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實務(wù) I 超市生鮮商品采購各環(huán)節(jié)審計重點

 雨送黃昏xzj 2021-05-03

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     引言：超市生鮮商品采購各環(huán)節(jié)審計重點，包含生鮮采購管理的特點、采購的模式、生鮮食品采購程序、生鮮食品采購量的控制、生鮮食品供應(yīng)商的管理等。

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  生鮮采購管理的特點  

1、采購的復(fù)雜性
由于生鮮食品價格變動較大，這就造成采購人員市場采價困難，同時也增加了對采購人員吃拿回扣控制的難度；由于生鮮食品質(zhì)量難以標(biāo)準(zhǔn)化，這使得采購部門對廠家的質(zhì)量比對和控制困難，同樣也給采購人員降低質(zhì)量以謀取個人私益留下了空間。由于季度性很強，再加上農(nóng)業(yè)產(chǎn)品靠天吃飯所造成的產(chǎn)量不確定性，使得對生鮮食品采購的品種和數(shù)量的預(yù)測困難。

2、風(fēng)險性
由于生鮮食品，特別是生鮮三果，經(jīng)營成本、損耗大，操作復(fù)雜，如果采購管理不慎，就有可能使超市因經(jīng)營生鮮食品而出現(xiàn)虧損。

3、規(guī)模性降低
由于生鮮食品保質(zhì)期短，有的僅1-2天，再加上許多超市未形成規(guī)模經(jīng)營，使得生鮮食品的采購半徑縮短，使得許多跨地區(qū)經(jīng)營的超市門店自行采購商品，降低了連鎖經(jīng)營在統(tǒng)一集中采購上所能獲得的規(guī)模效益。

  采購的模式  

1、分權(quán)式的采購組織(門店采購)
這種方式由各店商品部自行采購生鮮食品。

優(yōu)點：采購具有相當(dāng)彈性，較具市場針對性；價格由門店自定，機動性強，有較好的經(jīng)營主導(dǎo)權(quán)；較能符合消費者需求。

缺點：較難發(fā)揮大量采購、以量制價的功能；利潤很難控制；無法塑造連鎖經(jīng)營的統(tǒng)一形象。

分權(quán)式的采購組織，由門店自行采購，它多適用于門店之間分布較廣的連鎖企業(yè)，并且它適宜于保質(zhì)期相對較短的生鮮食品，如蔬菜中的葉菜，鮮活水產(chǎn)等。

2、集權(quán)式的采購(總部采購)

此種采購組織是把采購權(quán)集中在總部，由專職的采購部門負(fù)責(zé)，采購權(quán)不下放。門店采購無決定權(quán)，但有建議權(quán)。

優(yōu)點：連鎖店不負(fù)責(zé)采購，可專心致力于搞好門店銷售工作；可發(fā)揮集中議價功能，有利于降低采購成本；價格形象一致，利潤較易控制；促銷活動易于規(guī)劃，易掌握貨源。

缺點：門店工作彈性小，較難滿足消費者的需求；采購工作和銷售工作較易脫節(jié)。

總部采購是連鎖超市非食品以及食品中干雜食品的最常用的采購方法。在生鮮食品上，它較多地運用于門店較為集中的企業(yè)，特別是局限在某一城市的連鎖企業(yè)，在品種上，它比較適宜保質(zhì)期較長的品種，如凍肉、冷凍水產(chǎn)等。

從采購的渠道可分為當(dāng)?shù)夭少徍涂绲貐^(qū)產(chǎn)地采購：

①當(dāng)?shù)夭少彛寒?dāng)?shù)夭少彽纳r商品主要是因為保鮮原因不適于遠途運輸?shù)纳r商品，采購渠道又可分為農(nóng)產(chǎn)品批發(fā)市場和城市周圍農(nóng)產(chǎn)品生產(chǎn)基地。生鮮商品的品類包括蔬菜中的葉菜類；按照政府規(guī)定必須從當(dāng)?shù)厝饴?lián)廠采購的鮮肉類產(chǎn)品；淡水養(yǎng)殖的鮮活水產(chǎn)品，部分副食產(chǎn)品(豆腐和豆制品，以及當(dāng)?shù)刂谱鞯男迈r糕點和熟食制品等)；各種半成品涼菜和切配菜等。

②跨地區(qū)產(chǎn)地采購：跨地區(qū)產(chǎn)地采購的生鮮食品主要是可以在一定時間和距離內(nèi)遠途調(diào)運，或者經(jīng)過保鮮加工處理的生鮮的食品，它包括具有耐儲存、大批量大宗菜(大白菜、洋蔥、土豆和冬瓜等)；部分果實類水果(柑橘、蘋果、香蕉和箱裝水果等)；冷凍水產(chǎn)品；干鮮產(chǎn)品和保鮮封裝的加工制成品。

