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Excel項目進度看板：4個步驟，輕松完成項目管理自動更新

 dakawang 2021-04-10
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大家好，我是雅客。

平常工作當(dāng)中，我們需要對工作項目的進程進度進行管理，以便我們清楚在什么時間該做什么，什么時間點交付。

所以項目進度看板也是企業(yè)當(dāng)中進行管理的一個重要工具。

作為個人，我們也要學(xué)會利用項目進度看板來管理自己的工作，這樣才會有清晰的工作目標(biāo)，同時也能讓與同事和領(lǐng)導(dǎo)共享項目進度狀態(tài)。

01
案例背景

銘哥作為公司當(dāng)中的重要一員，平常要監(jiān)管很多事物，比如年終PPT的制作、招聘經(jīng)理、設(shè)計薪酬體系、籌辦年會、B公司項目跟進、約談10個渠道、規(guī)劃下個季度目標(biāo)、完成A項目構(gòu)思。

有這么多項事務(wù)要跟進，他如何管理自己的工作呢？

他就做了這么一個自動更新的項目進度看板。

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這個項目看板有何特別呢？

從上面的動圖演示當(dāng)中，我們不難看到，隨著日期的修改，項目進度看板會自動更新。

那么這個項目進度看板是如何制作的呢？

下面我們一起來看下制作的過程。

02
具體操作步驟

第一步：構(gòu)建項目內(nèi)容
我們需要先構(gòu)建表格的內(nèi)容框架，一般來說需要添加的字段就包括：序號、項目、開始日期、當(dāng)前日期、結(jié)束日期、計劃時間段等字段。
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其中，當(dāng)前的日期我們可以用=TODAY（）函數(shù)自動生成。

第二步：構(gòu)建計劃時間表

計劃時間表由日期所構(gòu)成，我們可以在F2單元格錄入=TODAY(),得到今天的日期。

當(dāng)然得到的日期可能是長日期格式的，長日期格式不便于我們對數(shù)據(jù)進行觀察，所以我們可以通過自定義格式，將格式設(shè)定為【dd】。

圖片

【dd】是天數(shù)【DAY】的縮寫，一個【D】表示一位數(shù)，兩個【DD】則顯示兩位數(shù)。

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如果你的列寬比較大，那么可以適當(dāng)調(diào)小一點，比如上面這個計劃時間段的表，我們的列寬則是設(shè)定在2.3，剛好可以容納得下一個數(shù)字的大小。

最后我們所得到的效果就如上圖所示，

第三步：構(gòu)建函數(shù)判斷

我們要想做出隨著日期自動更新的表格，就需要通過函數(shù)來連接。

我們錄入的函數(shù)公式如下：

=AND(F$2>=$D3)*(F$2<=$E3)*(F$2>=$C3)

這個函數(shù)表示什么意思呢，我們可以結(jié)合下面的表格來看下

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F$2>=$D3表示：判斷計劃表中的日期是否大于等于當(dāng)前的日期
F$2<=$E3表示：判斷計劃表中的日期是否小于等于結(jié)束的日期
F$2>=$C3表示：判斷計劃表中的日期是否大于等于開始的日期

這三者相乘又是什么意思呢？其實就是判斷以上三個條件是否都滿足。

如果三個條件都滿足，那么最后的結(jié)果就顯示為1。
如果由其中一個條件不滿足，那么就顯示為0.

我們可以拆分來看下，它完整的計算過程：

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其中左邊是判斷的公式，中間是判斷得到結(jié)果，最右邊一列是結(jié)果的另一種表現(xiàn)形式。

在Excel當(dāng)中，F(xiàn)ALSE可以用0表示，TURE可以用1表示。

所以0X1X0=0，最終在F2單元格顯示的數(shù)值就為0.

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這個就是該公式計算的完整過程。

第四步：設(shè)置條件格式

選中F3到AJ10的表格區(qū)域，點擊菜單欄的條件格式，新建規(guī)則，選擇使用公式確定要設(shè)置的單元格。

點擊格式，選擇填充，選擇一種顏色進行填充，點擊確定。

那么在表格內(nèi)就會自動生成項目進度看板狀態(tài)。

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03
總結(jié)

總體來看，制作項目動態(tài)數(shù)據(jù)看板，主要分為四個步驟：

1、構(gòu)建項目內(nèi)容
2、構(gòu)建計劃時間表
3、構(gòu)建函數(shù)判斷
4、設(shè)置條件格式

構(gòu)建的項目數(shù)據(jù)看板，可以當(dāng)作模板來使用，下次如果需要使用，只要修改其中的時間和項目內(nèi)容，項目狀態(tài)就會自動更新。

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