應商索取樣品，供公司檢驗與試用以確保質(zhì)量

4.必要時到意向供應商現(xiàn)場考察，以便公司在選定合適的合作伙伴方面有所依據(jù)

●第五：供應商的評審與選定

1.結(jié)合公司的實際需要，從意向供應商中選定合適的供應商作為公司正式的供應商，必要時到供應商現(xiàn)場進行正式的考核評估

2.同一種原輔材料最好選定2-3家正式的供應商，以應對突發(fā)情況不至于給公司的經(jīng)營帶來麻煩

3.同一種原輔材料的供應商實行分級管理

●第六：確定雙方合作協(xié)議或合同

結(jié)合公司的實際情況、市場實際情況、供應商情況等，與供應商洽談、簽署供需合同，明確雙方的責任，為雙方優(yōu)質(zhì)合作做保障，作為雙方互惠互利合作的信譽保證

●第七：簽署品質(zhì)保證協(xié)議或合同

為了進一步確保原輔材料的質(zhì)量穩(wěn)定性與可靠性，更是對供應商供貨質(zhì)量的約束，負責與供應商洽談、簽署品質(zhì)保質(zhì)協(xié)議或合同，明確公司對供貨質(zhì)量的要求以及供應商需要承擔的供貨質(zhì)量責任，作為雙方在供貨質(zhì)量方面的品質(zhì)信譽保證

●第八：關(guān)注供應商的動態(tài)變化情況

1.根據(jù)情況，不定時走訪公司的合格供應商，了解供應商的管理真實情況

2.定期回訪供應商，融洽供需關(guān)系，為雙方成為戰(zhàn)略性合作伙伴打基礎(chǔ)

●第九：溝通公司的發(fā)展情況

及時將公司的經(jīng)營需要告知供應商，以便供應商調(diào)整與公司的合作策略，真正實現(xiàn)“互通有無，合作雙贏”，同時為公司爭取更優(yōu)惠的采購政策。

●第十：采購計劃的管理

負責根據(jù)生產(chǎn)計劃、材料庫存情況、材料采購周期、材料檢驗周期策劃編制原輔材料采購計劃，以滿足生產(chǎn)需求，防止出現(xiàn)材料不到位導致生產(chǎn)計劃無法順利進行

備注：有些公司會在年初與重點供應商簽署年度采購計劃，有些公司會簽署月度采購計劃，有些公司沒有采購計劃，什么時候需要則提前下單通知，所以公司情況不同，采購的做法會有所差別。

●十一：采購前的詢價議價處理

根據(jù)采購計劃，必要時提前做好原輔材料采購詢價議價工作，避免出現(xiàn)采購價格不合適的情況，確保原輔材料采購相對處于合理的性價比。

●十二：采購訂單管理

1.結(jié)合公司的實際情況，負責將采購計劃分拆成采購訂單，及時準確傳達到對應的合格供應商

2．定期跟催采購訂單，以確保采購訂單的完成質(zhì)量滿足要求

3．定期與供應商聯(lián)系，及時掌握供應商的情況，以便公司針對供應商出現(xiàn)的突發(fā)情況能及時采取有效對策

●十三：采購異常管理

1.針對供應商在合作過程中出現(xiàn)的異常情況（供貨不及時、質(zhì)量不合格、質(zhì)量不穩(wěn)定、數(shù)量不保證等）要及時與供應商協(xié)商溝通處理，盡可能降低公司的損失，必要時，向供應商下達書面的整改通知或通知供應商到公司溝通協(xié)調(diào)，以引起供應商的重視（包括供應商對自身存在的問題重視以及對公司這個客戶的重視）

2.對于供應商整改不及時或不到位的情況，根據(jù)情況酌情處理，必要時，取消合作資格，啟動備用供應商，同時再次尋找合適的合作伙伴。

●十四：采購對賬與款項結(jié)算

1.根據(jù)與供應商協(xié)定的結(jié)算周期，在結(jié)算周期前，首先在公司內(nèi)部與倉儲部門對清賬務工作，為與供應商之間的對賬工作做好基礎(chǔ)

2.負責與供應商定期對賬，對賬結(jié)果雙方簽署確認后方可生效

●十五：款項支付申請與跟催

1.根據(jù)雙方的對賬單，制作采購款項支付申請計劃，提交公司財務部按期支付材料款項，若與特殊情況，2.需要進一步與供應商協(xié)商溝通，以取得對方的理解。

●十六：采購工作總結(jié)分析與改善

1.月初對上月的采購工作總結(jié)分析，形成月度采購工作報告，作為公司月度經(jīng)營管理會議的輸入內(nèi)容之一。

2.通過對采購工作的總結(jié)分析與對比，及時發(fā)現(xiàn)存在的不足，及時采取對策，必要時調(diào)整采購工作策略

●十七：供應商日?？己?/span>

1.供應商與公司的合作關(guān)系，同樣需要很好地經(jīng)營管理，才能促進雙方成為戰(zhàn)略性合作伙伴，應及時告知供應商合作質(zhì)量

2.對于頻繁發(fā)生不滿足要求的供應商，即使考核評估周期不到，也可以對其采取相應的合作策略（比如降級、減量采購、淘汰、繼續(xù)合作等等），避免給公司的經(jīng)營帶來更大的損失與負面影響。