目前，超市生鮮區(qū)的經(jīng)營品種很大程度上依靠當(dāng)?shù)氐牟少徹浽辞溃渲饕颍阂皇怯捎诖罅糠菢?biāo)準(zhǔn)化的生鮮商品因保鮮問題，不適于遠途販運；二是超市生鮮區(qū)的銷售流量無法支撐批量采購，所以現(xiàn)在同一地區(qū)的超市生鮮經(jīng)營經(jīng)常會出現(xiàn)商品雷同化的傾向，超市生鮮經(jīng)營的特色未能得到發(fā)揮。

然而真正能形成品種、價格和新鮮度等渠道優(yōu)勢的還是產(chǎn)地采購，包括城市周圍農(nóng)產(chǎn)品生產(chǎn)基地和跨地區(qū)的產(chǎn)地采購，這種渠道優(yōu)勢的發(fā)揮會使超市生鮮經(jīng)營更加生動，運作空間更加寬闊。但生鮮采購渠道優(yōu)勢的發(fā)揮程度是與連鎖超市生鮮經(jīng)營規(guī)模(銷售量)和生鮮供應(yīng)鏈中配送體系的完善程度密切相關(guān)的。相信隨著農(nóng)產(chǎn)品保鮮運輸問題的逐步解決和超市區(qū)域性連鎖規(guī)模的擴大，跨地區(qū)采購的品種和數(shù)量都會不斷增加，超市生鮮經(jīng)營也會越來越豐富多彩。

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  生鮮食品采購程序  

1、接洽供應(yīng)商

坐等供應(yīng)商上門是一種方法，但對于生鮮食品來說價格、品種變化較大。采購人員應(yīng)主動前向批發(fā)市場、生產(chǎn)基地了解情況，這點對新開張的超市中顯得尤為重要。

要根據(jù)商品的不同類別將供應(yīng)商進行分類，不同的采購人員接待不同類別的供應(yīng)商，以提高洽談效率。

明確規(guī)定供應(yīng)商應(yīng)提交的有關(guān)資料：具體包括供應(yīng)商的生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品的有關(guān)證明文件等。

要求供應(yīng)商提供樣品：在與供應(yīng)商洽談時，可以要求供應(yīng)商提供商品的實物樣品，以便采購人員檢查和判斷。

2、采價

采價就是超市采購人員在收到了供應(yīng)商的產(chǎn)品報價后，到市場上了解同類產(chǎn)品的價格，與供應(yīng)商的報價進行比較，來確定取舍。

3、議定價格

超市采購人員在采價后，要與供應(yīng)商面對面地商定供應(yīng)商品的價格。在商議前，采購人員要做一定的準(zhǔn)備工作，通過各種途徑了解供應(yīng)商向其他超市的實際供貨價，再具體分析本超市的經(jīng)營優(yōu)勢和劣勢，以增加自己在價格談判中的砝碼，為本企業(yè)爭取到最優(yōu)的供應(yīng)價格。

超市采購人員事先應(yīng)該確定一個可接受的最高價格，超過這個價格就應(yīng)該果斷地放棄，再尋求其他供應(yīng)商。

4、將商品導(dǎo)入賣場

采購人員在確定了供應(yīng)商以后，要將準(zhǔn)備采購的商品經(jīng)過規(guī)定的程序進行報批，一經(jīng)通過就要著手導(dǎo)入市場的具體工作。

1） 根據(jù)超市的規(guī)定為商品確定一個代碼，以便對商品進行統(tǒng)一管理。

2)）建立商品檔案。要將商品的品名、規(guī)格、代碼、所屬部門等資料錄入超市的計算機系統(tǒng)中，便于經(jīng)營者及時了解該商品的銷售情況，進行恰當(dāng)?shù)倪M銷調(diào)存決策。

3） 首次進貨。首次進貨必須由采購人員親自負(fù)責(zé)，集中進貨，熟悉采購?fù)ǖ?，了解供?yīng)商的實情，一旦發(fā)現(xiàn)不妥，及時調(diào)整采購方案。

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  生鮮食品采購量控制  

生鮮食品按其保質(zhì)期長短可分為二類：一是保質(zhì)期較長的，可壓庫的商品，如冷凍食品；另一種是保質(zhì)期較短，不能壓庫產(chǎn)品，需當(dāng)日購進當(dāng)日銷售，如各種鮮活食品。

1、可壓庫商品采購量的控制

1）最小庫存量。根據(jù)電腦資料中滾動的N天的銷售量計算出某一商品的日平均銷售量，再根據(jù)商品到貨和加工配送的周期來確定最小的壓庫天數(shù)。如果一張訂單發(fā)下去，3天內(nèi)能到貨，再加上加工配送的時間2天，則壓庫時間為5天。

其計算公式：最小庫存量=某類商品日平均銷售量×(廠家將商品送達配送中心的天數(shù)+配送中心進行加工的天數(shù)+配送中心將貨送達門店的天數(shù)+賣場中陳列量可銷售的天數(shù))

對一些沒有組建配送中心的連鎖企業(yè)，其計算公式為：最小庫存量=某類商品的日平均銷售量×(廠家將商品送達門店的天數(shù)+門店進行商品加工的天數(shù)+賣場中陳列量可銷售的天數(shù))

