第一章總則

第一條為加強(qiáng)行政執(zhí)法案卷管理工作，進(jìn)一步規(guī)范行政執(zhí)法行為，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)行政許可法》《中華人民共和國(guó)行政強(qiáng)制法》《中華人民共和國(guó)行政處罰法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》《山東省檔案條例》《山東省行政程序規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)規(guī)章，結(jié)合本省實(shí)際，制定本辦法。

第二條 本辦法適用于本省行政執(zhí)法案卷材料的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。法律、法規(guī)、規(guī)章或者國(guó)家部委文件另有規(guī)定的，從其規(guī)定。

本辦法所稱行政執(zhí)法案卷，是指行政執(zhí)法主體對(duì)實(shí)施行政處罰、行政許可、行政強(qiáng)制、行政檢查、行政征收征用等行政執(zhí)法過(guò)程中直接形成的，反映行政執(zhí)法情況、體現(xiàn)行政執(zhí)法過(guò)程、有保存價(jià)值的各種載體、形式的行政執(zhí)法文書(shū)、證據(jù)等歷史記錄材料進(jìn)行收集、整理、歸檔后的卷宗，包括通過(guò)行政執(zhí)法信息系統(tǒng)形成的行政執(zhí)法電子卷宗。

第三條縣級(jí)以上檔案主管部門、司法行政部門依據(jù)各自職責(zé)，對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)行政執(zhí)法主體的行政執(zhí)法案卷管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督。

第四條行政執(zhí)法主體負(fù)責(zé)本單位行政執(zhí)法案卷管理工作，確定管理機(jī)構(gòu)和人員，實(shí)行專人負(fù)責(zé),建立收集、整理、歸檔、保管、保密、借閱、移交、鑒定、銷毀等行政執(zhí)法案卷管理制度,保障必需的場(chǎng)所、設(shè)施和經(jīng)費(fèi)。

第五條 行政執(zhí)法主體應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)行政執(zhí)法信息化建設(shè)，將行政執(zhí)法活動(dòng)納入行政執(zhí)法信息化系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)行政執(zhí)法案件網(wǎng)上辦理、行政執(zhí)法案卷存量數(shù)字化和增量電子化管理。

第二章歸檔管理

第六條行政執(zhí)法案卷材料收集和整理應(yīng)當(dāng)在行政執(zhí)法事項(xiàng)辦結(jié)后3個(gè)月內(nèi)完成，制作歸檔材料目錄清單，并按本單位案卷管理規(guī)定移交歸檔。

第七條 行政執(zhí)法案卷的歸檔范圍，由各行政執(zhí)法主體參照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》《山東省行政執(zhí)法全過(guò)程記錄辦法》等規(guī)定制定。

第八條 行政執(zhí)法案卷的歸檔、整理，原則上實(shí)行一案一卷，根據(jù)行政執(zhí)法行為種類，按照年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）排列。材料多的行政執(zhí)法案卷，可以一案多卷，每卷單獨(dú)編卷號(hào)。

行政執(zhí)法案卷涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的，按照相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定管理。可以一案二卷，即正卷和副卷。其中正卷是在案件處理過(guò)程中形成的證據(jù)材料，可按規(guī)定提供外界利用;副卷是承辦案件過(guò)程中產(chǎn)生的有關(guān)內(nèi)部工作情況的文書(shū)材料，一般不對(duì)外利用。

適用簡(jiǎn)易程序或者行政檢查等形成材料較少的行政執(zhí)法案卷，可按類別、時(shí)間、事由等分類整理、歸檔，分別集中匯集成卷，實(shí)行多案一卷。

行政處罰過(guò)程中的投訴舉報(bào)辦理、行政檢查、行政強(qiáng)制措施或者行政強(qiáng)制執(zhí)行文書(shū)材料，可以歸入行政處罰卷宗，不單獨(dú)整理。

第九條 歸檔材料應(yīng)當(dāng)內(nèi)容真實(shí)、簽署完備、印鑒齊全，任何人不得涂改、偽造、損毀行政執(zhí)法案卷材料。

行政執(zhí)法案件承辦機(jī)構(gòu)、承辦人員對(duì)歸檔材料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性負(fù)責(zé)。歸檔材料遺漏或者不符合要求的，應(yīng)當(dāng)補(bǔ)正。

對(duì)于歸檔材料中的復(fù)印件、影印件、抄錄本，與原件核對(duì)無(wú)誤的，加蓋“本件與原件相符”字樣的證明章，注明日期、證據(jù)出處，并由有關(guān)行政執(zhí)法人員簽名。依據(jù)有關(guān)規(guī)定無(wú)需核對(duì)原件，或者僅需對(duì)材料信息進(jìn)行其他形式核驗(yàn)的，無(wú)需加蓋該類證明章。

第十條 卷內(nèi)歸檔材料可以按照上級(jí)主管部門規(guī)定的正卷、副卷的方式排列，也可以按照歸檔材料形成的時(shí)間先后順序排列，或者按照結(jié)論性文件、證據(jù)材料和其他有關(guān)材料等順序排列。

第十一條 行政執(zhí)法案卷的收集、整理應(yīng)當(dāng)符合檔案工作標(biāo)準(zhǔn)要求，按照現(xiàn)行檔案管理規(guī)范執(zhí)行。

列入文書(shū)檔案歸檔整理范圍的行政執(zhí)法案卷，按照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015）進(jìn)行整理。

進(jìn)行專門管理的行政執(zhí)法案卷，按照《文書(shū)檔案案卷格式》（GB/T 9705-2008）進(jìn)行整理。

凡能附卷保存的物證原則上應(yīng)當(dāng)裝訂入卷。無(wú)法裝訂的，應(yīng)當(dāng)放入證物袋中，注明證物名稱、數(shù)量、特征、來(lái)源等信息后附卷保存。