2）最大庫存量：最大庫存量的確定要綜合考慮以下3方面因素：

①根據(jù)庫容量來確定。根據(jù)當(dāng)前保鮮設(shè)備的容量來計算庫存量，如果一個冷庫可存放10噸食品，分?jǐn)偨o每種食品的庫存容量是多少即可算出，這就是最大庫存量。

②根據(jù)保質(zhì)期來確定。其計算公式為：最大庫存量=(保質(zhì)期一廠家將商品送達門店天數(shù)一門店進行加工的天數(shù))×日平均銷售量。

③根據(jù)最大采購資金預(yù)算量來確定。其計算公式為：最大庫存量=預(yù)算資金÷商品單價

在最小庫存和最大庫存之間，超市可根據(jù)廠家發(fā)貨的批量大小以及相應(yīng)的價格折扣、運輸費用來確定一個合理的量值作為每次采購的批量值。

2、鮮活食品的采購控制

鮮活食品不能壓庫，沒有最大最小庫存量的限制，必須力爭當(dāng)天購進當(dāng)天售出。其理論采購量等于日平均銷售量。

但實際超市運作中可能會有一些商品無法當(dāng)日全部售出，因此，計算公式為：

采購量=某日銷售預(yù)測值一前日商品庫存值

鮮活食品一般采用簽訂永續(xù)訂單的形式，簽訂一張合同，可以分多次交貨。對于由總部(或配送中心)集中進貨的，總部有了永續(xù)訂單后，門店可以根據(jù)這張訂單來填補貨申請單，并實時傳到總部，總部經(jīng)過審核后，將各個門店所需的鮮活食品的品種、數(shù)量匯總，然后發(fā)送給各個供應(yīng)商。

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  生鮮食品采購合同的內(nèi)容規(guī)定  

1、配送問題的規(guī)定
生鮮食品主要是供給日常生活所需，要求商品周轉(zhuǎn)很快。此時如欲保證充分供應(yīng)，就必須依靠供應(yīng)商準(zhǔn)時配送商品。因此，在配送方式、配送時間、配送地點、配送次數(shù)等方面，通常在采購時就要和廠商在合同中予以規(guī)定，并要清楚規(guī)定廠商若違反了規(guī)定必須承擔(dān)的責(zé)任。

2、缺貨問題的規(guī)定
若出現(xiàn)缺貨現(xiàn)象，必然會影響生意。因此應(yīng)規(guī)定一個比例，要求廠商缺貨時應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，以保證廠商能準(zhǔn)時供貨。例如：容許廠商的欠品率為3％，超過3％時，每月要付1萬元罰金等。

3、商品品質(zhì)的規(guī)定
進行商品采購時，采購人員應(yīng)了解商品的成分及品質(zhì)等是否符合政府衛(wèi)生部門或工商行政等部門的規(guī)定。但因為采購人員的能力并不足以判斷各種商品的成分，因此在采購時，必須要求廠商在合同中作出保證符合政府法律規(guī)定的承諾，并提供政府核發(fā)合法營業(yè)的證明，以確保在商品銷售中不會出現(xiàn)問題。

4、價格變動的規(guī)定
生鮮食品價格變動較大，在鮮活食品簽訂永續(xù)訂單時，要對未來價格變動的處理作出規(guī)定，如在價格上漲時，要在調(diào)整生效前通知超市并經(jīng)超市同意方為有效等。

5、付款的規(guī)定
采購時，支付貨款的日期是一種采購條件，在合同中須對付款方式有所規(guī)定。例如：對賬日定在每月的哪一天、付款日定在哪一天、付款方式等均要明確，并請廠商遵守。

6、退貨的規(guī)定
超市最頭痛的問題便是退貨，廠商送貨很快，但退貨卻不積極。但若不退貨，店的利益就會受損，因此必須制定退貨規(guī)定。比如規(guī)定出現(xiàn)哪幾種情況下可退貨、費用如何分?jǐn)偟取?/section>

  生鮮食品供應(yīng)商的管理  

1、供應(yīng)商分類與編號
生鮮食品范圍比較廣泛，故應(yīng)對供應(yīng)商進行分類管理。比如分成果菜類的供應(yīng)商、日配類的供應(yīng)廠商，再依各類別編號，給予每一個廠商一個編號。這種編號大概4位碼就可以了。

2、供應(yīng)商基本資料檔的建立
將每一供應(yīng)商的基本資料，包括公司名稱、地址、電話、負(fù)責(zé)人、資本額、經(jīng)營許可證、營業(yè)額等，建立成基本資料卡，由電腦存檔并管理。

3、各供應(yīng)商商品臺賬的建立
對于同一供應(yīng)商所供應(yīng)的商品的進價、售價、規(guī)格、數(shù)量、毛利率等商品資料要建立臺賬，進價或規(guī)格有所變更時要及時修改。

4、供應(yīng)商銷售數(shù)量的統(tǒng)計
對于每家供應(yīng)商的產(chǎn)品的銷售量、銷售額必須予以統(tǒng)計，作為議價談判的籌碼。
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整理/編輯 ：審計經(jīng)理人

內(nèi)容來源：零售動力

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