不便附卷保存的物證或者照片、錄音、錄像、電子數(shù)據(jù)等材料，應(yīng)當(dāng)規(guī)范整理后，集中統(tǒng)一管理，并在卷內(nèi)備考表中注明內(nèi)容、數(shù)量、時(shí)間、地點(diǎn)、責(zé)任人及存放地點(diǎn)等信息。

第十二條整理完畢的行政執(zhí)法案卷應(yīng)當(dāng)及時(shí)移交檔案管理人員，經(jīng)驗(yàn)收合格后，辦理交接手續(xù)。

第十三條行政執(zhí)法案卷要按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，定期移交同級(jí)國(guó)家綜合檔案館。

第三章電子案卷

第十四條 對(duì)永久保管、30年保管期限的紙質(zhì)案卷，應(yīng)積極開(kāi)展檔案數(shù)字化工作，數(shù)字復(fù)制件應(yīng)符合《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 31-2017）要求。

第十五條 行政執(zhí)法信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)按照《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 29194-2012）的基本功能要求設(shè)置案卷管理模塊或者系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子案卷的捕獲登記、分類組織、鑒定處置、統(tǒng)計(jì)管理、存儲(chǔ)保管和檢索利用，并采取措施有效保障電子案卷的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。

第十六條 行政執(zhí)法電子案卷的歸檔范圍按照第二章有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，收集、整理、歸檔、編目、存儲(chǔ)、備份、轉(zhuǎn)換與遷移等按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）執(zhí)行。

滿足本辦法第十五條規(guī)定的行政執(zhí)法信息系統(tǒng)形成的案卷可以直接歸檔。

第十七條 行政執(zhí)法案卷同時(shí)存在電子案卷與紙質(zhì)案卷的，二者應(yīng)當(dāng)在內(nèi)容及版面格式上保持一致。

第四章保管利用

第十八條 各級(jí)行政執(zhí)法主體應(yīng)當(dāng)配置足夠的符合安全保管條件的庫(kù)房和裝具，以及保存聲像等特殊載體案卷資料的專用設(shè)備。在日常案卷保管工作中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定控制案卷庫(kù)房溫濕度，采取防火、防盜、防水、防潮、防塵、防高溫、防強(qiáng)光及紫外線照射、防污染和防有害生物（霉、蟲(chóng)、鼠等）等措施，確保案卷安全，同時(shí)延長(zhǎng)檔案的使用年限，對(duì)已破損、霉變、褪色的檔案要及時(shí)采取修補(bǔ)、復(fù)制等措施，庫(kù)房?jī)?nèi)不得存放與案卷無(wú)關(guān)的物品。

第十九條對(duì)已經(jīng)歸檔的行政執(zhí)法案卷，不得修改案卷內(nèi)容，不得私自增加或者抽取案卷文件材料。確實(shí)需增加案卷文件材料的，應(yīng)當(dāng)在征得行政執(zhí)法主體負(fù)責(zé)人書(shū)面同意后，按照立卷歸檔的相關(guān)規(guī)定辦理，并說(shuō)明情況。

第二十條 行政執(zhí)法案卷原則上不予外借，因行政復(fù)議、訴訟、執(zhí)法檢查、案卷評(píng)查等原因需要利用行政執(zhí)法案卷的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)行政執(zhí)法主體負(fù)責(zé)人同意。利用者不得拆卷、抽取文件材料或者涂改、勾劃、圈點(diǎn)、污損案卷，以維護(hù)檔案的完整。對(duì)損壞檔案的行為應(yīng)按有關(guān)規(guī)定處理。

第二十一條行政執(zhí)法案卷不向社會(huì)開(kāi)放。需要查閱執(zhí)法案卷的單位或者個(gè)人，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定辦理查閱手續(xù)，經(jīng)同意后在檔案保管單位內(nèi)查閱。查閱中如需摘抄或者復(fù)印有關(guān)內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)經(jīng)行政執(zhí)法主體負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，同時(shí)要在查閱登記中注明用途。

第五章鑒定銷毀

第二十二條 行政執(zhí)法主體應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)保管期限屆滿的行政執(zhí)法案卷進(jìn)行鑒定銷毀。未經(jīng)鑒定，不得擅自銷毀行政執(zhí)法案卷。

第二十三條 行政執(zhí)法案卷鑒定工作由行政執(zhí)法主體負(fù)責(zé)人、案件辦理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、案卷管理人員等組成案卷鑒定小組組織實(shí)施。經(jīng)鑒定仍有保存價(jià)值的行政執(zhí)法案卷，應(yīng)當(dāng)延長(zhǎng)保管期限繼續(xù)保存；經(jīng)鑒定無(wú)保存價(jià)值的行政執(zhí)法案卷，應(yīng)當(dāng)制作銷毀清冊(cè)，提出銷毀報(bào)告，經(jīng)行政執(zhí)法主體主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。

第二十四條銷毀行政執(zhí)法案卷，應(yīng)由本機(jī)關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)和案件辦理機(jī)構(gòu)共同派人監(jiān)銷。應(yīng)當(dāng)指定兩名以上監(jiān)銷人員，監(jiān)督銷毀案卷的全過(guò)程，并在銷毀清冊(cè)上簽字。監(jiān)銷人員在銷毀案件檔案之前，應(yīng)認(rèn)真對(duì)照銷毀清冊(cè)進(jìn)行清查核對(duì)，確定無(wú)誤后方可銷毀。銷毀后應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字或蓋章，簽署銷毀日期，銷毀案件檔案的清冊(cè)和銷毀報(bào)告應(yīng)當(dāng)永久保存。

第六章附則

第二十五條 本辦法自印發(fā)之日起施行。